Cum să vă gestionați eficient baza de cunoștințe (strategii și instrumente)

Gestionarea unei baze de cunoștințe este la fel ca și gestionarea unei biblioteci mici. Pentru a servi utilizatorii mai eficient, totul din baza de cunoștințe trebuie să fie organizat, clasificat și optimizat corespunzător cu instrumentele potrivite.

Din fericire, spre deosebire de a deveni bibliotecar, nu aveți nevoie de o diplomă specială pentru a învăța gestionarea bazei de cunoștințe. Aveți nevoie doar de instrumentele și strategiile potrivite pentru a vă face baza de cunoștințe mai ușor de gestionat și mai ușor de utilizat.

În acest articol, acoperim cele mai bune sfaturi și instrumente pe care le puteți folosi pentru a gestiona orice dimensiune a unei baze de cunoștințe. Indiferent dacă aveți o bază de cunoștințe de întreprindere sau o bază de cunoștințe despre un singur produs, aici veți găsi o mulțime de sfaturi utile.

Să începem.

Ce este managementul cunoștințelor?

Înainte de a ajunge la părțile esențiale ale ghidului, să învățăm elementele de bază ale managementului bazei de cunoștințe.

După cum știți, o bază de cunoștințe este un sistem care este plin de articole, tutoriale, ghiduri, descărcabile și o mulțime de tipuri diferite de conținut. Managementul cunoștințelor este pur și simplu munca care implică crearea și gestionarea întregului conținut din baza de cunoștințe.

Cum gestionați mai exact o bază de cunoștințe? Ei bine, implică mulți pași și procese diferite. Cum ar fi organizarea conținutului pentru recuperarea eficientă a cunoștințelor.

De exemplu, clasificarea este o parte importantă a managementului cunoștințelor. Cu categorii, puteți organiza ghiduri în diferite categorii. De asemenea, răsfoiți mai ușor subiecte specifice. Acest lucru vă va ajuta să economisiți timp atunci când trebuie să editați și să actualizați în mod regulat conținutul bazei de cunoștințe.

Există, de asemenea, câteva alte aspecte legate de managementul cunoștințelor, cum ar fi:

• Sisteme de cunoaștere
• Crearea de cunoștințe
• Cercetarea cunoștințelor
• Actualizare de cunoștințe
• Optimizarea cunoștințelor

Să explorăm aceste aspecte mai detaliat. Și aflați cum le puteți utiliza pentru a crea o bază de cunoștințe mai eficientă.

Cele mai bune practici pentru managementul cunoștințelor

Gestionarea unei baze de cunoștințe implică o mulțime de pași diferiți. Acestea sunt câteva dintre cele mai bune practici pe care le puteți urma pentru a face fluxul de lucru de gestionare a cunoștințelor mult mai ușor.

Alegeți sistemul KB potrivit

Procesul de management al cunoștințelor începe cu alegerea sistemului de bază de cunoștințe sau a software-ului potrivit. Software-ul KB pe care îl utilizați va determina cât de ușor este să creați și să gestionați conținut.

De exemplu, WordPress este un software excelent pentru construirea de sisteme de bază de cunoștințe. Nu este doar cea mai accesibilă opțiune, dar oferă și multe instrumente și opțiuni de personalizare și extindere a sistemului.

Suportul pentru teme și pluginuri terțe sunt punctele cheie de vânzare ale WordPress. Când le amestecați cu sistemul său de clasificare și cu editorul prietenos pentru începători, WordPress devine o soluție completă pentru managementul cunoștințelor.

Utilizați un design modern

Baza dvs. de cunoștințe ar trebui, de asemenea, să fie complet echipată cu instrumente moderne și un design flexibil. Va face lucrurile mai ușor atât pentru dvs., cât și pentru utilizatorii dvs., să găsească ceea ce caută.

Un proiect mare de bază de cunoștințe ar trebui să includă un sistem de căutare puternic. Precum și modalități de a aduna feedbackul utilizatorilor și posibilitatea de a atașa fișiere descărcabile. Cu tema WordPress potrivită, puteți integra destul de ușor astfel de funcții în baza dvs. de cunoștințe.

De exemplu, tema noastră de bază de cunoștințe KnowAll are toate aceste caracteristici și multe altele. KnowAll este o temă WordPress creată special pentru construirea de sisteme de bază de cunoștințe de toate tipurile. Vine cu un design modern și este pe deplin compatibil cu toate pluginurile WordPress populare.

Creați conținut ușor de utilizat

Conținutul ocupă centrul fiecărei baze de cunoștințe. Pentru a servi mai bine utilizatorii, trebuie să creați conținut care este mai ușor de consumat. Includeți conținut multimedia pentru a însoți tutorialele și ghidurile. Și folosiți formatarea pentru a îmbunătăți lizibilitatea.

A avea acces la un editor de conținut excelent este cheia pentru crearea și editarea tuturor tipurilor de conținut de cunoștințe. Mai important, editorii dvs. de copiere trebuie să poată utiliza editorul fără a fi nevoiți să se bazeze pe coduri frustrante și ghiduri de stil.

Actualizați și îmbunătățiți continuu

Munca ta de construire a unei baze de cunoștințe eficiente nu va fi niciodată completă. Trebuie să actualizați continuu articolele de cunoștințe, să adăugați conținut nou și să le îmbunătățiți în mod regulat pentru a servi mai bine utilizatorii. Asigurați-vă că software-ul din baza de cunoștințe include funcții pentru a face din acest proces o experiență simplă pentru dvs.

Adunați feedback-ul utilizatorilor

Una dintre cele mai bune strategii pentru îmbunătățirea articolelor și conținutului din baza de cunoștințe este colectarea feedback-ului utilizatorilor. Este cel mai bun mod de a afla care articole au cele mai bune rezultate și care trebuie reelaborate. Chiar și adăugarea unui sistem simplu de degetul mare va contribui în mare măsură la adunarea feedback-ului utilizatorilor.

