外展電子郵件：編寫人們實際回复的電子郵件的 11 個技巧

如果您有業務或打算開始業務，那麼與您所在領域的人接觸是不可避免的。 這就是營銷的運作方式，每個人都這樣做。 但是，如果您沒有收到任何回复，則可能是您發送了錯誤的外展電子郵件。

雖然沒有一個非常具體的公式可以保證您的外展策略會成功，但您仍然需要遵守一些不成文的規則來提高您參與的機會。

經過多年的外展活動並嘗試了各種方式來解決我們行業中的人（並且我們自己收到了很多外展電子郵件），我們學到了一些關於編寫成功的外展電子郵件的艱難教訓，我們今天想與您分享。

想了解這些課程是什麼？ 繼續閱讀以了解如何編寫更好的外展電子郵件，以吸引人們的注意力並獲得回复。

讓我們潛入吧！

如何編寫獲得回复的外展電子郵件

既然我們已經分享了為什麼外展電子郵件很重要，那麼讓我們看看 11 個可以為您帶來立竿見影的優秀技巧。

• 分享一個具體的提議——而不是一般的合作
• 提出有利於他們的建議
• 為每家公司個性化您的信息
• 盡量不要使用公司的一般聯繫方式
• 不要在周五或週末發送外展電子郵件
• 撰寫清晰、可操作的電子郵件主題行
• 跟進，但不超過兩次
• 不要使用破舊的模板
• 介紹自己並展示您的專業知識
• 不要聽起來像銷售和營銷
• 在發送外展電子郵件之前檢查兩次

分享一個非常具體的提議——而不是通用的“合作”

當你想與一個網站合作時，你必須有一個計劃，或者至少有一個關於如何相互促進的想法。

實際上，這就是發送外展電子郵件的重點——展示您已經想到的商業理念。

如果您的電子郵件沒有包含確切的合作計劃（即描述您將如何建立合作夥伴關係以及為什麼），那麼獲得回复的機會幾乎沒有。

為什麼？ 因為它使收件人工作，使他們發送額外的電子郵件，詢問有關您的意圖的更多詳細信息，在大多數情況下不會發生。

這是一個模糊的外展電子郵件的示例：

這些機會是什麼？ 為什麼我有興趣了解您的網站？

沒有人願意做額外的工作，尤其是當沒有什麼能激起他們的興趣時。 如果你一開始就不能以專業的方式提出你的想法，為什麼有人會和你來回玩呢？

具體並清楚地展示您的報價，包括要點、示例和好處。

提出對他們也有利的建議

雖然這聽起來似乎是顯而易見的事情，但我仍然收到人們要求一些大事的電子郵件，作為回報，他們只會“在 Twitter 上分享你的文章” 。 這聽起來確實像是千載難逢的機會—— *not* 。

因此，如果您的電子郵件僅與您有關，而收件人沒有從這筆交易中獲得任何好處，請不要發送。 通過使他人受益，我並不是指即時流量或金錢，但至少應該是長期幫助他們的東西。

例如，有可能進入新的利基市場並瞄準新的受眾，或者邀請他們一起開展項目。

只是不要讓你的外展電子郵件都是關於你的。 贏得交易，不要乞求他們。

為每家公司個性化您的信息

附帶合作夥伴計劃本身就是一種個性化，但您在編寫外展電子郵件時可以考慮其他一些方面：

不要只寫一條消息，然後將其發送給列表中的所有公司。

根據您對聯繫人的了解程度，您的信息可能會發生變化。 您可以與以前認識或合作過的人隨意相處。 你實際上可以提到“我是 X，我們去年在 Y 會議上見過，我們談到了營銷和披薩” 。

使用相同的消息但更改鏈接和名稱不算作個性化。 例如，“我找到了你關於 X 的帖子並喜歡它。 非常有用的提示。 你會考慮添加我們的工具嗎？” ，其中 X 是您進入某人的博客時看到的第一篇文章。 這絕對不是原創。

這是標準的通用消息的示例：

避免使用標準和過度使用的公司語言，例如“希望這封電子郵件能找到您”或“期待您的回复” 。

實際上，可以這樣想：如果有一個句子你不會在與那個人的實時對話中使用，那麼也不要在你的外展電子郵件中使用它。

盡量不要使用公司的一般聯繫方式

這不一定是徹底的失敗，但您的信息可能永遠無法傳達給正確的人。 如果公司製定了不接受業務建議的政策，那麼支持團隊將不加考慮地關閉它。

如果您有一些有趣的事情要說，並且您正在通過他們自己的電子郵件地址聯繫合適的人，他們可能會為您破例。

更好的是直接聯繫你在公司認識的人。 他們會記住您的姓名並打開您的電子郵件。 得到答复的機會，即使是否定的，也更高。

將您的提案發送給您想要聯繫的部門的某個人也意味著您有足夠的動力對公司進行最少的研究，並且您不只是使用方便的第一個聯繫表格。

不要在周五或週末發送外展電子郵件

在周五或週末發送外展電子郵件只會降低您獲得回复的機會。 沒有人會在周五閱讀，更不用說回答商業提案了。 人們只想結束他們的一周並完成他們議程上的其他重要事情。 你是他們最不重要的任務。

