Outreach Emails: 11 เคล็ดลับในการเขียนอีเมลที่ผู้คนตอบกลับจริงๆ
เผยแพร่แล้ว: 2021-03-29หากคุณมีธุรกิจหรือกำลังวางแผนที่จะเริ่มต้นธุรกิจ การติดต่อกับผู้คนในโพรงของคุณเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ นี่คือวิธีการทำงานของการตลาดและทุกคนก็ทำเช่นนั้น แต่ถ้าคุณไม่ได้รับการตอบกลับ ใดๆ แสดงว่าคุณอาจส่งอีเมลเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ผิด
แม้ว่าจะไม่มีสูตรเฉพาะเจาะจงที่รับประกันว่ากลยุทธ์การเข้าถึงของคุณจะประสบความสำเร็จ แต่คุณยังต้องปฏิบัติตามกฎที่ไม่ได้เขียนไว้สองสามข้อเพื่อเพิ่มโอกาสในการมีส่วนร่วม
หลังจากหลายปีของการทำ Outreach และทดลองกับวิธีการต่างๆ ในการพูดคุยกับผู้คนในอุตสาหกรรมของเรา ( และได้รับอีเมลถึง Outreach ด้วยตัวเองสองสามฉบับ ) เราได้เรียนรู้บทเรียนที่ยากเกี่ยวกับการเขียนอีเมลที่ประสบความสำเร็จซึ่งเราต้องการแบ่งปันกับคุณในวันนี้
ต้องการเรียนรู้ว่าบทเรียนเหล่านั้นคืออะไร? อ่านต่อเพื่อหาวิธีเขียนอีเมลเพื่อการติดต่อสื่อสารที่ดีขึ้นเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้คนและได้รับการตอบกลับ
มาดำน้ำกันเถอะ!
วิธีเขียนอีเมลประชาสัมพันธ์ที่ได้รับการตอบกลับ
เราได้แชร์เหตุผลที่อีเมลเผยแพร่ประชาสัมพันธ์มีความสำคัญแล้ว มาดูเคล็ดลับดีๆ 11 ข้อที่จะให้ผลลัพธ์ในทันที
- แบ่งปันข้อเสนอเฉพาะ – ไม่ใช่การทำงานร่วมกันทั่วไป
- ทำข้อเสนอที่เป็นประโยชน์ต่อพวกเขา
- ปรับแต่งข้อความของคุณสำหรับแต่ละบริษัท
- พยายามอย่าใช้แบบฟอร์มติดต่อทั่วไปของบริษัท
- อย่าส่งอีเมลประชาสัมพันธ์ในวันศุกร์หรือวันหยุดสุดสัปดาห์
- เขียนหัวเรื่องอีเมลที่ชัดเจนและนำไปใช้ได้จริง
- ติดตามได้แต่ไม่เกินสองครั้ง
- อย่าใช้เทมเพลตที่ชำรุด
- แนะนำตัวเองและแสดงความเชี่ยวชาญของคุณ
- อย่าดูถูกการขายและการตลาด
- ตรวจสอบอีเมลเผยแพร่สองครั้งก่อนส่ง
แชร์ข้อเสนอที่เจาะจงมาก ไม่ใช่ "การทำงานร่วมกัน" แบบทั่วไป
เมื่อคุณต้องการเป็นพันธมิตรกับไซต์ คุณต้องมีแผนหรืออย่างน้อยก็ไอเดียว่าคุณจะโปรโมตซึ่งกันและกันได้อย่างไร
อันที่จริงแล้ว นั่นคือจุดที่ต้องส่งอีเมลประชาสัมพันธ์ – นำเสนอแนวคิดทางธุรกิจที่คุณมีอยู่แล้วในใจ
หากอีเมลของคุณไม่มีแผนหุ้นส่วนที่แน่นอน (เช่น อธิบายว่าคุณจะเข้าหาพันธมิตรอย่างไรและทำไม) โอกาสที่จะได้รับคำตอบก็แทบไม่มีเลย
ทำไม เนื่องจากทำให้ผู้รับทำงาน ทำให้พวกเขาส่งอีเมลเพิ่มเติมเพื่อขอรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับความตั้งใจของคุณ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วจะไม่เกิดขึ้น
