E-mailuri de informare: 11 sfaturi pentru a scrie e-mailuri la care oamenii le răspund de fapt

Dacă aveți o afacere sau plănuiți să începeți una, este inevitabil să ajungeți la oameni din nișa dvs. Așa funcționează marketingul și toată lumea o face. Dar dacă nu primiți niciun răspuns, probabil că trimiteți e-mailuri greșite.

Deși nu există o formulă foarte specifică care să garanteze că strategia dvs. de sensibilizare va avea succes, trebuie totuși să urmați câteva reguli nescrise pentru a vă îmbunătăți șansele de implicare.

După ani în care am făcut activități de informare și am experimentat diverse moduri de a ne adresa oamenilor din industria noastră ( și am primit destul de multe e-mailuri de informare noi înșine ), am învățat câteva lecții grele despre scrierea e-mailurilor de informare de succes pe care am vrut să le împărtășim astăzi.

Vrei să înveți care sunt acele lecții? Continuați să citiți pentru a afla cum să scrieți e-mailuri de informare mai bune care să atragă atenția oamenilor și să primească răspunsuri.

Să ne scufundăm!

Cum să scrieți e-mailuri de informare care primesc răspunsuri

Acum că am împărtășit de ce e-mailurile de informare sunt importante, să ne uităm la unsprezece sfaturi excelente care vă vor aduce rezultate imediate.

• Partajați o propunere specifică – nu o colaborare generică
• Faceți o propunere care să le avantajeze
• Personalizați-vă mesajul pentru fiecare companie
• Încercați să nu utilizați formularul general de contact al unei companii
• Nu trimiteți e-mailuri de informare vineri sau în weekend
• Scrieți un subiect de e-mail clar, ușor de acționat
• Urmăriți, dar nu mai mult de două ori
• Nu folosiți șabloane uzate
• Prezintă-te și arată-ți expertiza
• Nu sună vânzător și de marketing
• Verificați e-mailurile de informare de două ori înainte de a le trimite

Partajați o propunere foarte specifică – nu „colaborare” generică

Când vrei să te asociezi cu un site, atunci trebuie să ai un plan sau măcar o idee despre cum te-ai putea promova reciproc.

De fapt, acesta este scopul trimiterii unui e-mail de informare – prezentarea unei idei de afaceri pe care o aveți deja în minte.

Dacă e-mailul dvs. nu conține un plan exact de parteneriat (adică descrieți cum ați aborda parteneriatul și de ce), șansele de a primi un răspuns sunt aproape deloc.

De ce? Pentru că îl pune pe destinatar la treabă, făcându-l să trimită e-mailuri suplimentare prin care să solicite mai multe detalii despre intențiile tale, ceea ce în majoritatea cazurilor nu se va întâmpla.

Acesta este un exemplu de e-mail vag de informare:

Care sunt aceste oportunități? De ce ar trebui să fiu interesat să aflu despre site-ul tău?

Nimeni nu vrea să facă muncă suplimentară, mai ales când nu există nimic care să le stârnească interesul. Dacă nu reușiți să vă prezentați ideea într-un mod profesionist, de ce ar juca cineva înainte și înapoi cu dvs.?

Fiți specific și prezentați-vă oferta în mod clar, cu puncte, exemple și beneficii.

Faceți o propunere care să le avantajeze și pe ei

Deși acest lucru ar putea părea a fi lucrul evident de făcut, primesc în continuare e-mailuri în care oamenii cer ceva mare și, în schimb, ei vor „distribui articolul tău pe Twitter” . Asta chiar sună ca oportunitatea vieții — *nu* .

Deci, dacă e-mailul tău este doar despre tine și destinatarul nu primește nimic benefic din această ofertă, atunci nu-l trimite. Prin avantajul celuilalt nu mă refer la trafic instant sau bani, dar ar trebui să fie măcar ceva care să-i ajute pe termen lung.

De exemplu, posibilitatea de a intra într-o nouă nișă și de a viza un nou public sau o invitație de a lucra împreună la un proiect.

Doar nu face e-mailurile de informare despre tine. Câștigă ofertele, nu cerși pentru ele.

Personalizați-vă mesajul pentru fiecare companie

A veni cu un plan de parteneriat este un tip de personalizare în sine, dar puteți lua în considerare alte câteva aspecte atunci când scrieți e-mailuri de informare:

Nu scrie un mesaj și trimite-l tuturor companiilor de pe lista ta.

În funcție de cât de bine cunoști persoana pe care o contactezi, mesajul tău se poate schimba. Poți fi obișnuit cu oamenii pe care i-ai întâlnit sau cu care ai colaborat înainte. Puteți menționa de fapt „Sunt X, ne-am întâlnit anul trecut la conferința Y, am vorbit despre marketing și pizza” .

