Outreach-E-Mails: 11 Tipps zum Schreiben von E-Mails, auf die die Leute tatsächlich antworten

Wenn Sie ein Unternehmen haben oder planen, eines zu gründen, ist es unvermeidlich, Menschen in Ihrer Nische zu erreichen. So funktioniert Marketing und jeder macht es. Aber wenn Sie keine Antworten erhalten, senden Sie wahrscheinlich die falschen Outreach-E-Mails.

Obwohl es keine sehr spezifische Formel gibt, die garantiert, dass Ihre Outreach-Strategie erfolgreich ist, müssen Sie sich dennoch an einige ungeschriebene Regeln halten, um Ihre Engagement-Chancen zu verbessern.

Nach Jahren der Öffentlichkeitsarbeit und des Experimentierens mit verschiedenen Möglichkeiten, Menschen in unserer Branche anzusprechen ( und selbst einige E-Mails erhalten haben ), haben wir einige harte Lektionen über das Schreiben erfolgreicher E-Mails gelernt, die wir heute mit Ihnen teilen möchten.

Möchten Sie erfahren, was diese Lektionen sind? Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie bessere Outreach-E-Mails schreiben können, die die Aufmerksamkeit der Menschen auf sich ziehen und Antworten erhalten.

Tauchen wir ein!

So schreiben Sie Outreach-E-Mails, die Antworten erhalten

Nachdem wir nun erklärt haben, warum Outreach-E-Mails wichtig sind, schauen wir uns elf ausgezeichnete Tipps an, die Ihnen sofortige Ergebnisse bringen.

• Teilen Sie einen konkreten Vorschlag – keine allgemeine Zusammenarbeit
• Machen Sie einen Vorschlag, der ihnen zugute kommt
• Personalisieren Sie Ihre Nachricht für jedes Unternehmen
• Versuchen Sie nicht, das allgemeine Kontaktformular eines Unternehmens zu verwenden
• Senden Sie keine E-Mails an Freitage oder Wochenenden
• Schreiben Sie eine klare, umsetzbare E-Mail-Betreffzeile
• Follow-up, aber nicht mehr als zweimal
• Verwenden Sie keine abgenutzten Vorlagen
• Stellen Sie sich vor und zeigen Sie Ihre Kompetenz
• Klingt nicht verkaufs- und marketingmäßig
• Überprüfen Sie die Outreach-E-Mails zweimal, bevor Sie sie versenden

Teilen Sie einen sehr spezifischen Vorschlag – keine generische „Zusammenarbeit“

Wenn Sie mit einer Website zusammenarbeiten möchten, müssen Sie einen Plan oder zumindest eine Vorstellung davon haben, wie Sie sich gegenseitig fördern könnten.

Eigentlich ist das der Sinn einer Outreach-E-Mail – die Präsentation einer Geschäftsidee, die Sie bereits im Sinn haben.

Wenn Ihre E-Mail keinen genauen Partnerschaftsplan enthält (dh beschreiben Sie, wie Sie die Partnerschaft angehen würden und warum), sind die Chancen, eine Antwort zu erhalten, nahezu gleich Null.

Wieso den? Weil es den Empfänger an die Arbeit bringt und ihn veranlasst, zusätzliche E-Mails zu senden, in denen Sie nach weiteren Details zu Ihren Absichten gefragt werden, was in den meisten Fällen nicht passieren wird.

Dies ist ein Beispiel für eine vage Outreach-E-Mail:

Was sind diese Möglichkeiten? Warum sollte ich daran interessiert sein, mehr über Ihre Website zu erfahren?

Niemand möchte zusätzliche Arbeit leisten, besonders wenn es nichts gibt, was sein Interesse weckt. Wenn Sie nicht in der Lage sind, Ihre Idee von Anfang an professionell zu präsentieren, warum sollte jemand mit Ihnen hin und her spielen?

Seien Sie spezifisch und präsentieren Sie Ihr Angebot klar, mit Stichpunkten, Beispielen und Vorteilen.

Machen Sie einen Vorschlag, der auch ihnen zugute kommt

Auch wenn dies wie das Offensichtliche klingen mag, erhalte ich immer noch E-Mails, in denen Leute um etwas Großes bitten und im Gegenzug einfach „Ihren Artikel auf Twitter teilen“ . Das klingt in der Tat nach der Gelegenheit Ihres Lebens – *nicht* .

