Информационные письма: 11 советов, как писать электронные письма, на которые люди действительно отвечают

Если у вас есть бизнес или вы планируете его начать, общение с людьми в вашей нише неизбежно. Так работает маркетинг, и все так делают. Но если вы не получаете никаких ответов, вы, вероятно, отправляете не те информационные письма.

Хотя не существует конкретной формулы, гарантирующей, что ваша стратегия охвата будет успешной, вам все равно нужно следовать нескольким неписаным правилам, чтобы повысить свои шансы на вовлечение.

После многих лет проведения информационно-просветительской работы и экспериментов с различными способами обращения к людям в нашей отрасли ( и сами получили довольно много информационных писем ), мы усвоили несколько тяжелых уроков о написании успешных информационных писем, которыми мы хотели поделиться с вами сегодня.

Хотите узнать, что это за уроки? Продолжайте читать, чтобы узнать, как лучше писать информационные письма, привлекающие внимание людей и получающие ответы.

Давайте погрузимся!

Как писать информационные письма, на которые приходят ответы

Теперь, когда мы рассказали, почему рассылка по электронной почте важна, давайте рассмотрим одиннадцать отличных советов, которые принесут вам немедленные результаты.

• Поделитесь конкретным предложением, а не общим сотрудничеством
• Сделайте выгодное им предложение
• Персонализируйте свое сообщение для каждой компании
• Старайтесь не использовать общую контактную форму компании
• Не отправляйте информационные письма по пятницам или выходным
• Напишите четкую, действенную строку темы электронного письма
• Повторить, но не более двух раз
• Не используйте изношенные шаблоны
• Представьтесь и покажите свою экспертность
• Не ведите себя как продажный и маркетинговый
• Дважды проверяйте информационное письмо перед отправкой

Поделитесь очень конкретным предложением, а не общим «сотрудничеством».

Если вы хотите стать партнером сайта, у вас должен быть план или хотя бы представление о том, как вы могли бы продвигать друг друга.

На самом деле, в этом и заключается смысл отправки информационного письма — представления бизнес-идеи, которую вы уже имеете в виду.

Если ваше электронное письмо не содержит точного плана партнерства (т.е. описания того, как вы подошли бы к партнерству и почему), шансы получить ответ равны нулю.

Почему? Потому что это заставляет получателя работать, заставляя его отправлять дополнительные электронные письма с просьбой предоставить более подробную информацию о ваших намерениях, чего в большинстве случаев не происходит.

Это пример расплывчатого информационного письма:

Что это за возможности? Почему мне должно быть интересно узнать о вашем сайте?

Никто не хочет делать лишнюю работу, особенно когда нет ничего, что могло бы их заинтересовать. Если вы не можете с самого начала представить свою идею на профессиональном уровне, зачем кому-то играть с вами туда-сюда?

Будьте конкретны и представьте свое предложение четко, с пунктами, примерами и преимуществами.

Сделайте предложение, которое будет выгодно и им

Хотя это может показаться очевидным, я все еще получаю электронные письма, в которых люди просят что-то важное, а взамен просто «поделятся вашей статьей в Твиттере» . Это действительно звучит как возможность всей жизни — *нет* .

Так что если ваше письмо только о вас и получатель не получит от этой сделки ничего полезного, то не отправляйте его. Под пользой для других я не имею в виду мгновенный трафик или деньги, но это должно быть хотя бы что-то, что поможет им в долгосрочной перспективе.

Например, возможность войти в новую нишу и нацелиться на новую аудиторию или приглашение поработать над совместным проектом.

Просто не делайте свои информационные письма только о вас. Зарабатывайте на сделках, а не клянчите их.

Персонализируйте свое сообщение для каждой компании

Наличие партнерского плана само по себе является типом персонализации, но вы можете принять во внимание несколько других аспектов при написании информационных писем:

Не пишите одно сообщение и отправляйте его всем компаниям из вашего списка.

В зависимости от того, насколько хорошо вы знаете человека, с которым связываетесь, ваше сообщение может измениться. Вы можете вести себя непринужденно с людьми, с которыми вы встречались или сотрудничали раньше. На самом деле вы можете упомянуть «Я X, мы встречались в прошлом году на конференции Y, мы говорили о маркетинге и пицце» .

