كيف تصبح مساعدًا افتراضيًا

نشرت: 2020-02-20

المساعد الافتراضي (VA) هو الشخص الذي يقوم بأي عدد من المهام الإدارية أو الإبداعية أو التسويقية للعملاء. قد يكون العميل VA آخر يحتاج إلى مساعدة ، فردًا أو رائد أعمال منفردًا ، أو شركة أو منظمة. في حين أن بعض المساعدين قد يعملون بجدول بدوام كامل لعميل رئيسي واحد ، يختار الكثيرون العمل كمقاولين أو مستقلين لعدة عملاء في وقت واحد (على الرغم من أن هذا يمكن أن يضيف أيضًا إلى عبء العمل بدوام كامل ، أو حتى أكثر).

ميزة لكونك المساعد الافتراضي هي تحديد جدولك المرن ، ولكن عليك أيضًا تلبية احتياجات وجدول كل عميل أيضًا. لا يتطلب كونك مساعدًا افتراضيًا الكثير من التدريب أو المعدات المتخصصة للبدء ، بخلاف المهارات الإدارية والدهاء التجاري ومعرفة الإنترنت. مع مرور الوقت ، يمكنك أن تتخصص في مجال معين وتنمي عملك لخدمة العملاء ذوي القيمة العالية.

سيعتمد المبلغ الذي يمكنك كسبه بصفتك VA على مجموعة مهاراتك وعمق خبرتك وما إذا كنت تعمل في شركة VA أو لنفسك. بصفتك VA للمبتدئين مع شركة ، قد تحصل على أقل من 10 دولارات إلى 12 دولارًا في الساعة ، وهو ما قد لا يكون أجرًا مناسبًا للعيش ، خاصةً إذا كان هذا هو مصدر دخلك الوحيد. إذا كنت تعمل لنفسك ، فيمكنك أن تتقاضى 20 دولارًا أو أكثر في الساعة وتستمر في رفع السعر الخاص بك مع تطوير مهارات عالية المستوى أو مطلوبة.

ما هي المهارات التي يحتاجها المساعدون الافتراضيون؟

عندما تتساءل عن كيفية أن تصبح مساعدًا افتراضيًا ، قد تفترض أن VAs تتعامل فقط مع مهام الإدارة الجافة. هذا جزء منه (لا يرغب العملاء في القيام بهذه المهام الشاقة) ، ولكن يمكنك أيضًا تقديم المزيد من الخدمات المتقدمة التي تستمتع بها حقًا.

بغض النظر عن الخدمات التي تقدمها ، قم دائمًا بتوصيل القيمة الكامنة وراء المهمة. مناشدة أكثر ما يحتاجه العميل. ما يحفظهم طوال اليل؟ كيف يمكنك حل هذه المشكلة لهم؟ بدلاً من مجرد ذكر خدماتك ، تحدث أيضًا عن سبب مساعدتها لهم. صف كيف ستبدو الحياة بالنسبة لهم بمجرد التعامل مع بريدهم الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي وما إلى ذلك.

إدارة المدونة

لتقديم إدارة المدونة كخدمة ، تحتاج إلى خبرة في WordPress. يأتي التدوين مع المهام الإدارية اليومية التي لن يتوفر للعملاء وقت لها ، مثل:

تنسيق المنشورات وتحسينها لتشمل الرؤوس والروابط وتحسين محركات البحث
إضافة الصور والبيانات الوصفية والتعليقات التوضيحية
تدقيق المسودات وجدولة النشرات للبث المباشر
الموافقة على التعليقات وحذفها والرد عليها
ملء معلومات البرنامج المساعد ، مثل الكلمات الرئيسية والبدائل في Yoast SEO
تنظيم وتحديث المنشورات بالفئات والعلامات

خدمة الزبائن

عندما يريد العملاء منك تولي مهام خدمة العملاء ، فسيتعين عليك الحصول على أحدث المعلومات حول ممارسات ومنتجات الأعمال التي تواجه العملاء. من المحتمل أن تقدم دعم العملاء عبر البريد الإلكتروني للقيام بأشياء مثل الإجابة على أسئلة المنتج ومعالجة المبالغ المستردة واستكشاف مشكلات الحساب وإصلاحها.

