So werden Sie ein virtueller Assistent

Veröffentlicht: 2020-02-20

Ein virtueller Assistent (VA) ist jemand, der für Kunden eine Vielzahl von Verwaltungs-, Kreativ- oder Marketingaufgaben übernimmt. Der Kunde kann ein anderer VA sein, der Hilfe benötigt, eine Einzelperson oder ein Solopreneur oder ein Unternehmen oder eine Organisation. Während einige VAs einen Vollzeitplan für einen Großkunden haben, entscheiden sich viele dafür, als Auftragnehmer oder Freiberufler für mehrere Kunden gleichzeitig zu arbeiten (obwohl dies auch zu einer Vollzeitarbeitsbelastung oder sogar mehr führen kann).

Ein Vorteil, ein VA zu sein, besteht darin, Ihren eigenen flexiblen Zeitplan festzulegen, aber Sie müssen auch auf die Bedürfnisse und den Zeitplan jedes Kunden eingehen. Ein VA zu sein, erfordert für den Anfang nicht zu viel Spezialtraining oder Ausrüstung, außer Admin-Fähigkeiten, Geschäftskenntnissen und Internet-Know-how. Mit der Zeit können Sie sich auf eine Nische spezialisieren und Ihr Geschäft ausbauen, um hochwertige Kunden zu bedienen.

Der Betrag, den Sie als VA verdienen können, hängt von Ihren Fähigkeiten, Ihrem Fachwissen und davon ab, ob Sie für ein VA-Unternehmen oder für sich selbst arbeiten. Als VA-Einsteiger in einem Unternehmen verdienen Sie möglicherweise nur 10 bis 12 USD pro Stunde, was möglicherweise kein lebenswerter Lohn ist, insbesondere wenn dies Ihre einzige Einkommensquelle ist. Wenn Sie jedoch für sich selbst arbeiten, können Sie 20 US-Dollar oder mehr pro Stunde verlangen und Ihren Tarif weiter erhöhen, wenn Sie hochrangige oder gefragte Fähigkeiten entwickeln.

Welche Fähigkeiten brauchen virtuelle Assistenten?

Wenn Sie sich fragen, wie Sie ein virtueller Assistent werden können, können Sie davon ausgehen, dass VAs nur trockene Admin-Aufgaben erledigen. Das gehört dazu (Kunden möchten diese mühsamen Aufgaben nicht übernehmen), aber Sie können auch erweiterte Dienste anbieten, die Ihnen wirklich Spaß machen.

Egal welche Dienstleistungen Sie anbieten, kommunizieren Sie immer den Wert der Aufgabe. Appellieren Sie an das, was der Kunde am meisten braucht. Was hält sie nachts wach? Wie können Sie dieses Problem für sie lösen? Anstatt nur Ihre Leistungen anzugeben, sprechen Sie auch darüber, warum dies ihnen hilft. Beschreiben Sie, wie das Leben für sie aussehen wird, wenn Sie ihre E-Mails, sozialen Medien usw.

Blog-Verwaltung

Um Blog-Management als Service anzubieten, benötigen Sie WordPress-Erfahrung. Das Bloggen beinhaltet tägliche Verwaltungsaufgaben, für die Kunden keine Zeit haben, wie zum Beispiel:

  • Formatieren und Optimieren von Beiträgen, um Header, Links und SEO einzuschließen
  • Hinzufügen von Bildern, Metadaten und Bildunterschriften
  • Korrekturlesen von Entwürfen und Planen von Posts, um live zu gehen
  • Kommentare genehmigen, löschen und beantworten
  • Ausfüllen von Plugin-Informationen, wie Keywords und Alternativen in Yoast SEO
  • Organisieren und Aktualisieren von Beiträgen mit Kategorien und Tags

Kundendienst

Wenn Kunden möchten, dass Sie Kundendienstaufgaben übernehmen, müssen Sie sich über ihre kundenorientierten Geschäftspraktiken und Produkte auf dem Laufenden halten. Sie werden wahrscheinlich Kundensupport per E-Mail anbieten, um beispielsweise Produktfragen zu beantworten, Rückerstattungen zu bearbeiten und Kontoprobleme zu beheben.

