Email Penjangkauan: 11 Tips untuk Menulis Email yang Sebenarnya Ditanggapi Orang

Jika Anda memiliki bisnis atau Anda berencana untuk memulainya, menjangkau orang-orang di niche Anda tidak dapat dihindari. Beginilah cara kerja pemasaran dan semua orang melakukannya. Tetapi jika Anda tidak mendapatkan balasan apa pun , Anda mungkin mengirim email penjangkauan yang salah.

Meskipun tidak ada formula yang sangat spesifik yang menjamin strategi penjangkauan Anda akan berhasil, Anda masih harus mengikuti beberapa aturan tidak tertulis untuk meningkatkan peluang keterlibatan Anda.

Setelah bertahun-tahun melakukan penjangkauan dan bereksperimen dengan berbagai cara untuk menangani orang-orang di industri kami ( dan menerima beberapa email penjangkauan sendiri ), kami belajar beberapa pelajaran sulit tentang menulis email penjangkauan yang sukses yang ingin kami bagikan dengan Anda hari ini.

Ingin mempelajari apa saja pelajaran itu? Teruslah membaca untuk mengetahui cara menulis email penjangkauan yang lebih baik yang menarik perhatian orang dan mendapatkan balasan.

Mari selami!

Cara menulis email penjangkauan yang mendapat balasan

Sekarang setelah kami berbagi mengapa email penjangkauan itu penting, mari kita lihat sebelas tip luar biasa yang akan memberi Anda hasil langsung.

• Bagikan proposal tertentu – bukan kolaborasi umum
• Buatlah proposal yang bermanfaat bagi mereka
• Personalisasikan pesan Anda untuk setiap perusahaan
• Cobalah untuk tidak menggunakan formulir kontak umum perusahaan
• Jangan mengirim email penjangkauan pada hari Jumat atau akhir pekan
• Tulis baris subjek email yang jelas dan dapat ditindaklanjuti
• Tindak lanjuti, tetapi tidak lebih dari dua kali
• Jangan gunakan template usang
• Perkenalkan diri Anda dan tunjukkan keahlian Anda
• Jangan terdengar seperti sales dan marketing
• Periksa email penjangkauan dua kali sebelum mengirimnya

Bagikan proposal yang sangat spesifik – bukan “kolaborasi” umum

Ketika Anda ingin bermitra dengan sebuah situs, maka Anda harus memiliki rencana atau setidaknya gagasan tentang bagaimana Anda dapat saling mempromosikan.

Sebenarnya, itulah gunanya mengirim email penjangkauan – menyajikan ide bisnis yang sudah ada dalam pikiran Anda.

Jika email Anda tidak berisi rencana kemitraan yang tepat (yaitu menjelaskan bagaimana Anda akan mendekati kemitraan dan mengapa), peluang untuk mendapatkan balasan hampir tidak ada.

Mengapa? Karena membuat penerima bekerja, membuat mereka mengirim email tambahan yang menanyakan detail lebih lanjut tentang niat Anda, yang dalam banyak kasus tidak akan terjadi.

Ini adalah contoh email penjangkauan yang tidak jelas:

Apa saja peluang tersebut? Mengapa saya harus tertarik mempelajari situs Anda?

Tidak ada yang ingin melakukan pekerjaan ekstra, terutama ketika tidak ada yang menarik minat mereka. Jika Anda tidak dapat mengajukan ide Anda secara profesional sejak awal, mengapa ada orang yang bermain-main dengan Anda?

Spesifik dan tunjukkan penawaran Anda dengan jelas, dengan poin-poin, contoh, dan manfaat.

Buat proposal yang menguntungkan mereka juga

Meskipun ini mungkin terdengar seperti hal yang jelas untuk dilakukan, saya masih menerima email di mana orang-orang meminta sesuatu yang besar dan, sebagai balasannya, mereka hanya akan “membagikan artikel Anda di Twitter” . Itu memang terdengar seperti kesempatan seumur hidup — *tidak* .

