E-maile Outreach: 11 wskazówek, jak pisać e-maile, na które ludzie faktycznie odpowiadają

Jeśli masz firmę lub planujesz ją założyć, dotarcie do osób w Twojej niszy jest nieuniknione. Tak działa marketing i wszyscy to robią. Ale jeśli nie otrzymujesz żadnych odpowiedzi, prawdopodobnie wysyłasz niewłaściwe e-maile informacyjne.

Chociaż nie istnieje bardzo konkretna formuła, która zagwarantuje, że Twoja strategia popularyzacji zakończy się sukcesem, nadal musisz przestrzegać kilku niepisanych zasad, aby zwiększyć swoje szanse na zaangażowanie.

Po latach prowadzenia działań informacyjnych i eksperymentowania z różnymi sposobami zwracania się do ludzi w naszej branży ( i samodzielnego odbierania wielu e-maili informacyjnych ), nauczyliśmy się kilku trudnych lekcji na temat pisania skutecznych wiadomości e-mail, którymi chcieliśmy się dzisiaj z Wami podzielić.

Chcesz dowiedzieć się, jakie są te lekcje? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak pisać lepsze e-maile, które przyciągają uwagę ludzi i uzyskują odpowiedzi.

Zanurzmy się!

Jak pisać e-maile informacyjne, które otrzymują odpowiedzi

Teraz, gdy wyjaśniliśmy, dlaczego e-maile informacyjne są ważne, przyjrzyjmy się jedenastu znakomitym wskazówkom, które przyniosą natychmiastowe rezultaty.

• Podziel się konkretną propozycją – a nie ogólną współpracą
• Złóż propozycję, która przyniesie im korzyści
• Spersonalizuj swoją wiadomość dla każdej firmy
• Staraj się nie korzystać z ogólnego formularza kontaktowego firmy
• Nie wysyłaj e-maili kontaktowych w piątek ani w weekendy
• Napisz jasny, praktyczny wiersz tematu wiadomości e-mail
• Kontynuacja, ale nie więcej niż dwa razy
• Nie używaj zużytych szablonów
• Przedstaw się i pokaż swoją wiedzę
• Nie brzmią sprzedażowo i marketingowo
• Sprawdź e-maile informacyjne dwa razy przed ich wysłaniem

Podziel się bardzo konkretną propozycją – a nie ogólną „współpracą”

Jeśli chcesz współpracować z witryną, musisz mieć plan lub przynajmniej pomysł na wzajemną promocję.

Właściwie o to właśnie chodzi w wysyłaniu e-maila o zasięgu – prezentującym pomysł na biznes, który już masz na myśli.

Jeśli Twój e-mail nie zawiera dokładnego planu partnerstwa (tzn. opisz, jak podszedłbyś do partnerstwa i dlaczego), szanse na otrzymanie odpowiedzi są bliskie zeru.

Czemu? Ponieważ stawia odbiorcę w pracy, zmuszając go do wysyłania dodatkowych e-maili z prośbą o więcej szczegółów na temat twoich intencji, co w większości przypadków nie nastąpi.

Oto przykład niejasnej wiadomości e-mail o zasięgu:

Jakie są te możliwości? Dlaczego powinienem być zainteresowany poznaniem Twojej witryny?

Nikt nie chce wykonywać dodatkowej pracy, zwłaszcza gdy nic nie wzbudza jego zainteresowania. Jeśli nie jesteś w stanie przedstawić swojego pomysłu w profesjonalny sposób, po co ktoś miałby grać z tobą w tę i z powrotem?

Bądź konkretny i jasno przedstaw swoją ofertę, z punktami, przykładami i korzyściami.

Złóż propozycję, która będzie dla nich korzystna

Choć może to brzmieć jak oczywistość, wciąż otrzymuję e-maile, w których ludzie proszą o coś wielkiego, a w zamian po prostu „udostępniają Twój artykuł na Twitterze” . To rzeczywiście brzmi jak życiowa szansa — *nie* .

