Como gerenciar sua base de conhecimento com eficiência (estratégias e ferramentas)

Gerenciar uma base de conhecimento é como gerenciar uma pequena biblioteca. Para atender os usuários com mais eficiência, tudo na base de conhecimento precisa ser organizado, categorizado e otimizado adequadamente com as ferramentas certas.

Felizmente, ao contrário de se tornar um bibliotecário, você não precisa de um diploma especial para aprender o gerenciamento da base de conhecimento. Você só precisa das ferramentas e estratégias certas para tornar sua base de conhecimento mais gerenciável e fácil de usar.

Neste artigo, abordamos as melhores dicas e ferramentas que você pode usar para gerenciar uma base de conhecimento de qualquer tamanho. Quer você tenha uma base de conhecimento empresarial ou uma base de conhecimento de um único produto, você encontrará muitas dicas úteis aqui.

Vamos começar.

O que é Gestão do Conhecimento?

Antes de chegarmos às partes essenciais do guia, vamos aprender os fundamentos do gerenciamento da base de conhecimento.

Como você sabe, uma base de conhecimento é um sistema repleto de artigos, tutoriais, guias, downloads e muitos tipos diferentes de conteúdo. A gestão do conhecimento é simplesmente o trabalho que envolve a criação e o gerenciamento de todo o conteúdo da base de conhecimento.

Como exatamente você gerencia uma base de conhecimento? Bem, envolve muitas etapas e processos diferentes. Como organizar o conteúdo para uma recuperação eficiente do conhecimento.

Por exemplo, a categorização é uma parte importante da gestão do conhecimento. Com categorias, você pode organizar guias em diferentes categorias. Além de navegar por tópicos específicos com mais facilidade. Isso ajudará você a economizar tempo quando precisar editar e atualizar o conteúdo da base de conhecimento regularmente.

Há também vários outros aspectos relacionados à gestão do conhecimento, como:

• Sistemas de conhecimento
• Criação de conhecimento
• Pesquisa de conhecimento
• Atualização de conhecimento
• Otimização do conhecimento

Vamos explorar esses aspectos com mais detalhes. E descubra como você pode aproveitá-los para criar uma base de conhecimento mais eficiente.

Melhores práticas para gestão do conhecimento

Gerenciar uma base de conhecimento envolve muitas etapas diferentes. Estas são algumas das melhores práticas que você pode seguir para tornar o fluxo de trabalho de gestão do conhecimento muito mais suave.

Escolha o sistema KB correto

O processo de gestão do conhecimento começa com a escolha do sistema ou software de base de conhecimento correto. O software KB que você usa determinará a facilidade de criar e gerenciar conteúdo.

Por exemplo, o WordPress é um ótimo software para construir sistemas de base de conhecimento. Não é apenas a opção mais acessível, mas também oferece muitas ferramentas e opções para personalização e ampliação do sistema.

O suporte para temas e plugins de terceiros são os principais pontos de venda do WordPress. Quando você os mistura com seu sistema de categorização e o editor amigável para iniciantes, o WordPress se torna uma solução completa para gerenciamento de conhecimento.

Use um design moderno

Sua base de conhecimento também deve estar totalmente equipada com ferramentas modernas e um design flexível. Isso tornará as coisas mais fáceis para você e seus usuários encontrarem o que estão procurando.

Um grande projeto de base de conhecimento deve incluir um poderoso sistema de busca. Além de maneiras de coletar feedback do usuário e a capacidade de anexar arquivos para download. Com o tema certo do WordPress, você pode integrar esses recursos à sua base de conhecimento com bastante facilidade.

Por exemplo, nosso tema de base de conhecimento KnowAll tem todos esses recursos e muito mais. KnowAll é um tema WordPress feito especificamente para construir sistemas de base de conhecimento de todos os tipos. Ele vem com um design moderno e é totalmente compatível com todos os plugins populares do WordPress.

Crie conteúdo amigável

O conteúdo ocupa o centro do palco de cada base de conhecimento. Para atender melhor seus usuários, você precisa criar conteúdo que seja mais fácil de consumir. Inclua conteúdo multimídia para acompanhar tutoriais e guias. E use a formatação para melhorar a legibilidade.

Ter acesso a um ótimo editor de conteúdo é a chave para criar e editar todo tipo de conteúdo de conhecimento. Mais importante, seus copidesques precisam ser capazes de usar o editor sem precisar depender de códigos frustrantes e guias de estilo.

Atualize e melhore continuamente

Seu trabalho na construção de uma base de conhecimento eficiente nunca estará completo. Você precisa atualizar continuamente os artigos de conhecimento, adicionar novos conteúdos e aprimorá-los regularmente para melhor atender seus usuários. Certifique-se de que seu software de base de conhecimento inclua recursos para tornar esse processo uma experiência tranquila para você.

Reúna o feedback do usuário

Uma das melhores estratégias para melhorar seus artigos e conteúdo da base de conhecimento é coletar feedback dos usuários. É a melhor maneira de saber quais artigos têm o melhor desempenho e quais precisam ser reformulados. Mesmo adicionar um sistema simples de polegar para cima ajudará bastante a coletar feedback do usuário.