นี่คือตัวอย่างอีเมลแจ้งข่าวที่คลุมเครือ:
โอกาสเหล่านี้คืออะไร? เหตุใดฉันจึงควรสนใจเรียนรู้เกี่ยวกับไซต์ของคุณ
ไม่มีใครอยากทำงานพิเศษ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไม่มีอะไรที่ดึงดูดความสนใจของพวกเขา หากคุณไม่สามารถนำเสนอไอเดียของคุณอย่างมืออาชีพได้ตั้งแต่แรก แล้วจะมีใครมาเล่นงานกับคุณทำไม
เจาะจงและนำเสนอข้อเสนอของคุณอย่างชัดเจน พร้อมหัวข้อย่อย ตัวอย่าง และผลประโยชน์
ทำข้อเสนอที่เป็นประโยชน์กับพวกเขาด้วย
แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูเหมือนเป็นสิ่งที่ควรทำอย่างชัดเจน แต่ฉันยังคงได้รับอีเมลที่ผู้คนถามถึงเรื่องใหญ่ และในทางกลับกัน พวกเขาจะ “แชร์บทความของคุณบน Twitter” นั่นฟังดูเป็นโอกาสของชีวิต — *ไม่ใช่*
ดังนั้น หากอีเมลของคุณเกี่ยวกับคุณเท่านั้นและผู้รับไม่ได้ประโยชน์อะไรจากข้อตกลงนี้ ก็อย่าส่งไป ฉันไม่ได้หมายถึงการเข้าชมหรือเงินในทันที แต่อย่างน้อยก็ควรเป็นสิ่งที่จะช่วยพวกเขาในระยะยาว
ตัวอย่างเช่น ความเป็นไปได้ในการเข้าสู่ช่องใหม่และกำหนดเป้าหมายผู้ชมใหม่หรือคำเชิญให้ทำงานในโครงการร่วมกัน
อย่าทำอีเมลเผยแพร่เกี่ยวกับตัวคุณทั้งหมด รับข้อเสนออย่าร้องขอพวกเขา
ปรับแต่งข้อความของคุณสำหรับแต่ละบริษัท
การมาพร้อมกับแผนหุ้นส่วนคือประเภทของการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ แต่คุณสามารถคำนึงถึงแง่มุมอื่นๆ บางประการเมื่อเขียนอีเมลเผยแพร่ประชาสัมพันธ์:
อย่าเขียนข้อความ เดียว และส่งไปยังบริษัททั้งหมดที่อยู่ในรายชื่อของคุณ
ข้อความของคุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้จักบุคคลที่คุณติดต่อมากเพียงใด คุณสามารถเป็นกันเองกับคนที่คุณเคยพบหรือเคยร่วมงานด้วยมาก่อน คุณสามารถพูดได้ ว่า "ฉันชื่อ X เราเคยพบกันที่งานประชุม Y เมื่อปีที่แล้ว เราคุยกันเรื่องการตลาดและพิซซ่า"
การใช้ข้อความเดียวกันแต่การเปลี่ยนลิงก์และชื่อ ไม่นับเป็นส่วนบุคคล เช่น “ฉันพบโพสต์ของคุณเกี่ยวกับ X และชอบมันมาก เคล็ดลับที่มีประโยชน์มาก คุณจะพิจารณาเพิ่มเครื่องมือของเราหรือไม่” โดยที่ X คือบทความแรกที่คุณเห็นเมื่อคุณเข้าสู่บล็อกของใครบางคน มันไม่ใช่ต้นฉบับอย่างแน่นอน
นี่คือตัวอย่างของข้อความทั่วไปที่เป็นมาตรฐาน:
หลีกเลี่ยงภาษาองค์กรที่เป็นมาตรฐานและใช้มากเกินไป เช่น "หวังว่าอีเมลนี้จะหาคุณเจอ" หรือ "รอคอยการตอบกลับของคุณ"
