Cómo administrar su base de conocimientos de manera eficiente (estrategias y herramientas)

Administrar una base de conocimiento es como administrar una pequeña biblioteca. Para servir a los usuarios de manera más efectiva, todo en la base de conocimientos debe estar organizado, categorizado y optimizado correctamente con las herramientas adecuadas.

Afortunadamente, a diferencia de convertirse en bibliotecario, no necesita un título especial para aprender a administrar la base de conocimientos. Solo necesita las herramientas y estrategias adecuadas para hacer que su base de conocimientos sea más manejable y fácil de usar.

En este artículo, cubrimos los mejores consejos y herramientas que puede usar para administrar una base de conocimiento de cualquier tamaño. Ya sea que tenga una base de conocimiento empresarial o una base de conocimiento de un solo producto, aquí encontrará muchos consejos útiles.

Empecemos.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

Antes de llegar a las partes esenciales de la guía, aprendamos los conceptos básicos de la gestión de la base de conocimientos.

Como sabe, una base de conocimiento es un sistema lleno de artículos, tutoriales, guías, descargables y muchos tipos diferentes de contenido. La gestión del conocimiento es simplemente el trabajo que implica crear y gestionar todo el contenido de la base de conocimientos.

¿Cómo se gestiona exactamente una base de conocimientos? Bueno, implica muchos pasos y procesos diferentes. Como organizar el contenido para la recuperación eficiente del conocimiento.

Por ejemplo, la categorización es una parte importante de la gestión del conocimiento. Con categorías, puede organizar guías en diferentes categorías. Así como navegar por temas específicos más fácilmente. Esto le ayudará a ahorrar tiempo cuando tenga que editar y actualizar el contenido de la base de conocimientos con regularidad.

También hay varios otros aspectos relacionados con la gestión del conocimiento, tales como:

• Sistemas de conocimiento
• Creación de conocimiento
• Investigación del conocimiento
• Actualización de conocimientos
• Optimización del conocimiento

Exploremos estos aspectos con más detalle. Y descubra cómo puede aprovecharlos para crear una base de conocimiento más eficiente.

Mejores prácticas para la gestión del conocimiento

Administrar una base de conocimientos implica muchos pasos diferentes. Estas son algunas de las mejores prácticas que puede seguir para que el flujo de trabajo de la gestión del conocimiento sea mucho más fluido.

Elija el sistema KB adecuado

El proceso de gestión del conocimiento comienza con la elección del software o sistema de base de conocimientos adecuado. El software KB que utilice determinará qué tan fácil es crear y administrar contenido.

Por ejemplo, WordPress es un gran software para construir sistemas de base de conocimientos. No solo es la opción más asequible, sino que también ofrece muchas herramientas y opciones para personalizar y ampliar el sistema.

El soporte para temas y complementos de terceros son los puntos clave de venta de WordPress. Cuando los combina con su sistema de categorización y el editor para principiantes, WordPress se convierte en una solución completa para la gestión del conocimiento.

Usa un diseño moderno

Su base de conocimientos también debe estar totalmente equipada con herramientas modernas y un diseño flexible. Facilitará las cosas tanto para usted como para sus usuarios para encontrar lo que están buscando.

Un gran diseño de base de conocimientos debe incluir un potente sistema de búsqueda. Además de formas de recopilar comentarios de los usuarios y la capacidad de adjuntar archivos descargables. Con el tema de WordPress adecuado, puede integrar dichas características a su base de conocimientos con bastante facilidad.

Por ejemplo, nuestro tema de base de conocimiento KnowAll tiene todas estas características y más. KnowAll es un tema de WordPress creado específicamente para crear sistemas de base de conocimiento de todo tipo. Viene con un diseño moderno y es totalmente compatible con todos los complementos populares de WordPress.

Crear contenido fácil de usar

El contenido toma el centro del escenario de cada base de conocimiento. Para brindar un mejor servicio a sus usuarios, debe crear contenido que sea más fácil de consumir. Incluye contenido multimedia para acompañar tutoriales y guías. Y utilice el formato para mejorar la legibilidad.

Tener acceso a un excelente editor de contenido es la clave para crear y editar todo tipo de contenido de conocimiento. Más importante aún, sus editores deben poder usar el editor sin tener que depender de códigos frustrantes y guías de estilo.

Actualizar y mejorar continuamente

Su trabajo para construir una base de conocimiento eficiente nunca estará completo. Debe actualizar continuamente los artículos de conocimiento, agregar contenido nuevo y mejorarlos regularmente para servir mejor a sus usuarios. Asegúrese de que el software de su base de conocimientos incluya funciones para que este proceso sea una experiencia fluida para usted.

Recopilar comentarios de los usuarios

Una de las mejores estrategias para mejorar los artículos y el contenido de su base de conocimientos es recopilar comentarios de los usuarios. Es la mejor manera de saber qué artículos funcionan mejor y cuáles necesitan ser revisados. Incluso agregar un simple sistema de pulgares hacia arriba contribuirá en gran medida a recopilar comentarios de los usuarios.

