Come gestire la tua knowledge base in modo efficiente (strategie e strumenti)

Gestire una base di conoscenza è proprio come gestire una piccola libreria. Per servire gli utenti in modo più efficace, tutto nella base di conoscenza deve essere organizzato, classificato e ottimizzato correttamente con gli strumenti giusti.

Per fortuna, a differenza di diventare un bibliotecario, non hai bisogno di una laurea speciale per imparare la gestione della base di conoscenza. Hai solo bisogno degli strumenti e delle strategie giuste per rendere la tua base di conoscenze più gestibile e facile da usare.

In questo articolo, trattiamo i migliori suggerimenti e strumenti che puoi utilizzare per gestire qualsiasi dimensione di una base di conoscenza. Indipendentemente dal fatto che tu disponga di una knowledge base aziendale o di una base di conoscenza di un singolo prodotto, qui troverai molti suggerimenti utili.

Iniziamo.

Che cos'è la gestione della conoscenza?

Prima di arrivare alle parti essenziali della guida, impariamo le basi della gestione della base di conoscenza.

Come sai, una knowledge base è un sistema pieno di articoli, tutorial, guide, download e molti tipi diversi di contenuti. La gestione della conoscenza è semplicemente il lavoro che serve per creare e gestire tutto il contenuto della base di conoscenza.

Come gestisci esattamente una base di conoscenza? Bene, comporta molti passaggi e processi diversi. Come organizzare i contenuti per un efficiente recupero delle conoscenze.

Ad esempio, la categorizzazione è una parte importante della gestione della conoscenza. Con le categorie, puoi organizzare le guide in diverse categorie. Oltre a sfogliare argomenti specifici più facilmente. Ciò ti aiuterà a risparmiare tempo quando devi modificare e aggiornare regolarmente il contenuto della knowledge base.

Ci sono anche molti altri aspetti legati alla gestione della conoscenza, come ad esempio:

• Sistemi di conoscenza
• Creazione di conoscenza
• Ricerca della conoscenza
• Aggiornamento della conoscenza
• Ottimizzazione della conoscenza

Esaminiamo questi aspetti in modo più dettagliato. E scopri come sfruttarli per creare una base di conoscenze più efficiente.

Migliori pratiche per la gestione della conoscenza

La gestione di una base di conoscenza comporta molti passaggi diversi. Queste sono alcune delle migliori pratiche che puoi seguire per rendere il flusso di lavoro di gestione della conoscenza molto più fluido.

Scegli il sistema KB giusto

Il processo di gestione della conoscenza inizia con la scelta del giusto sistema o software di knowledge base. Il software KB che utilizzi determinerà quanto è facile creare e gestire i contenuti.

Ad esempio, WordPress è un ottimo software per la creazione di sistemi di knowledge base. Non è solo l'opzione più conveniente, ma offre anche molti strumenti e opzioni per la personalizzazione e l'estensione del sistema.

Il supporto per temi e plugin di terze parti sono i principali punti di forza di WordPress. Quando li mescoli con il suo sistema di categorizzazione e l'editor per principianti, WordPress diventa una soluzione completa per la gestione della conoscenza.

Usa un design moderno

La tua base di conoscenze dovrebbe anche essere completamente attrezzata con strumenti moderni e un design flessibile. Renderà le cose più facili sia per te che per i tuoi utenti trovare ciò che stanno cercando.

Un ottimo progetto di knowledge base dovrebbe includere un potente sistema di ricerca. Oltre ai modi per raccogliere il feedback degli utenti e alla possibilità di allegare file scaricabili. Con il giusto tema WordPress, puoi integrare tali funzionalità nella tua knowledge base abbastanza facilmente.

Ad esempio, il nostro tema della knowledge base KnowAll ha tutte queste funzionalità e altro ancora. KnowAll è un tema WordPress creato appositamente per la creazione di sistemi di base di conoscenza di ogni tipo. Viene fornito con un design moderno ed è completamente compatibile con tutti i più diffusi plugin di WordPress.

Crea contenuti user-friendly

Il contenuto è al centro di ogni base di conoscenza. Per servire meglio i tuoi utenti, devi creare contenuti più facili da consumare. Includere contenuti multimediali per accompagnare tutorial e guide. E usa la formattazione per migliorare la leggibilità.

Avere accesso a un ottimo editor di contenuti è la chiave per creare e modificare tutti i tipi di contenuti di conoscenza. Ancora più importante, i tuoi copy editor devono essere in grado di utilizzare l'editor senza dover fare affidamento su codice frustrante e guide di stile.

Aggiorna e migliora continuamente

Il tuo lavoro per costruire una base di conoscenza efficiente non sarà mai completo. Devi aggiornare continuamente gli articoli della conoscenza, aggiungere nuovi contenuti e migliorarli regolarmente per servire meglio i tuoi utenti. Assicurati che il software della tua knowledge base includa funzionalità per rendere questo processo un'esperienza fluida per te.

Raccogli il feedback degli utenti

Una delle migliori strategie per migliorare gli articoli e i contenuti della knowledge base è raccogliere il feedback degli utenti. È il modo migliore per scoprire quali articoli funzionano meglio e quali devono essere rielaborati. Anche l'aggiunta di un semplice sistema di pollice in su farà molto per raccogliere il feedback degli utenti.

