كيف تدير قاعدة المعرفة الخاصة بك بكفاءة (الإستراتيجيات والأدوات)

إن إدارة قاعدة المعرفة تشبه تمامًا إدارة مكتبة صغيرة. لخدمة المستخدمين بشكل أكثر فاعلية ، يجب تنظيم كل شيء في قاعدة المعرفة وتصنيفها وتحسينها بشكل صحيح باستخدام الأدوات المناسبة.

لحسن الحظ ، على عكس أن تصبح أمين مكتبة ، فأنت لست بحاجة إلى درجة خاصة لتعلم إدارة قاعدة المعرفة. تحتاج فقط إلى الأدوات والاستراتيجيات المناسبة لجعل قاعدة معارفك أكثر قابلية للإدارة وسهلة الاستخدام.

في هذه المقالة ، نغطي أفضل النصائح والأدوات التي يمكنك استخدامها لإدارة أي حجم لقاعدة المعرفة. سواء كان لديك قاعدة معرفية للمؤسسة أو قاعدة معرفة بمنتج واحد ، ستجد الكثير من النصائح المفيدة هنا.

هيا بنا نبدأ.

ما هي إدارة المعرفة؟

قبل أن نصل إلى الأجزاء الدقيقة من الدليل ، دعنا نتعلم أساسيات إدارة قاعدة المعرفة.

كما تعلم ، فإن قاعدة المعرفة هي نظام مليء بالمقالات والبرامج التعليمية والأدلة والمواد القابلة للتنزيل والكثير من أنواع المحتوى المختلفة. إدارة المعرفة هي ببساطة العمل الذي يدخل في إنشاء وإدارة كل المحتوى في قاعدة المعرفة.

كيف بالضبط تدير قاعدة المعرفة؟ حسنًا ، إنها تتضمن العديد من الخطوات والعمليات المختلفة. مثل تنظيم المحتوى لاسترجاع المعرفة بكفاءة.

على سبيل المثال ، يعد التصنيف جزءًا مهمًا من إدارة المعرفة. باستخدام الفئات ، يمكنك تنظيم الأدلة في فئات مختلفة. وكذلك تصفح مواضيع محددة بسهولة أكبر. سيساعدك هذا في توفير الوقت عندما يتعين عليك تعديل محتوى قاعدة المعارف وتحديثه بانتظام.

هناك أيضًا العديد من الجوانب الأخرى المتعلقة بإدارة المعرفة ، مثل:

• نظم المعرفة
• خلق المعرفة
• البحث المعرفي
• تحديث المعرفة
• تحسين المعرفة

دعنا نستكشف هذه الجوانب بمزيد من التفصيل. واكتشف كيف يمكنك الاستفادة منها لإنشاء قاعدة معرفية أكثر كفاءة.

أفضل الممارسات لإدارة المعرفة

تتضمن إدارة قاعدة المعرفة الكثير من الخطوات المختلفة. هذه بعض من أفضل الممارسات التي يمكنك اتباعها لجعل سير عمل إدارة المعرفة أكثر سلاسة.

اختر نظام KB الصحيح

تبدأ عملية إدارة المعرفة باختيار نظام أو برنامج قاعدة المعرفة الصحيحة. سيحدد برنامج KB الذي تستخدمه مدى سهولة إنشاء المحتوى وإدارته.

على سبيل المثال ، يعد WordPress برنامجًا رائعًا لبناء أنظمة قواعد المعرفة. إنه ليس الخيار الأقل تكلفة فحسب ، ولكنه يوفر أيضًا العديد من الأدوات والخيارات لتخصيص النظام وتوسيعه.

يعد دعم السمات والإضافات التابعة لجهات خارجية هي نقاط البيع الرئيسية في WordPress. عند مزجها مع نظام التصنيف والمحرر الصديق للمبتدئين ، يصبح WordPress حلاً كاملاً لإدارة المعرفة.

استخدم تصميمًا حديثًا

يجب أيضًا أن تكون قاعدة المعرفة الخاصة بك مجهزة تجهيزًا كاملاً بأدوات حديثة وتصميم مرن. سيسهل عليك وعلى المستخدمين العثور على ما يبحثون عنه.

