رسائل البريد الإلكتروني للتواصل: 11 نصيحة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني التي يرد عليها الأشخاص فعليًا
نشرت: 2021-03-29إذا كان لديك عمل تجاري أو كنت تخطط لبدء واحد ، فإن الوصول إلى الأشخاص في مجال تخصصك أمر لا مفر منه. هذه هي الطريقة التي يعمل بها التسويق والجميع يفعل ذلك. ولكن إذا لم تحصل على أي ردود ، فمن المحتمل أنك ترسل رسائل بريد إلكتروني خاطئة للتواصل.
على الرغم من عدم وجود صيغة محددة للغاية تضمن نجاح استراتيجية التواصل لديك ، إلا أنك لا تزال بحاجة إلى اتباع بعض القواعد غير المكتوبة لتحسين فرصك في المشاركة.
بعد سنوات من التوعية وتجربة طرق مختلفة لمخاطبة الأشخاص في صناعتنا ( وتلقي عدد قليل جدًا من رسائل التواصل عبر البريد الإلكتروني بأنفسنا ) ، تعلمنا بعض الدروس الصعبة حول كتابة رسائل بريد إلكتروني للتواصل ناجحة أردنا مشاركتها معك اليوم.
تريد أن تتعلم ما هي هذه الدروس؟ استمر في القراءة لمعرفة كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل للتواصل تجذب انتباه الناس وتحصل على الردود.
دعنا نتعمق!
كيف تكتب رسائل بريد إلكتروني للتوعية تحصل على ردود
الآن وقد شاركنا سبب أهمية رسائل البريد الإلكتروني للتواصل ، فلنلقِ نظرة على إحدى عشرة نصيحة ممتازة ستجلب لك نتائج فورية.
- شارك باقتراح محدد - وليس تعاونًا عامًا
- قدم اقتراحًا يفيدهم
- إضفاء الطابع الشخصي على رسالتك لكل شركة
- حاول ألا تستخدم نموذج الاتصال العام للشركة
- لا ترسل رسائل بريد إلكتروني للتواصل يوم الجمعة أو عطلات نهاية الأسبوع
- اكتب سطر موضوع بريد إلكتروني واضح وقابل للتنفيذ
- المتابعة ولكن ليس أكثر من مرتين
- لا تستخدم القوالب البالية
- عرّف عن نفسك وأظهر خبرتك
- لا تبدو مثل المبيعات والتسويق
- تحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتوعية مرتين قبل إرسالها
مشاركة اقتراح محدد للغاية - وليس "تعاون" عام
عندما تريد الدخول في شراكة مع موقع ما ، يجب أن يكون لديك خطة أو على الأقل فكرة عن كيفية الترويج لبعضكما البعض.
في الواقع ، هذا هو الهدف من إرسال بريد إلكتروني للتواصل - تقديم فكرة عمل لديك بالفعل في الاعتبار.
إذا كان بريدك الإلكتروني لا يحتوي على خطة شراكة دقيقة (أي صف كيف ستتعامل مع الشراكة ولماذا) ، فإن فرص الحصول على رد قريبة من لا شيء.
لماذا ا؟ لأنه يضع المستلم في العمل ، مما يجعله يرسل رسائل بريد إلكتروني إضافية تطلب المزيد من التفاصيل حول نواياك ، وهو ما لن يحدث في معظم الحالات.
هذا مثال على رسالة بريد إلكتروني توعية غامضة:
ما هي هذه الفرص؟ لماذا يجب أن أهتم بالتعرف على موقعك؟
لا أحد يريد القيام بعمل إضافي ، خاصة عندما لا يوجد شيء يثير اهتمامه. إذا لم تكن قادرًا على طرح فكرتك بطريقة احترافية لتبدأ بها ، فلماذا يلعب أي شخص معك ذهابًا وإيابًا؟
كن محددًا وقدم عرضك بوضوح ، مع نقاط وأمثلة وفوائد.
قدم عرضًا يفيدهم أيضًا
على الرغم من أن هذا قد يبدو أمرًا بديهيًا ، إلا أنني ما زلت أتلقى رسائل بريد إلكتروني حيث يطلب الناس شيئًا كبيرًا ، وفي المقابل ، سيقومون فقط "بمشاركة مقالتك على Twitter" . هذا يبدو بالفعل وكأنه فرصة العمر - * لا * .
