So verwalten Sie Ihre Wissensdatenbank effizient (Strategien & Tools)

Die Verwaltung einer Wissensdatenbank ist genauso wie die Verwaltung einer kleinen Bibliothek. Um die Benutzer effektiver bedienen zu können, muss alles in der Wissensdatenbank mit den richtigen Tools ordnungsgemäß organisiert, kategorisiert und optimiert werden.

Glücklicherweise benötigen Sie im Gegensatz zum Bibliothekar kein spezielles Studium, um Wissensdatenbankmanagement zu erlernen. Sie brauchen nur die richtigen Tools und Strategien, um Ihre Wissensdatenbank überschaubarer und benutzerfreundlicher zu gestalten.

In diesem Artikel behandeln wir die besten Tipps und Tools, mit denen Sie eine Wissensdatenbank jeder Größe verwalten können. Unabhängig davon, ob Sie über eine Unternehmens-Wissensdatenbank oder eine einzelne Produkt-Wissensdatenbank verfügen, hier finden Sie zahlreiche nützliche Tipps.

Lass uns anfangen.

Was ist Wissensmanagement?

Bevor wir zu den wesentlichen Teilen des Leitfadens kommen, lernen wir die Grundlagen der Verwaltung von Wissensdatenbanken kennen.

Wie Sie wissen, ist eine Wissensdatenbank ein System, das mit Artikeln, Tutorials, Leitfäden, herunterladbaren Dateien und vielen verschiedenen Arten von Inhalten gefüllt ist. Wissensmanagement ist einfach die Arbeit, die in die Erstellung und Verwaltung aller Inhalte in der Wissensdatenbank gesteckt wird.

Wie genau verwaltet man eine Wissensdatenbank? Nun, es beinhaltet viele verschiedene Schritte und Prozesse. Wie das Organisieren von Inhalten für einen effizienten Wissensabruf.

Beispielsweise ist die Kategorisierung ein wichtiger Bestandteil des Wissensmanagements. Mit Kategorien können Sie Guides in verschiedenen Kategorien organisieren. Außerdem können Sie bestimmte Themen einfacher durchsuchen. Dadurch sparen Sie Zeit, wenn Sie die Inhalte der Wissensdatenbank regelmäßig bearbeiten und aktualisieren müssen.

Es gibt auch einige andere Aspekte im Zusammenhang mit Wissensmanagement, wie zum Beispiel:

• Wissenssysteme
• Wissenserstellung
• Wissensforschung
• Wissensaktualisierung
• Wissensoptimierung

Lassen Sie uns diese Aspekte genauer untersuchen. Und finden Sie heraus, wie Sie sie nutzen können, um eine effizientere Wissensbasis zu schaffen.

Best Practices für das Wissensmanagement

Die Verwaltung einer Wissensdatenbank umfasst viele verschiedene Schritte. Dies sind einige der Best Practices, die Sie befolgen können, um den Workflow des Wissensmanagements viel reibungsloser zu gestalten.

Wählen Sie das richtige KB-System

Der Prozess des Wissensmanagements beginnt mit der Auswahl des richtigen Wissensdatenbanksystems oder der richtigen Software. Die von Ihnen verwendete KB-Software bestimmt, wie einfach es ist, Inhalte zu erstellen und zu verwalten.

Zum Beispiel ist WordPress eine großartige Software zum Erstellen von Wissensdatenbanksystemen. Es ist nicht nur die günstigste Option, sondern bietet auch viele Tools und Optionen zur Anpassung und Erweiterung des Systems.

Die Unterstützung für Themes und Plugins von Drittanbietern sind die wichtigsten Verkaufsargumente von WordPress. Wenn Sie sie mit seinem Kategorisierungssystem und dem anfängerfreundlichen Editor mischen, wird WordPress zu einer Komplettlösung für Wissensmanagement.

Verwenden Sie ein modernes Design

Ihre Wissensdatenbank sollte außerdem vollständig mit modernen Tools und einem flexiblen Design ausgestattet sein. Es erleichtert sowohl Ihnen als auch Ihren Benutzern, das zu finden, wonach sie suchen.