Jadi jika email Anda hanya tentang Anda dan penerima tidak mendapatkan sesuatu yang bermanfaat dari kesepakatan ini, maka jangan kirimkan. Dengan memberi manfaat bagi orang lain, maksud saya bukan lalu lintas atau uang instan, tetapi setidaknya itu harus menjadi sesuatu yang akan membantu mereka dalam jangka panjang.

Misalnya, kemungkinan untuk memasuki ceruk baru dan menargetkan audiens baru atau undangan untuk mengerjakan proyek bersama.

Hanya saja, jangan membuat email penjangkauan Anda semua tentang Anda. Dapatkan kesepakatan, jangan mengemis untuk mereka.

Personalisasikan pesan Anda untuk setiap perusahaan

Datang dengan rencana kemitraan adalah jenis personalisasi itu sendiri, tetapi Anda dapat mempertimbangkan beberapa aspek lain saat menulis email penjangkauan:

Jangan menulis satu pesan dan mengirimkannya ke semua perusahaan di daftar Anda.

Berdasarkan seberapa baik Anda mengenal orang yang Anda hubungi, pesan Anda dapat berubah. Anda bisa santai dengan orang yang pernah Anda temui atau ajak bekerja sama sebelumnya. Anda sebenarnya dapat menyebutkan "Saya X, kami bertemu tahun lalu di konferensi Y, kami berbicara tentang pemasaran dan pizza" .

Menggunakan pesan yang sama tetapi mengubah tautan dan nama tidak dihitung sebagai pribadi . Misalnya “Saya menemukan posting Anda tentang X dan menyukainya. Tips yang sangat berguna. Apakah Anda mempertimbangkan untuk menambahkan alat kami?” , di mana X adalah artikel pertama yang Anda lihat saat memasuki blog seseorang. Itu pasti tidak asli.

Ini adalah contoh pesan standar dan umum:

Hindari bahasa perusahaan yang standar dan terlalu sering digunakan seperti “Semoga email ini menemukan Anda dengan baik” atau “Menantikan balasan Anda” .

Sebenarnya, pikirkan seperti ini: jika ada kalimat yang tidak akan Anda gunakan dalam percakapan langsung dengan orang itu, maka jangan gunakan juga dalam email penjangkauan Anda.

Cobalah untuk tidak menggunakan formulir kontak umum perusahaan

Ini belum tentu gagal total, tetapi ada risiko pesan Anda tidak akan pernah sampai ke orang yang tepat. Jika perusahaan memiliki kebijakan yang tidak menerima proposal bisnis, maka tim dukungan akan menutupnya tanpa berpikir dua kali.

Jika Anda memiliki sesuatu yang menarik untuk dikatakan dan Anda menghubungi orang yang tepat melalui alamat email mereka sendiri, mereka mungkin membuat pengecualian untuk Anda.

Yang lebih baik lagi adalah langsung menghubungi seseorang yang Anda kenal dari sebuah perusahaan . Mereka akan mengingat nama Anda dan akan membuka email Anda. Peluang untuk mendapatkan balasan, bahkan yang negatif, lebih tinggi.

Mengirimkan proposal Anda ke seseorang yang merupakan bagian dari departemen yang ingin Anda hubungi juga menyiratkan bahwa Anda cukup termotivasi untuk melakukan sedikit riset tentang perusahaan dan Anda tidak hanya menggunakan formulir kontak pertama yang berguna bagi Anda.

Jangan mengirim email penjangkauan pada hari Jumat atau akhir pekan

Mengirim email penjangkauan pada hari Jumat atau selama akhir pekan hanya akan mengurangi peluang Anda untuk mendapatkan balasan. Tidak seorang pun akan berminat membaca, apalagi menjawab, proposal bisnis pada hari Jumat. Orang-orang hanya ingin menyelesaikan minggu mereka dan menyelesaikan hal-hal penting lainnya yang ada dalam agenda mereka. Anda adalah tugas mereka yang paling tidak penting .

