Comment gérer efficacement votre base de connaissances (stratégies et outils)

Gérer une base de connaissances, c'est comme gérer une petite bibliothèque. Pour servir les utilisateurs plus efficacement, tout ce qui se trouve dans la base de connaissances doit être correctement organisé, catégorisé et optimisé avec les bons outils.

Heureusement, contrairement à devenir bibliothécaire, vous n'avez pas besoin d'un diplôme spécial pour apprendre la gestion de la base de connaissances. Vous avez juste besoin des bons outils et stratégies pour rendre votre base de connaissances plus gérable et conviviale.

Dans cet article, nous couvrons les meilleurs conseils et outils que vous pouvez utiliser pour gérer n'importe quelle taille d'une base de connaissances. Que vous disposiez d'une base de connaissances d'entreprise ou d'une base de connaissances sur un seul produit, vous trouverez ici de nombreux conseils utiles.

Commençons.

Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?

Avant d'aborder les détails du guide, apprenons les bases de la gestion de la base de connaissances.

Comme vous le savez, une base de connaissances est un système rempli d'articles, de didacticiels, de guides, de téléchargeables et de nombreux types de contenu différents. La gestion des connaissances est simplement le travail nécessaire à la création et à la gestion de tout le contenu de la base de connaissances.

Comment gérez-vous exactement une base de connaissances ? Eh bien, cela implique de nombreuses étapes et processus différents. Comme organiser le contenu pour une récupération efficace des connaissances.

Par exemple, la catégorisation est une partie importante de la gestion des connaissances. Avec les catégories, vous pouvez organiser les guides dans différentes catégories. Ainsi que parcourir des sujets spécifiques plus facilement. Cela vous aidera à gagner du temps lorsque vous devez modifier et mettre à jour régulièrement le contenu de la base de connaissances.

Il existe également plusieurs autres aspects liés à la gestion des connaissances, tels que :

• Systèmes de connaissances
• Création de connaissances
• Recherche de connaissances
• Mise à jour des connaissances
• Optimisation des connaissances

Explorons ces aspects plus en détail. Et découvrez comment vous pouvez les exploiter pour créer une base de connaissances plus efficace.

Meilleures pratiques pour la gestion des connaissances

La gestion d'une base de connaissances implique de nombreuses étapes différentes. Voici quelques-unes des meilleures pratiques que vous pouvez suivre pour rendre le flux de travail de gestion des connaissances beaucoup plus fluide.

Choisissez le bon système KB

Le processus de gestion des connaissances commence par le choix du bon système ou logiciel de base de connaissances. Le logiciel KB que vous utilisez déterminera la facilité avec laquelle il est possible de créer et de gérer du contenu.

Par exemple, WordPress est un excellent logiciel pour créer des systèmes de base de connaissances. Ce n'est pas seulement l'option la plus abordable, mais elle offre également de nombreux outils et options pour personnaliser et étendre le système.

La prise en charge des thèmes et plugins tiers sont les principaux arguments de vente de WordPress. Lorsque vous les mélangez avec son système de catégorisation et l'éditeur convivial pour les débutants, WordPress devient une solution complète pour la gestion des connaissances.

Utilisez un design moderne

Votre base de connaissances doit également être entièrement équipée d'outils modernes et d'une conception flexible. Cela vous permettra, à vous et à vos utilisateurs, de trouver plus facilement ce qu'ils recherchent.

Une excellente conception de base de connaissances devrait inclure un système de recherche puissant. Ainsi que des moyens de recueillir les commentaires des utilisateurs et la possibilité de joindre des fichiers téléchargeables. Avec le bon thème WordPress, vous pouvez intégrer assez facilement de telles fonctionnalités à votre base de connaissances.

Par exemple, notre thème de base de connaissances KnowAll possède toutes ces fonctionnalités et plus encore. KnowAll est un thème WordPress spécialement conçu pour créer des systèmes de base de connaissances de toutes sortes. Il est livré avec un design moderne et il est entièrement compatible avec tous les plugins WordPress populaires.

Créer un contenu convivial

Le contenu occupe le devant de la scène dans chaque base de connaissances. Pour mieux servir vos utilisateurs, vous devez créer un contenu plus facile à consommer. Inclure du contenu multimédia pour accompagner les didacticiels et les guides. Et utilisez le formatage pour améliorer la lisibilité.

Avoir accès à un excellent éditeur de contenu est la clé pour créer et éditer tous les types de contenu de connaissances. Plus important encore, vos éditeurs de copie doivent pouvoir utiliser l'éditeur sans avoir à s'appuyer sur un code frustrant et des guides de style.

Mettre à jour et améliorer en continu

Votre travail sur la construction d'une base de connaissances efficace ne sera jamais complet. Vous devez continuellement mettre à jour les articles de la base de connaissances, ajouter de nouveaux contenus et les améliorer régulièrement pour mieux servir vos utilisateurs. Assurez-vous que votre logiciel de base de connaissances inclut des fonctionnalités pour faire de ce processus une expérience fluide pour vous.

Recueillir les commentaires des utilisateurs

L'une des meilleures stratégies pour améliorer les articles et le contenu de votre base de connaissances consiste à recueillir les commentaires des utilisateurs. C'est le meilleur moyen de savoir quels articles fonctionnent le mieux et lesquels doivent être retravaillés. Même l'ajout d'un simple système de pouce levé contribuera grandement à recueillir les commentaires des utilisateurs.