Использование того же сообщения, но с изменением ссылки и имени не считается персонализированным . Например : «Я нашел ваш пост о X, и он мне понравился. Очень полезные советы. Не могли бы вы добавить наш инструмент?» , где X — это первая статья, которую вы видите, когда заходите в чей-то блог. Это точно не оригинал.

Это пример стандартного общего сообщения:

Избегайте стандартных и заезженных корпоративных выражений, таких как «Надеюсь, это электронное письмо вас удовлетворит» или «С нетерпением жду вашего ответа» .

На самом деле, подумайте так: если есть предложение, которое вы не стали бы использовать в живом разговоре с этим человеком, то не используйте его и в своих информационных письмах.

Старайтесь не использовать общую контактную форму компании

Это не обязательно полный провал, но есть риск, что ваше сообщение никогда не дойдет до нужного человека. Если у компании есть политика, которая не принимает деловые предложения, команда поддержки закроет ее, не задумываясь.

Если вам есть что сказать интересному и вы связываетесь с нужным человеком по его собственному адресу электронной почты, они могут сделать для вас исключение.

Еще лучше напрямую связаться со знакомым из компании . Они запомнят ваше имя и откроют вашу электронную почту. Шанс получить ответ, даже отрицательный, выше.

Отправка вашего предложения лицу, которое является частью отдела, с которым вы хотите связаться, также означает, что вы были достаточно мотивированы, чтобы провести минимум исследований о компании , и вы не просто использовали первую контактную форму, которая вам пригодилась.

Не отправляйте информационные письма по пятницам или выходным

Отправка информационных писем по пятницам или в выходные просто уменьшит ваши шансы получить ответ. По пятницам никому не захочется читать, не говоря уже о том, чтобы отвечать на деловые предложения. Люди просто хотят завершить свою неделю и закончить другие важные дела, которые у них были на повестке дня. Ты их наименее важная задача.

Большинство из них просто удалят ваше электронное письмо, другие сохранят его в своем почтовом ящике на случай, если они посмотрят его на следующей неделе, в то время как другие прочитают его, но, вероятно, не ответят, потому что сегодня пятница, а никто не хочет заключать сделку в пятницу.

Суббота и воскресенье? Это вне обсуждения. У людей тоже есть личная жизнь. Когда начнется следующая рабочая неделя, ваша электронная почта не будет первой, что они будут делать или проверять, поэтому она может легко потеряться.

Напишите четкую, действенную строку темы электронного письма

Это еще один важный аспект, который вы, вероятно, часто упускаете из виду, потому что слишком сосредоточены на поле. Но тема письма — это то, что ваш получатель увидит в первую очередь.

Это может убедить их открыть вашу электронную почту или удалить ее, не проверив ее, в зависимости от того, насколько она ясна и резюмирована.

Опять же, не будьте слишком формальными, расплывчатыми и корпоративными (например, «запрос на партнерство» ).

Постарайтесь сделать вашу тему письма интригующей и интересной для получателя. Когда вы говорите «проверьте мою статью» , это не очень интересно. Зачем мне проверять вашу статью?

Вместо этого, используя что-то вроде «есть идея по улучшению вашего контента» , или «у меня есть вопрос о вашей работе», или «отзыв о вашем последнем телевизионном скетче» , вы можете заставить получателя открыть ваше письмо из любопытства.

Это пример строки темы, которая заставляет вас открыть письмо, чтобы узнать больше:

В нашей статье о том, как писать отличные темы для электронных писем, приводятся некоторые общие рекомендации.

Повторить, но не более двух раз

Если кто-то не отвечает в первый раз, возможно, он пропустил ваше электронное письмо или забыл о нем. Это случается со всеми нами, когда мы заняты.

Некоторые люди отвечают после того, как вы напишете в первый раз, потому что они помнят. Некоторые до сих пор нет. Таким образом, вы отправляете еще одно продолжение, результат которого должен дать вам ответ, который вы искали, независимо от того, получите вы ответ или нет. Отсутствие ответа — это сам ответ.

