Cómo convertirse en asistente virtual

Un asistente virtual (VA) es alguien que realiza cualquier cantidad de tareas administrativas, creativas o de marketing para los clientes. El cliente puede ser otro VA que necesita ayuda, un individuo o emprendedor, o una empresa u organización. Si bien algunos VA pueden trabajar en un horario de tiempo completo para un cliente importante, muchos optan por trabajar como contratistas o autónomos para varios clientes a la vez (aunque esto también puede sumar una carga de trabajo de tiempo completo, o incluso más).

Una ventaja de ser un VA es establecer su propio horario flexible, pero también debe satisfacer las necesidades y el horario de cada cliente. Ser un VA no requiere demasiada capacitación o equipo especializado para comenzar, además de habilidades administrativas, conocimientos comerciales y conocimientos de Internet. Con el tiempo, puede especializarse en un nicho y hacer crecer su negocio para atender a clientes de alto valor.

La cantidad que puede ganar como VA dependerá de sus habilidades, profundidad de experiencia y de si trabaja para una empresa de VA o para usted mismo. Como VA de nivel de entrada con una empresa, puede ganar tan solo $ 10 a $ 12 por hora, lo que puede no ser un salario digno, especialmente si esta es su única fuente de ingresos. Sin embargo, si trabaja por su cuenta, puede cobrar $ 20 o más por hora y continuar aumentando su tarifa a medida que desarrolla habilidades de alto nivel o en demanda.

¿Qué habilidades necesitan los asistentes virtuales?

Cuando se pregunte cómo convertirse en un asistente virtual, puede suponer que los asistentes virtuales solo se encargan de tareas administrativas en seco. Eso es parte de eso (los clientes no quieren hacer esas tediosas tareas), pero también puedes ofrecer servicios más avanzados que realmente disfrutas.

No importa qué servicios ofrezca, siempre comunique el valor detrás de la tarea. Apelar a lo que más necesita el cliente. ¿Qué los mantiene despiertos en la noche? ¿Cómo puedes resolverles ese problema? En lugar de simplemente indicar sus servicios, también hable sobre por qué esto los ayudará. Describe cómo será la vida para ellos una vez que hayas manejado su correo electrónico, redes sociales, etc.

Gestión de blogs

Para ofrecer la gestión de blogs como servicio, necesita experiencia en WordPress. Los blogs vienen con tareas administrativas diarias para las que los clientes no tendrán tiempo, como:

• Dar formato y optimizar publicaciones para incluir encabezados, enlaces y SEO
• Agregar imágenes, metadatos y leyendas
• Revisión de borradores y programación de publicaciones para su publicación
• Aprobar, eliminar y responder a comentarios
• Completar la información del complemento, como palabras clave y alternativas en Yoast SEO
• Organizar y actualizar publicaciones con categorías y etiquetas

Servicio al Cliente

Cuando los clientes quieran que usted se haga cargo de las tareas de servicio al cliente, tendrá que ponerse al día sobre sus prácticas y productos comerciales orientados al cliente. Probablemente ofrecerá soporte al cliente por correo electrónico para hacer cosas como responder preguntas sobre productos, procesar reembolsos y solucionar problemas de la cuenta.

Gestión de correo electrónico

Los profesionales ocupados no pueden simplemente ignorar sus bandejas de entrada, pero dado que la administración del correo electrónico puede llevar mucho tiempo, es una prioridad principal que los clientes deben manejar. La gestión de correo electrónico incluye:

• Eliminar, ordenar y responder correos electrónicos
• Mover los correos electrónicos a carpetas claramente etiquetadas para que el cliente pueda saber rápidamente qué tiene prioridad, qué necesita una respuesta y qué correos electrónicos son solo informativos
• Procesar correos electrónicos, como aprobar comentarios de publicaciones de blog, cancelar o renovar suscripciones y confirmar citas

Esencialmente, desea que su bandeja de entrada esté lo más ordenada y limpia posible para cuando la revisen cada mañana.

