Как эффективно управлять своей базой знаний (стратегии и инструменты)

Управление базой знаний похоже на управление небольшой библиотекой. Чтобы обслуживать пользователей более эффективно, все в базе знаний должно быть правильно организовано, классифицировано и оптимизировано с помощью правильных инструментов.

К счастью, в отличие от того, чтобы стать библиотекарем, вам не нужна специальная степень, чтобы научиться управлять базой знаний. Вам просто нужны правильные инструменты и стратегии, чтобы сделать вашу базу знаний более управляемой и удобной для пользователя.

В этой статье мы рассмотрим лучшие советы и инструменты, которые вы можете использовать для управления базой знаний любого размера. Если у вас есть корпоративная база знаний или база знаний по одному продукту, вы найдете здесь множество полезных советов.

Давайте начнем.

Что такое управление знаниями?

Прежде чем мы перейдем к основным частям руководства, давайте изучим основы управления базой знаний.

Как вы знаете, база знаний — это система, заполненная статьями, учебными пособиями, руководствами, загружаемыми материалами и множеством различных типов контента. Управление знаниями — это просто работа, связанная с созданием и управлением всем содержимым базы знаний.

Как именно вы управляете базой знаний? Ну, это включает в себя множество различных шагов и процессов. Например, организация контента для эффективного поиска знаний.

Например, категоризация является важной частью управления знаниями. С помощью категорий вы можете организовать руководства по разным категориям. А также просматривать определенные темы более легко. Это поможет вам сэкономить время, когда вам нужно регулярно редактировать и обновлять содержимое базы знаний.

Есть также несколько других аспектов, связанных с управлением знаниями, таких как:

• Системы знаний
• Создание знаний
• Исследование знаний
• Обновление знаний
• Оптимизация знаний

Давайте рассмотрим эти аспекты более подробно. И узнайте, как вы можете использовать их для создания более эффективной базы знаний.

Лучшие практики управления знаниями

Управление базой знаний включает в себя множество различных шагов. Вот некоторые из лучших практик, которым вы можете следовать, чтобы сделать рабочий процесс управления знаниями более плавным.

Выберите правильную систему базы знаний

Процесс управления знаниями начинается с выбора правильной системы базы знаний или программного обеспечения. Программное обеспечение базы знаний, которое вы используете, определит, насколько легко будет создавать контент и управлять им.

Например, WordPress — отличное программное обеспечение для создания систем баз знаний. Это не только самый доступный вариант, но также предлагает множество инструментов и опций для настройки и расширения системы.

Поддержка сторонних тем и плагинов является ключевым преимуществом WordPress. Когда вы смешиваете их с системой категоризации и удобным для начинающих редактором, WordPress становится полноценным решением для управления знаниями.

Используйте современный дизайн

Ваша база знаний также должна быть полностью оснащена современными инструментами и гибким дизайном. Вам и вашим пользователям будет проще найти то, что они ищут.

Хороший дизайн базы знаний должен включать в себя мощную систему поиска. А также способы сбора отзывов пользователей и возможность прикреплять загружаемые файлы. С правильной темой WordPress вы можете легко интегрировать такие функции в свою базу знаний.

Например, наша тема базы знаний KnowAll имеет все эти функции и многое другое. KnowAll — это тема WordPress, созданная специально для создания систем баз знаний всех видов. Он имеет современный дизайн и полностью совместим со всеми популярными плагинами WordPress.

Создавайте удобный для пользователя контент

Содержание занимает центральное место в каждой базе знаний. Чтобы лучше обслуживать своих пользователей, вам нужно создавать контент, который легче потреблять. Включите мультимедийный контент в дополнение к учебным пособиям и руководствам. И используйте форматирование для улучшения читаемости.

Наличие доступа к отличному редактору контента является ключом к созданию и редактированию всех типов контента знаний. Что еще более важно, ваши редакторы текстов должны иметь возможность использовать редактор, не полагаясь на разочаровывающий код и руководства по стилю.

Постоянно обновляйте и улучшайте

Ваша работа по созданию эффективной базы знаний никогда не будет завершена. Вы должны постоянно обновлять статьи базы знаний, добавлять новый контент и регулярно улучшать их, чтобы лучше обслуживать своих пользователей. Убедитесь, что программное обеспечение вашей базы знаний включает в себя функции, облегчающие этот процесс.

Соберите отзывы пользователей

Одна из лучших стратегий улучшения статей и контента вашей базы знаний — это сбор отзывов пользователей. Это лучший способ узнать, какие статьи работают лучше всего, а какие нуждаются в доработке. Даже добавление простой системы «большой палец вверх» будет иметь большое значение для сбора отзывов пользователей.

