ナレッジベースを効率的に管理する方法（戦略とツール）

公開: 2019-11-05

ナレッジベースの管理は、小さなライブラリの管理と同じです。ユーザーにより効果的にサービスを提供するには、ナレッジベース内のすべてのものを適切に整理、分類、および適切なツールで最適化する必要があります。

ありがたいことに、司書になるのとは異なり、知識ベースの管理を学ぶために特別な学位は必要ありません。知識ベースをより管理しやすくユーザーフレンドリーにするために必要なのは、適切なツールと戦略だけです。

この記事では、あらゆるサイズのナレッジベースを管理するために使用できる最良のヒントとツールについて説明します。エンタープライズナレッジベースであろうと単一の製品ナレッジベースであろうと、ここには役立つヒントがたくさんあります。

始めましょう。

ナレッジマネジメントとは何ですか？

ガイドの要点に入る前に、ナレッジベース管理の基本を学びましょう。

ご存知のように、ナレッジベースは、記事、チュートリアル、ガイド、ダウンロード可能ファイル、およびさまざまな種類のコンテンツでいっぱいのシステムです。ナレッジマネジメントは、ナレッジベース内のすべてのコンテンツを作成および管理するための作業です。

ナレッジベースをどの程度正確に管理していますか？まあ、それは多くの異なるステップとプロセスを含みます。効率的な知識検索のためにコンテンツを整理するようなものです。

たとえば、分類は知識管理の重要な部分です。カテゴリを使用すると、ガイドをさまざまなカテゴリに整理できます。また、特定のトピックをより簡単に閲覧できます。これにより、ナレッジベースのコンテンツを定期的に編集および更新する必要がある場合に時間を節約できます。

ナレッジマネジメントに関連する他のいくつかの側面もあります。

知識システム
知識の創造
知識研究
知識の更新
知識の最適化

これらの側面をさらに詳しく調べてみましょう。そして、それらを活用してより効率的なナレッジベースを作成する方法を見つけてください。

ナレッジマネジメントのベストプラクティス

ナレッジベースの管理には、さまざまな手順が含まれます。これらは、ナレッジマネジメントワークフローをよりスムーズにするために従うことができるベストプラクティスの一部です。

適切なKBシステムを選択してください

知識管理のプロセスは、適切な知識ベースシステムまたはソフトウェアを選択することから始まります。使用するKBソフトウェアによって、コンテンツの作成と管理がいかに簡単かが決まります。

ワードプレス

たとえば、WordPressは知識ベースシステムを構築するための優れたソフトウェアです。これは最も手頃なオプションであるだけでなく、システムをカスタマイズおよび拡張するための多くのツールとオプションも提供します。

サードパーティのテーマとプラグインのサポートは、WordPressの重要なセールスポイントです。それらを分類システムと初心者向けのエディターと組み合わせると、WordPressは知識管理のための完全なソリューションになります。

モダンなデザインを使用する

ナレッジベースには、最新のツールと柔軟な設計が完全に備わっている必要があります。それはあなたとあなたのユーザーの両方が彼らが探しているものを見つけるのをより簡単にするでしょう。

優れたナレッジベースの設計には、強力な検索システムが含まれている必要があります。また、ユーザーのフィードバックを収集する方法や、ダウンロード可能なファイルを添付する機能もあります。適切なWordPressテーマを使用すると、そのような機能をナレッジベースに非常に簡単に統合できます。

ワードプレス-プレビュー

たとえば、ナレッジベースのテーマであるKnowAllには、これらすべての機能などがあります。 KnowAllは、あらゆる種類の知識ベースシステムを構築するために特別に作成されたWordPressテーマです。モダンなデザインで、人気のあるすべてのWordPressプラグインと完全に互換性があります。

ユーザーフレンドリーなコンテンツを作成する

コンテンツは、すべてのナレッジベースの中心的な役割を果たします。ユーザーにより良いサービスを提供するには、より使いやすいコンテンツを作成する必要があります。チュートリアルやガイドに付随するマルチメディアコンテンツを含めます。そして、読みやすさを向上させるためにフォーマットを使用します。

優れたコンテンツエディタにアクセスできることは、あらゆる種類のナレッジコンテンツを作成および編集するための鍵です。さらに重要なことに、コピーエディターは、イライラするコードやスタイルガイドに頼ることなくエディターを使用できる必要があります。

継続的に更新および改善する

効率的な知識ベースを構築するためのあなたの仕事は決して完全ではありません。ユーザーにより良いサービスを提供するには、ナレッジ記事を継続的に更新し、新しいコンテンツを追加し、定期的に改善する必要があります。ナレッジベースソフトウェアに、このプロセスをスムーズに行えるようにする機能が含まれていることを確認してください。

ユーザーフィードバックを収集する

ナレッジベースの記事とコンテンツを改善するための最良の戦略の1つは、ユーザーのフィードバックを収集することです。これは、どの記事が最も効果的で、どの記事を作り直す必要があるかを知るための最良の方法です。簡単な賛成システムを追加するだけでも、ユーザーのフィードバックを集めるのに大いに役立ちます。

