วิธีจัดการฐานความรู้ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ (กลยุทธ์และเครื่องมือ)

การจัดการฐานความรู้ก็เหมือนการจัดการห้องสมุดขนาดเล็ก เพื่อให้บริการผู้ใช้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทุกอย่างในฐานความรู้จะต้องมีการจัดระเบียบ จัดหมวดหมู่ และปรับให้เหมาะสมด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม

โชคดีที่แตกต่างจากการเป็นบรรณารักษ์ คุณไม่จำเป็นต้องมีปริญญาพิเศษเพื่อเรียนรู้การจัดการฐานความรู้ คุณแค่ต้องการเครื่องมือและกลยุทธ์ที่เหมาะสมเพื่อทำให้ฐานความรู้ของคุณสามารถจัดการได้ง่ายขึ้นและใช้งานง่ายขึ้น

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงเคล็ดลับและเครื่องมือที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดการฐานความรู้ทุกขนาด ไม่ว่าคุณจะมีฐานความรู้ขององค์กรหรือฐานความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เพียงแห่งเดียว คุณจะพบเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์มากมายที่นี่

มาเริ่มกันเลย.

การจัดการความรู้คืออะไร?

ก่อนที่เราจะพูดถึงส่วนสำคัญของคู่มือนี้ เรามาเรียนรู้พื้นฐานของการจัดการฐานความรู้กันก่อน

อย่างที่คุณทราบ ฐานความรู้คือระบบที่เต็มไปด้วยบทความ บทช่วยสอน คู่มือ สิ่งที่ดาวน์โหลดได้ และเนื้อหาประเภทต่างๆ มากมาย การจัดการความรู้เป็นเพียงงานที่เข้าสู่การสร้างและจัดการเนื้อหาทั้งหมดในฐานความรู้

คุณจัดการฐานความรู้ได้อย่างไร? มันเกี่ยวข้องกับขั้นตอนและกระบวนการต่างๆ มากมาย เช่นเดียวกับการจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อการดึงความรู้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างเช่น การจัดหมวดหมู่เป็นส่วนสำคัญของการจัดการความรู้ ด้วยหมวดหมู่ คุณสามารถจัดระเบียบไกด์ในหมวดหมู่ต่างๆ ได้ รวมทั้งเรียกดูหัวข้อเฉพาะได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาเมื่อต้องแก้ไขและปรับปรุงเนื้อหาฐานความรู้อย่างสม่ำเสมอ

นอกจากนี้ยังมีแง่มุมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้เช่น:

• ระบบความรู้
• การสร้างองค์ความรู้
• การวิจัยความรู้
• อัพเดทความรู้
• การเพิ่มประสิทธิภาพความรู้

ลองสำรวจแง่มุมเหล่านี้ในรายละเอียดเพิ่มเติม และค้นหาวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์เพื่อสร้างฐานความรู้ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการความรู้

การจัดการฐานความรู้เกี่ยวข้องกับขั้นตอนต่างๆ มากมาย นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้เพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์การจัดการความรู้ราบรื่นยิ่งขึ้น

เลือกระบบ KB ที่เหมาะสม

กระบวนการจัดการความรู้เริ่มต้นด้วยการเลือกระบบฐานความรู้หรือซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ซอฟต์แวร์ KB ที่คุณใช้จะกำหนดความง่ายในการสร้างและจัดการเนื้อหา

ตัวอย่างเช่น WordPress เป็นซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างระบบฐานความรู้ มันไม่ได้เป็นเพียงตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดเท่านั้น แต่ยังมีเครื่องมือและตัวเลือกมากมายสำหรับการปรับแต่งและขยายระบบ

การสนับสนุนธีมและปลั๊กอินของบุคคลที่สามเป็นจุดขายหลักของ WordPress เมื่อคุณผสมผสานเข้ากับระบบการจัดหมวดหมู่และตัวแก้ไขที่เป็นมิตรกับผู้เริ่มต้นใช้งาน WordPress จะกลายเป็นโซลูชั่นที่สมบูรณ์สำหรับการจัดการความรู้

ใช้การออกแบบที่ทันสมัย

ฐานความรู้ของคุณควรเพียบพร้อมไปด้วยเครื่องมือที่ทันสมัยและการออกแบบที่ยืดหยุ่น จะช่วยให้ทั้งคุณและผู้ใช้พบสิ่งที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

การออกแบบฐานความรู้ที่ดีควรมีระบบการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ รวมถึงวิธีการรวบรวมความคิดเห็นของผู้ใช้และความสามารถในการแนบไฟล์ที่ดาวน์โหลดได้ ด้วยธีม WordPress ที่เหมาะสม คุณสามารถรวมคุณสมบัติดังกล่าวเข้ากับฐานความรู้ของคุณได้อย่างง่ายดาย