ที่จริง ให้คิดแบบนี้: หากมีประโยคใดที่คุณไม่อยากใช้ในการสนทนาสดกับบุคคลนั้น ก็อย่าใช้ในอีเมลประชาสัมพันธ์ของคุณเช่นกัน
พยายามอย่าใช้แบบฟอร์มติดต่อทั่วไปของบริษัท
ไม่จำเป็นต้องเป็นความล้มเหลวทั้งหมด แต่มีความเสี่ยงที่ข้อความของคุณจะไม่ส่งถึงบุคคลที่เหมาะสม หากบริษัทมีนโยบายที่ไม่ยอมรับข้อเสนอทางธุรกิจ ทีมสนับสนุนจะปิดโดยไม่ต้องคิดอีก
หากคุณมีสิ่งที่น่าสนใจที่จะพูดและคุณกำลังติดต่อบุคคลที่ใช่ผ่านที่อยู่อีเมลของพวกเขาเอง พวกเขาอาจมีข้อยกเว้นสำหรับคุณ
ทางที่ดีไปกว่านั้นคือการ ติดต่อโดยตรงกับบุคคลที่คุณรู้จักจากบริษัท พวกเขาจะจำชื่อของคุณและจะเปิดอีเมลของคุณ โอกาสที่จะได้รับคำตอบ แม้แต่คำตอบเชิงลบก็สูงขึ้น
การส่งข้อเสนอของคุณไปยังบุคคลที่เป็นส่วนหนึ่งของแผนกที่คุณต้องการติดต่อยังหมายความว่าคุณมีแรงจูงใจเพียงพอที่จะ ทำวิจัยเกี่ยวกับบริษัทอย่างน้อยที่สุด และคุณไม่ได้ใช้เพียงแบบฟอร์มการติดต่อครั้งแรกที่สะดวกสำหรับคุณ
อย่าส่งอีเมลประชาสัมพันธ์ในวันศุกร์หรือวันหยุดสุดสัปดาห์
การส่งอีเมลประชาสัมพันธ์ในวันศุกร์หรือช่วงสุดสัปดาห์จะลดโอกาสในการได้รับการตอบกลับ จะไม่มีใครอยู่ในอารมณ์ในการอ่าน นับประสาตอบข้อเสนอทางธุรกิจในวันศุกร์ ผู้คนเพียงต้องการสรุปสัปดาห์ของพวกเขาและเสร็จสิ้นสิ่งที่สำคัญอื่นๆ ที่พวกเขามีในวาระการประชุม คุณเป็นงาน ที่มีความสำคัญน้อยที่สุด ของพวกเขา
ส่วนใหญ่จะลบอีเมลของคุณ คนอื่นๆ จะเก็บไว้ในกล่องจดหมายเผื่อว่าพวกเขาจะลองดูในสัปดาห์หน้า ในขณะที่คนอื่นๆ จะอ่านอีเมลแต่อาจไม่ตอบเพราะเป็นวันศุกร์และไม่มีใครต้องการเริ่มข้อตกลงในวันศุกร์
วันเสาร์และวันอาทิตย์? ที่ออกจากการสนทนา ผู้คนต่างก็มีชีวิตส่วนตัวเช่นกัน เมื่อสัปดาห์ทำการถัดไปเริ่มต้นขึ้น อีเมลของคุณจะไม่ใช่สิ่งแรกที่พวกเขาจะทำหรือตรวจสอบ ดังนั้นจึงอาจสูญหายได้ง่าย
เขียนหัวเรื่องอีเมลที่ชัดเจนและนำไปใช้ได้จริง
นี่เป็นอีกแง่มุมที่สำคัญที่คุณอาจมองข้ามบ่อยๆ เนื่องจากคุณจดจ่อกับสนามมากเกินไป แต่หัวเรื่องของอีเมลคือสิ่งที่ผู้รับของคุณเห็นเป็นอันดับแรก
อาจโน้มน้าวให้พวกเขาเปิดหรือลบอีเมลของคุณโดยไม่ต้องตรวจสอบ โดยพิจารณาจากความชัดเจนและสรุปของอีเมล
อีกครั้ง อย่า เป็นทางการ คลุมเครือ และดูเหมือนองค์กร (เช่น “คำขอหุ้นส่วน” )
พยายามทำให้หัวเรื่องของคุณน่าสนใจและน่าสนใจสำหรับผู้รับ เมื่อคุณพูดว่า "ตรวจสอบบทความของฉัน" นั่นไม่น่าสนใจมากนัก ทำไมฉันถึงสนใจที่จะตรวจสอบบทความของคุณ?