Wenn Ihre E-Mail also nur von Ihnen handelt und der Empfänger keinen Nutzen aus diesem Geschäft zieht, senden Sie sie nicht. Mit dem Nutzen der anderen meine ich nicht sofortigen Traffic oder Geld, aber es sollte zumindest etwas sein, das ihnen langfristig hilft.

Zum Beispiel die Möglichkeit, eine neue Nische zu betreten und ein neues Publikum anzusprechen oder eine Einladung, gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten.

Gestalten Sie Ihre Outreach-E-Mails nur nicht ausschließlich über Sie. Verdienen Sie die Angebote, betteln Sie nicht darum.

Personalisieren Sie Ihre Nachricht für jedes Unternehmen

Ein Partnerschaftsplan ist an sich schon eine Art Personalisierung, aber Sie können beim Schreiben von Outreach-E-Mails einige andere Aspekte berücksichtigen:

Schreiben Sie nicht eine Nachricht und senden Sie sie an alle Unternehmen auf Ihrer Liste.

Je nachdem, wie gut Sie die Person kennen, die Sie kontaktieren, kann sich Ihre Nachricht ändern. Sie können locker mit Menschen umgehen, die Sie zuvor getroffen oder mit denen Sie zusammengearbeitet haben. Sie können tatsächlich sagen : „Ich bin X, wir haben uns letztes Jahr auf der Y-Konferenz getroffen, wir haben über Marketing und Pizza gesprochen“ .

Die Verwendung derselben Nachricht, aber Änderung eines Links und eines Namens , gilt nicht als personalisiert . Bsp.: „Ich habe deinen Beitrag über X gefunden und fand ihn toll. Sehr nützliche Tipps. Würden Sie erwägen, unser Tool hinzuzufügen?“ , wobei X der erste Artikel ist, den Sie sehen, wenn Sie den Blog einer anderen Person betreten. Es ist definitiv nicht original.

Dies ist ein Beispiel für eine allgemeine Standardnachricht:

Vermeiden Sie standardmäßige und überstrapazierte Unternehmenssprache wie „Ich hoffe, diese E-Mail geht Ihnen gut“ oder „Ich freue mich auf Ihre Antwort“ .

Denken Sie eigentlich so: Wenn es einen Satz gibt, den Sie in einem Live-Gespräch mit dieser Person nicht verwenden würden, dann verwenden Sie ihn auch nicht in Ihren Outreach-E-Mails.

Versuchen Sie nicht, das allgemeine Kontaktformular eines Unternehmens zu verwenden

Dies ist nicht unbedingt ein Totalausfall, aber es besteht die Gefahr, dass Ihre Nachricht nie die richtige Person erreicht. Wenn das Unternehmen eine Richtlinie hat, die keine Geschäftsvorschläge akzeptiert, wird das Support-Team sie schließen, ohne nachzudenken.

Wenn Sie etwas Interessantes zu sagen haben und die richtige Person über ihre eigene E-Mail-Adresse kontaktieren, macht sie möglicherweise eine Ausnahme für Sie.

Noch besser ist es, sich direkt an jemanden zu wenden, den Sie aus einem Unternehmen kennen . Sie merken sich Ihren Namen und öffnen Ihre E-Mail. Die Chance auf eine Antwort, auch eine negative, ist höher.

Das Senden Ihres Vorschlags an eine Person aus der Abteilung, die Sie kontaktieren möchten, bedeutet auch, dass Sie motiviert genug waren, ein Minimum an Recherche über das Unternehmen zu betreiben, und dass Sie nicht nur das erste Kontaktformular verwendet haben, das Ihnen nützlich war.

Senden Sie freitags oder am Wochenende keine Kontakt-E-Mails

Das Versenden von Outreach-E-Mails an Freitagen oder am Wochenende verringert nur Ihre Chancen, eine Antwort zu erhalten. Niemand wird in der Stimmung sein, freitags Geschäftsvorschläge zu lesen, geschweige denn zu beantworten. Die Leute wollen einfach nur ihre Woche abschließen und andere wichtige Dinge erledigen, die sie auf der Tagesordnung hatten. Du bist ihre am wenigsten wichtige Aufgabe.