Ottimizza per la rilevabilità

Oltre ad aggiungere una funzione di ricerca e strutturare i contenuti nella tua knowledge base, dovresti anche ottimizzare i contenuti per la rilevabilità. Ciò è particolarmente importante per le basi di conoscenza pubblica. Utilizza le strategie di ottimizzazione dei motori di ricerca per classificare gli articoli della conoscenza su Google per varie parole chiave.

Come organizzare la tua base di conoscenza

Per aumentare l'efficienza e le prestazioni, dovresti mantenere la tua base di conoscenze ben organizzata. Ci sono alcune strategie che puoi usare per organizzare una base di conoscenza.

• Categorie d'uso: un sistema di categorizzazione ti consentirà di organizzare gli articoli in argomenti specifici. Questo aiuta gli utenti a trovare gli articoli senza frustrazione. E ti aiuta anche nel processo di aggiornamento della knowledge base.
• Ordinazione degli articoli: puoi anche evidenziare le guide, i suggerimenti e gli articoli più utili importanti in alto o nella home page. È un ottimo modo per facilitare la ricerca di articoli popolari.
• Sfrutta l'analisi: traccia come gli utenti navigano nel tuo sito web. Scopri quali articoli leggono di più. Trova dove navigano verso il prossimo. Utilizzare tali approfondimenti per organizzare meglio la base di conoscenza.

Come controllare l'accesso e l'autorizzazione

Controllare chi può accedere a quali parti della knowledge base è fondamentale per mantenere un ambiente sano per il tuo team e gli utenti.

Ad esempio, una knowledge base privata per un team di assistenza clienti dovrebbe includere il controllo dell'accesso degli utenti. Ciò limiterà l'accesso dell'agente a sezioni specifiche che sono rilevanti solo per il suo dipartimento.

Un altro esempio è il controllo dell'accesso agli editor di contenuti. Puoi controllare quali articoli possono essere modificati e pubblicati dagli editor di testi. O anche limitare gli articoli che possono essere visualizzati dagli utenti.

Uno dei modi migliori per controllare l'accesso e l'autorizzazione consiste nel creare gruppi di utenti con ruoli specifici.

WordPress ha un sistema di gestione dei ruoli utente integrato che aiuta a semplificare questo processo. Con esso, puoi impostare autorizzazioni come chi può modificare e pubblicare contenuti. Chi può visualizzare diverse categorie. E altro ancora.

WordPress ha anche plug-in realizzati per la creazione di ruoli utente personalizzati. User Role Editor è un potente plug-in gratuito che puoi utilizzare per configurare un sistema avanzato di ruoli utente.

5 migliori strumenti per la gestione della conoscenza

Questi sono alcuni degli strumenti che puoi utilizzare per ottenere il massimo dalla tua base di conoscenza e dal processo di gestione della conoscenza.

KB eroico

• Prezzo: $ 129

Heroic KB è un plug-in indispensabile per ogni knowledge base realizzata con WordPress. Questo plugin può praticamente trasformare qualsiasi sito WordPress in un sistema completo di gestione della conoscenza. Include molte funzioni utili come ordine dei contenuti, allegati, feedback sugli articoli e analisi per semplificare notevolmente il processo di gestione della conoscenza.

Microsoft Office

• Prezzo: $ 8,25 per utente al mese

Questo è un gioco da ragazzi. Naturalmente, è necessario accedere a un ottimo software di modifica dei documenti per creare e formattare tutti gli articoli della conoscenza. Mentre Google Docs è più accessibile, Microsoft Office offre strumenti più avanzati e l'accesso offline che lo rendono l'opzione più adatta per aziende e imprese.

ImparaDash

• Prezzo: $ 199

Come azienda, dovrai creare programmi per insegnare e formare i tuoi dipendenti. Con LearnDash, puoi configurare facilmente una piattaforma di apprendimento completa all'interno della tua installazione di WordPress. Il plug-in include tutti gli strumenti necessari per creare contenuti multimediali per corsi, guide di aiuto, tutorial e molto altro. E integrali con la tua base di conoscenza privata.

HubSpot CRM

• Prezzo: gratuito

L'integrazione di un CRM con la tua knowledge base può portare molti vantaggi. Un sistema di gestione delle relazioni con i clienti semplificherà l'archiviazione e la gestione di tutti i dati dei clienti, la creazione di flussi di lavoro e altro ancora. HubSpot CRM è un'ottima soluzione che puoi utilizzare come punto di partenza. È gratuito e supporta l'integrazione con WordPress.

Yoast SEO

• Prezzo: gratuito

Yoast SEO è un utile plugin per WordPress per ottimizzare i tuoi articoli della knowledge base per i motori di ricerca. Ti consente di ottimizzare ogni articolo nella tua knowledge base con parole chiave e meta descrizioni. Il plug-in ti aiuterà anche a ottimizzare la leggibilità degli articoli.

Avvolgendo

Gestire e mantenere una base di conoscenze efficiente è un processo di apprendimento.

Non fermarti qui. Continua ad imparare e trova più strategie e strumenti per potenziare la tua base di conoscenze.

Sentiti libero di esplorare il nostro blog per ulteriori guide e strategie. E dai un'occhiata alla nostra raccolta di strumenti di knowledge base per creare un sistema di knowledge base migliore.