Оптимизация для обнаружения

Помимо добавления функции поиска и структурирования контента в базу знаний, вам также следует оптимизировать контент, чтобы его можно было обнаружить. Это особенно важно для общедоступных баз знаний. Используйте стратегии поисковой оптимизации, чтобы ранжировать статьи базы знаний в Google по различным ключевым словам.

Как организовать свою базу знаний

Чтобы повысить эффективность и производительность, вы должны хорошо организовать свою базу знаний. Есть несколько стратегий, которые вы можете использовать для организации базы знаний.

• Используйте категории: система категоризации позволит вам распределять статьи по определенным темам. Это помогает пользователям находить статьи без разочарований. А также помогает вам в процессе обновления базы знаний.
• Порядок статей. Вы также можете выделить важные руководства, советы и наиболее полезные статьи сверху или на главной странице. Это отличный способ облегчить поиск популярных статей.
• Используйте аналитику: отслеживайте, как пользователи просматривают ваш сайт. Узнайте, какие статьи они читают больше всего. Найдите, куда они переходят к следующему. Используйте такие идеи, чтобы лучше организовать базу знаний.

Как контролировать доступ и разрешения

Контроль того, кто получает доступ к каким частям базы знаний, имеет решающее значение для поддержания здоровой среды для вашей команды и пользователей.

Например, частная база знаний для группы поддержки клиентов должна включать контроль доступа пользователей. Это ограничит доступ агента к определенным разделам, которые относятся только к его отделу.

Другой пример — управление доступом к редакторам контента. Вы можете контролировать, какие статьи редакторы копий могут редактировать и публиковать. Или даже ограничить, какие статьи могут просматривать пользователи.

Одним из лучших способов управления доступом и разрешениями является создание групп пользователей с определенными ролями.

WordPress имеет встроенную систему управления ролями пользователей, которая упрощает этот процесс. С его помощью вы можете установить разрешения, например, кто может редактировать и публиковать контент. Кто может просматривать различные категории. И многое другое.

В WordPress также есть плагины для создания пользовательских ролей пользователей. User Role Editor — мощный бесплатный плагин, который можно использовать для настройки расширенной системы пользовательских ролей.

5 лучших инструментов для управления знаниями

Вот некоторые из инструментов, которые вы можете использовать, чтобы максимально использовать свою базу знаний и процесс управления знаниями.

Героический КБ

• Цена: $129

Heroic KB — это обязательный плагин для каждой базы знаний, созданной с помощью WordPress. Этот плагин может практически превратить любой сайт WordPress в полноценную систему управления знаниями. Он включает в себя множество полезных функций, таких как порядок контента, вложения, отзывы о статьях и аналитика, которые значительно упрощают процесс управления знаниями.

Microsoft Office

• Цена: 8,25 долларов США за пользователя в месяц.

Это не ежу понятно. Конечно, вам нужен доступ к отличному программному обеспечению для редактирования документов, чтобы создавать и форматировать все статьи базы знаний. В то время как Google Docs более доступен, Microsoft Office предлагает более продвинутые инструменты и автономный доступ, что делает его наиболее подходящим вариантом для компаний и предприятий.

УзнатьDash

• Цена: $199

Как бизнес, вам нужно будет создавать программы для обучения и обучения ваших сотрудников. С LearnDash вы можете легко настроить полноценную учебную платформу внутри своей установки WordPress. Плагин включает в себя все инструменты, которые вам понадобятся для создания мультимедийного контента курса, справочных руководств, учебных пособий и многого другого. И интегрируйте их с вашей частной базой знаний.

HubSpot CRM

• Цена: Бесплатно

Интеграция CRM с вашей базой знаний может принести много преимуществ. Система управления взаимоотношениями с клиентами упростит хранение и управление всеми данными о клиентах, создание рабочих процессов и многое другое. HubSpot CRM — отличное решение, которое можно использовать в качестве отправной точки. Он бесплатен и поддерживает интеграцию с WordPress.

Йост SEO

• Цена: Бесплатно

Yoast SEO — полезный плагин WordPress для оптимизации статей вашей базы знаний для поисковых систем. Это позволяет оптимизировать каждую статью в вашей базе знаний с помощью ключевых слов и метаописаний. Плагин также поможет вам оптимизировать статьи для удобства чтения.

Подведение итогов

Управление и поддержание эффективной базы знаний — это процесс обучения.

Не останавливайтесь здесь. Продолжайте учиться и найдите больше стратегий и инструментов, чтобы расширить свою базу знаний.

Не стесняйтесь исследовать наш блог для получения дополнительных руководств и стратегий. И ознакомьтесь с нашей коллекцией инструментов базы знаний, чтобы создать лучшую систему базы знаний.