يجب أن يشتمل تصميم قاعدة المعرفة الرائعة على نظام بحث قوي. بالإضافة إلى طرق جمع ملاحظات المستخدم والقدرة على إرفاق ملفات قابلة للتنزيل. باستخدام سمة WordPress الصحيحة ، يمكنك دمج هذه الميزات في قاعدة معارفك بسهولة تامة.

على سبيل المثال ، يحتوي موضوع قاعدة المعرفة KnowAll على كل هذه الميزات وأكثر. KnowAll هو موضوع WordPress مصمم خصيصًا لبناء أنظمة قواعد المعرفة من جميع الأنواع. يأتي بتصميم حديث ومتوافق تمامًا مع جميع مكونات WordPress الشائعة.

إنشاء محتوى سهل الاستخدام

يحتل المحتوى مركز الصدارة في كل قاعدة معرفية. لخدمة المستخدمين بشكل أفضل ، تحتاج إلى إنشاء محتوى يسهل استهلاكه. قم بتضمين محتوى الوسائط المتعددة لمرافقة البرامج التعليمية والأدلة. واستخدم التنسيق لتحسين إمكانية القراءة.

يعد الوصول إلى محرر محتوى رائع هو المفتاح لإنشاء وتحرير جميع أنواع المحتوى المعرفي. والأهم من ذلك ، أن محرري النسخ يجب أن يكونوا قادرين على استخدام المحرر دون الحاجة إلى الاعتماد على الكود المحبط وأدلة الأنماط.

التحديث والتحسين بشكل مستمر

إن عملك على بناء قاعدة معرفية فعالة لن يكتمل أبدًا. يجب عليك تحديث المقالات المعرفية باستمرار وإضافة محتوى جديد وتحسينها بانتظام لخدمة المستخدمين بشكل أفضل. تأكد من أن برنامج قاعدة المعرفة الخاص بك يتضمن ميزات لجعل هذه العملية تجربة سلسة بالنسبة لك.

جمع ملاحظات المستخدم

من أفضل الاستراتيجيات لتحسين مقالات قاعدة المعرفة والمحتوى الخاص بك هو جمع تعليقات المستخدمين. إنها أفضل طريقة لمعرفة المقالات ذات الأداء الأفضل والتي تحتاج إلى إعادة صياغة. حتى إضافة نظام إبهام بسيط سيقطع شوطًا طويلاً لجمع تعليقات المستخدمين.

تحسين قابلية الاكتشاف

بالإضافة إلى إضافة وظيفة بحث وهيكلة المحتوى في قاعدة المعرفة الخاصة بك ، يجب عليك أيضًا تحسين المحتوى من أجل قابلية الاكتشاف. هذا مهم بشكل خاص لقواعد المعرفة العامة. استخدم استراتيجيات تحسين محرك البحث لترتيب المقالات المعرفية على Google لكلمات رئيسية مختلفة.

كيف تنظم قاعدة المعرفة الخاصة بك

من أجل تعزيز الكفاءة والأداء ، يجب أن تحافظ على تنظيم قاعدة معارفك جيدًا. هناك بعض الاستراتيجيات التي يمكنك استخدامها لتنظيم قاعدة المعرفة.

• استخدام الفئات: سيسمح لك نظام التصنيف بتنظيم المقالات في موضوعات محددة. يساعد هذا المستخدمين في العثور على المقالات دون إحباط. ويساعدك في عملية تحديث قاعدة المعرفة كذلك.
• ترتيب المقالات: يمكنك أيضًا إبراز الأدلة والنصائح المهمة والمقالات الأكثر فائدة في الأعلى أو في الصفحة الرئيسية. إنها طريقة رائعة لتسهيل العثور على المقالات الشائعة.
• الاستفادة من التحليلات: تتبع كيفية تصفح المستخدمين لموقعك على الويب. تعرف على المقالات الأكثر قراءة. ابحث عن المكان الذي ينتقلون إليه بعد ذلك. استخدم هذه الأفكار لتنظيم قاعدة المعرفة بشكل أفضل.

كيفية التحكم في الوصول والإذن

يعد التحكم في من يمكنه الوصول إلى أي أجزاء من قاعدة المعرفة أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على بيئة صحية لفريقك والمستخدمين.

على سبيل المثال ، يجب أن تتضمن قاعدة المعرفة الخاصة لفريق دعم العملاء التحكم في وصول المستخدم. سيؤدي ذلك إلى تقييد وصول الوكيل إلى أقسام محددة ذات صلة فقط بإدارتهم.