Otimizar para descoberta

Além de adicionar uma função de pesquisa e estruturar o conteúdo em sua base de conhecimento, você também deve otimizar o conteúdo para descoberta. Isso é especialmente importante para bases de conhecimento público. Use estratégias de otimização de mecanismos de pesquisa para classificar artigos de conhecimento no Google para várias palavras-chave.

Como organizar sua base de conhecimento

Para aumentar a eficiência e o desempenho, você deve manter sua base de conhecimento bem organizada. Existem algumas estratégias que você pode usar para organizar uma base de conhecimento.

• Use categorias: Um sistema de categorização permitirá que você organize os artigos em tópicos específicos. Isso ajuda os usuários a encontrar artigos sem frustração. E ajuda você no processo de atualização da base de conhecimento também.
• Ordenação de artigos: você também pode destacar os guias, dicas e artigos mais úteis importantes no topo ou na página inicial. É uma ótima maneira de tornar os artigos populares mais fáceis de encontrar.
• Aproveite o Analytics: acompanhe como os usuários navegam em seu site. Saiba quais artigos eles mais lêem. Encontre para onde eles navegam a seguir. Use esses insights para organizar melhor a base de conhecimento.

Como controlar o acesso e permissão

Controlar quem tem acesso a quais partes da base de conhecimento é crucial para manter um ambiente saudável para sua equipe e usuários.

Por exemplo, uma base de conhecimento privada para uma equipe de suporte ao cliente deve incluir controle de acesso do usuário. Isso limitará o acesso do agente a seções específicas que são relevantes apenas para seu departamento.

Outro exemplo é controlar o acesso aos editores de conteúdo. Você pode controlar quais copidesques de artigos podem editar e publicar. Ou até mesmo limitar quais artigos podem ser visualizados pelos usuários.

Uma das melhores maneiras de controlar o acesso e a permissão é criar grupos de usuários com funções específicas.

O WordPress possui um sistema integrado de gerenciamento de funções do usuário que ajuda a simplificar esse processo. Com ele, você pode definir permissões como quem pode editar e publicar conteúdo. Quem pode visualizar diferentes categorias. E muito mais.

O WordPress também possui plugins feitos para criar funções de usuário personalizadas. User Role Editor é um poderoso plugin gratuito que você pode usar para configurar um sistema avançado de funções de usuário.

5 melhores ferramentas para gestão do conhecimento

Essas são algumas das ferramentas que você pode usar para aproveitar ao máximo sua base de conhecimento e seu processo de gerenciamento de conhecimento.

Base de conhecimento heróica

• Preço: $ 129

Heroic KB é um plugin obrigatório para toda base de conhecimento feita com WordPress. Este plugin pode praticamente transformar qualquer site WordPress em um sistema completo de gerenciamento de conhecimento. Ele inclui muitos recursos úteis, como ordem de conteúdo, anexos, comentários de artigos e análises para tornar o processo de gerenciamento de conhecimento muito mais fácil.

Microsoft Office

• Preço: US$ 8,25 por usuário por mês

Este é um acéfalo. Claro, você precisa ter acesso a um ótimo software de edição de documentos para criar e formatar todos os artigos de conhecimento. Enquanto o Google Docs é mais acessível, o Microsoft Office oferece ferramentas mais avançadas e acesso offline que o torna a opção mais adequada para empresas e empreendimentos.

LearnDash

• Preço: $ 199

Como empresa, você precisará criar programas para ensinar e treinar seus funcionários. Com o LearnDash, você pode configurar facilmente uma plataforma de aprendizado completa dentro de sua instalação do WordPress. O plug-in inclui todas as ferramentas necessárias para criar conteúdo multimídia do curso, guias de ajuda, tutoriais e muito mais. E integre-os à sua base de conhecimento privada.

HubSpot CRM

• Preço: Gratuito

Integrar um CRM com sua base de conhecimento pode trazer muitos benefícios. Um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente tornará mais fácil armazenar e gerenciar todos os dados do cliente, criar fluxos de trabalho e muito mais. O HubSpot CRM é uma ótima solução que você pode usar como ponto de partida. É de uso gratuito e suporta integração com o WordPress.

Yoast SEO

• Preço: Gratuito

Yoast SEO é um plugin WordPress útil para otimizar seus artigos da base de conhecimento para mecanismos de busca. Ele permite otimizar cada artigo em sua base de conhecimento com palavras-chave e meta descrições. O plug-in também ajudará você a otimizar os artigos para legibilidade.

Empacotando

Gerenciar e manter uma base de conhecimento eficiente é um processo de aprendizado.

Não pare aqui. Continue aprendendo e encontre mais estratégias e ferramentas para turbinar sua base de conhecimento.

Sinta-se à vontade para explorar nosso blog para obter mais guias e estratégias. E confira nossa coleção de ferramentas de base de conhecimento para construir um sistema de base de conhecimento melhor.