Diseño gráfico

No necesita habilidades de diseño avanzadas para ofrecer diseño gráfico como un servicio, siempre que sea honesto acerca de sus habilidades y limitaciones. Con buen ojo, habilidades básicas de diseño y una herramienta fácil de usar como Canva, puedes crear gráficos como:

• Anuncios
• Imágenes destacadas para publicaciones de blog
• Volantes
• Historias de Instagram
• Pines de Pinterest
• Postales
• Material promocional
• Cubiertas de perfiles de redes sociales

Medios de comunicación social

Las redes sociales son una de las primeras cosas que quedan en el camino, pero eso no las hace menos importantes para la salud de una empresa. Dado que los clientes saben que deberían manejar las redes sociales, pero parece que no pueden encontrar el tiempo o aprender las habilidades necesarias, es una habilidad excelente para que la desarrolle un asistente virtual. Además, la gestión de redes sociales es una tarea de nivel superior por la que puede cobrar un poco más. Al igual que la gestión del correo electrónico, la gestión de las redes sociales requiere coherencia, por lo que si vas a ofrecer este servicio a los clientes, asegúrate de tener el tiempo para dedicarlo semanalmente o incluso a diario.

Transcripción

Cuando un cliente tiene un podcast, video o seminario web, sus servicios de transcripción serán útiles. Después de transcribir el contenido, puede convertirlo en otras formas, como publicaciones en blogs, boletines informativos o publicaciones en redes sociales. No necesita ninguna habilidad avanzada para la transcripción que no sea la capacidad de escribir rápido, aunque puede invertir en software de transcripción si lo va a hacer para muchos clientes.

Incluso más tareas de asistente virtual para ofrecer

Hay muchos más servicios de VA a considerar al decidir cómo convertirse en asistente virtual, tanto básico como avanzado:

• Desarrollo de aplicaciones
• Edición de audio, foto o video
• Contabilidad y entrada de datos
• Gestión de calendario y programación
• Gestión y moderación comunitaria
• Escritura fantasma o corrección de estilo
• Investigación de palabras clave
• Generación y alcance de leads
• Programación
• Gestión de proyectos
• Investigando
• Arreglos de viaje
• Diseño de páginas web

Cómo hacer un hueco como asistente virtual

Al principio, probablemente sea un asistente virtual generalista, que ofrece una amplia gama de habilidades generales. Esto es algo que todo asistente virtual debería poder hacer. Incluso cuando llega el momento de hacer un nicho, es posible que sus clientes aún necesiten su especialidad más uno o dos servicios de rutina.

Como asistente virtual general, será una especie de ayudante del cliente, haciendo cualquier cosa y todo lo que él quiera que se haga dentro de su lista de servicios básicos. Después de haber hecho eso por un tiempo, aprenderá qué tareas le gustan y en qué es mejor. Luego, puede aprender más sobre esos nichos específicos y desarrollar sus habilidades. Considere la posibilidad de crear un sub-nicho de su nicho, también, para dirigirse a una audiencia específica. Por ejemplo, puede manejar la administración de correo electrónico específicamente para fotógrafos o el diseño gráfico para proveedores de bodas.

Cuando desee desarrollar la competencia en un área (servicio al cliente de comercio electrónico, marketing de Pinterest, publicidad en redes sociales, administración de WordPress, etc.), la ayuda está disponible a todos los precios. Por ejemplo, puede aprender más sobre marketing en redes sociales al sumergirse en podcasts especializados, luego tomar un curso de certificación gratuito y luego obtener una certificación avanzada que viene con una etiqueta de precio.

Cómo encontrar trabajo como asistente virtual

Sus clientes potenciales están pasando el rato en algún lugar en línea, y es su trabajo averiguar dónde está eso. ¿Están en Reddit o en otro foro en línea? ¿Leen artículos en sitios web específicos y dejan comentarios? ¿Hay algún grupo de Facebook o hashtag de Twitter en el que participen? Vaya donde estén y ofrezca consejos gratis. Una vez que haya desarrollado una buena relación, mencione a la ligera que es un VA.

También considere conectarse con otros asistentes virtuales en línea, como en las comunidades de redes sociales. Los asistentes virtuales experimentados pueden rechazar el trabajo y, si lo tienen a usted como contacto, podrían enviarle algunos clientes.

Las bolsas de trabajo también tendrán listados de VA o listados de otros servicios que usted realiza, como marketing en redes sociales. Si es un buen candidato para el puesto, incluso si no menciona "asistente virtual", presente su solicitud. El cliente puede necesitar algunos de los servicios adicionales que ofrece además de lo que está contratando.