発見可能性のために最適化

ナレッジベースに検索機能を追加してコンテンツを構造化することに加えて、発見可能性のためにコンテンツを最適化する必要もあります。これは、パブリックナレッジベースにとって特に重要です。検索エンジン最適化戦略を使用して、さまざまなキーワードについてGoogleのナレッジ記事をランク付けします。

ナレッジベースを整理する方法

効率とパフォーマンスを向上させるには、知識ベースを適切に整理しておく必要があります。ナレッジベースを編成するために使用できる戦略がいくつかあります。

カテゴリの使用：カテゴリ化システムを使用すると、記事を特定のトピックに整理できます。これは、ユーザーがイライラすることなく記事を見つけるのに役立ちます。また、ナレッジベースの更新プロセスにも役立ちます。
記事の順序：重要なガイド、ヒント、および最も役立つ記事を上部またはホームページで強調表示することもできます。人気のある記事を見つけやすくするための優れた方法です。
分析の活用：ユーザーがWebサイトを閲覧する方法を追跡します。彼らが最も読んだ記事を学びましょう。彼らが次にナビゲートする場所を見つけます。このような洞察を使用して、ナレッジベースをより適切に整理します。

アクセスと許可を制御する方法

チームとユーザーの健全な環境を維持するには、ナレッジベースのどの部分に誰がアクセスできるかを制御することが重要です。

たとえば、カスタマーサポートチームのプライベートナレッジベースには、ユーザーアクセス制御を含める必要があります。これにより、エージェントの部門にのみ関連する特定のセクションへのアクセスが制限されます。

もう1つの例は、コンテンツエディターへのアクセスを制御することです。コピー編集者が編集および公開できる記事を制御できます。または、ユーザーが表示できる記事を制限することもできます。

アクセスとアクセス許可を制御する最良の方法の1つは、特定の役割を持つユーザーグループを作成することです。

WordPressには、このプロセスを簡単にするのに役立つ組み込みのユーザーロール管理システムがあります。これを使用すると、コンテンツを編集および公開できるユーザーなどの権限を設定できます。さまざまなカテゴリを表示できるユーザー。そして、はるかに。

ユーザーロールエディター

WordPressには、カスタムユーザーロールを作成するために作成されたプラグインもあります。 User Role Editorは、高度なユーザーロールシステムをセットアップするために使用できる強力な無料プラグインです。

ナレッジマネジメントに最適な5つのツール

これらは、ナレッジベースとナレッジマネジメントプロセスを最大限に活用するために使用できるツールの一部です。

ヒロイックKB

heroic-kb

価格： 129ドル

Heroic KBは、WordPressで作成されたすべてのナレッジベースに必須のプラグインです。このプラグインは、実質的に任意のWordPressサイトを完全な知識管理システムに変換できます。コンテンツの順序、添付ファイル、記事のフィードバック、分析など、知識管理プロセスをはるかに簡単にする多くの便利な機能が含まれています。

マイクロソフトオフィス

価格：ユーザーあたり月額8.25ドル

これは簡単なことではありません。もちろん、すべてのナレッジ記事を作成およびフォーマットするには、優れたドキュメント編集ソフトウェアにアクセスする必要があります。 Googleドキュメントはよりアクセスしやすくなっていますが、Microsoft Officeはより高度なツールとオフラインアクセスを提供しているため、企業や企業に最適なオプションです。

LearnDash

学ぶダッシュ

価格： 199ドル

ビジネスとして、あなたはあなたの従業員を教えそして訓練するためのプログラムを作成する必要があるでしょう。 LearnDashを使用すると、WordPressインストール内に完全な学習プラットフォームを簡単にセットアップできます。プラグインには、マルチメディアコースのコンテンツ、ヘルプガイド、チュートリアルなどを作成するために必要なすべてのツールが含まれています。そして、それらを個人の知識ベースと統合します。

HubSpot CRM

ハブスポット-crm

価格：無料

CRMをナレッジベースと統合すると、多くのメリットがもたらされます。顧客関係管理システムにより、すべての顧客データの保存と管理、ワークフローの作成などが容易になります。 HubSpot CRMは、出発点として使用できる優れたソリューションです。使用は無料で、WordPressとの統合をサポートしています。

YoastSEO

yoast-seo

価格：無料

Yoast SEOは、検索エンジンのナレッジベース記事を最適化するための便利なWordPressプラグインです。キーワードとメタディスクリプションを使用して、ナレッジベースの各記事を最適化できます。プラグインは、読みやすさのために記事を最適化するのにも役立ちます。

まとめ

効率的な知識ベースの管理と維持は学習プロセスです。

ここで止まらないでください。学習を続け、知識ベースを強化するためのより多くの戦略とツールを見つけてください。

その他のガイドや戦略については、ブログをご覧ください。そして、より良い知識ベースシステムを構築するための知識ベースツールのコレクションをチェックしてください。