Die meisten von ihnen werden Ihre E-Mail einfach löschen, andere werden sie in ihrem Posteingang behalten, falls sie sie nächste Woche nachsehen, während andere sie lesen, aber wahrscheinlich nicht antworten, weil es Freitag ist und niemand am Freitag einen Deal starten möchte.

Samstag und Sonntag? Das ist aus der Diskussion. Menschen haben auch ein Privatleben. Wenn die nächste Geschäftswoche beginnt, wird Ihre E-Mail nicht das erste sein, was sie tun oder überprüfen, sodass sie leicht verloren gehen kann.

Schreiben Sie eine klare, umsetzbare E-Mail-Betreffzeile

Dies ist ein weiterer wichtiger Aspekt, den Sie wahrscheinlich oft übersehen, weil Sie sich zu sehr auf das Spielfeld konzentrieren. Aber der Betreff der E-Mail ist das, was Ihr Empfänger zuerst sieht.

Es könnte sie davon überzeugen, Ihre E-Mail zu öffnen oder zu löschen, ohne sie zu überprüfen, je nachdem, wie klar und zusammengefasst sie ist.

Seien Sie auch hier nicht sehr förmlich, vage und korporativ (z. B. „Partnerschaftsantrag“ ).

Versuchen Sie, Ihre Betreffzeile fesselnd und interessant für den Empfänger zu gestalten. Wenn Sie sagen „überprüfen Sie meinen Artikel“ , ist das nicht sehr interessant. Warum sollte ich Ihren Artikel überprüfen?

Wenn Sie stattdessen etwas wie „Haben Sie eine Idee zur Verbesserung Ihrer Inhalte“ oder „Ich habe eine Frage zu Ihrer Arbeit“ oder „Feedback zu Ihrem neuesten TV-Sketch“ verwenden, könnte der Empfänger Ihre E-Mail aus Neugier öffnen.

Dies ist ein Beispiel für eine Betreffzeile, die Sie dazu bringt, die E-Mail zu öffnen, um mehr zu erfahren:

Unser Beitrag zum Schreiben großartiger E-Mail-Betreffzeilen bietet einige gute allgemeine Best Practices.

Follow-up, aber nicht mehr als zweimal

Wenn jemand beim ersten Mal nicht antwortet, hat er möglicherweise Ihre E-Mail verpasst oder vergessen. Es passiert uns allen, wenn wir beschäftigt sind.

Einige Leute antworten, nachdem Sie das erste Mal nachgefragt haben, weil sie sich daran erinnern. Manche tun es immer noch nicht. Sie senden also ein weiteres Follow-up, dessen Ergebnis Ihnen die gesuchte Antwort geben sollte, unabhängig davon, ob Sie eine Antwort erhalten oder nicht. Nicht antworten ist eine Antwort selbst.

Wenn jemand nach dem zweiten Follow-up überhaupt nicht antwortet, macht es keinen Sinn, es noch einmal zu versuchen, denn hier werden Sie die Leute verärgern. Ihr mangelndes Interesse an Ihrem Vorschlag ist mehr als offensichtlich, also fahren Sie fort mit „Was halten Sie von meinem Vorschlag?“ wird Sie direkt in den Spam-Ordner verschieben.

Eine Methode, die Ihre Erfolgschancen bei Ihrem zweiten Versuch erhöhen könnte, besteht darin, dem Empfänger etwas Besonderes anzubieten, das Sie in Ihrer ersten E-Mail nicht erwähnt haben.

Verwenden Sie keine abgenutzten Vorlagen

Unter Hunderten von E-Mails, die ich in den letzten Jahren erhalten habe, kann ich einerseits diejenigen abzählen, die keine der klassischen E-Mail-Vorlagen verwendet haben, die wir alle in unseren Posteingängen finden.

Während ich kurz eine E-Mail überfliege, die eine Standardvorlage verwendet, drücke ich automatisch auf Löschen, weil ich das Muster erkenne. Der Vorschlag ist mir egal.

Das wiederholte Versenden derselben Vorlage bedeutet, dass Sie nicht auf ein bestimmtes Unternehmen abzielen. Sie senden einfach Dutzende von E-Mails in der Hoffnung, dass irgendwann jemand (wer auch immer das ist) antwortet.

