Jak efektywnie zarządzać bazą wiedzy (strategie i narzędzia)

Zarządzanie bazą wiedzy przypomina zarządzanie małą biblioteką. Aby efektywniej służyć użytkownikom, wszystko w bazie wiedzy musi być odpowiednio zorganizowane, skategoryzowane i zoptymalizowane za pomocą odpowiednich narzędzi.

Na szczęście, w przeciwieństwie do zostania bibliotekarzem, nie potrzebujesz specjalnego dyplomu, aby nauczyć się zarządzania bazą wiedzy. Potrzebujesz tylko odpowiednich narzędzi i strategii, aby Twoja baza wiedzy była łatwiejsza w zarządzaniu i przyjazna dla użytkownika.

W tym artykule przedstawiamy najlepsze wskazówki i narzędzia, których możesz użyć do zarządzania bazą wiedzy dowolnej wielkości. Niezależnie od tego, czy masz bazę wiedzy przedsiębiorstwa, czy bazę wiedzy o pojedynczym produkcie, znajdziesz tutaj wiele przydatnych wskazówek.

Zacznijmy.

Co to jest zarządzanie wiedzą?

Zanim przejdziemy do sedna sprawy, zapoznajmy się z podstawami zarządzania bazą wiedzy.

Jak wiesz, baza wiedzy to system wypełniony artykułami, samouczkami, przewodnikami, materiałami do pobrania i wieloma różnymi rodzajami treści. Zarządzanie wiedzą to po prostu praca poświęcona tworzeniu i zarządzaniu całą zawartością bazy wiedzy.

Jak dokładnie zarządzasz bazą wiedzy? Cóż, obejmuje wiele różnych etapów i procesów. Podobnie jak organizowanie treści w celu efektywnego wyszukiwania wiedzy.

Na przykład kategoryzacja jest ważną częścią zarządzania wiedzą. Dzięki kategoriom możesz organizować przewodniki w różnych kategoriach. A także łatwiej przeglądać określone tematy. Pomoże Ci to zaoszczędzić czas, gdy musisz regularnie edytować i aktualizować zawartość bazy wiedzy.

Istnieje również kilka innych aspektów związanych z zarządzaniem wiedzą, takich jak:

• Systemy wiedzy
• Tworzenie wiedzy
• Badania wiedzy
• Aktualizacja wiedzy
• Optymalizacja wiedzy

Przyjrzyjmy się tym aspektom bardziej szczegółowo. Dowiedz się, jak możesz je wykorzystać, aby stworzyć wydajniejszą bazę wiedzy.

Najlepsze praktyki zarządzania wiedzą

Zarządzanie bazą wiedzy obejmuje wiele różnych kroków. Oto niektóre z najlepszych praktyk, które można zastosować, aby usprawnić przepływ pracy w zarządzaniu wiedzą.

Wybierz odpowiedni system KB

Proces zarządzania wiedzą rozpoczyna się od wyboru odpowiedniego systemu bazy wiedzy lub oprogramowania. Oprogramowanie KB, którego używasz, określi łatwość tworzenia treści i zarządzania nią.

Na przykład WordPress to świetne oprogramowanie do budowania systemów baz wiedzy. Jest to nie tylko najtańsza opcja, ale oferuje również wiele narzędzi i opcji dostosowywania i rozszerzania systemu.

Wsparcie dla motywów i wtyczek innych firm to kluczowe punkty sprzedaży WordPress. Kiedy połączysz je z systemem kategoryzacji i edytorem przyjaznym dla początkujących, WordPress staje się kompletnym rozwiązaniem do zarządzania wiedzą.

Użyj nowoczesnego designu

Twoja baza wiedzy powinna być również w pełni wyposażona w nowoczesne narzędzia i elastyczny projekt. Ułatwi to zarówno Tobie, jak i Twoim użytkownikom znalezienie tego, czego szukają.