Optimizați pentru descoperire

Pe lângă adăugarea unei funcții de căutare și structurarea conținutului în baza dvs. de cunoștințe, ar trebui să optimizați și conținutul pentru descoperire. Acest lucru este deosebit de important pentru bazele de cunoștințe publice. Utilizați strategii de optimizare a motoarelor de căutare pentru a clasa articolele de cunoștințe pe Google pentru diferite cuvinte cheie.

Cum să vă organizați baza de cunoștințe

Pentru a crește eficiența și performanța, ar trebui să vă păstrați baza de cunoștințe bine organizată. Există câteva strategii pe care le puteți folosi pentru a organiza o bază de cunoștințe.

• Utilizați categorii: un sistem de clasificare vă va permite să organizați articolele pe subiecte specifice. Acest lucru îi ajută pe utilizatori să găsească articole fără frustrare. Și vă ajută și în procesul de actualizare a bazei de cunoștințe.
• Comandarea articolelor: De asemenea, puteți evidenția ghidurile importante, sfaturile și cele mai utile articole în partea de sus sau pe pagina principală. Este o modalitate excelentă de a face articole populare mai ușor de găsit.
• Profitați de analize: urmăriți modul în care utilizatorii navighează pe site-ul dvs. Aflați ce articole au citit cel mai mult. Găsiți unde navighează în continuare. Utilizați astfel de informații pentru a organiza mai bine baza de cunoștințe.

Cum să controlezi accesul și permisiunea

Controlul cine are acces la ce părți ale bazei de cunoștințe este crucial pentru menținerea unui mediu sănătos pentru echipa și utilizatori.

De exemplu, o bază privată de cunoștințe pentru o echipă de asistență pentru clienți ar trebui să includă controlul accesului utilizatorilor. Acest lucru va limita accesul agentului la anumite secțiuni care sunt relevante doar pentru departamentul lor.

Un alt exemplu este controlul accesului la editorii de conținut. Puteți controla ce articole pot edita și publica editorii de copiere. Sau chiar limitați articolele care pot fi vizualizate de utilizatori.

Una dintre cele mai bune modalități de a controla accesul și permisiunea este de a crea grupuri de utilizatori cu roluri specifice.

WordPress are încorporat un sistem de gestionare a rolurilor de utilizator care ajută la simplificarea acestui proces. Cu acesta, puteți seta permisiuni, cum ar fi cine poate edita și publica conținut. Cine poate vizualiza diferite categorii. Și mult mai mult.

WordPress are, de asemenea, pluginuri create pentru crearea de roluri personalizate de utilizator. User Role Editor este un plugin gratuit puternic pe care îl puteți utiliza pentru a configura un sistem avansat de roluri de utilizator.

Cele mai bune 5 instrumente pentru managementul cunoștințelor

Acestea sunt câteva dintre instrumentele pe care le puteți folosi pentru a profita la maximum de baza de cunoștințe și de procesul de gestionare a cunoștințelor.

KB eroic

• Pret: 129 USD

Heroic KB este un plugin obligatoriu pentru fiecare bază de cunoștințe realizată cu WordPress. Acest plugin poate transforma practic orice site WordPress într-un sistem complet de management al cunoștințelor. Include multe funcții utile, cum ar fi ordinea conținutului, atașamente, feedback despre articole și analize pentru a face procesul de gestionare a cunoștințelor mult mai ușor.

Microsoft Office

• Preț: 8,25 USD per utilizator pe lună

Ăsta nu e o idee. Desigur, aveți nevoie de acces la un software excelent de editare a documentelor pentru a crea și formata toate articolele de cunoștințe. În timp ce Google Docs este mai accesibil, Microsoft Office oferă instrumente mai avansate și acces offline, ceea ce îl face cea mai potrivită opțiune pentru companii și întreprinderi.

LearnDash

• Preț: 199 USD

Ca afacere, va trebui să creați programe pentru a vă preda și instrui angajații. Cu LearnDash, puteți configura cu ușurință o platformă completă de învățare în interiorul instalării dvs. WordPress. Pluginul include toate instrumentele de care veți avea nevoie pentru a crea conținut multimedia de curs, ghiduri de ajutor, tutoriale și multe altele. Și integrați-le cu baza dvs. privată de cunoștințe.

HubSpot CRM

• Pret: Gratuit

Integrarea unui CRM cu baza de cunoștințe poate aduce multe beneficii. Un sistem de management al relațiilor cu clienții va facilita stocarea și gestionarea tuturor datelor despre clienți, crearea fluxurilor de lucru și multe altele. HubSpot CRM este o soluție excelentă pe care o puteți folosi ca punct de plecare. Este gratuit de utilizat și acceptă integrarea cu WordPress.

Yoast SEO

• Pret: Gratuit

Yoast SEO este un plugin WordPress util pentru optimizarea articolelor din baza de cunoștințe pentru motoarele de căutare. Vă permite să optimizați fiecare articol din baza de cunoștințe cu cuvinte cheie și meta descrieri. Pluginul vă va ajuta, de asemenea, să optimizați articolele pentru lizibilitate.

Încheierea

Gestionarea și menținerea unei baze de cunoștințe eficiente este un proces de învățare.

Nu te opri aici. Continuați să învățați și găsiți mai multe strategii și instrumente pentru a vă supraalimenta baza de cunoștințe.

Simțiți-vă liber să explorați blogul nostru pentru mai multe ghiduri și strategii. Și consultați colecția noastră de instrumente de bază de cunoștințe pentru a construi un sistem de bază de cunoștințe mai bun.