Die Empfänger merken, dass sie nur ein weiterer Stein in der Wand sind, also warum sollten sie in eine oberflächliche Zusammenarbeit investieren?

Hier ist eine interessante Möglichkeit, ein Unternehmen anzusprechen, bei dem sich der Absender durch Weiterleitung einer internen E-Mail vorstellt:

Stellen Sie sich vor und zeigen Sie Ihre Kompetenz

Schreiben Sie zusammen mit allen wesentlichen Details, die Sie vorschlagen, ein paar Zeilen darüber, wer Sie sind und was Sie empfiehlt. Zeigen Sie einige Beispiele Ihrer Arbeit, aber werden Sie nicht zu langatmig. Ein Absatz und zwei bis drei Links reichen aus.

Was auch immer Ihre Berufsbezeichnung ist, verlinken Sie auf einige Beispiele Ihres Portfolios, damit der Empfänger Ihre Arbeitsqualität analysieren kann.

Klingt nicht verkaufs- und marketingmäßig

Wenn Sie darauf hoffen, Antworten auf Ihre Kontakt-E-Mails zu erhalten, verhalten Sie sich nicht wie diese Verkäufer, die versuchen, Menschen zum Kauf eines Produkts zu überreden. Das geht so nicht wirklich.

Beginnen Sie ein normales Gespräch, in dem Sie erklären, was Sie brauchen und was der andere von dem Geschäft profitieren kann. Wenn Sie zu aufdringlich sind, vergessen Sie jegliches Feedback. Superlative zu sprechen wird auch nicht funktionieren.

Wenn du jemanden kontaktierst, je menschlicher du klingst, desto größer sind die Chancen, dass du antwortest. Niemand möchte ein Gespräch mit jemandem beginnen, der wie ein Roboter schreibt und versucht zu beeindrucken. Sie können gefälschte E-Mails aus der Ferne erkennen.

Warum wie ein Roboter klingen, wenn man ein Mensch ist? Sei respektvoll, aber gleichzeitig freundlich und natürlich.

Überprüfen Sie die Outreach-E-Mails zweimal, bevor Sie sie versenden

Wie oft erhalten Sie E-Mails, die Ihren Namen oder Ihre Adresse an eine völlig andere Person/Firma falsch schreiben?

Was ist mit Lob für einen Artikel, den Sie nicht geschrieben haben, oder für ein Projekt, das nicht Ihnen gehört?

Das ist eine sofortige Abzweigung. Sie hatten nur einen Job, meinen Namen zu kopieren und auf die richtige Firmenwebsite zu verlinken, und Sie sind gescheitert. Wer will schon mit jemandem zusammenarbeiten, der das nicht kann?

Geben Sie sich Mühe, bessere Outreach-E-Mails zu schreiben

Mit der Zeit wird es natürlich kommen, aber Sie brauchen zuerst ein wenig Übung. Befreien Sie sich von all den Vorlagen in Ihrem Kopf und seien Sie kreativ. Für den Anfang müssen Sie Folgendes tun:

• Kommen Sie mit einem spezifischen Partnerschaftsplan
• Schlagen Sie einen Deal vor, der den Empfängern zugute kommt
• Personalisieren Sie Ihre Nachricht für jedes Unternehmen
• Versuchen Sie nicht, das allgemeine Kontaktformular zu verwenden
• Senden Sie freitags oder am Wochenende keine Kontakt-E-Mails
• Schreiben Sie eine klare E-Mail-Betreffzeile
• Follow-up, aber nicht mehr als zweimal
• Verwenden Sie keine abgenutzten Vorlagen
• Stellen Sie sich vor und verlinken Sie auf Ihr Portfolio
• Klingt nicht verkaufs- und marketingmäßig
• Überprüfen Sie die E-Mails zweimal, bevor Sie sie senden

Wenn Sie speziell Outreach-E-Mails senden, um Gastbeiträge zu ergattern, sollten Sie vielleicht auch unseren Leitfaden lesen, wie Sie bessere Pitches für Gastbeiträge schreiben.

Was lieben oder hassen Sie an Outreach-E-Mails? Wenn Sie Beispiele oder Tipps haben, die es wert sind, geteilt zu werden, zögern Sie nicht, unten einen Kommentar zu schreiben.