기술 자료를 효율적으로 관리하는 방법(전략 및 도구)

지식 기반을 관리하는 것은 작은 도서관을 관리하는 것과 같습니다. 사용자에게 보다 효과적으로 서비스를 제공하려면 지식 기반의 모든 항목을 올바른 도구로 적절하게 구성, 분류 및 최적화해야 합니다.

고맙게도 사서가 되는 것과 달리 지식 기반 관리를 배우기 위해 특별한 학위가 필요하지는 않습니다. 지식 기반을 보다 관리하기 쉽고 사용자 친화적으로 만들려면 올바른 도구와 전략만 있으면 됩니다.

이 기사에서는 모든 규모의 지식 기반을 관리하는 데 사용할 수 있는 최고의 팁과 도구를 다룹니다. 엔터프라이즈 지식 기반이든 단일 제품 지식 기반이든 관계없이 여기에서 많은 유용한 팁을 찾을 수 있습니다.

시작하자.

지식경영이란?

이 가이드의 핵심 부분을 살펴보기 전에 지식 기반 관리의 기본 사항을 알아보겠습니다.

아시다시피 지식 기반은 기사, 튜토리얼, 가이드, 다운로드 및 다양한 유형의 콘텐츠로 가득 찬 시스템입니다. 지식 관리는 단순히 지식 기반의 모든 콘텐츠를 만들고 관리하는 작업입니다.

지식 기반을 정확히 어떻게 관리하고 있습니까? 글쎄, 그것은 많은 다른 단계와 프로세스를 포함합니다. 효율적인 지식 검색을 위해 콘텐츠를 구성하는 것과 같습니다.

예를 들어, 범주화는 지식 관리의 중요한 부분입니다. 카테고리를 사용하여 다양한 카테고리로 안내선을 구성할 수 있습니다. 뿐만 아니라 특정 주제를 더 쉽게 탐색할 수 있습니다. 이렇게 하면 지식 기반 콘텐츠를 정기적으로 편집하고 업데이트해야 할 때 시간을 절약할 수 있습니다.

다음과 같은 지식 관리와 관련된 몇 가지 다른 측면도 있습니다.

• 지식 시스템
• 지식 창출
• 지식 연구
• 지식 업데이트
• 지식 최적화

이러한 측면을 더 자세히 살펴보겠습니다. 그리고 이를 활용하여 보다 효율적인 지식 기반을 구축할 수 있는 방법을 알아보십시오.

지식 관리 모범 사례

지식 기반 관리에는 다양한 단계가 포함됩니다. 다음은 지식 관리 워크플로를 훨씬 원활하게 만들기 위해 따를 수 있는 몇 가지 모범 사례입니다.

적합한 KB 시스템 선택

지식 관리 프로세스는 올바른 지식 기반 시스템 또는 소프트웨어를 선택하는 것으로 시작됩니다. 사용하는 KB 소프트웨어에 따라 콘텐츠 생성 및 관리가 얼마나 쉬운지 결정됩니다.

예를 들어 WordPress는 지식 기반 시스템을 구축하기 위한 훌륭한 소프트웨어입니다. 가장 저렴한 옵션일 뿐만 아니라 시스템을 사용자 정의하고 확장할 수 있는 많은 도구와 옵션도 제공합니다.

타사 테마 및 플러그인 지원은 WordPress의 주요 판매 포인트입니다. 분류 시스템 및 초보자 친화적인 편집기와 함께 사용하면 WordPress는 지식 관리를 위한 완벽한 솔루션이 됩니다.

현대적인 디자인 사용

지식 기반은 또한 현대적인 도구와 유연한 디자인을 완벽하게 갖추고 있어야 합니다. 그것은 당신과 당신의 사용자 모두가 찾고 있는 것을 더 쉽게 찾을 수 있도록 할 것입니다.

훌륭한 지식 기반 디자인에는 강력한 검색 시스템이 포함되어야 합니다. 사용자 피드백을 수집하는 방법과 다운로드 가능한 파일을 첨부하는 기능도 있습니다. 올바른 WordPress 테마를 사용하면 이러한 기능을 지식 기반에 아주 쉽게 통합할 수 있습니다.