Ein großartiges Design der Wissensdatenbank sollte ein leistungsstarkes Suchsystem beinhalten. Sowie Möglichkeiten zum Sammeln von Benutzerfeedback und die Möglichkeit, herunterladbare Dateien anzuhängen. Mit dem richtigen WordPress-Theme können Sie solche Funktionen ganz einfach in Ihre Wissensdatenbank integrieren.

Unser Wissensdatenbank-Thema KnowAll hat beispielsweise all diese Funktionen und mehr. KnowAll ist ein WordPress-Theme, das speziell für den Aufbau von Wissensdatenbanksystemen aller Art entwickelt wurde. Es hat ein modernes Design und ist voll kompatibel mit allen gängigen WordPress-Plugins.

Erstellen Sie benutzerfreundliche Inhalte

Der Inhalt steht im Mittelpunkt jeder Wissensbasis. Um Ihren Benutzern einen besseren Service zu bieten, müssen Sie Inhalte erstellen, die einfacher zu konsumieren sind. Fügen Sie Multimedia-Inhalte hinzu, um Tutorials und Leitfäden zu begleiten. Verwenden Sie Formatierungen, um die Lesbarkeit zu verbessern.

Der Zugriff auf einen großartigen Inhaltseditor ist der Schlüssel zum Erstellen und Bearbeiten aller Arten von Wissensinhalten. Noch wichtiger ist, dass Ihre Redakteure in der Lage sein müssen, den Editor zu verwenden, ohne sich auf frustrierenden Code und Styleguides verlassen zu müssen.

Kontinuierlich aktualisieren und verbessern

Ihre Arbeit am Aufbau einer effizienten Wissensdatenbank wird niemals abgeschlossen sein. Sie müssen Wissensartikel kontinuierlich aktualisieren, neue Inhalte hinzufügen und diese regelmäßig verbessern, um Ihren Benutzern einen besseren Service zu bieten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Wissensdatenbank-Software Funktionen enthält, die diesen Prozess für Sie zu einem reibungslosen Erlebnis machen.

Sammeln Sie Benutzerfeedback

Eine der besten Strategien zur Verbesserung Ihrer Artikel und Inhalte in Ihrer Wissensdatenbank ist das Sammeln von Benutzerfeedback. So erfahren Sie am besten, welche Artikel am besten funktionieren und welche überarbeitet werden müssen. Selbst das Hinzufügen eines einfachen Daumen-hoch-Systems wird viel dazu beitragen, Benutzerfeedback zu sammeln.

Auf Auffindbarkeit optimieren

Neben dem Hinzufügen einer Suchfunktion und der Strukturierung von Inhalten in Ihrer Wissensdatenbank sollten Sie die Inhalte auch auf Auffindbarkeit optimieren. Dies ist besonders wichtig für öffentliche Wissensdatenbanken. Verwenden Sie Strategien zur Suchmaschinenoptimierung, um Wissensartikel bei Google nach verschiedenen Schlüsselwörtern zu ordnen.

So organisieren Sie Ihre Wissensdatenbank

Um die Effizienz und Leistung zu steigern, sollten Sie Ihre Wissensdatenbank gut organisiert halten. Es gibt einige Strategien, mit denen Sie eine Wissensdatenbank organisieren können.

• Verwenden Sie Kategorien: Ein Kategorisierungssystem ermöglicht es Ihnen, Artikel nach bestimmten Themen zu organisieren. Dies hilft Benutzern, Artikel ohne Frustration zu finden. Und hilft Ihnen auch bei der Aktualisierung der Wissensdatenbank.
• Artikelbestellung: Sie können auch die wichtigen Leitfäden, Tipps und nützlichsten Artikel oben oder auf der Startseite hervorheben. Es ist eine großartige Möglichkeit, beliebte Artikel leichter auffindbar zu machen.
• Nutzen Sie Analytics: Verfolgen Sie, wie Benutzer Ihre Website durchsuchen. Erfahren Sie, welche Artikel sie am meisten lesen. Finden Sie heraus, wohin sie als nächstes navigieren. Nutzen Sie solche Erkenntnisse, um die Wissensbasis besser zu organisieren.

So steuern Sie den Zugriff und die Berechtigung

Die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf welche Teile der Wissensdatenbank erhält, ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer gesunden Umgebung für Ihr Team und Ihre Benutzer.