إدارة البريد الإلكتروني

لا يمكن للمحترفين المشغولين تجاهل صناديق البريد الوارد الخاصة بهم ببساطة ، ولكن نظرًا لأن إدارة البريد الإلكتروني يمكن أن تستغرق الكثير من الوقت ، فهي أولوية قصوى يحتاج العملاء إلى التعامل معها. تشمل إدارة البريد الإلكتروني:

حذف وفرز والرد على البريد الإلكتروني
نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلدات معنونة بوضوح بحيث يمكن للعميل أن يخبر بسرعة ما الذي يحظى بالأولوية ، وما يحتاج إلى استجابة وأي رسائل بريد إلكتروني تكون إعلامية فقط
معالجة رسائل البريد الإلكتروني ، مثل الموافقة على تعليقات منشورات المدونة ، وإلغاء الاشتراكات أو تجديدها ، وتأكيد المواعيد

بشكل أساسي ، تريد أن يكون صندوق الوارد الخاص بهم أنيقًا ونظيفًا قدر الإمكان عند فحصه كل صباح.

تصميم غرافيك

لا تحتاج إلى مهارات تصميم متقدمة لتقديم التصميم الجرافيكي كخدمة ، طالما أنك صادق بشأن قدراتك وقيودك. بعيون جيدة ومهارات تصميم أساسية وأداة سهلة الاستخدام مثل Canva ، يمكنك إنشاء رسومات مثل:

الإعلانات
الصور المميزة لمشاركات المدونة
فلايرز
قصص انستغرام
بينتيريست دبابيس
بطاقات بريدية
مواد دعائية
أغلفة الملف الشخصي على وسائل التواصل الاجتماعي

وسائل التواصل الاجتماعي

تعد وسائل التواصل الاجتماعي من أولى الأشياء التي تقع على جانب الطريق ، ولكن هذا لا يجعلها أقل أهمية بالنسبة لصحة الأعمال التجارية. نظرًا لأن العملاء يعرفون أنهم يجب أن يتعاملوا مع وسائل التواصل الاجتماعي ولكن لا يبدو أنهم يجدون الوقت أو يتعلمون المهارات المطلوبة ، فهي مهارة ممتازة لتطوير VA. بالإضافة إلى ذلك ، تعد إدارة الوسائط الاجتماعية مهمة ذات مستوى أعلى يمكنك تحصيل رسوم إضافية مقابلها. مثل إدارة البريد الإلكتروني ، تتطلب إدارة الوسائط الاجتماعية الاتساق ، لذلك إذا كنت ستقدم هذه الخدمة للعملاء ، فتأكد من أن لديك الوقت لتخصيصها أسبوعيًا أو حتى يوميًا.

النسخ

عندما يكون لدى العميل بودكاست أو فيديو أو ندوة عبر الإنترنت ، فإن خدمات النسخ الخاصة بك ستكون في متناول اليد. بعد نسخ المحتوى ، يمكنك تحويله إلى أشكال أخرى ، مثل منشورات المدونة أو النشرات الإخبارية أو منشورات الوسائط الاجتماعية. لا تحتاج إلى أي مهارات متقدمة للنسخ بخلاف القدرة على الكتابة بسرعة ، على الرغم من أنه يمكنك الاستثمار في برامج النسخ إذا كنت ستفعل ذلك لكثير من العملاء.

كيف تتخصص كمساعد افتراضي

في البداية ، من المحتمل أن تكون خبيرًا مساعدًا في شؤون المحاربين القدامى ، حيث تقدم مجموعة واسعة من المهارات العامة. هذا شيء يجب على كل VA أن يكون قادرًا على القيام به. حتى عندما يحين وقت التخصص ، قد لا يزال عملاؤك بحاجة إلى تخصصك بالإضافة إلى خدمة روتينية أو اثنتين.

بصفتك مساعدًا افتراضيًا عامًا ، ستكون نوعًا ما مثل مدير العميل ، وتفعل أي شيء وكل ما يريد القيام به ضمن قائمة الخدمات الأساسية الخاصة بك. بعد القيام بذلك لفترة من الوقت ، ستتعرف على المهام التي تحبها وما هو أفضل ما لديك فيه. يمكنك بعد ذلك معرفة المزيد عن تلك المجالات المحددة وتطوير مهاراتك. ضع في اعتبارك إنشاء مجال فرعي من مكانتك أيضًا لاستهداف جمهور معين. على سبيل المثال ، يمكنك التعامل مع إدارة البريد الإلكتروني خصيصًا للمصورين أو تصميم الرسوم لبائعي حفلات الزفاف.