Jeśli więc Twój e-mail dotyczy tylko Ciebie, a odbiorca nie czerpie korzyści z tej oferty, nie wysyłaj go. Przez przynoszenie korzyści innym nie mam na myśli natychmiastowego ruchu ani pieniędzy, ale powinno to być przynajmniej coś, co pomoże im na dłuższą metę.

Na przykład możliwość wejścia w nową niszę i dotarcia do nowej grupy odbiorców lub zaproszenie do wspólnej pracy nad projektem.

Tylko nie wysyłaj e-maili kontaktowych wyłącznie o tobie. Zarabiaj oferty, nie błagaj o nie.

Spersonalizuj swoją wiadomość dla każdej firmy

Plan partnerski sam w sobie jest rodzajem personalizacji, ale pisząc e-maile typu outreach, możesz wziąć pod uwagę kilka innych aspektów:

Nie pisz jednej wiadomości i wyślij ją do wszystkich firm z Twojej listy.

Twoja wiadomość może się zmienić w zależności od tego, jak dobrze znasz osobę, z którą się kontaktujesz. Możesz zachowywać się swobodnie w stosunku do osób, które już poznałeś lub z którymi współpracowałeś. Właściwie można wspomnieć „Jestem X, poznaliśmy się w zeszłym roku na konferencji Y, rozmawialiśmy o marketingu i pizzy” .

Użycie tej samej wiadomości, ale zmiana linku i nazwy nie liczy się jako spersonalizowane . Np . „Znalazłem Twój post o X i bardzo mi się podobał. Bardzo przydatne wskazówki. Czy rozważyłbyś dodanie naszego narzędzia?” , gdzie X to pierwszy artykuł, który widzisz po wejściu na czyjś blog. To zdecydowanie nie jest oryginalne.

Oto przykład standardowego, ogólnego komunikatu:

Unikaj standardowego i nadużywanego języka korporacyjnego, takiego jak „Mam nadzieję, że ten e-mail Cię dobrze odnajdzie” lub „Czekam na Twoją odpowiedź” .

Właściwie pomyśl tak: jeśli jest zdanie, którego nie użyłbyś w rozmowie na żywo z tą osobą, nie używaj go również w swoich e-mailach kontaktowych.

Staraj się nie korzystać z ogólnego formularza kontaktowego firmy

Niekoniecznie jest to całkowita porażka, ale istnieje ryzyko, że Twoja wiadomość nigdy nie dotrze do właściwej osoby. Jeśli firma ma wdrożoną politykę, która nie akceptuje propozycji biznesowych, zespół wsparcia zamknie ją bez pytania.

Jeśli masz coś ciekawego do powiedzenia i kontaktujesz się z odpowiednią osobą za pośrednictwem jej własnego adresu e-mail, może ona zrobić dla Ciebie wyjątek.

Jeszcze lepsze jest bezpośrednie skontaktowanie się z kimś, kogo znasz z firmy . Zapamiętają Twoje imię i otworzą Twój e-mail. Szansa na otrzymanie odpowiedzi, nawet negatywnej, jest większa.

Wysłanie swojej propozycji osobie, która jest częścią działu, z którym chcesz się skontaktować, oznacza również, że byłeś wystarczająco zmotywowany, aby przeprowadzić minimum badań na temat firmy i nie skorzystałeś tylko z pierwszego formularza kontaktowego, który Ci się przydał.

Nie wysyłaj e-maili informacyjnych w piątki ani weekendy

Wysyłanie e-maili informacyjnych w piątki lub w weekendy po prostu zmniejszy Twoje szanse na otrzymanie odpowiedzi. Nikt nie będzie w nastroju do czytania, a co dopiero odpowiadania na piątkowe propozycje biznesowe. Ludzie chcą po prostu zakończyć swój tydzień i dokończyć inne ważne rzeczy, które mieli w programie. Jesteś ich najmniej ważnym zadaniem.