Beispielsweise sollte eine private Wissensdatenbank für ein Kundensupportteam eine Benutzerzugriffskontrolle beinhalten. Dadurch wird der Zugriff des Agenten auf bestimmte Abschnitte beschränkt, die nur für seine Abteilung relevant sind.

Ein weiteres Beispiel ist die Steuerung des Zugriffs auf Inhaltseditoren. Sie können steuern, welche Artikel Redakteure bearbeiten und veröffentlichen können. Oder begrenzen Sie sogar, welche Artikel von Benutzern angezeigt werden können.

Eine der besten Möglichkeiten, Zugriff und Berechtigungen zu kontrollieren, besteht darin, Benutzergruppen mit bestimmten Rollen zu erstellen.

WordPress verfügt über ein integriertes Benutzerrollenverwaltungssystem, das diesen Prozess vereinfacht. Damit können Sie Berechtigungen festlegen, z. B. wer Inhalte bearbeiten und veröffentlichen darf. Wer kann verschiedene Kategorien anzeigen. Und vieles mehr.

WordPress verfügt auch über Plugins zum Erstellen benutzerdefinierter Benutzerrollen. User Role Editor ist ein leistungsstarkes kostenloses Plugin, mit dem Sie ein erweitertes Benutzerrollensystem einrichten können.

Die 5 besten Tools für das Wissensmanagement

Dies sind einige der Tools, mit denen Sie Ihre Wissensdatenbank und Ihren Wissensmanagementprozess optimal nutzen können.

Heroisches KB

• Preis: $129

Heroic KB ist ein unverzichtbares Plugin für jede mit WordPress erstellte Wissensdatenbank. Dieses Plugin kann praktisch jede WordPress-Seite in ein vollständiges Wissensmanagementsystem verwandeln. Es enthält viele nützliche Funktionen wie Inhaltsreihenfolge, Anhänge, Artikel-Feedback und Analysen, um den Wissensmanagementprozess erheblich zu vereinfachen.

Microsoft Office

• Preis: 8,25 USD pro Benutzer und Monat

Dies ist ein Kinderspiel. Natürlich benötigen Sie Zugriff auf eine großartige Dokumentenbearbeitungssoftware, um alle Wissensartikel zu erstellen und zu formatieren. Während Google Docs besser zugänglich ist, bietet Microsoft Office fortschrittlichere Tools und Offline-Zugriff, was es zur am besten geeigneten Option für Unternehmen und Unternehmen macht.

LearnDash

• Preis: 199 $

Als Unternehmen müssen Sie Programme erstellen, um Ihre Mitarbeiter zu unterrichten und zu schulen. Mit LearnDash können Sie ganz einfach eine komplette Lernplattform in Ihrer WordPress-Installation einrichten. Das Plugin enthält alle Tools, die Sie zum Erstellen von Multimedia-Kursinhalten, Hilfeleitfäden, Tutorials und vielem mehr benötigen. Und integrieren Sie sie in Ihre private Wissensdatenbank.

HubSpot-CRM

• Preis: Kostenlos

Die Integration eines CRM in Ihre Wissensdatenbank kann viele Vorteile bringen. Ein Customer-Relationship-Management-System erleichtert das Speichern und Verwalten aller Kundendaten, das Erstellen von Workflows und mehr. HubSpot CRM ist eine großartige Lösung, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Es ist kostenlos zu verwenden und unterstützt die Integration mit WordPress.

Yoast-SEO

• Preis: Kostenlos

Yoast SEO ist ein nützliches WordPress-Plugin zur Optimierung Ihrer Wissensdatenbankartikel für Suchmaschinen. Es ermöglicht Ihnen, jeden Artikel in Ihrer Wissensdatenbank mit Schlüsselwörtern und Meta-Beschreibungen zu optimieren. Das Plugin hilft Ihnen auch dabei, Artikel für die Lesbarkeit zu optimieren.

Einpacken

Die Verwaltung und Pflege einer effizienten Wissensbasis ist ein Lernprozess.

Hören Sie hier nicht auf. Lernen Sie weiter und finden Sie weitere Strategien und Tools, um Ihre Wissensbasis zu erweitern.

Stöbern Sie in unserem Blog nach weiteren Anleitungen und Strategien. Sehen Sie sich auch unsere Sammlung von Wissensdatenbank-Tools an, um ein besseres Wissensdatenbanksystem aufzubauen.