Когда кто-то вообще не отвечает после второго ответа, нет смысла пытаться снова, потому что этим вы будете раздражать людей. Их отсутствие интереса к вашему предложению более чем очевидно, поэтому продолжение вопроса «Что вы думаете о моем предложении?» отправит вас прямо в папку со спамом.

Метод, который может увеличить ваши шансы на успех во второй попытке, — это предложить получателю что-то дополнительное, о чем вы не упомянули в своем первоначальном письме.

Не используйте изношенные шаблоны

Среди сотен электронных писем, которые я получил за последние годы, я могу сосчитать по пальцам одной руки те, в которых не использовался ни один из классических шаблонов электронной почты, которые мы все замечаем в наших почтовых ящиках.

В то время как я быстро просматриваю электронное письмо, в котором используется стандартный шаблон, я автоматически нажимаю «Удалить», потому что я узнаю шаблон. Меня даже не волнует это предложение.

Отправка одного и того же шаблона снова и снова означает, что вы не ориентируетесь на конкретную компанию. Вы просто отправляете десятки электронных писем в надежде, что кто-то (кто бы это ни был) в конце концов ответит.

Получатели замечают, что они просто еще один кирпич в стене, так зачем им инвестировать в поверхностное сотрудничество?

Вот интересный способ обратиться к компании, где отправитель представился, переслав внутреннее электронное письмо:

Представьтесь и покажите свою экспертность

Вместе со всеми существенными деталями, которые вы предлагаете, напишите несколько строк о том, кто вы и что вас рекомендует. Покажите несколько примеров своей работы, но не слишком длинных. Подойдет абзац и две-три ссылки.

Какой бы ни была ваша должность, дайте ссылку на несколько примеров вашего портфолио, чтобы получатель мог проанализировать качество вашей работы.

Не ведите себя как продажный и маркетинговый

Если вы надеетесь получить ответы на свои информационные письма, не ведите себя как те продавцы, которые пытаются убедить людей купить продукт. На самом деле это так не работает.

Начните нормальный разговор, в котором вы говорите, что вам нужно и что другой может получить от сделки. Когда вы слишком настойчивы, забудьте о любой обратной связи. Говорить в превосходной степени тоже не получится.

Когда вы связываетесь с кем-то, чем человечнее вы говорите, тем больше у вас шансов получить ответы. Никто не хочет начинать разговор с кем-то, кто пишет как робот и пытается произвести впечатление. Вы можете определить поддельные электронные письма на расстоянии.

Зачем звучать как робот, если ты человек? Будьте уважительны, но дружелюбны и в то же время естественны.

Дважды проверяйте информационное письмо перед отправкой

Сколько раз вы получаете электронные письма с неправильным написанием вашего имени или адресом совершенно другому человеку/компании?

Как насчет того, чтобы получить похвалу за статью, которую вы не писали, или за проект, который вам не принадлежит?

Это немедленное отключение. У вас была только одна задача — скопировать и вставить мое имя и ссылку на нужный веб-сайт компании, и вы потерпели неудачу. Кто захочет сотрудничать с кем-то, кто не может справиться хотя бы с этим?

Приложите некоторые усилия, чтобы написать лучшие информационные письма

Со временем это придет само собой, но сначала вам нужно немного потренироваться. Избавьтесь от всех шаблонов в голове и творите. Для начала вот что вам нужно сделать:

• Приходите с конкретным партнерским планом
• Предложите сделку, выгодную получателям
• Персонализируйте свое сообщение для каждой компании
• Старайтесь не использовать общую контактную форму
• Не отправляйте информационные письма по пятницам или выходным
• Напишите четкую тему письма
• Повторить, но не более двух раз
• Не используйте изношенные шаблоны
• Представьтесь и дайте ссылку на свое портфолио
• Не ведите себя как продажный и маркетинговый
• Дважды проверяйте письма перед отправкой

Если вы специально отправляете информационные письма для получения гостевых постов, вы также можете прочитать наше руководство о том, как лучше писать гостевые посты.

Что вы любите или ненавидите в информационных письмах? Если у вас есть какие-либо примеры или советы, которыми стоит поделиться, не стесняйтесь написать комментарий ниже.