E-Mail-Verwaltung

Vielbeschäftigte Fachleute können ihre Posteingänge nicht einfach ignorieren, aber da die E-Mail-Verwaltung so viel Zeit in Anspruch nehmen kann, ist dies eine oberste Priorität, die Kunden behandelt werden müssen. Die E-Mail-Verwaltung umfasst:

  • E-Mails löschen, sortieren und beantworten
  • Verschieben von E-Mails in klar gekennzeichnete Ordner, damit der Kunde schnell erkennen kann, was Priorität hat, was eine Antwort benötigt und welche E-Mails nur informativ sind
  • E-Mails bearbeiten, z. B. Kommentare zu Blogbeiträgen genehmigen, Abonnements kündigen oder erneuern und Termine bestätigen

Im Wesentlichen möchten Sie, dass ihr Posteingang so ordentlich und sauber wie möglich ist, wenn sie ihn jeden Morgen überprüfen.

Grafik-Design

Sie benötigen keine fortgeschrittenen Designkenntnisse, um Grafikdesign als Dienstleistung anzubieten, solange Sie Ihre Fähigkeiten und Grenzen ehrlich ansprechen. Mit einem guten Auge, grundlegenden Designkenntnissen und einem benutzerfreundlichen Tool wie Canva kannst du Grafiken erstellen wie:

  • Anzeige
  • Ausgewählte Bilder für Blogbeiträge
  • Flyer
  • Instagram-Geschichten
  • Pinterest-Pins
  • Postkarten
  • Werbematerial
  • Social-Media-Profilabdeckungen

Sozialen Medien

Social Media ist eines der ersten Dinge, die auf der Strecke bleiben, aber das macht es für die Gesundheit eines Unternehmens nicht weniger wichtig. Da Kunden wissen, dass sie mit Social Media umgehen sollten, aber anscheinend nicht die Zeit finden oder die erforderlichen Fähigkeiten erlernen können, ist dies eine hervorragende Fähigkeit für eine VA, die sie entwickeln kann. Außerdem ist das Social-Media-Management eine übergeordnete Aufgabe, für die Sie etwas mehr verlangen können. Wie das E-Mail-Management erfordert auch das Social-Media-Management Konsistenz. Wenn Sie diesen Service also Ihren Kunden anbieten möchten, stellen Sie sicher, dass Sie die Zeit haben, ihn wöchentlich oder sogar täglich zu widmen.

Transkription

Wenn ein Kunde einen Podcast, ein Video oder ein Webinar hat, sind Ihre Transkriptionsdienste praktisch. Nachdem Sie den Inhalt transkribiert haben, können Sie ihn in andere Formen umwandeln, wie zum Beispiel Blog-Posts, Newsletter oder Social-Media-Posts. Sie benötigen keine fortgeschrittenen Fähigkeiten für die Transkription, außer der Fähigkeit, schnell zu tippen, obwohl Sie in Transkriptionssoftware investieren können, wenn Sie dies für viele Kunden tun.

Noch mehr Aufgaben für virtuelle Assistenten zu bieten

Es gibt so viele weitere VA-Dienste, die bei der Entscheidung, wie man ein virtueller Assistent wird, zu berücksichtigen sind, sowohl grundlegende als auch fortgeschrittene:

  • App-Entwicklung
  • Audio-, Foto- oder Videobearbeitung
  • Buchhaltung und Datenerfassung
  • Kalender- und Terminverwaltung
  • Community-Moderation und -Management
  • Ghostwriting oder Lektorat
  • Stichwortforschung
  • Leadgenerierung und Reichweite
  • Programmierung
  • Projektmanagement
  • Forschen
  • Reisevorbereitungen
  • Website design

Wie man als virtueller Assistent eine Nische macht

Zunächst werden Sie wahrscheinlich ein generalistischer VA sein, der ein breites Spektrum an allgemeinen Fähigkeiten bietet. Das sollte jeder VA können. Selbst wenn es an der Zeit ist, eine Nische zu finden, benötigen Ihre Kunden möglicherweise immer noch Ihre Spezialität und ein oder zwei Routinedienste.

Als allgemeiner VA sind Sie so etwas wie der Gofer des Kunden, der alles tut, was er in Ihrer Liste der grundlegenden Dienste tun möchte. Nachdem Sie das eine Weile getan haben, erfahren Sie, welche Aufgaben Ihnen gefallen und was Sie am besten können. Sie können dann mehr über diese spezifischen Nischen erfahren und Ihre Fähigkeiten entwickeln. Ziehen Sie auch in Betracht, eine Unternische Ihrer Nische zu erstellen, um eine bestimmte Zielgruppe anzusprechen. Sie können beispielsweise das E-Mail-Management speziell für Fotografen oder das Grafikdesign für Hochzeitsanbieter übernehmen.