Optimiser pour la découvrabilité

En plus d'ajouter une fonction de recherche et de structurer le contenu dans votre base de connaissances, vous devez également optimiser le contenu pour la découvrabilité. Ceci est particulièrement important pour les bases de connaissances publiques. Utilisez des stratégies d'optimisation des moteurs de recherche pour classer les articles de connaissances sur Google pour différents mots clés.

Comment organiser votre base de connaissances

Afin d'augmenter l'efficacité et les performances, vous devez garder votre base de connaissances bien organisée. Il existe quelques stratégies que vous pouvez utiliser pour organiser une base de connaissances.

• Utilisez des catégories : Un système de catégorisation vous permettra d'organiser les articles en sujets spécifiques. Cela aide les utilisateurs à trouver des articles sans frustration. Et vous aide également dans le processus de mise à jour de la base de connaissances.
• Commande d'articles : vous pouvez également mettre en évidence les guides importants, les conseils et les articles les plus utiles en haut ou sur la page d'accueil. C'est un excellent moyen de faciliter la recherche d'articles populaires.
• Tirez parti de l'analyse : suivez la façon dont les utilisateurs naviguent sur votre site Web. Découvrez les articles qu'ils lisent le plus. Trouvez où ils naviguent ensuite. Utilisez ces informations pour mieux organiser la base de connaissances.

Comment contrôler l'accès et l'autorisation

Contrôler qui a accès à quelles parties de la base de connaissances est crucial pour maintenir un environnement sain pour votre équipe et vos utilisateurs.

Par exemple, une base de connaissances privée pour une équipe de support client doit inclure le contrôle d'accès des utilisateurs. Cela limitera l'accès de l'agent à des sections spécifiques qui ne concernent que son service.

Un autre exemple est le contrôle de l'accès aux éditeurs de contenu. Vous pouvez contrôler les articles que les rédacteurs en chef peuvent modifier et publier. Ou même limiter les articles pouvant être consultés par les utilisateurs.

L'un des meilleurs moyens de contrôler l'accès et les autorisations consiste à créer des groupes d'utilisateurs avec des rôles spécifiques.

WordPress dispose d'un système intégré de gestion des rôles d'utilisateur qui permet de simplifier ce processus. Avec lui, vous pouvez définir des autorisations telles que qui peut modifier et publier du contenu. Qui peut voir les différentes catégories. Et beaucoup plus.

WordPress propose également des plugins conçus pour créer des rôles d'utilisateur personnalisés. User Role Editor est un puissant plug-in gratuit que vous pouvez utiliser pour configurer un système avancé de rôles d'utilisateur.

5 meilleurs outils pour la gestion des connaissances

Voici quelques-uns des outils que vous pouvez utiliser pour tirer le meilleur parti de votre base de connaissances et de votre processus de gestion des connaissances.

KB héroïque

• Prix ​​: 129 $

Heroic KB est un plugin indispensable pour chaque base de connaissances créée avec WordPress. Ce plugin peut pratiquement transformer n'importe quel site WordPress en un système complet de gestion des connaissances. Il comprend de nombreuses fonctionnalités utiles telles que l'ordre du contenu, les pièces jointes, les commentaires sur les articles et les analyses pour faciliter le processus de gestion des connaissances.

Microsoft Office

• Prix : 8,25 $ par utilisateur et par mois

Celui-ci est une évidence. Bien sûr, vous devez avoir accès à un excellent logiciel d'édition de documents pour créer et formater tous les articles de connaissances. Alors que Google Docs est plus accessible, Microsoft Office offre des outils plus avancés et un accès hors ligne qui en font l'option la plus appropriée pour les entreprises et les entreprises.

LearnDash

• Prix ​​: 199 $

En tant qu'entreprise, vous devrez créer des programmes pour enseigner et former vos employés. Avec LearnDash, vous pouvez facilement configurer une plate-forme d'apprentissage complète dans votre installation WordPress. Le plug-in comprend tous les outils dont vous aurez besoin pour créer du contenu de cours multimédia, des guides d'aide, des didacticiels et bien plus encore. Et intégrez-les à votre base de connaissances privée.

HubSpot CRM

• Prix ​​: Gratuit

L'intégration d'un CRM à votre base de connaissances peut apporter de nombreux avantages. Un système de gestion de la relation client facilitera le stockage et la gestion de toutes les données client, la création de flux de travail, etc. HubSpot CRM est une excellente solution que vous pouvez utiliser comme point de départ. Son utilisation est gratuite et prend en charge l'intégration avec WordPress.

Yoast SEO

• Prix ​​: Gratuit

Yoast SEO est un plugin WordPress utile pour optimiser les articles de votre base de connaissances pour les moteurs de recherche. Il vous permet d'optimiser chaque article de votre base de connaissances avec des mots clés et des méta descriptions. Le plugin vous aidera également à optimiser les articles pour la lisibilité.

Emballer

Gérer et maintenir une base de connaissances efficace est un processus d'apprentissage.

Ne vous arrêtez pas ici. Continuez à apprendre et trouvez plus de stratégies et d'outils pour enrichir votre base de connaissances.

N'hésitez pas à explorer notre blog pour plus de guides et de stratégies. Et consultez notre collection d'outils de base de connaissances pour créer un meilleur système de base de connaissances.