Sebagian besar dari mereka hanya akan menghapus email Anda, yang lain akan menyimpannya di kotak masuk mereka untuk berjaga-jaga jika mereka akan melihatnya minggu depan, sementara yang lain akan membacanya tetapi mungkin tidak menjawab karena ini hari Jumat dan tidak ada yang mau memulai kesepakatan pada hari Jumat.

Sabtu dan Minggu? Itu keluar dari diskusi. Orang juga punya kehidupan pribadi. Saat minggu kerja berikutnya dimulai, email Anda tidak akan menjadi hal pertama yang akan mereka lakukan atau periksa, sehingga bisa hilang dengan mudah.

Tulis baris subjek email yang jelas dan dapat ditindaklanjuti

Ini adalah aspek penting lain yang mungkin sering Anda abaikan karena Anda terlalu fokus di lapangan. Tetapi subjek email adalah apa yang dilihat penerima Anda terlebih dahulu.

Ini mungkin meyakinkan mereka untuk membuka email Anda atau menghapusnya tanpa memeriksanya, berdasarkan seberapa jelas dan rangkumannya.

Sekali lagi, jangan terlalu formal, tidak jelas, dan seperti perusahaan (misalnya "permintaan kemitraan" ).

Cobalah untuk membuat baris subjek Anda menarik dan menarik bagi penerima. Ketika Anda mengatakan "periksa artikel saya" , itu tidak terlalu menarik. Mengapa saya peduli untuk memeriksa artikel Anda?

Sebaliknya, menggunakan sesuatu seperti "punya ide untuk meningkatkan konten Anda" atau "Saya punya pertanyaan tentang pekerjaan Anda" atau "umpan balik tentang sketsa TV terbaru Anda" mungkin membuat penerima membuka email Anda karena penasaran.

Ini adalah contoh baris subjek yang membuat Anda membuka email untuk mengetahui lebih lanjut:

Posting kami tentang cara menulis baris subjek email yang bagus memberikan beberapa praktik terbaik umum yang baik.

Tindak lanjuti, tetapi tidak lebih dari dua kali

Ketika seseorang tidak membalas pertama kali, mereka mungkin melewatkan atau melupakan email Anda. Itu terjadi pada kita semua ketika kita sedang sibuk.

Beberapa orang membalas setelah Anda menindaklanjuti pertama kali karena mereka ingat. Beberapa masih tidak. Jadi Anda mengirim tindak lanjut lain yang hasilnya akan memberi Anda jawaban yang Anda cari, tidak peduli apakah Anda mendapat balasan atau tidak. Tidak menjawab adalah jawaban itu sendiri.

Ketika seseorang tidak membalas sama sekali setelah tindak lanjut kedua, tidak ada gunanya mencoba lagi karena di sinilah Anda akan mengganggu orang. Kurangnya minat mereka pada proposal Anda lebih dari jelas, jadi lanjutkan dengan "Apa pendapat Anda tentang proposal saya?" akan menempatkan Anda langsung di folder spam.

Metode yang dapat meningkatkan peluang Anda untuk berhasil dengan upaya kedua Anda adalah dengan menawarkan penerima sesuatu yang ekstra yang tidak Anda sebutkan di email awal Anda.

Jangan gunakan template usang

Di antara ratusan email yang saya terima selama beberapa tahun terakhir, saya dapat menghitung di satu sisi email yang tidak menggunakan salah satu template email klasik yang kita semua temukan di kotak masuk kita.

Sementara saya secara singkat memindai email yang menggunakan templat standar, saya secara otomatis menekan hapus karena saya mengenali polanya. Aku bahkan tidak peduli dengan proposalnya.

Mengirim template yang sama berulang kali berarti Anda tidak menargetkan perusahaan tertentu. Anda hanya mengirim puluhan email berharap seseorang (siapa pun itu) pada akhirnya akan menjawab.