예를 들어 지식 기반 테마인 KnowAll에는 이러한 모든 기능 등이 있습니다. KnowAll은 모든 종류의 지식 기반 시스템을 구축하기 위해 특별히 제작된 WordPress 테마입니다. 현대적인 디자인으로 제공되며 모든 인기 있는 WordPress 플러그인과 완벽하게 호환됩니다.

사용자 친화적인 콘텐츠 만들기

콘텐츠는 모든 지식 기반의 중심 단계를 차지합니다. 사용자에게 더 나은 서비스를 제공하려면 더 쉽게 소비할 수 있는 콘텐츠를 만들어야 합니다. 자습서 및 가이드와 함께 멀티미디어 콘텐츠를 포함합니다. 그리고 서식을 사용하여 가독성을 높입니다.

훌륭한 콘텐츠 편집기에 액세스하는 것은 모든 유형의 지식 콘텐츠를 만들고 편집하는 열쇠입니다. 더 중요한 것은 복사 편집기가 답답한 코드와 스타일 가이드에 의존하지 않고도 편집기를 사용할 수 있어야 한다는 것입니다.

지속적으로 업데이트 및 개선

효율적인 지식 기반 구축에 대한 귀하의 작업은 결코 완료되지 않습니다. 지식 기사를 지속적으로 업데이트하고, 새로운 콘텐츠를 추가하고, 정기적으로 개선하여 사용자에게 더 나은 서비스를 제공해야 합니다. 지식 기반 소프트웨어에 이 프로세스를 원활하게 수행할 수 있는 기능이 포함되어 있는지 확인하십시오.

사용자 피드백 수집

지식 기반 문서 및 콘텐츠를 개선하기 위한 가장 좋은 전략 중 하나는 사용자 피드백을 수집하는 것입니다. 어떤 기사가 가장 잘 수행되고 어떤 것이 재작업이 필요한지 알아보는 가장 좋은 방법입니다. 간단한 추천 시스템을 추가해도 사용자 피드백을 수집하는 데 많은 도움이 됩니다.

검색 가능성 최적화

지식 기반에 검색 기능을 추가하고 콘텐츠를 구조화하는 것 외에도 검색 가능성을 위해 콘텐츠를 최적화해야 합니다. 이는 공개 지식 기반의 경우 특히 중요합니다. 검색 엔진 최적화 전략을 사용하여 Google에서 다양한 키워드에 대한 지식 기사의 순위를 지정합니다.

기술 자료를 구성하는 방법

효율성과 성능을 높이려면 지식 기반을 잘 구성해야 합니다. 지식 기반을 구성하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 전략이 있습니다.

• 범주 사용: 범주화 시스템을 사용하면 기사를 특정 주제로 구성할 수 있습니다. 이것은 사용자가 좌절 없이 기사를 찾는 데 도움이 됩니다. 지식 기반 업데이트 프로세스에서도 도움이 됩니다.
• 기사 순서: 또한 상단 또는 홈페이지에서 중요한 가이드, 팁 및 가장 유용한 기사를 강조 표시할 수 있습니다. 인기 있는 기사를 더 쉽게 찾을 수 있는 좋은 방법입니다.
• 분석 활용: 사용자가 웹사이트를 탐색하는 방법을 추적합니다. 그들이 가장 많이 읽은 기사를 알아보십시오. 다음으로 탐색할 위치를 찾습니다. 이러한 통찰력을 사용하여 지식 기반을 더 잘 구성하십시오.

접근 및 권한 제어 방법

지식 기반의 어떤 부분에 액세스할 수 있는지 제어하는 ​​것은 팀과 사용자를 위한 건강한 환경을 유지하는 데 중요합니다.

예를 들어, 고객 지원 팀을 위한 개인 지식 기반에는 사용자 액세스 제어가 포함되어야 합니다. 이렇게 하면 해당 부서에만 관련된 특정 섹션에 대한 상담원의 액세스가 제한됩니다.