他們中的大多數會簡單地刪除您的電子郵件，其他人會將其保留在收件箱中，以防他們下週查看，而其他人會閱讀它但可能不會回答，因為現在是星期五，沒有人想在星期五開始交易。

星期六和星期日？ 這不在討論範圍內。 人們也有個人生活。 下一個工作週開始時，他們不會首先檢查或檢查您的電子郵件，因此很容易丟失。

撰寫清晰、可操作的電子郵件主題行

這是您可能經常忽略的另一個重要方面，因為您過於專注於球場。 但電子郵件的主題是收件人首先看到的。

它可能會說服他們打開您的電子郵件或在不檢查的情況下將其刪除，具體取決於它的清晰程度和總結程度。

再次強調，不要太正式、模糊和像公司一樣（例如“合作請求” ）。

嘗試使您的主題行對收件人有吸引力和有趣。 當你說“查看我的文章”時，這不是很有趣。 我為什麼要檢查你的文章？

相反，使用諸如“有改進您的內容的想法”或“我對您的工作有疑問”或“對您最新的電視素描的反饋”之類的內容可能會使收件人出於好奇而打開您的電子郵件。

這是一個主題行示例，可讓您打開電子郵件以了解更多信息：

我們關於如何編寫出色的電子郵件主題行的帖子提供了一些良好的通用最佳實踐。

跟進，但不超過兩次

如果有人第一次沒有回复，他們可能錯過或忘記了您的電子郵件。 當我們忙碌時，它會發生在我們所有人身上。

有些人會在您第一次跟進後回复，因為他們記得。 有些仍然沒有。 因此，您發送另一個後續跟進，其結果應為您提供您正在尋找的答案，無論您是否得到回复。 不回複本身就是一個答案。

當有人在第二次跟進後根本沒有回复時，再試一次是沒有意義的，因為這是你會惹惱別人的地方。 他們對你的提議缺乏興趣是顯而易見的，所以繼續問“你覺得我的提議怎麼樣？” 會將您直接放入垃圾郵件文件夾。

一種可能會增加您第二次嘗試成功機會的方法是向收件人提供您在初始電子郵件中未提及的額外內容。

不要使用破舊的模板

在過去幾年中我收到的數百封電子郵件中，一方面我可以指望那些沒有使用我們都在收件箱中發現的經典電子郵件模板之一的電子郵件。

當我簡要瀏覽一封使用標準模板的電子郵件時，我會自動點擊刪除，因為我認出了這種模式。 我什至不在乎這個提議。

一遍又一遍地發送相同的模板意味著您沒有針對特定公司。 您只需發送數十封電子郵件，希望有人（無論是誰）最終都會回复。

接受者註意到他們只是牆上的另一塊磚，那麼他們為什麼願意投資於表面上的合作呢？

這是與公司聯繫的一種有趣方式，發件人通過轉發內部電子郵件進行自我介紹：

介紹自己並展示您的專業知識

連同你提出的所有基本細節，寫幾行關於你是誰以及什麼推薦你。 展示一些你工作的例子，但不要太長。 一個段落和兩到三個鏈接就可以了。

無論您的職位是什麼，請鏈接到您的作品集的一些示例，以便收件人可以分析您的工作質量。

不要聽起來像銷售和營銷

如果您希望收到外聯電子郵件的回复，請不要像那些試圖說服人們購買產品的推銷員那樣行事。 它真的不是那樣工作的。

開始正常的對話，在其中陳述您的需求以及對方可以從交易中獲得什麼。 當你太咄咄逼人時，忘記任何反饋。 說最高級也行不通。

當您聯繫某人時，您聽起來越人性化，您回复的機會就越大。 沒有人願意與像機器人一樣寫作並試圖給人留下深刻印象的人開始對話。 您可以從遠處發現虛假電子郵件。

當你是人類時，為什麼聽起來像機器人？ 保持尊重，但同時要友好和自然。

在發送外展電子郵件之前檢查兩次

您收到多少次將您的姓名拼寫錯誤或地址發給完全不同的人/公司的電子郵件？

如果一篇不是你寫的文章或一個不是你的項目獲得表揚呢？

那是立即關閉。 你只有一份工作，複製粘貼我的名字並鏈接到正確的公司網站，但你失敗了。 谁愿意與至少不能處理這個問題的人合作？

努力編寫更好的外聯電子郵件

隨著時間的流逝，它會自然而然地出現，但您需要先進行一些鍛煉。 擺脫腦海中的所有模板並發揮創造力。 對於初學者，這是您需要做的：

• 附帶特定的合作夥伴計劃
• 提出有利於接受者的交易
• 為每家公司個性化您的信息
• 盡量不要使用通用聯繫表
• 不要在周五或週末發送外展電子郵件
• 寫一個清晰的電子郵件主題行
• 跟進，但不超過兩次
• 不要使用破舊的模板
• 自我介紹並鏈接到您的投資組合
• 不要聽起來像銷售和營銷
• 在發送之前檢查電子郵件兩次

如果您專門發送外展電子郵件來阻止客人的帖子，您可能還想閱讀我們的指南，了解如何撰寫更好的客人帖子。

您喜歡或討厭外展電子郵件的哪些方面？ 如果您有任何值得分享的示例或提示，請不要猶豫，在下面寫下評論。