Wenn Sie Kenntnisse in einem Bereich entwickeln möchten – E-Commerce-Kundenservice, Pinterest-Marketing, Social-Media-Werbung, WordPress-Management usw. – ist Hilfe in allen Preisklassen verfügbar. Sie können beispielsweise mehr über Social-Media-Marketing erfahren, indem Sie in Nischen-Podcasts eintauchen, dann einen kostenlosen Zertifizierungskurs besuchen und dann eine fortgeschrittene Zertifizierung erhalten, die mit einem Preisschild verbunden ist.

So finden Sie Arbeit als virtueller Assistent

Ihre potenziellen Kunden hängen irgendwo online ab, und es ist Ihre Aufgabe, herauszufinden, wo das ist. Sind sie auf Reddit oder in einem anderen Online-Forum? Lesen sie Artikel auf bestimmten Websites und hinterlassen sie Kommentare? Gibt es eine Facebook-Gruppe oder einen Twitter-Hashtag, an dem sie teilnehmen? Gehen Sie dorthin und beraten Sie kostenlos. Sobald Sie eine Beziehung aufgebaut haben, erwähnen Sie leicht, dass Sie ein VA sind.

Ziehen Sie auch in Betracht, sich online mit anderen VAs zu verbinden, z. B. in Social-Media-Communitys. Erfahrene VAs können Arbeit ablehnen, und wenn sie Sie als Kontakt haben, könnten sie einige Kunden zu Ihnen schicken.

Jobbörsen haben auch Einträge für VAs oder Einträge für andere Dienstleistungen, die Sie erbringen, wie z. B. Social-Media-Marketing. Wenn Sie für die Stelle gut geeignet sind, auch wenn „virtuelle Assistentin“ nicht erwähnt wird, bewerben Sie sich. Der Kunde benötigt möglicherweise einige der zusätzlichen Dienstleistungen, die Sie zusätzlich zu dem, wofür er einstellt, anbieten.

Es besteht auch die Möglichkeit, für ein VA-Unternehmen zu arbeiten, bevor Sie sich selbstständig machen. Dies hat Vor- und Nachteile. Das Unternehmen wird Kunden für Sie gewinnen und Sie mit der Arbeit verbinden, aber sie können Ihren Preis festlegen oder Ihr Einkommen kürzen. Zu Beginn ist dies jedoch eine gute Möglichkeit, die Grundlagen zu erlernen und Ihre Fähigkeiten zu verbessern, ohne allein für die Beziehung zwischen Kunde und VA verantwortlich zu sein, und Sie können die Ressourcen des Unternehmens nutzen, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern.

So finden Sie Ihren idealen Kunden als virtueller Assistent

Um eine Kundenliste zu erstellen, auf die Sie sich freuen, müssen Sie eine Kundenpersönlichkeit erstellen und potenzielle Kunden gründlich prüfen und dann langsam und vorsichtig vorgehen. Es ist auch eine gute Idee, jeden neuen Kunden durch eine kurze Probezeit, z. B. drei Monate, zu schicken. Auf diese Weise werden Sie nicht in einen langen Vertrag eingepfercht, wenn einer oder beide von Ihnen mit dem Lauf der Dinge nicht zufrieden sind.

Definieren Sie Ihren idealen Kunden

Wenn Sie Ihren idealen Kunden definieren, können Sie mit den Leuten zusammenarbeiten, die Sie arbeiten möchten, während Sie diejenigen aussortieren, die Ihnen nicht helfen, Ihre Karriere voranzutreiben. Erstellen Sie eine Vision Ihres idealen Kunden, indem Sie die folgenden Eigenschaften klären:

  • Industrie
  • Nische und Expertise
  • Altersspanne
  • Unternehmeralter (Startup vs. etabliert)
  • Einkommen
  • Budget für die Einstellung eines VA
  • Sorgen und Kämpfe
  • Fähigkeiten, die ihnen fehlen

Bestimmen Sie auch, wie stark der Kunde an Ihrer Arbeit teilnehmen soll. Wenn Sie jemanden fragen, ob er ein Mikromanager ist, erhalten Sie keine wahrheitsgemäße Antwort, aber wenn Sie Ihre Grenzen kennen, können Sie entscheiden, ob Sie die berufliche Beziehung fortsetzen möchten oder nicht.

