如何有效地管理您的知識庫（策略和工具）

管理知識庫就像管理一個小型圖書館。 為了更有效地為用戶服務，知識庫中的所有內容都需要使用正確的工具進行適當的組織、分類和優化。

值得慶幸的是，與成為圖書館員不同，您不需要特殊學位來學習知識庫管理。 您只需要正確的工具和策略來使您的知識庫更易於管理和用戶友好。

在本文中，我們介紹了可用於管理任何規模的知識庫的最佳技巧和工具。 無論您擁有企業知識庫還是單一產品知識庫，您都可以在此處找到大量有用的提示。

讓我們開始吧。

什麼是知識管理？

在我們進入指南的細節部分之前，讓我們學習知識庫管理的基礎知識。

如您所知，知識庫是一個包含文章、教程、指南、可下載內容和許多不同類型內容的系統。 知識管理只是創建和管理知識庫中所有內容的工作。

您究竟是如何管理知識庫的？ 嗯，它涉及許多不同的步驟和過程。 就像組織內容以進行有效的知識檢索一樣。

例如，分類是知識管理的重要組成部分。 使用類別，您可以組織不同類別的指南。 以及更輕鬆地瀏覽特定主題。 當您必須定期編輯和更新知識庫內容時，這將幫助您節省時間。

還有其他幾個方面與知識管理有關，例如：

• 知識系統
• 知識創造
• 知識研究
• 知識更新
• 知識優化

讓我們更詳細地探討這些方面。 並了解如何利用它們來創建更有效的知識庫。

知識管理最佳實踐

管理知識庫涉及許多不同的步驟。 這些是您可以遵循的一些最佳實踐，以使知識管理工作流程更加順暢。

選擇正確的知識庫系統

知識管理過程始於選擇正確的知識庫系統或軟件。 您使用的知識庫軟件將決定創建和管理內容的難易程度。

例如，WordPress 是用於構建知識庫系統的出色軟件。 它不僅是最實惠的選項，而且還提供了許多用於定制和擴展系統的工具和選項。

對第三方主題和插件的支持是 WordPress 的主要賣點。 當您將它們與其分類系統和適合初學者的編輯器混合使用時，WordPress 將成為知識管理的完整解決方案。

使用現代設計

您的知識庫還應該配備現代工具和靈活的設計。 這將使您和您的用戶更容易找到他們正在尋找的東西。

一個偉大的知識庫設計應該包括一個強大的搜索系統。 以及收集用戶反饋的方法和附加可下載文件的能力。 使用正確的 WordPress 主題，您可以輕鬆地將這些功能集成到您的知識庫中。

例如，我們的知識庫主題 KnowAll 具有所有這些功能以及更多功能。 KnowAll 是一個 WordPress 主題，專門用於構建各種知識庫系統。 它採用現代設計，與所有流行的 WordPress 插件完全兼容。

創建用戶友好的內容

內容佔據了每個知識庫的中心位置。 為了更好地為您的用戶服務，您需要創建更易於使用的內容。 包括多媒體內容以伴隨教程和指南。 並使用格式來提高可讀性。

訪問出色的內容編輯器是創建和編輯所有類型的知識內容的關鍵。 更重要的是，您的文案編輯器需要能夠使用編輯器，而不必依賴令人沮喪的代碼和样式指南。

不斷更新改進

你建立一個有效的知識庫的工作永遠不會完成。 您必須不斷更新知識文章，添加新內容並定期改進它們以更好地為您的用戶服務。 確保您的知識庫軟件包含使此過程為您提供順暢體驗的功能。

收集用戶反饋

改進知識庫文章和內容的最佳策略之一是收集用戶反饋。 這是了解哪些文章表現最好以及哪些文章需要修改的最佳方式。 即使添加一個簡單的豎起大拇指系統也將大大有助於收集用戶反饋。

優化可發現性

除了在知識庫中添加搜索功能和結構化內容外，您還應該優化內容以提高可發現性。 這對於公共知識庫尤其重要。 使用搜索引擎優化策略在 Google 上針對各種關鍵字對知識文章進行排名。

如何組織你的知識庫

為了提高效率和性能，您應該保持知識庫井井有條。 您可以使用一些策略來組織知識庫。

• 使用類別：分類系統將允許您將文章組織成特定主題。 這有助於用戶輕鬆找到文章。 並幫助您進行知識庫更新過程。
• 文章排序：您還可以在頂部或主頁上突出顯示重要的指南、提示和最有用的文章。 這是使熱門文章更容易找到的好方法。
• 利用分析：跟踪用戶如何瀏覽您的網站。 了解他們閱讀最多的文章。 找到他們下一步導航到的位置。 使用這些見解來更好地組織知識庫。

如何控制訪問權限

控制誰可以訪問知識庫的哪些部分對於為您的團隊和用戶維護一個健康的環境至關重要。

例如，客戶支持團隊的私人知識庫應包括用戶訪問控制。 這將限制代理訪問僅與其部門相關的特定部分。

另一個例子是控制對內容編輯器的訪問。 您可以控製文案編輯可以編輯和發布的文章。 甚至限制用戶可以查看哪些文章。

控制訪問和權限的最佳方法之一是創建具有特定角色的用戶組。

WordPress 有一個內置的用戶角色管理系統，有助於簡化此過程。 有了它，您可以設置權限，例如誰可以編輯和發佈內容。 誰可以查看不同的類別。 以及更多。

WordPress 還具有用於創建自定義用戶角色的插件。 用戶角色編輯器是一個功能強大的免費插件，可用於設置高級用戶角色系統。

5 種最佳知識管理工具

這些是您可以用來充分利用您的知識庫和知識管理流程的一些工具。

英雄知識庫

• 價格： 129 美元

Heroic KB 是每個使用 WordPress 創建的知識庫的必備插件。 該插件實際上可以將任何 WordPress 站點轉換為完整的知識管理系統。 它包括許多有用的功能，如內容順序、附件、文章反饋和分析，使知識管理過程更加容易。

微軟辦公軟件

• 價格：每位用戶每月 8.25 美元

這個沒啥好說的當然，您需要使用出色的文檔編輯軟件來創建和格式化所有知識文章。 雖然 Google Docs 更易於訪問，但 Microsoft Office 提供了更高級的工具和離線訪問，使其成為公司和企業最合適的選擇。

學習短跑

• 價格： 199 美元

作為一家企業，您需要創建計劃來教授和培訓您的員工。 使用 LearnDash，您可以輕鬆地在 WordPress 安裝中設置一個完整的學習平台。 該插件包括創建多媒體課程內容、幫助指南、教程等所需的所有工具。 並將它們與您的私人知識庫集成。

HubSpot 客戶關係管理

• 價格：免費

將 CRM 與您的知識庫集成可以帶來很多好處。 客戶關係管理系統將使存儲和管理所有客戶數據、創建工作流程等變得更加容易。 HubSpot CRM 是一個很好的解決方案，您可以將其用作起點。 它可以免費使用並支持與 WordPress 的集成。

Yoast 搜索引擎優化

• 價格：免費

Yoast SEO 是一個有用的 WordPress 插件，用於優化搜索引擎的知識庫文章。 它允許您使用關鍵字和元描述優化知識庫中的每篇文章。 該插件還將幫助您優化文章的可讀性。

包起來

管理和維護有效的知識庫是一個學習過程。

不要停在這裡。 繼續學習並找到更多策略和工具來增強您的知識庫。

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