Utilizarea aceluiași mesaj, dar schimbarea unui link și a unui nume nu este considerată personalizată . De exemplu , „Am găsit postarea ta despre X și mi-a plăcut. Sfaturi foarte utile. V-ați gândi să adăugați instrumentul nostru?” , unde X este primul articol pe care îl vezi când intri pe blogul cuiva. Cu siguranta nu este original.

Acesta este un exemplu de mesaj standard, generic:

Evitați limbajul corporativ standard și suprautilizat, cum ar fi „Sper că acest e-mail vă va găsi bine” sau „Aștept cu nerăbdare răspunsul dvs.” .

De fapt, gândiți-vă așa: dacă există o propoziție pe care nu ați folosi-o într-o conversație live cu acea persoană, atunci nu o folosiți nici în e-mailurile dvs. de informare.

Încercați să nu utilizați formularul general de contact al unei companii

Acesta nu este neapărat un eșec total, dar există riscul ca mesajul tău să nu ajungă niciodată la persoana potrivită. Dacă compania are o politică în vigoare care nu acceptă propuneri de afaceri, atunci echipa de asistență o va închide fără să ceară o altă gândire.

Dacă aveți ceva interesant de spus și contactați persoana potrivită prin propria adresă de e-mail, aceasta ar putea face o excepție pentru dvs.

Ceea ce este și mai bine este să contactați direct pe cineva cunoscut de la o companie . Îți vor aminti numele și îți vor deschide e-mailul. Șansa de a obține un răspuns, chiar și negativ, este mai mare.

Trimiterea propunerii tale unei persoane care face parte din departamentul pe care vrei să-l contactezi implică, de asemenea, că ai fost suficient de motivat pentru a face un minim de cercetare despre companie și nu ai folosit doar primul formular de contact care ți-a fost de folos.

Nu trimiteți e-mailuri de informare vineri sau în weekend

Trimiterea de e-mailuri de informare vineri sau în weekend vă va reduce șansele de a primi un răspuns. Nimeni nu va avea chef să citească, darămite să răspundă, propuneri de afaceri vineri. Oamenii vor doar să-și încheie săptămâna și să termine alte lucruri importante pe care le aveau pe agendă. Tu ești sarcina lor cea mai puțin importantă .

Cei mai mulți dintre ei îți vor șterge e-mailul pur și simplu, alții îl vor păstra în căsuța lor de e-mail în cazul în care îi vor arunca o privire săptămâna viitoare, în timp ce alții îl vor citi, dar probabil nu vor răspunde pentru că este vineri și nimeni nu vrea să înceapă o afacere vineri.

Sâmbată și duminică? Asta a iesit din discutie. Oamenii au și vieți personale. Când începe următoarea săptămână de lucru, e-mailul dvs. nu va fi primul lucru pe care îl vor face sau verifica, așa că se poate pierde cu ușurință.

Scrieți un subiect de e-mail clar, ușor de acționat

Acesta este un alt aspect important pe care probabil îl treceți cu vederea adesea pentru că sunteți prea concentrat pe teren. Dar subiectul e-mailului este ceea ce vede mai întâi destinatarul tău.

S-ar putea să-i convingă să-ți deschidă e-mailul sau să-l ștergă fără a-l verifica, în funcție de cât de clar și rezumat este.

Din nou, nu fiți foarte formal, vagi și asemănător unei corporații (de exemplu , „cerere de parteneriat” ).

Încercați să faceți subiectul intrigant și interesant pentru destinatar. Când spui „verifică-mi articolul” , nu este foarte interesant. De ce mi-ar plăcea să vă verific articolul?

În schimb, folosirea a ceva de genul „ai o idee pentru a-ți îmbunătăți conținutul” sau „Am o întrebare despre munca ta” sau „feedback despre cea mai recentă schiță TV” ar putea face destinatarul să-ți deschidă e-mailul din curiozitate.

Acesta este un exemplu de linie de subiect care vă face să deschideți e-mailul pentru a afla mai multe:

Postarea noastră despre cum să scrieți subiecte excelente pentru e-mail oferă câteva bune practici generale bune.

Urmăriți, dar nu mai mult de două ori

Când cineva nu răspunde prima dată, este posibil să fi ratat sau să fi uitat de e-mailul dvs. Ni se întâmplă tuturor când suntem ocupați.

Unii oameni răspund după ce ai urmărit prima dată pentru că își amintesc. Unii încă nu. Așa că trimiteți o altă urmărire al cărei rezultat ar trebui să vă ofere răspunsul pe care îl căutați, indiferent dacă primiți sau nu un răspuns. A nu răspunde este un răspuns în sine.