مثال آخر هو التحكم في الوصول إلى محرري المحتوى. يمكنك التحكم في نسخ المقالات التي يمكن للمحررين تحريرها ونشرها. أو حتى تحديد المقالات التي يمكن للمستخدمين عرضها.

تتمثل إحدى أفضل الطرق للتحكم في الوصول والإذن في إنشاء مجموعات مستخدمين بأدوار محددة.

يحتوي WordPress على نظام إدارة أدوار مستخدم مدمج يساعد في جعل هذه العملية بسيطة. باستخدامه ، يمكنك تعيين أذونات مثل من يمكنه تحرير المحتوى ونشره. من يمكنه مشاهدة الفئات المختلفة. وأكثر بكثير.

يحتوي WordPress أيضًا على مكونات إضافية مصممة لإنشاء أدوار مستخدم مخصصة. يعد User Role Editor مكونًا إضافيًا مجانيًا قويًا يمكنك استخدامه لإعداد نظام أدوار مستخدم متقدم.

أفضل 5 أدوات لإدارة المعرفة

هذه بعض الأدوات التي يمكنك استخدامها لتحقيق أقصى استفادة من قاعدة المعرفة وعملية إدارة المعرفة.

KB البطولية

• السعر: 129 دولار

يعد Heroic KB مكونًا إضافيًا ضروريًا لكل قاعدة معرفية تم إنشاؤها باستخدام WordPress. يمكن لهذا المكون الإضافي تحويل أي موقع WordPress عمليًا إلى نظام إدارة معرفة كامل. يتضمن العديد من الميزات المفيدة مثل ترتيب المحتوى والمرفقات وتعليقات المقالة والتحليلات لجعل عملية إدارة المعرفة أسهل بكثير.

مايكروسوفت أوفيس

• السعر: 8.25 دولارات لكل مستخدم شهريًا

هذا ليس لديه تفكير. بالطبع ، تحتاج إلى الوصول إلى برنامج رائع لتحرير المستندات لإنشاء وتنسيق جميع المقالات المعرفية. بينما يمكن الوصول إلى محرر مستندات Google بشكل أكبر ، يقدم Microsoft Office أدوات أكثر تقدمًا وإمكانية الوصول دون اتصال بالإنترنت مما يجعله الخيار الأنسب للشركات والمؤسسات.

LearnDash

• السعر: 199 دولار

كعمل تجاري ، ستحتاج إلى إنشاء برامج لتعليم موظفيك وتدريبهم. باستخدام LearnDash ، يمكنك بسهولة إعداد منصة تعليمية كاملة داخل تثبيت WordPress الخاص بك. يشتمل المكون الإضافي على جميع الأدوات التي ستحتاج إليها لإنشاء محتوى دورة وسائط متعددة وأدلة مساعدة وبرامج تعليمية وغير ذلك الكثير. ودمجها مع قاعدة المعرفة الخاصة بك.

HubSpot CRM

• السعر: مجاني

يمكن أن يؤدي دمج CRM مع قاعدة المعرفة الخاصة بك إلى تحقيق العديد من الفوائد. سيسهل نظام إدارة علاقات العملاء تخزين وإدارة جميع بيانات العميل وإنشاء مهام سير العمل والمزيد. يعد HubSpot CRM حلاً رائعًا يمكنك استخدامه كنقطة بداية. إنه مجاني للاستخدام ويدعم التكامل مع WordPress.

يوست سيو

• السعر: مجاني

Yoast SEO هو مكون إضافي مفيد لبرنامج WordPress لتحسين مقالات قاعدة المعرفة لمحركات البحث. يسمح لك بتحسين كل مقالة في قاعدة المعارف الخاصة بك باستخدام الكلمات الرئيسية والأوصاف التعريفية. سيساعدك المكون الإضافي أيضًا على تحسين المقالات من أجل سهولة القراءة.

تغليف

تعد إدارة قاعدة معرفية فعالة والحفاظ عليها عملية تعلم.

لا تتوقف هنا. استمر في التعلم وابحث عن المزيد من الاستراتيجيات والأدوات لتعزيز قاعدة المعرفة الخاصة بك.

لا تتردد في استكشاف مدونتنا لمزيد من الإرشادات والاستراتيجيات. وتحقق من مجموعتنا من أدوات قاعدة المعرفة لبناء نظام قاعدة معرفية أفضل.