عندما ترغب في تطوير الكفاءة في منطقة ما - خدمة عملاء التجارة الإلكترونية ، وتسويق Pinterest ، وإعلانات الوسائط الاجتماعية ، وإدارة WordPress ، وما إلى ذلك - تتوفر المساعدة في جميع نقاط الأسعار. على سبيل المثال ، يمكنك معرفة المزيد عن التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي من خلال الغوص في ملفات البودكاست المتخصصة ، ثم الحصول على دورة تدريبية مجانية للحصول على شهادة ، ثم الحصول على شهادة متقدمة مصحوبة بسعر.

كيفية البحث عن عمل كمساعد افتراضي

يتسكع عملاؤك المحتملون في مكان ما عبر الإنترنت ، ومن وظيفتك معرفة مكان ذلك. هل هم على Reddit أو في منتدى آخر على الإنترنت؟ هل يقرؤون مقالات على مواقع ويب معينة ويتركون تعليقات؟ هل هناك مجموعة فيسبوك أو هاشتاغ على تويتر يشاركون فيه؟ اذهب إلى حيث هم وقدم النصيحة مجانًا. بمجرد تطوير علاقة ، اذكر بخفة أنك VA.

ضع في اعتبارك أيضًا التواصل مع برامج مساعدة افتراضية أخرى عبر الإنترنت ، كما هو الحال في مجتمعات الوسائط الاجتماعية. قد يرفض المساعدون المساعدون ذوو الخبرة العمل ، وإذا كنت مسجلاً لديك كجهة اتصال ، فيمكنهم إرسال بعض العملاء بطريقتك.

ستحتوي لوحات الوظائف أيضًا على قوائم لـ VAs ، أو قوائم للخدمات الأخرى التي تؤديها ، مثل التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي. إذا كنت مناسبًا لهذا الدور ، حتى لو لم يذكر "المساعد الافتراضي" ، تقدم بطلب. قد يحتاج العميل إلى بعض الخدمات الإضافية التي تقدمها بالإضافة إلى ما يوظف من أجله.

هناك أيضًا خيار للعمل في شركة VA قبل التفرع بمفردك. هناك إيجابيات وسلبيات لهذا. ستجذب الشركة عملاء لك وتقرنك بالعمل ، لكنهم قد يحددون السعر الخاص بك أو يأخذون جزءًا من دخلك. عندما تبدأ ، على الرغم من ذلك ، فهذه طريقة جيدة لتعلم الحبال وتطوير مهاراتك دون أن تكون المسؤول الوحيد عن العلاقة بين العميل و VA ، ويمكنك الاستفادة من موارد الشركة لصقل مهاراتك.

كيف تجد عميلك المثالي كمساعد افتراضي

لإنشاء قائمة عملاء أنت متحمس لها ، عليك إنشاء شخصية العميل وفحص العملاء المحتملين بدقة ، ثم المضي قدمًا ببطء وحذر. من الجيد أيضًا وضع كل عميل جديد في فترة تجريبية قصيرة ، مثل ثلاثة أشهر. بهذه الطريقة ، إذا لم يكن أحدكما أو كلاكما سعيدًا بكيفية سير الأمور ، فلن تكون مقيدًا بعقد طويل.

حدد عميلك المثالي

يتيح لك تحديد عميلك المثالي العمل مع الأشخاص الذين ترغب في العمل معهم أثناء التخلص من الأشخاص الذين لن يساعدوك في تنمية حياتك المهنية. كوِّن رؤية لعميلك المثالي من خلال توضيح السمات التالية:

صناعة
المتخصصة والخبرة
الفئة العمرية
عمر ريادة الأعمال (بدء التشغيل مقابل المنشأة)
دخل
الميزانية لتوظيف VA
هموم وصراعات
المهارات التي يفتقرون إليها

حدد أيضًا مقدار مشاركة العميل في عملك. إن سؤال شخص ما عما إذا كان مديرًا صغيرًا لن يمنحك إجابة صادقة ، ولكن معرفة حدودك سيساعدك على تحديد ما إذا كنت ستستمر في العلاقة المهنية أم لا.