ตัวอย่างเช่น ธีมฐานความรู้ KnowAll ของเรามีคุณลักษณะทั้งหมดเหล่านี้และอื่นๆ อีกมากมาย KnowAll เป็นธีม WordPress ที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะสำหรับการสร้างระบบฐานความรู้ทุกประเภท มันมาพร้อมกับการออกแบบที่ทันสมัยและเข้ากันได้อย่างสมบูรณ์กับปลั๊กอิน WordPress ยอดนิยมทั้งหมด

สร้างเนื้อหาที่เป็นมิตรกับผู้ใช้

เนื้อหาใช้เวทีกลางของทุกฐานความรู้ เพื่อให้บริการผู้ใช้ของคุณได้ดียิ่งขึ้น คุณต้องสร้างเนื้อหาที่บริโภคได้ง่ายขึ้น รวมเนื้อหามัลติมีเดียพร้อมกับบทช่วยสอนและคำแนะนำ และใช้การจัดรูปแบบเพื่อปรับปรุงความสามารถในการอ่าน

การเข้าถึงเครื่องมือแก้ไขเนื้อหาที่ยอดเยี่ยมคือกุญแจสำคัญในการสร้างและแก้ไขเนื้อหาความรู้ทุกประเภท ที่สำคัญกว่านั้น โปรแกรมแก้ไขสำเนาของคุณต้องสามารถใช้ตัวแก้ไขได้โดยไม่ต้องพึ่งพาโค้ดและคำแนะนำสไตล์ที่น่าหงุดหงิด

ปรับปรุงและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

งานของคุณในการสร้างฐานความรู้ที่มีประสิทธิภาพจะไม่มีวันสมบูรณ์ คุณต้องอัปเดตบทความองค์ความรู้อย่างต่อเนื่อง เพิ่มเนื้อหาใหม่ และปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้บริการผู้ใช้ของคุณได้ดียิ่งขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ฐานความรู้ของคุณมีคุณสมบัติต่างๆ เพื่อทำให้กระบวนการนี้เป็นประสบการณ์ที่ราบรื่นสำหรับคุณ

รวบรวมความคิดเห็นของผู้ใช้

หนึ่งในกลยุทธ์ที่ดีที่สุดในการปรับปรุงบทความฐานความรู้และเนื้อหาของคุณคือการรวบรวมคำติชมของผู้ใช้ เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้ว่าบทความใดทำงานได้ดีที่สุดและบทความใดจำเป็นต้องปรับปรุงแก้ไข แม้แต่การเพิ่มระบบยกนิ้วโป้งอย่างง่ายก็ยังช่วยรวบรวมความคิดเห็นของผู้ใช้ได้เป็นอย่างดี

ปรับให้เหมาะสมสำหรับการค้นพบได้

นอกจากการเพิ่มฟังก์ชันการค้นหาและการจัดโครงสร้างเนื้อหาในฐานความรู้ของคุณแล้ว คุณควรปรับเนื้อหาให้เหมาะสมเพื่อให้สามารถค้นพบได้ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับฐานความรู้สาธารณะ ใช้กลยุทธ์การเพิ่มประสิทธิภาพกลไกค้นหาเพื่อจัดอันดับบทความองค์ความรู้บน Google สำหรับคำหลักต่างๆ

วิธีจัดระเบียบฐานความรู้ของคุณ

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล คุณควรจัดระเบียบฐานความรู้ของคุณให้ดี มีกลยุทธ์สองสามอย่างที่คุณสามารถใช้จัดระเบียบฐานความรู้ได้

• ใช้หมวดหมู่: ระบบการจัดหมวดหมู่จะช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบบทความเป็นหัวข้อเฉพาะได้ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาบทความได้โดยปราศจากความยุ่งยาก และช่วยคุณในกระบวนการอัพเดทฐานความรู้อีกด้วย
• การจัด ลำดับบทความ: คุณยังสามารถเน้นที่คำแนะนำ เคล็ดลับ และบทความที่มีประโยชน์มากที่สุดที่ด้านบนหรือที่หน้าแรก เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้บทความยอดนิยมหาได้ง่ายขึ้น
• เลเวอเรจ Analytics: ติดตามว่าผู้ใช้เรียกดูเว็บไซต์ของคุณอย่างไร เรียนรู้ว่าบทความใดที่พวกเขาอ่านมากที่สุด ค้นหาว่าพวกเขาไปที่ใดต่อไป ใช้ข้อมูลเชิงลึกดังกล่าวเพื่อจัดระเบียบฐานความรู้ให้ดีขึ้น

วิธีควบคุมการเข้าถึงและการอนุญาต

การควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงส่วนใดของฐานความรู้ที่มีความสำคัญต่อการรักษาสภาพแวดล้อมที่ดีสำหรับทีมและผู้ใช้ของคุณ

ตัวอย่างเช่น ฐานความรู้ส่วนตัวสำหรับทีมสนับสนุนลูกค้าควรมีการควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้ การดำเนินการนี้จะจำกัดการเข้าถึงของตัวแทนในส่วนเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับแผนกของตนเท่านั้น