또 다른 예는 콘텐츠 편집자에 대한 액세스를 제어하는 ​​것입니다. 편집자가 편집하고 게시할 수 있는 기사 사본을 제어할 수 있습니다. 또는 사용자가 볼 수 있는 기사를 제한할 수도 있습니다.

액세스 및 권한을 제어하는 ​​가장 좋은 방법 중 하나는 특정 역할을 가진 사용자 그룹을 만드는 것입니다.

WordPress에는 이 프로세스를 간단하게 만드는 사용자 역할 관리 시스템이 내장되어 있습니다. 이를 통해 콘텐츠를 편집하고 게시할 수 있는 사람과 같은 권한을 설정할 수 있습니다. 다른 카테고리를 볼 수 있는 사람. 그리고 훨씬 더.

WordPress에는 사용자 정의 사용자 역할을 생성하기 위한 플러그인도 있습니다. 사용자 역할 편집기는 고급 사용자 역할 시스템을 설정하는 데 사용할 수 있는 강력한 무료 플러그인입니다.

지식 관리를 위한 5가지 최고의 도구

다음은 지식 기반 및 지식 관리 프로세스를 최대한 활용하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 도구입니다.

영웅 KB

• 가격: $129

Heroic KB는 WordPress로 만든 모든 지식 기반의 필수 플러그인입니다. 이 플러그인은 사실상 모든 WordPress 사이트를 완전한 지식 관리 시스템으로 변환할 수 있습니다. 콘텐츠 주문, 첨부 파일, 기사 피드백 및 분석과 같은 많은 유용한 기능을 포함하여 지식 관리 프로세스를 훨씬 쉽게 만듭니다.

마이크로 소프트 오피스

• 가격: 사용자당 월 $8.25

이것은 생각할 필요가 없습니다. 물론 모든 지식 문서를 만들고 형식을 지정하려면 훌륭한 문서 편집 소프트웨어에 액세스해야 합니다. Google 문서도구는 더 쉽게 액세스할 수 있지만 Microsoft Office는 회사와 기업에 가장 적합한 옵션이 되는 고급 도구와 오프라인 액세스를 제공합니다.

런대쉬

• 가격: $199

기업으로서 직원을 가르치고 훈련시키기 위한 프로그램을 만들어야 합니다. LearnDash를 사용하면 WordPress 설치 내에서 완전한 학습 플랫폼을 쉽게 설정할 수 있습니다. 플러그인에는 멀티미디어 코스 콘텐츠, 도움말 가이드, 튜토리얼 등을 만드는 데 필요한 모든 도구가 포함되어 있습니다. 개인 지식 기반과 통합하십시오.

허브스팟 CRM

• 가격: 무료

CRM을 지식 기반과 통합하면 많은 이점을 얻을 수 있습니다. 고객 관계 관리 시스템을 사용하면 모든 고객 데이터를 더 쉽게 저장 및 관리하고 워크플로를 만드는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. HubSpot CRM은 출발점으로 사용할 수 있는 훌륭한 솔루션입니다. 무료로 사용할 수 있으며 WordPress와의 통합을 지원합니다.

요스트 SEO

• 가격: 무료

Yoast SEO는 검색 엔진에 대한 지식 기반 기사를 최적화하는 데 유용한 WordPress 플러그인입니다. 키워드 및 메타 설명을 사용하여 지식 기반의 각 기사를 최적화할 수 있습니다. 플러그인은 가독성을 위해 기사를 최적화하는 데도 도움이 됩니다.

마무리

효율적인 지식 기반을 관리하고 유지하는 것은 학습 과정입니다.

여기서 멈추지 마세요. 계속 학습하고 지식 기반을 강화할 더 많은 전략과 도구를 찾으십시오.

더 많은 가이드와 전략에 대해서는 블로그를 자유롭게 탐색하십시오. 그리고 더 나은 지식 기반 시스템을 구축하기 위한 지식 기반 도구 모음을 확인하십시오.