Verwenden Sie ein Kundenantragsformular

Bevor Sie sich offiziell entscheiden, einen Kunden aufzunehmen, müssen Sie ihn überprüfen. Andernfalls könnten Sie Deal-Breaker herausfinden, nachdem Sie eine Vereinbarung oder einen Vertrag abgeschlossen haben.

Ihr Kundenantragsformular hilft Ihnen dabei, mehr über Ihren Kunden zu erfahren und die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren, bei denen er Hilfe benötigt. Sie legen auch fest, wo Sie ihnen nicht helfen können, was es einfacher macht, von Anfang an Grenzen und Erwartungen zu setzen. Sammeln Sie die folgenden Informationen:

  • Vollständiger Name
  • Firmenname
  • Kontaktinformationen
  • Bevorzugter Kontaktstil
  • Ansprechpartner
  • Zeitzone
  • Soziale Profile und Website
  • Empfehlungsquelle
  • Produkte/Dienstleistungen, die sie anbieten
  • Ihre Zielgruppe/Ihren Markt
  • Aufgaben, bei denen sie Unterstützung benötigen
  • Wie viele Stunden pro Tag, Woche oder Monat brauchen sie von dir
  • Budget für die Einstellung eines VA
  • Ihre anderen VAs, mit denen Sie kommunizieren werden

Sie können auch nach anderen VAs oder VA-Unternehmen fragen, mit denen sie in der Vergangenheit zusammengearbeitet haben und ob die Erfahrungen positiv oder negativ waren. Dies wird Ihnen einen Hinweis darauf geben, was Sie zum Verkauf benötigen. Wenn sie beispielsweise der Meinung sind, dass eine vorherige VA nicht reagiert hat, teilen Sie ihnen mit, wie und wann Sie kontaktiert werden können, und legen Sie Wert darauf, immer schnell zu antworten.

Halten Sie ein Vorstellungsgespräch

Führen Sie immer ein Telefon- oder Videointerview durch, bevor Sie endgültige Entscheidungen treffen. Durch die Art und Weise, wie er spricht, kann man viel über jemanden lernen. Ist es schwierig, Informationen aus dem Client zu ziehen? Sie erhalten möglicherweise nicht die Anleitung, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit gut zu erledigen. Gehen sie auf Tangenten los und drehen ein 30-minütiges Interview in einen 90-minütigen Chat? Notieren Sie, wie viel Sie für die regelmäßige Kommunikation verlangen.

Senden Sie ein Willkommenspaket

Wenn Sie sich entschieden haben, einen neuen Kunden aufzunehmen, senden Sie ihm ein Willkommenspaket. Beginnen Sie vorerst mit etwas Einfachem und entwerfen Sie dann ein Marken-Willkommenspaket, wenn Sie die Zeit haben. Ihr Willkommenspaket sollte Folgendes beinhalten:

  • Ihr Angebot für die benötigten Dienstleistungen, einschließlich der Preisgestaltung
  • Klare Rechnungsrichtlinien, wie akzeptierte Zahlungsarten, Rechnungshäufigkeit und Fälligkeitstermine
  • Ihre vollständige Serviceliste für den Fall, dass sie in Zukunft Services hinzufügen müssen
  • Die Vereinbarung oder der Vertrag zur Überprüfung, Unterzeichnung und Rückgabe

Pflegen Sie eine Kundendatenbank

Speichern Sie jedes Mal, wenn Sie sich mit einem potenziellen Kunden verbinden, die Informationen, einschließlich:

  • Name und Firmenname
  • Kontaktinformationen
  • Kontaktdaten und Zwecke
  • Angebotspreis
  • Hinweise, insbesondere zu roten Flaggen

Es ist üblich, dass potenzielle Kunden Monate oder sogar Jahre später wieder Kontakt aufnehmen. Wenn sich jemand meldet und sagt: „Ich weiß nicht, ob Sie sich an mich erinnern, aber…“, können Sie auf Ihre Datenbank zugreifen und alle Informationen abrufen, die Sie über ihn haben.