Optimizar para Descubrimiento

Además de agregar una función de búsqueda y estructurar el contenido en su base de conocimiento, también debe optimizar el contenido para que sea detectable. Esto es especialmente importante para las bases de conocimiento público. Use estrategias de optimización de motores de búsqueda para clasificar artículos de conocimiento en Google para varias palabras clave.

Cómo organizar su base de conocimientos

Para aumentar la eficiencia y el rendimiento, debe mantener su base de conocimientos bien organizada. Existen algunas estrategias que puede utilizar para organizar una base de conocimientos.

• Usar Categorías: Un sistema de categorización te permitirá organizar los artículos en temas específicos. Esto ayuda a los usuarios a encontrar artículos sin frustración. Y también lo ayuda en el proceso de actualización de la base de conocimientos.
• Ordenación de artículos: también puede resaltar las guías importantes, los consejos y los artículos más útiles en la parte superior o en la página de inicio. Es una excelente manera de hacer que los artículos populares sean más fáciles de encontrar.
• Aproveche los análisis: haga un seguimiento de cómo los usuarios navegan por su sitio web. Conozca qué artículos leen más. Encuentre hacia dónde navegan a continuación. Utilice estos conocimientos para organizar mejor la base de conocimientos.

Cómo controlar el acceso y el permiso

Controlar quién tiene acceso a qué partes de la base de conocimientos es fundamental para mantener un entorno saludable para su equipo y sus usuarios.

Por ejemplo, una base de conocimientos privada para un equipo de atención al cliente debe incluir el control de acceso de los usuarios. Esto limitará el acceso del agente a secciones específicas que solo son relevantes para su departamento.

Otro ejemplo es controlar el acceso a los editores de contenido. Puede controlar qué artículos pueden editar y publicar los correctores de estilo. O incluso limitar qué artículos pueden ver los usuarios.

Una de las mejores formas de controlar el acceso y los permisos es crear grupos de usuarios con roles específicos.

WordPress tiene un sistema de administración de roles de usuario incorporado que ayuda a simplificar este proceso. Con él, puede establecer permisos como quién puede editar y publicar contenido. Quién puede ver las diferentes categorías. Y mucho más.

WordPress también tiene complementos creados para crear roles de usuario personalizados. User Role Editor es un poderoso complemento gratuito que puede usar para configurar un sistema avanzado de roles de usuario.

Las 5 mejores herramientas para la gestión del conocimiento

Estas son algunas de las herramientas que puede utilizar para aprovechar al máximo su base de conocimientos y su proceso de gestión de conocimientos.

KB heroico

• Precio: $129

Heroic KB es un complemento imprescindible para cada base de conocimiento creada con WordPress. Este complemento prácticamente puede transformar cualquier sitio de WordPress en un completo sistema de gestión del conocimiento. Incluye muchas características útiles como orden de contenido, archivos adjuntos, comentarios de artículos y análisis para facilitar mucho el proceso de gestión del conocimiento.

oficina de microsoft

• Precio: $8.25 por usuario por mes

Este es una obviedad. Por supuesto, necesita acceso a un excelente software de edición de documentos para crear y dar formato a todos los artículos de conocimiento. Si bien Google Docs es más accesible, Microsoft Office ofrece herramientas más avanzadas y acceso sin conexión que lo convierte en la opción más adecuada para empresas y empresas.

LearnDash

• Precio: $199

Como empresa, deberá crear programas para enseñar y capacitar a sus empleados. Con LearnDash, puede configurar fácilmente una plataforma de aprendizaje completa dentro de su instalación de WordPress. El complemento incluye todas las herramientas que necesitará para crear contenido de cursos multimedia, guías de ayuda, tutoriales y mucho más. E intégrelos con su base de conocimiento privada.

CRM de HubSpot

• Precio: Gratis

La integración de un CRM con su base de conocimientos puede traer muchos beneficios. Un sistema de gestión de relaciones con los clientes facilitará el almacenamiento y la gestión de todos los datos de los clientes, la creación de flujos de trabajo y mucho más. HubSpot CRM es una excelente solución que puede usar como punto de partida. Es de uso gratuito y admite la integración con WordPress.

Yoast SEO

• Precio: Gratis

Yoast SEO es un complemento de WordPress útil para optimizar los artículos de su base de conocimientos para los motores de búsqueda. Le permite optimizar cada artículo en su base de conocimiento con palabras clave y meta descripciones. El complemento también lo ayudará a optimizar los artículos para que sean legibles.

Terminando

Administrar y mantener una base de conocimiento eficiente es un proceso de aprendizaje.

No te detengas aquí. Siga aprendiendo y encuentre más estrategias y herramientas para potenciar su base de conocimientos.

Siéntase libre de explorar nuestro blog para obtener más guías y estrategias. Y consulte nuestra colección de herramientas de base de conocimientos para crear un mejor sistema de base de conocimientos.