لذلك إذا كان بريدك الإلكتروني يتعلق بك فقط ولم يحصل المستلم على أي شيء مفيد من هذه الصفقة ، فلا ترسله. من خلال الاستفادة من الآخر ، لا أعني حركة المرور أو المال الفوري ، ولكن يجب أن يكون على الأقل شيئًا سيساعدهم على المدى الطويل.
على سبيل المثال ، إمكانية إدخال مكانة جديدة واستهداف جمهور جديد أو دعوة للعمل في مشروع معًا.
فقط لا تجعل رسائل التواصل عبر البريد الإلكتروني تدور حولك. كسب الصفقات ، لا تتوسل لهم.
إضفاء الطابع الشخصي على رسالتك لكل شركة
يعد تقديم خطة شراكة نوعًا من التخصيص بحد ذاته ، ولكن يمكنك مراعاة بعض الجوانب الأخرى عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني للتواصل:
لا تكتب رسالة واحدة وترسلها إلى جميع الشركات المدرجة في قائمتك.
بناءً على مدى معرفتك بالشخص الذي تتصل به ، يمكن أن تتغير رسالتك. يمكنك التعامل بشكل غير رسمي مع الأشخاص الذين قابلتهم أو تعاونت معهم من قبل. يمكنك في الواقع أن تذكر "أنا X ، لقد التقينا العام الماضي في مؤتمر Y ، وتحدثنا عن التسويق والبيتزا" .
استخدام نفس الرسالة ولكن تغيير ارتباط واسم لا يعتبر شخصيًا . على سبيل المثال ، "لقد وجدت منشورك عن X وأحببته. نصائح مفيدة جدا. هل تفكر في إضافة أداتنا؟ " ، حيث X هي المقالة الأولى التي تراها عند دخولك إلى مدونة شخص ما. إنه بالتأكيد ليس أصليًا.
هذا مثال على رسالة قياسية عامة:
تجنب لغة الشركة المعتادة والمفرطة الاستخدام مثل "أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا" أو "نتطلع إلى ردك" .
في الواقع ، فكر على هذا النحو: إذا كانت هناك جملة لن تستخدمها في محادثة مباشرة مع هذا الشخص ، فلا تستخدمها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتواصل أيضًا.
حاول ألا تستخدم نموذج الاتصال العام للشركة
هذا ليس بالضرورة فشلًا تامًا ، ولكن هناك خطر ألا تصل رسالتك إلى الشخص المناسب أبدًا. إذا كان لدى الشركة سياسة مطبقة لا تقبل مقترحات الأعمال ، فسيقوم فريق الدعم بإغلاقها دون طلب فكرة ثانية.
إذا كان لديك شيء مثير للاهتمام لتقوله وكنت تتصل بالشخص المناسب عبر عنوان بريده الإلكتروني ، فقد يستثنيك.
والأفضل من ذلك هو الاتصال مباشرة بشخص تعرفه من الشركة . سيتذكرون اسمك ويفتحون بريدك الإلكتروني. فرصة الحصول على رد ، حتى الرد السلبي ، أعلى.
إن إرسال اقتراحك إلى شخص يمثل جزءًا من القسم الذي تريد الاتصال به يشير أيضًا إلى أنك متحمس بما يكفي لإجراء الحد الأدنى من البحث حول الشركة وأنك لم تستخدم فقط نموذج الاتصال الأول الذي كان مفيدًا لك.
لا ترسل رسائل بريد إلكتروني للتواصل في أيام الجمعة أو عطلات نهاية الأسبوع
سيؤدي إرسال رسائل البريد الإلكتروني للتوعية في أيام الجمعة أو خلال عطلات نهاية الأسبوع إلى تقليل فرصك في الحصول على رد. لن يكون أحد في مزاج القراءة ، ناهيك عن الرد على مقترحات الأعمال يوم الجمعة. يريد الناس فقط إنهاء أسبوعهم والانتهاء من أشياء مهمة أخرى كانت مدرجة في جدول الأعمال. أنت مهمتهم الأقل أهمية .