อีกตัวอย่างหนึ่งคือการควบคุมการเข้าถึงตัวแก้ไขเนื้อหา คุณควบคุมได้ว่าจะให้บรรณาธิการคัดลอกบทความใดแก้ไขและเผยแพร่ได้ หรือแม้แต่จำกัดว่าผู้ใช้จะดูบทความใดได้บ้าง

หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการควบคุมการเข้าถึงและการอนุญาตคือการสร้างกลุ่มผู้ใช้ที่มีบทบาทเฉพาะ

WordPress มีระบบจัดการบทบาทของผู้ใช้ในตัวที่ช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถตั้งค่าการอนุญาต เช่น ใครสามารถแก้ไขและเผยแพร่เนื้อหาได้ ที่สามารถดูหมวดหมู่ต่างๆ และอีกมากมาย

WordPress ยังมีปลั๊กอินที่สร้างขึ้นสำหรับสร้างบทบาทผู้ใช้ที่กำหนดเอง User Role Editor เป็นปลั๊กอินฟรีที่มีประสิทธิภาพซึ่งคุณสามารถใช้ตั้งค่าระบบบทบาทผู้ใช้ขั้นสูงได้

5 เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการความรู้

นี่คือเครื่องมือบางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากฐานความรู้และกระบวนการจัดการความรู้ของคุณ

ฮีโร่ KB

• ราคา: $129

Heroic KB เป็นปลั๊กอินที่ต้องมีสำหรับทุกฐานความรู้ที่สร้างด้วย WordPress ปลั๊กอินนี้สามารถเปลี่ยนไซต์ WordPress ใด ๆ ให้เป็นระบบการจัดการความรู้ที่สมบูรณ์ได้ ประกอบด้วยคุณลักษณะที่มีประโยชน์มากมาย เช่น ลำดับเนื้อหา เอกสารแนบ คำติชมบทความ และการวิเคราะห์ เพื่อทำให้กระบวนการจัดการความรู้ง่ายขึ้นมาก

Microsoft Office

• ราคา: $8.25 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน

อันนี้เป็นเกมง่ายๆ แน่นอน คุณต้องเข้าถึงซอฟต์แวร์แก้ไขเอกสารที่ยอดเยี่ยมเพื่อสร้างและจัดรูปแบบบทความองค์ความรู้ทั้งหมด แม้ว่า Google เอกสารจะเข้าถึงได้ง่ายกว่า แต่ Microsoft Office ก็มีเครื่องมือขั้นสูงและการเข้าถึงแบบออฟไลน์ซึ่งทำให้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับบริษัทและองค์กร

LearnDash

• ราคา: $199

ในฐานะธุรกิจ คุณจะต้องสร้างโปรแกรมเพื่อสอนและฝึกอบรมพนักงานของคุณ ด้วย LearnDash คุณสามารถตั้งค่าแพลตฟอร์มการเรียนรู้ที่สมบูรณ์ภายในการติดตั้ง WordPress ของคุณได้อย่างง่ายดาย ปลั๊กอินนี้มีเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างเนื้อหาหลักสูตรมัลติมีเดีย คู่มือช่วยเหลือ บทช่วยสอน และอื่นๆ อีกมากมาย และรวมเข้ากับฐานความรู้ส่วนตัวของคุณ

HubSpot CRM

• ราคา: ฟรี

การบูรณาการ CRM กับฐานความรู้ของคุณสามารถก่อให้เกิดประโยชน์มากมาย ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์จะทำให้การจัดเก็บและจัดการข้อมูลลูกค้าทั้งหมด สร้างเวิร์กโฟลว์ และอื่นๆ ได้ง่ายขึ้น HubSpot CRM เป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมที่คุณสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นได้ ใช้งานได้ฟรีและรองรับการทำงานร่วมกับ WordPress

Yoast SEO

• ราคา: ฟรี

Yoast SEO เป็นปลั๊กอิน WordPress ที่มีประโยชน์สำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพบทความฐานความรู้สำหรับเครื่องมือค้นหา ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพแต่ละบทความในฐานความรู้ของคุณด้วยคำหลักและคำอธิบายเมตา ปลั๊กอินนี้จะช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพบทความให้อ่านง่าย

ห่อ

การจัดการและการรักษาฐานความรู้ที่มีประสิทธิภาพเป็นกระบวนการเรียนรู้

อย่าหยุดที่นี่ เรียนรู้ต่อไปและค้นหากลยุทธ์และเครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มพูนฐานความรู้ของคุณ

อย่าลังเลที่จะสำรวจบล็อกของเราสำหรับคำแนะนำและกลยุทธ์เพิ่มเติม และดูชุดเครื่องมือฐานความรู้ของเราเพื่อสร้างระบบฐานความรู้ที่ดีขึ้น