So erstellen Sie eine Website für virtuelle Assistenten

Richten Sie Ihre VA-Website so schnell wie möglich ein. Selbst wenn Sie für eine Weile für ein Unternehmen arbeiten, kann Ihre Website potenzielle Kunden anziehen, und Sie haben einen Ort, an den Sie die Leute verweisen können, wenn Sie mit dem Aufbau Ihrer eigenen Kundenliste beginnen. Hier sind die Elemente, die Sie auf Ihrer VA-Website benötigen, zusammen mit einigen optionalen Elementen, die Sie später hinzufügen können:

  • Liste der Dienste mit Beschreibungen
  • Preise für -la-carte-Dienste und Pakete
  • FAQ
  • Über Infos
  • Kontaktseite
  • Blog
  • Ausgewähltes Bild oder Galerie
  • Newsletter-Anmeldeformular
  • Ressourcenseite
  • Social-Media-Links oder -Feeds
  • Referenzen

Wenn Sie spezialisierte Dienste haben, können Sie auch Fallstudien hinzufügen, um zu zeigen, wie Sie anderen Kunden geholfen haben. Wenn Sie beispielsweise bei der Facebook-Werbung helfen, können Sie über eine erfolgreiche Anzeige sprechen, die Sie geschaltet haben und wie sie dem Unternehmen einen Schub gegeben hat.

Artikel und Blogbeiträge

Stellen Sie auf Ihrer Website kostenlose Hilfe bereit, um Ihr Fachwissen zu präsentieren und neue Kunden zu gewinnen. Erstellen Sie Inhalte, die Fragen beantworten und Probleme für potenzielle Kunden lösen. Wenn Sie beispielsweise grundlegende Grafikdesign-Dienste anbieten, können Sie für Kunden, die Pinterest für Marketingzwecke verwenden, einen Beitrag über „10 Dinge, die auf jedem Pin enthalten sein sollten“ schreiben.

Sie werden nie alles, was Sie wissen, kostenlos verschenken können, also machen Sie sich keine Sorgen, so viel anzubieten, dass die Leute Sie nicht einstellen müssen. Wenn Sie zeigen, wie viel Sie über ein Thema wissen, denkt der potenzielle Kunde oft: „Wow, ich werde nie die Zeit haben, so viel darüber zu lernen, ich stelle diese Person besser ein.“

FAQ und Kleingedrucktes

Ihre FAQ- oder „So funktioniert es“-Seite sollte Kundenfragen zu Verfügbarkeit, Kommunikationsmethoden, Rechnungsstellung, Bearbeitungszeit und anderen Informationen zu Grenzen und Arbeitsabläufen beantworten, die sie haben sollten. Sobald Sie diese Erwartungen festgelegt haben, geben Sie nicht nach. Wenn Monate vergehen und Sie feststellen, dass es einen besseren Weg gibt, Dinge zu tun, ändern Sie auf jeden Fall Ihre Strategie. Bis dahin halte dich aber daran.

Wenn Sie von Anfang an Parameter festlegen und Ihren Kunden zeigen, dass Sie sich daran halten, werden sie Sie mehr respektieren und Sie können ein Leben außerhalb der Arbeit führen. Wenn Sie sich in einer Nische mit arbeitsbedingten Notfällen befinden, erstellen Sie einen Notfallplan, der beschreibt, wie Sie kontaktiert werden können und was einen Notfall darstellt.

Abschließende Gedanken zum Werden eines virtuellen Assistenten

Ein virtueller Assistent zu werden hat eine ziemlich niedrige Einstiegshürde, es sind keine fortgeschrittenen Geräte oder Schulungen erforderlich. Ein VA zu sein ist eine fantastische Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten und Geld zu verdienen, und es ist auch ein guter Weg, um herauszufinden, auf welche Bereiche Sie sich spezialisieren möchten. Denken Sie daran, dass Sie ein Dienstleister und kein Angestellter sind. Das Spielfeld ist ausgeglichener als in einer traditionellen Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Situation. Sie wählen Ihre Kunden genauso aus, wie sie ihre VAs wählen.

Schließlich müssen Sie sich für eine gesunde Arbeitsbeziehung mit einem Kunden darüber im Klaren sein, warum Sie mit ihm zusammenarbeiten, und nicht nur, was Sie tun. Fragen Sie nach der Strategie und dem Zweck Ihrer Aufgaben. Sie werden nicht nur in die Arbeit investiert, sondern finden auch effiziente Wege, um die Arbeit zu erledigen. Je stärker Sie in das Geschäft des Kunden integriert sind, desto unersetzlicher sind Sie als virtueller Assistent.

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