سيقوم معظمهم ببساطة بحذف بريدك الإلكتروني ، وسيحتفظ به الآخرون في صندوق الوارد الخاص بهم في حالة إلقاء نظرة عليه الأسبوع المقبل ، بينما سيقرأه الآخرون ولكن ربما لا يجيبون لأنه يوم الجمعة ولا أحد يريد بدء صفقة يوم الجمعة.
السبت والأحد؟ هذا خارج المناقشة. الناس لديهم حياة شخصية أيضًا. عندما يبدأ أسبوع العمل التالي ، لن يكون بريدك الإلكتروني هو أول شيء سيفعلونه أو يتحققونه ، لذلك يمكن أن يضيع بسهولة.
اكتب سطر موضوع بريد إلكتروني واضح وقابل للتنفيذ
هذا جانب مهم آخر ربما تتجاهله كثيرًا لأنك تركز بشدة على أرضية الملعب. لكن موضوع البريد الإلكتروني هو ما يراه المستلم أولاً.
قد يقنعهم بفتح بريدك الإلكتروني أو حذفه دون التحقق منه ، بناءً على مدى وضوحه وتلخيصه.
مرة أخرى ، لا تكن رسميًا وغامضًا وشبيهًا بالشركات (مثل "طلب شراكة" ).
حاول أن تجعل سطر الموضوع الخاص بك مثيرًا للاهتمام وممتعًا للمتلقي. عندما تقول "تحقق من مقالتي" ، فهذا ليس ممتعًا للغاية. لماذا يهمني مراجعة مقالتك؟
بدلاً من ذلك ، قد يؤدي استخدام شيء مثل "لديك فكرة لتحسين المحتوى الخاص بك" أو "لدي سؤال حول عملك" أو "التعليقات على أحدث رسم تلفزيوني" إلى جعل المستلم يفتح بريدك الإلكتروني بدافع الفضول.
هذا مثال على سطر الموضوع الذي يجعلك تفتح البريد الإلكتروني لمعرفة المزيد:
توفر مشاركتنا حول كيفية كتابة سطور موضوعات بريد إلكتروني رائعة بعض أفضل الممارسات العامة الجيدة.
المتابعة ولكن ليس أكثر من مرتين
عندما لا يرد شخص ما في المرة الأولى ، فربما يكون قد فاته أو نسي بريدك الإلكتروني. يحدث ذلك لنا جميعًا عندما نكون مشغولين.
يرد بعض الأشخاص بعد المتابعة في المرة الأولى لأنهم يتذكرون ذلك. البعض ما زالوا لا. لذلك ترسل متابعة أخرى يجب أن تعطيك نتيجتها الإجابة التي كنت تبحث عنها ، بغض النظر عما إذا تلقيت ردًا أم لا. عدم الرد هو الجواب في حد ذاته.
عندما لا يرد شخص ما على الإطلاق بعد المتابعة الثانية ، فلا فائدة من المحاولة مرة أخرى لأن هذا هو المكان الذي ستزعج فيه الناس. إن عدم اهتمامهم بمقترحك هو أكثر من واضح ، لذا استمر في "ما رأيك في اقتراحي؟" سيضعك مباشرة في مجلد البريد العشوائي.
إحدى الطرق التي قد تزيد من فرصتك للنجاح في محاولتك الثانية هي أن تقدم للمستلم شيئًا إضافيًا لم تذكره في رسالتك الإلكترونية الأولية.
لا تستخدم القوالب البالية
من بين مئات رسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها خلال السنوات الماضية ، يمكنني الاعتماد على تلك التي لم تكن تستخدم أحد قوالب البريد الإلكتروني الكلاسيكية التي نلاحظها جميعًا في صناديق البريد الوارد الخاصة بنا.
بينما أقوم بالمسح لفترة وجيزة عبر بريد إلكتروني يستخدم نموذجًا قياسيًا ، قمت تلقائيًا بالضغط على حذف لأنني أتعرف على النمط. أنا لا أهتم حتى بالاقتراح.
يعني إرسال نفس النموذج مرارًا وتكرارًا أنك لا تستهدف شركة معينة. ما عليك سوى إرسال عشرات الرسائل الإلكترونية على أمل أن يقوم شخص ما (أيا كان) بالرد في النهاية.