استخدم نموذج طلب العميل

قبل أن تقرر التعامل مع عميل رسميًا ، ستحتاج إلى فحصه. خلافًا لذلك ، يمكنك معرفة مفسدي الصفقات بعد المضي قدمًا في اتفاقية أو عقد.

سيساعدك نموذج طلب العميل الخاص بك على التعرف على عميلك وتحديد المهام الرئيسية التي يحتاجون إلى المساعدة فيها. ستحدد أيضًا ما لا يمكنك مساعدتهم به ، مما يجعل من السهل وضع الحدود والتوقعات من البداية. اجمع المعلومات التالية:

الاسم بالكامل
الاسم التجاري
معلومات للتواصل
أسلوب الاتصال المفضل
نقاط الاتصال
وحدة زمنية
الملفات الشخصية والموقع الاجتماعي
مصدر مرجعي
المنتجات / الخدمات التي يقدمونها
الجمهور المستهدف / السوق
المهام التي يحتاجون إلى المساعدة فيها
كم ساعة يحتاجون منك في اليوم أو الأسبوع أو الشهر
الميزانية لتوظيف VA
VAs الأخرى التي ستتواصل معها

قد ترغب أيضًا في السؤال عن شركات VA أو VA الأخرى التي عملوا معها في الماضي وما إذا كانت التجربة إيجابية أم سلبية. سيوجهك هذا إلى ما تحتاجه لبيعه. على سبيل المثال ، إذا شعروا أن المساعد الافتراضي السابق لم يكن مستجيبًا ، أخبرهم كيف ومتى يمكن الاتصال بك ، وقم بتوضيح نقطة للرد بسرعة دائمًا.

اعقد مقابلة

احرص دائمًا على إجراء مقابلة هاتفية أو فيديو واحدة قبل اتخاذ أي قرارات نهائية. يمكنك أن تتعلم الكثير عن شخص ما بالطريقة التي يتحدث بها. هل يصعب على العميل سحب المعلومات منه؟ قد لا تحصل على التوجيه الذي تحتاجه لأداء وظيفتك بشكل جيد. هل ينفجرون في الظلال ويدورون مقابلة مدتها 30 دقيقة في محادثة مدتها 90 دقيقة؟ ضع المبلغ الذي تدفعه مقابل الاتصال المنتظم.

أرسل حزمة ترحيب

بمجرد أن تقرر أنك تريد التعامل مع عميل جديد ، أرسل لهم حزمة ترحيب. ابدأ بشيء بسيط الآن ثم صمم حزمة ترحيب ذات علامة تجارية عندما يكون لديك الوقت. يجب أن تتضمن حزمة الترحيب الخاصة بك ما يلي:

اقتراحك للخدمات التي يحتاجون إليها ، بما في ذلك التسعير
إرشادات واضحة للفواتير ، مثل أنواع الدفع المقبولة وتكرار الفواتير وتواريخ الاستحقاق
قائمة خدماتك الكاملة في حال احتاجوا إلى إضافة خدمات في المستقبل
الاتفاق أو العقد الخاص بهم للمراجعة والتوقيع والإرجاع

الحفاظ على قاعدة بيانات العميل

في كل مرة تتصل فيها بعميل محتمل ، احفظ المعلومات ، بما في ذلك:

الاسم والاسم التجاري
معلومات للتواصل
تواريخ الاتصال والأغراض
التسعير المقتبس
ملاحظات خاصة حول العلامات الحمراء

من الشائع للعملاء المحتملين إعادة الاتصال بشهور أو حتى سنوات بعد ذلك. عندما يصل شخص ما ويقول ، "لا أعرف ما إذا كنت تتذكرني ، ولكن ..." يمكنك الرجوع إلى قاعدة البيانات الخاصة بك واستخراج جميع المعلومات التي لديك عنها.