Świetny projekt bazy wiedzy powinien zawierać potężny system wyszukiwania. A także sposoby zbierania opinii użytkowników i możliwość dołączania plików do pobrania. Dzięki odpowiedniemu motywowi WordPress możesz łatwo zintegrować takie funkcje ze swoją bazą wiedzy.

Na przykład nasz motyw bazy wiedzy KnowAll ma wszystkie te funkcje i nie tylko. KnowAll to motyw WordPress stworzony specjalnie do budowania wszelkiego rodzaju systemów baz wiedzy. Ma nowoczesny wygląd i jest w pełni kompatybilny ze wszystkimi popularnymi wtyczkami WordPress.

Twórz treści przyjazne dla użytkownika

Treść zajmuje centralne miejsce w każdej bazie wiedzy. Aby lepiej służyć swoim użytkownikom, musisz tworzyć treści, które będą łatwiejsze w użyciu. Dołącz treści multimedialne towarzyszące samouczkom i przewodnikom. Użyj formatowania, aby poprawić czytelność.

Dostęp do świetnego edytora treści jest kluczem do tworzenia i edytowania wszelkiego rodzaju treści merytorycznych. Co ważniejsze, twoi redaktorzy kopii muszą być w stanie korzystać z edytora bez konieczności polegania na frustrujących przewodnikach po kodzie i stylu.

Aktualizuj i ulepszaj w sposób ciągły

Twoja praca nad budowaniem efektywnej bazy wiedzy nigdy nie będzie kompletna. Aby lepiej służyć użytkownikom, musisz stale aktualizować artykuły merytoryczne, dodawać nowe treści i regularnie je ulepszać. Upewnij się, że oprogramowanie bazy wiedzy zawiera funkcje, dzięki którym ten proces będzie dla Ciebie płynny.

Zbierz opinie użytkowników

Jedną z najlepszych strategii ulepszania artykułów i treści w bazie wiedzy jest zbieranie opinii użytkowników. To najlepszy sposób, aby dowiedzieć się, które artykuły są najskuteczniejsze, a które wymagają poprawek. Nawet dodanie prostego systemu kciuków w górę pozwoli na zebranie opinii użytkowników.

Optymalizacja pod kątem wykrywalności

Oprócz dodania funkcji wyszukiwania i uporządkowania zawartości w bazie wiedzy, należy również zoptymalizować zawartość pod kątem możliwości odnalezienia. Jest to szczególnie ważne w przypadku publicznych baz wiedzy. Użyj strategii optymalizacji pod kątem wyszukiwarek, aby uszeregować artykuły merytoryczne w Google dla różnych słów kluczowych.

Jak zorganizować swoją bazę wiedzy

Aby zwiększyć wydajność i wydajność, powinieneś zadbać o dobrą organizację bazy wiedzy. Istnieje kilka strategii, których możesz użyć do zorganizowania bazy wiedzy.

• Użyj kategorii: system kategoryzacji pozwoli Ci uporządkować artykuły w określone tematy. Pomaga to użytkownikom znaleźć artykuły bez frustracji. Pomaga również w procesie aktualizacji bazy wiedzy.
• Kolejność artykułów: Możesz także wyróżnić ważne przewodniki, wskazówki i najbardziej przydatne artykuły na górze lub na stronie głównej. To świetny sposób na ułatwienie znajdowania popularnych artykułów.
• Wykorzystaj analitykę: śledź, jak użytkownicy przeglądają Twoją witrynę. Dowiedz się, które artykuły czytają najczęściej. Dowiedz się, dokąd zmierzają dalej. Wykorzystaj takie spostrzeżenia, aby lepiej zorganizować bazę wiedzy.

Jak kontrolować dostęp i uprawnienia?

Kontrolowanie, kto uzyskuje dostęp do jakich części bazy wiedzy, ma kluczowe znaczenie dla utrzymania zdrowego środowiska dla Twojego zespołu i użytkowników.

Na przykład prywatna baza wiedzy dla zespołu obsługi klienta powinna obejmować kontrolę dostępu użytkowników. Ograniczy to dostęp agenta do określonych sekcji, które dotyczą tylko jego działu.