يلاحظ المستفيدون أنهم مجرد لبنة أخرى في الجدار ، فلماذا يهتمون بالاستثمار في تعاون سطحي؟
إليك طريقة مثيرة للاهتمام للتواصل مع شركة ، حيث قدم المرسل نفسه عن طريق إعادة توجيه بريد إلكتروني داخلي:
عرّف عن نفسك وأظهر خبرتك
جنبًا إلى جنب مع جميع التفاصيل الأساسية التي تقترحها ، اكتب بضعة أسطر حول من أنت وما الذي يوصيك. اعرض بعض الأمثلة على عملك ، لكن لا تطول كثيرًا. ستعمل فقرة وروابط ثنائية إلى ثلاثة.
مهما كان المسمى الوظيفي الخاص بك ، اربط ببعض الأمثلة من محفظتك حتى يتمكن المستلم من تحليل جودة عملك.
لا تبدو مثل المبيعات والتسويق
إذا كنت تأمل في الحصول على ردود على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتواصل ، فلا تتصرف مثل هؤلاء البائعين الذين يحاولون إقناع الناس بشراء منتج. إنه لا يعمل بهذه الطريقة حقًا.
ابدأ محادثة عادية ، حيث تحدد ما تحتاجه وما يمكن للآخر أن يربحه من الصفقة. عندما تكون انتهازيًا جدًا ، انسَ أي ملاحظات. التحدث بصيغة التفضيل لن ينجح أيضًا.
عندما تتصل بشخص ما ، كلما كان صوتك بشريًا ، زادت فرصك في الرد. لا أحد يريد بدء محادثة مع شخص يكتب مثل الروبوت ويحاول إثارة إعجابه. يمكنك اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني المزيفة من مسافة بعيدة.
لماذا تبدو مثل الروبوت عندما تكون إنسانًا؟ كن محترمًا ، لكن ودودًا وطبيعيًا في نفس الوقت.
تحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتوعية مرتين قبل إرسالها
كم مرة تتلقى رسائل بريد إلكتروني تهجئ اسمك بشكل خاطئ أو تتعامل مع شخص / شركة مختلفة تمامًا؟
ماذا عن تلقي الثناء على مقال لم تكتبه أو مشروع لا يخصك؟
هذا إطفاء فوري. لم يكن لديك سوى وظيفة واحدة ، وهي نسخ ولصق اسمي والارتباط بموقع الشركة الصحيح ، وقد فشلت. من يريد التعاون مع شخص لا يستطيع التعامل مع ذلك على الأقل؟
بذل بعض الجهد في كتابة رسائل بريد إلكتروني للتواصل بشكل أفضل
مع وضع كل ذلك في الاعتبار ، فقد حان الوقت للمحاولة بجدية أكبر وكتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل للتواصل إذا كنت ترغب في زيادة معدل نجاحك. خاصة إذا كنت حقيقيًا وتبحث حقًا عن شراكات صادقة مع الشركات التي تعجبك ، فلا ترتكب هذه الأخطاء المبتدئة التي يمكن أن تكلفك صفقة رائعة.
مع مرور الوقت ، سيأتي ذلك بشكل طبيعي ، لكنك تحتاج إلى القليل من التمرين أولاً. تخلص من جميع القوالب الموجودة في رأسك وكن مبدعًا. بالنسبة للمبتدئين ، إليك ما عليك القيام به:
- تعال مع خطة شراكة محددة
- اقترح صفقة تفيد المستلمين
- إضفاء الطابع الشخصي على رسالتك لكل شركة
- حاول ألا تستخدم نموذج الاتصال العام
- لا ترسل رسائل بريد إلكتروني للتوعية في أيام الجمعة أو عطلات نهاية الأسبوع
- اكتب سطر موضوع بريد إلكتروني واضح
- المتابعة ولكن ليس أكثر من مرتين
- لا تستخدم القوالب البالية
- عرّف عن نفسك واربط محفظتك
- لا تبدو مثل المبيعات والتسويق
- تحقق من رسائل البريد الإلكتروني مرتين قبل إرسالها
إذا كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني للتواصل على وجه التحديد لتعطيل منشورات الضيف ، فقد ترغب أيضًا في قراءة دليلنا حول كيفية كتابة عروض بريد ضيف أفضل.
ما الذي تحبه أو تكرهه في رسائل البريد الإلكتروني التوعوية؟ إذا كان لديك أي أمثلة أو نصائح تستحق المشاركة ، فلا تتردد في كتابة تعليق أدناه.