Większość z nich po prostu usunie Twój e-mail, inni zachowają go w skrzynce odbiorczej na wypadek, gdyby zerknęli na niego w przyszłym tygodniu, podczas gdy inni go przeczytają, ale prawdopodobnie nie odpowiedzą, ponieważ jest piątek i nikt nie chce rozpoczynać transakcji w piątek.

Sobota i niedziela? To jest poza dyskusją. Ludzie też mają życie osobiste. Gdy rozpocznie się następny tydzień roboczy, Twoja poczta e-mail nie będzie pierwszą rzeczą, jaką zrobią lub sprawdzą, więc można ją łatwo zgubić.

Napisz jasny, praktyczny wiersz tematu wiadomości e-mail

To kolejny ważny aspekt, który prawdopodobnie często przeoczasz, ponieważ jesteś zbyt skupiony na boisku. Ale temat wiadomości e-mail jest tym, co odbiorca widzi jako pierwszy.

Może przekonać ich do otwarcia wiadomości e-mail lub usunięcia jej bez sprawdzania, na podstawie tego, jak przejrzysta i podsumowana jest.

Ponownie, nie bądź zbyt formalny, niejasny i korporacyjny (np. „prośba o partnerstwo” ).

Postaraj się, aby Twój temat był intrygujący i interesujący dla odbiorcy. Kiedy mówisz „sprawdź mój artykuł” , nie jest to zbyt interesujące. Dlaczego miałbym zajrzeć do twojego artykułu?

Zamiast tego użycie czegoś takiego jak „mam pomysł na ulepszenie treści” lub „mam pytanie dotyczące twojej pracy” lub „opinia na temat twojego najnowszego szkicu telewizyjnego” może sprawić, że odbiorca otworzy twoją wiadomość z ciekawości.

Oto przykład wiersza tematu, który skłania do otwarcia wiadomości e-mail, aby dowiedzieć się więcej:

Nasz post na temat pisania świetnych tematów wiadomości e-mail zawiera kilka dobrych ogólnych dobrych praktyk.

Kontynuacja, ale nie więcej niż dwa razy

Gdy ktoś nie odpowiada za pierwszym razem, mógł przegapić lub zapomnieć o Twoim e-mailu. Zdarza się nam wszystkim, gdy jesteśmy zajęci.

Niektóre osoby odpowiadają po pierwszym kontakcie, ponieważ pamiętają. Niektórzy nadal nie. Wysyłasz więc kolejną odpowiedź, której wynik powinien dać ci odpowiedź, której szukasz, bez względu na to, czy otrzymasz odpowiedź, czy nie. Brak odpowiedzi sam w sobie jest odpowiedzią.

Jeśli ktoś w ogóle nie odpowiada po drugim uzupełnieniu, nie ma sensu próbować ponownie, ponieważ w tym miejscu zdenerwujesz ludzi. Ich brak zainteresowania twoją propozycją jest więcej niż oczywisty, więc kontynuując z „Co myślisz o mojej propozycji?” przeniesie Cię bezpośrednio do folderu spamu.

Metodą, która może zwiększyć Twoją szansę na sukces przy drugiej próbie, jest zaoferowanie odbiorcy czegoś dodatkowego, o czym nie wspomniałeś w pierwszym e-mailu.

Nie używaj zużytych szablonów

Wśród setek e-maili, które otrzymałem w ciągu ostatnich lat, z jednej strony mogę zliczyć te, które nie korzystały z jednego z klasycznych szablonów e-maili, które wszyscy zauważamy w naszych skrzynkach odbiorczych.

Podczas krótkiego przeglądania wiadomości e-mail, która korzysta ze standardowego szablonu, automatycznie klikam Usuń, ponieważ rozpoznaję wzór. Nie obchodzi mnie nawet propozycja.