Când cineva nu răspunde deloc după a doua urmărire, nu are rost să încerci din nou, deoarece aici vei enerva oamenii. Lipsa lor de interes față de propunerea ta este mai mult decât evidentă, așa că continuă cu „Ce părere ai despre propunerea mea?” te va pune direct în dosarul de spam.

O metodă care ți-ar putea crește șansele de a reuși la a doua încercare este să oferi destinatarului ceva în plus pe care nu l-ai menționat în e-mailul inițial.

Nu folosiți șabloane uzate

Printre sutele de e-mailuri pe care le-am primit în ultimii ani, le pot număra pe de o parte pe cele care nu foloseau unul dintre șabloanele clasice de e-mail pe care le găsim cu toții în căsuțele noastre de e-mail.

În timp ce scanez pentru scurt timp printr-un e-mail care folosește un șablon standard, apăs automat pe ștergere, deoarece recunosc modelul. Nici măcar nu-mi pasă de propunere.

Trimiterea aceluiași șablon din nou și din nou înseamnă că nu vizați o anumită companie. Trimiți doar zeci de e-mailuri în speranța că cineva (oricine ar fi) va răspunde în cele din urmă.

Destinatarii observă că sunt doar o altă cărămidă în zid, așa că de ce le-ar păsa să investească într-o colaborare superficială?

Iată o modalitate interesantă de a aborda o companie, unde expeditorul s-a prezentat prin transmiterea unui e-mail intern:

Prezintă-te și arată-ți expertiza

Împreună cu toate detaliile esențiale pe care le propui, scrie câteva rânduri despre cine ești și ce te recomandă. Arată câteva exemple din munca ta, dar nu te lungi prea mult. Un paragraf și două până la trei link-uri vor fi potrivite.

Indiferent de titlul postului dvs., trimiteți la câteva exemple din portofoliul dvs., astfel încât destinatarul să vă poată analiza calitatea muncii.

Nu sună vânzător și de marketing

Dacă sperați să primiți răspunsuri la e-mailurile dvs. de informare, nu vă comportați ca acei vânzători care încearcă să convingă oamenii să cumpere un produs. Nu prea merge așa.

Începeți o conversație normală, în care spuneți ce aveți nevoie și ce poate câștiga celălalt din afacere. Când sunteți prea insistent, uitați de orice feedback. De asemenea, vorbirea la superlativ nu va funcționa.

Când contactați pe cineva, cu cât sunați mai uman, cu atât veți avea mai multe șanse să primiți răspunsuri. Nimeni nu vrea să înceapă o conversație cu cineva care scrie ca un robot și încearcă să impresioneze. Puteți observa e-mailurile false de la distanță.

De ce sună ca un robot când ești om? Fii respectuos, dar prietenos și natural în același timp.

Verificați e-mailurile de informare de două ori înainte de a le trimite

De câte ori primiți e-mailuri care vă scriu greșit numele sau adresa către o persoană/companie complet diferită?

Ce zici de a primi laude pentru un articol pe care nu l-ai scris sau pentru un proiect care nu este al tău?

Aceasta este o oprire imediată. Ai avut o singură slujbă, să-mi copiezi și să-mi inserezi numele și să faci link către site-ul potrivit al companiei, și ai eșuat. Cine vrea să colaboreze cu cineva care nu se descurcă măcar cu asta?

Depuneți un efort pentru a scrie e-mailuri de informare mai bune

Cu timpul, va veni de la sine, dar mai întâi aveți nevoie de puțin exercițiu. Scapă de toate șabloanele din capul tău și fii creativ. Pentru început, iată ce trebuie să faci:

• Vino cu un plan de parteneriat specific
• Propuneți o afacere care să beneficieze destinatarii
• Personalizați-vă mesajul pentru fiecare companie
• Încercați să nu utilizați formularul general de contact
• Nu trimiteți e-mailuri de informare vineri sau în weekend
• Scrieți un subiect clar pentru e-mail
• Urmăriți, dar nu mai mult de două ori
• Nu folosiți șabloane uzate
• Prezentați-vă și conectați-vă la portofoliul dvs
• Nu sună vânzător și de marketing
• Verificați e-mailurile de două ori înainte de a le trimite

Dacă trimiteți în mod special e-mailuri de informare pentru a atrage postări pentru invitați, vă recomandăm să citiți și ghidul nostru despre cum să scrieți propuneri mai bune pentru postările pentru invitați.

Ce iubești sau urăști la e-mailurile de informare? Dacă aveți exemple sau sfaturi care merită împărtășite, nu ezitați să scrieți un comentariu mai jos.