También existe la opción de trabajar para una empresa de VA antes de diversificarse por su cuenta. Esto tiene sus pros y sus contras. La empresa atraerá clientes para usted y lo emparejará con el trabajo, pero es posible que establezcan su tarifa o se lleven una parte de sus ingresos. Sin embargo, cuando está comenzando, es una buena manera de aprender a manejar y mejorar sus habilidades sin ser el único responsable de la relación cliente-VA, y puede aprovechar los recursos de la compañía para perfeccionar sus habilidades.

Cómo encontrar a su cliente ideal como asistente virtual

Para construir una lista de clientes que le entusiasme, debe crear una personalidad de cliente y examinar a fondo a los clientes potenciales, luego avanzar lenta y cuidadosamente. También es una buena idea someter a cada nuevo cliente a un período de prueba corto, como tres meses. De esa manera, si uno o ambos no están contentos con cómo están funcionando las cosas, no están sujetos a un contrato largo.

Defina su cliente ideal

Definir su cliente ideal le permite trabajar con las personas con las que desea trabajar, mientras elimina a las que no lo ayudarán a hacer crecer su carrera. Desarrolle una visión de su cliente ideal aclarando los siguientes rasgos:

• Industria
• Nicho y experiencia
• Rango de edad
• Edad emprendedora (puesta en marcha vs. establecida)
• Ingreso
• Presupuesto para contratar un VA
• Preocupaciones y luchas
• Habilidades que les faltan

También determine cuánto desea que el cliente participe en su trabajo. Preguntarle a alguien si es un microgerente no le dará una respuesta veraz, pero conocer sus límites le ayudará a decidir si continuar o no la relación profesional.

Utilice un formulario de solicitud de cliente

Antes de que decida oficialmente aceptar un cliente, deberá examinarlo. De lo contrario, podría descubrir los factores decisivos después de haber avanzado con un acuerdo o contrato.

Su formulario de solicitud de cliente lo ayudará a conocer a su cliente e identificar las tareas clave con las que necesitan ayuda. También determinará en qué no puede ayudarlos, lo que hace que sea más fácil establecer límites y expectativas desde el principio. Reúna la siguiente información:

• Nombre completo
• Nombre del Negocio
• Información del contacto
• Estilo de contacto preferido
• Puntos de contacto
• Zona horaria
• Perfiles sociales y sitio web
• Fuente de referencia
• Productos / servicios que brindan
• Su público / mercado objetivo
• Tareas con las que necesitan ayuda
• Cuántas horas por día, semana o mes necesitan de usted
• Presupuesto para contratar un VA
• Sus otros asistentes virtuales con los que te comunicarás

También puede preguntar acerca de otras VA o compañías de VA con las que han trabajado en el pasado y si la experiencia fue positiva o negativa. Esto le dará una pista de lo que necesita para venderlos. Por ejemplo, si sintieron que un VA anterior no respondió, hágales saber cómo y cuándo pueden comunicarse con usted, y asegúrese de responder siempre rápidamente.

Realizar una entrevista

Tenga siempre una entrevista por teléfono o video antes de tomar cualquier decisión final. Puedes aprender mucho sobre alguien por su forma de hablar. ¿Es difícil obtener información del cliente? Es posible que no obtenga la orientación que necesita para realizar bien su trabajo. ¿Se desvían por la tangente y convierten una entrevista de 30 minutos en una charla de 90 minutos? Rellene el importe que cobra por la comunicación regular.

Envíe un paquete de bienvenida

Una vez que haya decidido que quiere contratar un nuevo cliente, envíele un paquete de bienvenida. Comience con algo simple por ahora y luego diseñe un paquete de bienvenida de marca cuando tenga tiempo. Su paquete de bienvenida debe incluir:

• Su propuesta de los servicios que necesitan, incluido el precio.
• Pautas de facturación claras, como los tipos de pago aceptados, la frecuencia de facturación y las fechas de vencimiento
• Su lista completa de servicios en caso de que necesiten agregar servicios en el futuro
• El acuerdo o contrato para que lo revisen, lo firmen y lo devuelvan.