Wysyłanie tego samego szablonu w kółko oznacza, że ​​nie kierujesz reklamy do konkretnej firmy. Po prostu wysyłasz dziesiątki e-maili z nadzieją, że ktoś (ktokolwiek to jest) w końcu odpowie.

Odbiorcy zauważają, że są tylko kolejną cegiełką w murze, więc po co mieliby zainwestować w powierzchowną współpracę?

Oto ciekawy sposób podejścia do firmy, w której nadawca przedstawił się, przekazując wewnętrzną wiadomość e-mail:

Przedstaw się i pokaż swoją wiedzę

Wraz ze wszystkimi istotnymi szczegółami, które proponujesz, napisz kilka linijek o tym, kim jesteś i co Cię poleca. Pokaż kilka przykładów swojej pracy, ale nie przesadzaj. Wystarczy akapit i linki od dwóch do trzech.

Bez względu na to, jakie stanowisko zajmujesz, połącz się z przykładami z Twojego portfolio, aby odbiorca mógł przeanalizować jakość Twojej pracy.

Nie brzmią sprzedażowo i marketingowo

Jeśli masz nadzieję na otrzymanie odpowiedzi na swoje e-maile informacyjne, nie zachowuj się jak sprzedawcy, którzy próbują przekonać ludzi do zakupu produktu. To tak naprawdę nie działa.

Rozpocznij normalną rozmowę, w której określisz, czego potrzebujesz i co drugi może zyskać na transakcji. Kiedy jesteś zbyt nachalny, zapomnij o wszelkich opiniach. Mówienie w superlatywach też nie zadziała.

Kiedy się z kimś kontaktujesz, im bardziej ludzko brzmisz, tym większe masz szanse na odpowiedź. Nikt nie chce rozpocząć rozmowy z kimś, kto pisze jak robot i stara się zaimponować. Fałszywe wiadomości e-mail można wykryć z daleka.

Po co brzmieć jak robot, skoro jesteś człowiekiem? Bądź pełen szacunku, ale jednocześnie przyjazny i naturalny.

Sprawdź e-maile informacyjne dwa razy przed ich wysłaniem

Ile razy otrzymujesz e-maile z błędną pisownią Twojego imienia lub adresu do zupełnie innej osoby/firmy?

A co z otrzymaniem pochwały za artykuł, którego nie napisałeś, lub projekt, który nie jest twój?

To natychmiastowe wyłączenie. Miałeś tylko jedną pracę, aby skopiować i wkleić moje imię i nazwisko oraz link do właściwej strony internetowej firmy, ale nie udało ci się. Kto chciałby współpracować z kimś, kto sobie z tym nie poradzi?

Włóż trochę wysiłku w pisanie lepszych e-maili informacyjnych

Z czasem przyjdzie to naturalnie, ale najpierw potrzebujesz trochę ruchu. Pozbądź się wszystkich szablonów w swojej głowie i bądź kreatywny. Na początek oto, co musisz zrobić:

• Przyjdź z konkretnym planem partnerstwa
• Zaproponuj ofertę, która przyniesie korzyści odbiorcom
• Spersonalizuj swoją wiadomość dla każdej firmy
• Staraj się nie korzystać z ogólnego formularza kontaktowego
• Nie wysyłaj e-maili informacyjnych w piątki ani weekendy
• Napisz jasny wiersz tematu e-maila
• Kontynuacja, ale nie więcej niż dwa razy
• Nie używaj zużytych szablonów
• Przedstaw się i połącz ze swoim portfolio
• Nie brzmią sprzedażowo i marketingowo
• Sprawdź e-maile dwukrotnie przed ich wysłaniem

Jeśli wysyłasz e-maile informacyjne, aby wyłapywać posty gości, możesz również przeczytać nasz przewodnik, jak pisać lepsze prezentacje postów dla gości.

Co lubisz lub nienawidzisz w e-mailach informacyjnych? Jeśli masz jakieś przykłady lub wskazówki, którymi warto się podzielić, nie wahaj się napisać komentarza poniżej.