如何有效地管理您的知识库（策略和工具）

管理知识库就像管理一个小型图书馆。 为了更有效地为用户服务，知识库中的所有内容都需要使用正确的工具进行适当的组织、分类和优化。

值得庆幸的是，与成为图书馆员不同，您不需要特殊学位来学习知识库管理。 您只需要正确的工具和策略来使您的知识库更易于管理和用户友好。

在本文中，我们介绍了可用于管理任何规模的知识库的最佳技巧和工具。 无论您拥有企业知识库还是单一产品知识库，您都可以在此处找到大量有用的提示。

让我们开始吧。

什么是知识管理？

在我们进入指南的细节部分之前，让我们学习知识库管理的基础知识。

如您所知，知识库是一个包含文章、教程、指南、可下载内容和许多不同类型内容的系统。 知识管理只是创建和管理知识库中所有内容的工作。

您究竟是如何管理知识库的？ 嗯，它涉及许多不同的步骤和过程。 就像组织内容以进行有效的知识检索一样。

例如，分类是知识管理的重要组成部分。 使用类别，您可以组织不同类别的指南。 以及更轻松地浏览特定主题。 当您必须定期编辑和更新知识库内容时，这将帮助您节省时间。

还有其他几个方面与知识管理有关，例如：

• 知识系统
• 知识创造
• 知识研究
• 知识更新
• 知识优化

让我们更详细地探讨这些方面。 并了解如何利用它们来创建更有效的知识库。

知识管理最佳实践

管理知识库涉及许多不同的步骤。 这些是您可以遵循的一些最佳实践，以使知识管理工作流程更加顺畅。

选择正确的知识库系统

知识管理过程始于选择正确的知识库系统或软件。 您使用的知识库软件将决定创建和管理内容的难易程度。

例如，WordPress 是用于构建知识库系统的出色软件。 它不仅是最实惠的选项，而且还提供了许多用于定制和扩展系统的工具和选项。

对第三方主题和插件的支持是 WordPress 的主要卖点。 当您将它们与其分类系统和适合初学者的编辑器混合使用时，WordPress 将成为知识管理的完整解决方案。

使用现代设计

您的知识库还应该配备现代工具和灵活的设计。 这将使您和您的用户更容易找到他们正在寻找的东西。

一个伟大的知识库设计应该包括一个强大的搜索系统。 以及收集用户反馈的方法和附加可下载文件的能力。 使用正确的 WordPress 主题，您可以轻松地将这些功能集成到您的知识库中。

例如，我们的知识库主题 KnowAll 具有所有这些功能以及更多功能。 KnowAll 是一个 WordPress 主题，专门用于构建各种知识库系统。 它采用现代设计，与所有流行的 WordPress 插件完全兼容。

创建用户友好的内容

内容占据了每个知识库的中心位置。 为了更好地为您的用户服务，您需要创建更易于使用的内容。 包括多媒体内容以伴随教程和指南。 并使用格式来提高可读性。

访问出色的内容编辑器是创建和编辑所有类型的知识内容的关键。 更重要的是，您的文案编辑器需要能够使用编辑器，而不必依赖令人沮丧的代码和样式指南。

不断更新改进

你建立一个有效的知识库的工作永远不会完成。 您必须不断更新知识文章，添加新内容并定期改进它们以更好地为您的用户服务。 确保您的知识库软件包含使此过程为您提供顺畅体验的功能。

收集用户反馈

改进知识库文章和内容的最佳策略之一是收集用户反馈。 这是了解哪些文章表现最好以及哪些文章需要修改的最佳方式。 即使添加一个简单的竖起大拇指系统也将大大有助于收集用户反馈。

优化可发现性

除了在知识库中添加搜索功能和结构化内容外，您还应该优化内容以提高可发现性。 这对于公共知识库尤其重要。 使用搜索引擎优化策略在 Google 上针对各种关键字对知识文章进行排名。

如何组织你的知识库

为了提高效率和性能，您应该保持知识库井井有条。 您可以使用一些策略来组织知识库。

• 使用类别：分类系统将允许您将文章组织成特定主题。 这有助于用户轻松找到文章。 并帮助您进行知识库更新过程。
• 文章排序：您还可以在顶部或主页上突出显示重要的指南、提示和最有用的文章。 这是使热门文章更容易找到的好方法。
• 利用分析：跟踪用户如何浏览您的网站。 了解他们阅读最多的文章。 找到他们下一步导航到的位置。 使用这些见解来更好地组织知识库。

如何控制访问权限

控制谁可以访问知识库的哪些部分对于为您的团队和用户维护一个健康的环境至关重要。

例如，客户支持团队的私人知识库应包括用户访问控制。 这将限制代理访问仅与其部门相关的特定部分。

另一个例子是控制对内容编辑器的访问。 您可以控制文案编辑可以编辑和发布的文章。 甚至限制用户可以查看哪些文章。

控制访问和权限的最佳方法之一是创建具有特定角色的用户组。

WordPress 有一个内置的用户角色管理系统，有助于简化此过程。 有了它，您可以设置权限，例如谁可以编辑和发布内容。 谁可以查看不同的类别。 以及更多。

WordPress 还具有用于创建自定义用户角色的插件。 用户角色编辑器是一个功能强大的免费插件，可用于设置高级用户角色系统。

5 种最佳知识管理工具

这些是您可以用来充分利用您的知识库和知识管理流程的一些工具。

英雄知识库

• 价格： 129 美元

Heroic KB 是每个使用 WordPress 创建的知识库的必备插件。 该插件实际上可以将任何 WordPress 站点转换为完整的知识管理系统。 它包括许多有用的功能，如内容顺序、附件、文章反馈和分析，使知识管理过程更加容易。

微软办公软件

• 价格：每位用户每月 8.25 美元

这个没啥好说的当然，您需要使用出色的文档编辑软件来创建和格式化所有知识文章。 虽然 Google Docs 更易于访问，但 Microsoft Office 提供了更高级的工具和离线访问，使其成为公司和企业最合适的选择。

学习短跑

• 价格： 199 美元

作为一家企业，您需要创建计划来教授和培训您的员工。 使用 LearnDash，您可以轻松地在 WordPress 安装中设置一个完整的学习平台。 该插件包括创建多媒体课程内容、帮助指南、教程等所需的所有工具。 并将它们与您的私人知识库集成。

HubSpot 客户关系管理

• 价格：免费

将 CRM 与您的知识库集成可以带来很多好处。 客户关系管理系统将使存储和管理所有客户数据、创建工作流程等变得更加容易。 HubSpot CRM 是一个很好的解决方案，您可以将其用作起点。 它可以免费使用并支持与 WordPress 的集成。

Yoast 搜索引擎优化

• 价格：免费

Yoast SEO 是一个有用的 WordPress 插件，用于优化搜索引擎的知识库文章。 它允许您使用关键字和元描述优化知识库中的每篇文章。 该插件还将帮助您优化文章的可读性。

包起来

管理和维护有效的知识库是一个学习过程。

不要停在这里。 继续学习并找到更多策略和工具来增强您的知识库。

随意浏览我们的博客以获取更多指南和策略。 并查看我们收集的知识库工具，以构建更好的知识库系统。