การใช้บางอย่างเช่น "มีแนวคิดในการปรับปรุงเนื้อหาของคุณ" หรือ "ฉันมีคำถามเกี่ยวกับงานของคุณ" หรือ "ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับภาพร่างรายการทีวีล่าสุดของคุณ" อาจทำให้ผู้รับเปิดอีเมลของคุณด้วยความอยากรู้
นี่คือตัวอย่างหัวเรื่องที่ทำให้คุณต้องเปิดอีเมลเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติม:
โพสต์เกี่ยวกับวิธีเขียนหัวเรื่องอีเมลที่ยอดเยี่ยมมีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดโดยทั่วไป
ติดตามได้แต่ไม่เกินสองครั้ง
เมื่อมีคนไม่ตอบกลับในครั้งแรก พวกเขาอาจพลาดหรือลืมอีเมลของคุณ มันเกิดขึ้นกับเราทุกคนเมื่อเรายุ่ง
บางคนจะตอบกลับหลังจากที่คุณติดตามในครั้งแรกเพราะพวกเขาจำได้ บางคนยังไม่ได้ ดังนั้นคุณจึงส่งการติดตามผลอื่นซึ่งผลลัพธ์ควรให้คำตอบที่คุณต้องการ ไม่ว่าคุณจะได้รับคำตอบหรือไม่ก็ตาม ไม่ตอบคือคำตอบในตัวมันเอง
เมื่อมีคนไม่ตอบกลับเลยหลังจากการติดตามครั้งที่สอง ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะลองอีกครั้งเพราะนี่คือที่ที่คุณจะรบกวนผู้คน การขาดความสนใจในข้อเสนอของคุณนั้นชัดเจนมาก ดังนั้นต่อด้วย "คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับข้อเสนอของฉัน" จะใส่คุณโดยตรงในโฟลเดอร์สแปม
วิธีที่อาจเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จในความพยายามครั้งที่สองคือการเสนอสิ่งพิเศษให้กับผู้รับที่คุณไม่ได้กล่าวถึงในอีเมลฉบับแรกของคุณ
อย่าใช้เทมเพลตที่ชำรุด
ในบรรดาอีเมลหลายร้อยฉบับที่ฉันได้รับในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ฉันสามารถวางใจได้ว่าอีเมลเหล่านั้นไม่ได้ใช้เทมเพลตอีเมลแบบคลาสสิกที่เราพบในกล่องจดหมายของเรา
ในขณะที่ฉันสแกนอีเมลที่ใช้เทมเพลตมาตรฐานโดยสังเขป ฉันจะกดลบโดยอัตโนมัติเพราะฉันจำรูปแบบได้ ฉันไม่สนใจแม้แต่ข้อเสนอ
การส่งเทมเพลตเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกหมายความว่าคุณไม่ได้กำหนดเป้าหมายไปยังบริษัทใดบริษัทหนึ่ง คุณเพียงแค่ส่งอีเมลหลายสิบฉบับโดยหวังว่าใครบางคน (ใครก็ตามที่เป็นเช่นนั้น) จะตอบในที่สุด
ผู้รับสังเกตเห็นว่าพวกเขาเป็นเพียงอิฐอีกก้อนในกำแพง ทำไมพวกเขาถึงสนใจที่จะลงทุนในการทำงานร่วมกันเพียงผิวเผิน?