Penerima menyadari bahwa mereka hanyalah batu bata di dinding, jadi mengapa mereka peduli untuk berinvestasi dalam kolaborasi yang dangkal?

Berikut cara menarik untuk mendekati perusahaan, di mana pengirim memperkenalkan dirinya dengan meneruskan email internal:

Perkenalkan diri Anda dan tunjukkan keahlian Anda

Bersama dengan semua detail penting yang Anda usulkan, tulis beberapa baris tentang siapa Anda dan apa yang merekomendasikan Anda. Tunjukkan beberapa contoh pekerjaan Anda, tetapi jangan terlalu panjang. Sebuah paragraf dan dua-ke-tiga link akan dilakukan.

Apa pun jabatan Anda, tautkan ke beberapa contoh portofolio Anda sehingga penerima dapat menganalisis kualitas pekerjaan Anda.

Jangan terdengar seperti sales dan marketing

Jika Anda berharap mendapatkan balasan untuk email penjangkauan Anda, jangan bertindak seperti penjual yang mencoba meyakinkan orang untuk membeli produk. Ini tidak benar-benar bekerja seperti itu.

Mulailah percakapan normal, di mana Anda menyatakan apa yang Anda butuhkan dan apa yang dapat diperoleh orang lain dari kesepakatan itu. Saat Anda terlalu memaksa, lupakan umpan balik apa pun. Berbicara superlatif juga tidak akan berhasil.

Saat Anda menghubungi seseorang, semakin terdengar manusiawi Anda, semakin banyak peluang untuk membalas. Tidak ada yang ingin memulai percakapan dengan seseorang yang menulis seperti robot dan mencoba untuk mengesankan. Anda dapat melihat email palsu dari kejauhan.

Mengapa terdengar seperti robot ketika Anda seorang manusia? Bersikaplah hormat, tetapi ramah dan alami pada saat yang bersamaan.

Periksa email penjangkauan dua kali sebelum mengirimnya

Berapa kali Anda mendapatkan email yang salah mengeja nama atau alamat Anda ke orang/perusahaan yang sama sekali berbeda?

Bagaimana dengan menerima pujian untuk artikel yang tidak Anda tulis atau proyek yang bukan milik Anda?

Itu langsung mematikan. Anda hanya memiliki satu pekerjaan, menyalin-tempel nama saya dan link ke situs web perusahaan yang tepat, dan Anda gagal. Siapa yang mau berkolaborasi dengan seseorang yang setidaknya tidak bisa menanganinya?

Berusahalah untuk menulis email penjangkauan yang lebih baik

Seiring waktu, itu akan datang secara alami, tetapi Anda perlu sedikit berolahraga terlebih dahulu. Singkirkan semua templat di kepala Anda dan jadilah kreatif. Sebagai permulaan, inilah yang perlu Anda lakukan:

• Datang dengan rencana kemitraan tertentu
• Usulkan kesepakatan yang menguntungkan penerima
• Personalisasikan pesan Anda untuk setiap perusahaan
• Cobalah untuk tidak menggunakan formulir kontak umum
• Jangan mengirim email penjangkauan pada hari Jumat atau akhir pekan
• Tulis baris subjek email yang jelas
• Tindak lanjuti, tetapi tidak lebih dari dua kali
• Jangan gunakan template usang
• Perkenalkan diri Anda dan tautkan ke portofolio Anda
• Jangan terdengar seperti sales dan marketing
• Periksa email dua kali sebelum mengirimnya

Jika Anda secara khusus mengirim email penjangkauan untuk mengganggu posting tamu, Anda mungkin juga ingin membaca panduan kami tentang cara menulis promosi posting tamu yang lebih baik.

Apa yang Anda sukai atau benci tentang email penjangkauan? Jika Anda memiliki contoh atau tips yang layak dibagikan, jangan ragu untuk menulis komentar di bawah.