Mantener una base de datos de clientes

Cada vez que se conecte con un cliente potencial, guarde la información, que incluye:

• Nombre y razón social
• Información del contacto
• Fechas y propósitos de contacto
• Precios cotizados
• Notas, especialmente sobre banderas rojas

Es común que los clientes potenciales vuelvan a conectarse meses o incluso años después. Cuando alguien se acerca y dice: "No sé si me recuerdas, pero ...", puedes consultar tu base de datos y obtener toda la información que tengas sobre ellos.

Cómo crear un sitio web de asistente virtual

Configure su sitio web de VA tan pronto como pueda. Incluso si va a trabajar para una empresa por un tiempo, su sitio web puede atraer clientes potenciales y tendrá un lugar para dirigir a las personas cuando comience a crear su propia lista de clientes. Estos son los elementos que necesita en su sitio web de VA, junto con algunos elementos opcionales que puede agregar más adelante:

• Lista de servicios con descripciones
• Precios de paquetes y servicios a la carta
• Preguntas más frecuentes
• Acerca de la información
• Pagina de contacto
• Blog
• Imagen o galería destacada
• Formulario de suscripción al boletín
• Página de recursos
• Vínculos o feeds de redes sociales
• Testimonios

Si tiene servicios especializados, también puede incluir estudios de casos para mostrar cómo ayudó a otros clientes. Por ejemplo, si ayuda con la publicidad de Facebook, puede hablar sobre un anuncio exitoso que publicó y cómo le dio un impulso a la empresa.

Artículos y publicaciones de blog

Para mostrar su experiencia y atraer nuevos clientes, proporcione ayuda gratuita en su sitio web. Cree contenido que responda preguntas y resuelva problemas para clientes potenciales. Por ejemplo, si ofreces servicios básicos de diseño gráfico, puedes escribir una publicación sobre "10 cosas para incluir en cada pin" para los clientes que usan Pinterest para marketing.

Nunca podrás regalar todo lo que sabes de forma gratuita, así que no te preocupes por ofrecer tanto que la gente no necesite contratarte. A menudo, mostrar cuánto sabe sobre un tema hace que el cliente potencial piense: "Vaya, nunca tendré tiempo para aprender tanto al respecto, será mejor que contrate a esa persona".

Preguntas frecuentes y letra pequeña

Su página de preguntas frecuentes o "Cómo funciona" debe responder a las preguntas de los clientes sobre disponibilidad, métodos de comunicación, facturación, tiempo de respuesta y cualquier otra información sobre el establecimiento de límites y el flujo de trabajo que deban tener. Una vez que establezca esas expectativas, no ceda. Si pasan los meses y descubre que hay una mejor manera de hacer las cosas, por supuesto, cambie su estrategia. Hasta entonces, sin embargo, apégate a ello.

Establecer parámetros desde el principio y mostrarles a los clientes que se adhiere a ellos hará que lo respeten más y podrá llevar una vida fuera del trabajo. Si se encuentra en un nicho que tiene emergencias relacionadas con el trabajo, elabore un plan de contingencia que cubra cómo puede ser contactado y qué constituye una emergencia.

Reflexiones finales sobre cómo convertirse en asistente virtual

Convertirse en asistente virtual tiene una barrera de entrada bastante baja, no se necesitan equipos avanzados ni capacitación. Ser VA es una manera fantástica de trabajar desde casa y ganar dinero, y también es un gran camino para determinar en qué áreas desea especializarse. Recuerde que es un proveedor de servicios, no un empleado. El campo de juego es más parejo que en una situación tradicional de empleador-empleado. Usted elige a sus clientes tanto como ellos eligen a sus VA.

Por último, para tener una relación de trabajo saludable con un cliente, debe tener claro por qué está trabajando con él, no solo lo que está haciendo. Pregunte sobre la estrategia y el propósito detrás de sus tareas. No solo invertirá en el trabajo, sino que encontrará formas eficientes de hacer el trabajo. Cuanto más integrado esté con el negocio del cliente, más insustituible será como asistente virtual.

¿Está listo para poner en funcionamiento el sitio web de su asistente virtual? ¡Tenemos una colección de Temas Divi Child para asistentes virtuales!

Imagen destacada a través de tanyabosyk / shutterstock.com