นี่เป็นวิธีที่น่าสนใจในการเข้าหาบริษัท โดยที่ผู้ส่งแนะนำตัวเองด้วยการส่งต่ออีเมลภายใน:
แนะนำตัวเองและแสดงความเชี่ยวชาญของคุณ
พร้อมกับรายละเอียดสำคัญทั้งหมดที่คุณเสนอ เขียนสองสามบรรทัดเกี่ยวกับตัวคุณและสิ่งที่แนะนำคุณ แสดงตัวอย่างงานของคุณ แต่อย่ายาวเกินไป ลิงก์ย่อหน้าและสองต่อสามจะทำ
ไม่ว่าตำแหน่งงานของคุณจะเป็นอย่างไร ให้เชื่อมโยงไปยังตัวอย่างผลงานของคุณ เพื่อให้ผู้รับสามารถวิเคราะห์คุณภาพงานของคุณได้
อย่าดูถูกการขายและการตลาด
หากคุณหวังว่าจะได้รับการตอบกลับอีเมลประชาสัมพันธ์ของคุณ อย่าทำตัวเหมือนพนักงานขายที่พยายามเกลี้ยกล่อมให้คนซื้อผลิตภัณฑ์ มันใช้งานไม่ได้จริงๆ
เริ่มการสนทนาตามปกติ โดยที่คุณระบุสิ่งที่คุณต้องการและสิ่งที่อีกฝ่ายจะได้รับจากข้อตกลง เมื่อคุณเร่งเร้าเกินไป ให้ลืมความคิดเห็นใดๆ การพูดขั้นสูงสุดก็ใช้ไม่ได้เช่นกัน
เมื่อคุณติดต่อกับใครสักคน ยิ่งคุณมีความเป็นมนุษย์มากเท่าไร คุณก็จะมีโอกาสตอบกลับมากขึ้นเท่านั้น ไม่มีใครอยากเริ่มการสนทนากับคนที่เขียนเหมือนหุ่นยนต์และพยายามสร้างความประทับใจ คุณสามารถตรวจจับอีเมลปลอมได้จากระยะไกล
ทำไมเสียงเหมือนหุ่นยนต์เมื่อคุณเป็นมนุษย์? ให้เกียรติ แต่เป็นมิตรและเป็นธรรมชาติในเวลาเดียวกัน
ตรวจสอบอีเมลเผยแพร่สองครั้งก่อนส่ง
กี่ครั้งที่คุณได้รับอีเมลที่สะกดชื่อหรือที่อยู่ของคุณผิดกับบุคคล/บริษัทที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง
แล้วการได้รับการยกย่องสำหรับบทความที่คุณไม่ได้เขียนหรือโครงการที่ไม่ใช่ของคุณล่ะ
นั่นเป็นการปิดทันที คุณมีงานเดียวเท่านั้น คัดลอกและวางชื่อของฉันและเชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์ของบริษัทที่ถูกต้อง และคุณล้มเหลว ใครอยากร่วมงานกับคนที่ไม่สามารถจัดการได้อย่างน้อย?
พยายามเขียนอีเมลประชาสัมพันธ์ให้ดีขึ้น
เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ ก็ถึงเวลาที่จะต้องพยายามให้มากขึ้นและเขียนอีเมลเพื่อการติดต่อสื่อสารที่ดีขึ้น หากคุณต้องการเพิ่มอัตราความสำเร็จ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นของแท้และกำลังมองหาหุ้นส่วนที่จริงใจกับบริษัทที่คุณชอบ อย่าทำผิดพลาดสำหรับมือใหม่ที่อาจทำให้คุณต้องเสียค่าใช้จ่าย
เมื่อเวลาผ่านไป มันจะเป็นไปตามธรรมชาติ แต่คุณต้องออกกำลังกายเล็กน้อยก่อน กำจัดเทมเพลตทั้งหมดในหัวของคุณและสร้างสรรค์ สำหรับผู้เริ่มต้น นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:
- มาพร้อมแผนความร่วมมือเฉพาะ
- เสนอข้อตกลงที่เป็นประโยชน์ต่อผู้รับ
- ปรับแต่งข้อความของคุณสำหรับแต่ละบริษัท
- พยายามอย่าใช้แบบฟอร์มติดต่อทั่วไป
- อย่าส่งอีเมลประชาสัมพันธ์ในวันศุกร์หรือวันหยุดสุดสัปดาห์
- เขียนหัวเรื่องอีเมลที่ชัดเจน
- ติดตามได้แต่ไม่เกินสองครั้ง
- อย่าใช้เทมเพลตที่ชำรุด
- แนะนำตัวเองและเชื่อมโยงไปยังผลงานของคุณ
- อย่าดูถูกการขายและการตลาด
- ตรวจสอบอีเมลสองครั้งก่อนส่ง
หากคุณกำลังส่งอีเมลเผยแพร่เพื่อขัดขวางโพสต์ของแขกโดยเฉพาะ คุณอาจต้องการอ่านคำแนะนำของเราเกี่ยวกับวิธีเขียนการเสนอขายโพสต์ของแขกให้ดีขึ้น
คุณชอบหรือเกลียดอะไรเกี่ยวกับอีเมลเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ หากคุณมีตัวอย่างหรือคำแนะนำที่ควรค่าแก่การแบ่งปัน อย่าลังเลที่จะเขียนความคิดเห็นด้านล่าง