كيفية إنشاء موقع مساعد افتراضي

قم بإعداد موقع VA الخاص بك بأسرع ما يمكن. حتى إذا كنت ستعمل في شركة لفترة من الوقت ، يمكن أن يجذب موقع الويب الخاص بك عملاء محتملين ، وسيكون لديك مكان لتوجيه الأشخاص عندما تبدأ في إنشاء قائمة العملاء الخاصة بك. فيما يلي العناصر التي تحتاجها على موقع ويب VA الخاص بك ، إلى جانب بعض العناصر الاختيارية التي يمكنك إضافتها لاحقًا:

قائمة الخدمات مع الأوصاف
تسعير الخدمات والحزم حسب الطلب
التعليمات
حول المعلومات
صفحة الاتصال
مدونة او مذكرة
صورة مميزة أو معرض
نموذج الاشتراك في النشرة الإخبارية
صفحة الموارد
روابط أو يغذيات وسائل التواصل الاجتماعي
الشهادات - التوصيات

إذا كانت لديك خدمات متخصصة ، فيمكنك أيضًا تضمين دراسات الحالة لإظهار كيف ساعدت عملاء آخرين. على سبيل المثال ، إذا كنت تساعد في الإعلان على Facebook ، فيمكنك التحدث عن إعلان ناجح قمت بتشغيله وكيف منح الشركة دفعة قوية.

المقالات ومنشورات المدونة

لعرض خبرتك وجذب عملاء جدد ، قدم بعض المساعدة المجانية على موقع الويب الخاص بك. أنشئ محتوى يجيب على الأسئلة ويحل المشاكل للعملاء المحتملين. على سبيل المثال ، إذا كنت تقدم خدمات تصميم الرسوم الأساسية ، فيمكنك كتابة منشور حول "10 أشياء يجب تضمينها في كل دبوس" للعملاء الذين يستخدمون Pinterest للتسويق.

لن تتمكن أبدًا من التخلي عن كل ما تعرفه مجانًا ، لذلك لا تقلق بشأن تقديم الكثير بحيث لا يحتاج الأشخاص إلى تعيينك. في كثير من الأحيان ، فإن إظهار مقدار ما تعرفه عن موضوع ما يجعل العميل المحتمل يفكر ، "رائع ، لن يكون لدي الوقت لتعلم الكثير عن هذا الموضوع ، من الأفضل تعيين هذا الشخص."

الأسئلة الشائعة والطباعة الدقيقة

يجب أن تجيب صفحة الأسئلة الشائعة أو صفحة "كيف يعمل" على أسئلة العميل حول التوافر وطرق الاتصال والفواتير ووقت التسليم وأي معلومات أخرى لإعداد الحدود وسير العمل يجب أن يكون لديهم. بمجرد تحديد هذه التوقعات ، لا تستسلم. إذا مرت الأشهر ووجدت أن هناك طريقة أفضل للقيام بالأشياء ، بكل الوسائل ، قم بتغيير استراتيجيتك. حتى ذلك الحين ، على الرغم من ذلك ، التزم بها.

إن تحديد المعلمات من البداية وإظهار العملاء أنك تلتزم بها سيجعلهم يحترمونك أكثر ، وستكون قادرًا على عيش حياة خارج العمل. إذا كنت في مكان به حالات طوارئ متعلقة بالعمل ، فضع خطة طوارئ تغطي كيفية الاتصال بك وما الذي يشكل حالة طوارئ.

الأفكار النهائية حول أن تصبح مساعدًا افتراضيًا

أن تصبح مساعدًا افتراضيًا لديه عائق منخفض جدًا للدخول ، فلا حاجة إلى معدات أو تدريب متقدم. يعد كونك مساعدًا افتراضيًا طريقة رائعة للعمل من المنزل وكسب المال ، كما أنه طريق رائع لمعرفة المجالات التي تريد التخصص فيها. تذكر أنك مقدم خدمة ، وليس موظفًا. ساحة اللعب أكثر توازناً مما هي عليه في الوضع التقليدي بين صاحب العمل والموظف. أنت تختار عملائك بقدر ما يختارون مساعديهم.

أخيرًا ، من أجل الحصول على علاقة عمل صحية مع العميل ، يجب أن تكون واضحًا بشأن سبب عملك معهم ، وليس فقط ما تفعله. اسأل عن الاستراتيجية والغرض من مهامك. لن تستثمر في العمل فحسب ، بل ستجد طرقًا فعالة لإنجاز المهمة. كلما كنت أكثر تكاملاً مع أعمال العميل ، كلما كان لا يمكن الاستغناء عنك كمساعد افتراضي لهم.

هل أنت جاهز لبدء تشغيل موقع المساعد الافتراضي الخاص بك؟ لدينا مجموعة من سمات Divi Child للمساعدين الظاهريين!

صورة مميزة عبر tanyabosyk / shutterstock.com