Innym przykładem jest kontrolowanie dostępu do edytorów treści. Możesz kontrolować, które artykuły redaktorzy kopiujący mogą edytować i publikować. Lub nawet ogranicz, które artykuły mogą być przeglądane przez użytkowników.

Jednym z najlepszych sposobów kontrolowania dostępu i uprawnień jest tworzenie grup użytkowników z określonymi rolami.

WordPress ma wbudowany system zarządzania rolami użytkowników, który ułatwia ten proces. Dzięki niemu możesz ustawić uprawnienia, takie jak kto może edytować i publikować treści. Kto może przeglądać różne kategorie. I wiele więcej.

WordPress ma również wtyczki stworzone do tworzenia niestandardowych ról użytkowników. Edytor ról użytkownika to potężna darmowa wtyczka, której możesz użyć do skonfigurowania zaawansowanego systemu ról użytkowników.

5 najlepszych narzędzi do zarządzania wiedzą

Oto niektóre z narzędzi, których możesz użyć, aby w pełni wykorzystać swoją bazę wiedzy i proces zarządzania wiedzą.

Heroiczny KB

• Cena: $129

Heroic KB to niezbędna wtyczka dla każdej bazy wiedzy stworzonej w WordPressie. Ta wtyczka może praktycznie przekształcić dowolną witrynę WordPress w kompletny system zarządzania wiedzą. Zawiera wiele przydatnych funkcji, takich jak kolejność treści, załączniki, opinie o artykułach i analizy, które znacznie ułatwiają proces zarządzania wiedzą.

Microsoft Office

• Cena: 8,25 USD za użytkownika miesięcznie

To nie ma sensu. Oczywiście, aby tworzyć i formatować wszystkie artykuły merytoryczne, potrzebujesz dostępu do świetnego oprogramowania do edycji dokumentów. Chociaż Dokumenty Google są bardziej dostępne, pakiet Microsoft Office oferuje bardziej zaawansowane narzędzia i dostęp w trybie offline, co czyni go najbardziej odpowiednią opcją dla firm i przedsiębiorstw.

Nauka Dash

• Cena: $199

Jako firma musisz tworzyć programy do nauczania i szkolenia swoich pracowników. Dzięki LearnDash możesz łatwo skonfigurować kompletną platformę edukacyjną w swojej instalacji WordPress. Wtyczka zawiera wszystkie narzędzia potrzebne do tworzenia treści kursów multimedialnych, przewodników pomocniczych, samouczków i wielu innych. I zintegruj je ze swoją prywatną bazą wiedzy.

HubSpot CRM

• Cena: za darmo

Zintegrowanie CRM z bazą wiedzy może przynieść wiele korzyści. System zarządzania relacjami z klientami ułatwi przechowywanie i zarządzanie wszystkimi danymi klientów, tworzenie przepływów pracy i nie tylko. HubSpot CRM to świetne rozwiązanie, które możesz wykorzystać jako punkt wyjścia. Jest darmowy i obsługuje integrację z WordPress.

SEO

• Cena: za darmo

Yoast SEO to przydatna wtyczka WordPress do optymalizacji artykułów z bazy wiedzy pod kątem wyszukiwarek. Pozwala zoptymalizować każdy artykuł w bazie wiedzy za pomocą słów kluczowych i opisów meta. Wtyczka pomoże również zoptymalizować artykuły pod kątem czytelności.

Zawijanie

Zarządzanie i utrzymywanie wydajnej bazy wiedzy to proces uczenia się.

Nie zatrzymuj się tutaj. Kontynuuj naukę i znajdź więcej strategii i narzędzi, aby wzmocnić swoją bazę wiedzy.

Zachęcamy do zapoznania się z naszym blogiem, aby uzyskać więcej przewodników i strategii. Sprawdź naszą kolekcję narzędzi bazy wiedzy, aby zbudować lepszy system bazy wiedzy.