Sistema WP-CRM: una panoramica e una revisione

Una taglia unica non funziona quando si tratta degli strumenti essenziali che gestiscono la tua attività, forse soprattutto quando si tratta del tuo software CRM (Customer Relationship Management). Prima di poter scegliere la giusta soluzione CRM, devi capire qual è la tua strategia di relazione con il cliente, quindi valutare la tecnologia a tua disposizione in base alle tue esigenze (e budget). Sapere di cosa hai bisogno e capire cosa fa e cosa non fa il software è fondamentale se vuoi capire quale strumento è il migliore per te.

Lo strumento CRM giusto aiuterà la tua azienda a perfezionare le relazioni individuali e ad aumentare la redditività. E se hai un sito Web WordPress, vorrai sicuramente un software che si integri perfettamente con esso. WP-CRM System è un plug-in WordPress di Premium WordPress Support che fa proprio questo, e gratuitamente! Puoi ottenere il plugin qui e leggere di più qui.

Cosa fa il sistema WP-CRM?

Con il sistema WP-CRM, puoi gestire clienti, progetti e attività dall'interfaccia di WordPress, il che è fantastico poiché probabilmente conosci già come funziona WordPress a questo punto. Inoltre, significa che non hai bisogno di un altro strumento autonomo per aprire ogni giorno. Il principale vantaggio di questo plug-in è che poiché le informazioni risiedono nella dashboard di WordPress, non in uno strumento di terze parti separato, sono tue finché hai il tuo sito.

Puoi fare anche di più che gestire i tuoi clienti. Puoi anche gestire progetti, assegnare attività e tenere traccia delle campagne di marketing. Esaminiamo le sue caratteristiche di base e premium.

Caratteristiche del sistema WP-CRM

Il sistema WP-CRM ha molte funzionalità pronte all'uso che puoi sfruttare senza alcun aggiornamento premium:

• Importa contatti e record con l'uploader CSV, utile se stai spostando dati da uno strumento CRM al sistema WP-CRM.
• Crea nuovi contatti dagli utenti esistenti del tuo sito web con un clic. Le informazioni dall'account dell'utente, come il nome e l'indirizzo e-mail, verranno aggiunte come contatto nel sistema WP-CRM.
• Oltre ai contatti, crea elementi come opportunità, progetti e attività di cui tenere traccia.
• Ricevi aggiornamenti via e-mail quando un progetto o un'attività a cui sei assegnato viene creato o modificato.
• Le funzionalità GDPR (opzionali) aiutano la tua azienda a garantire la conformità. (Nota che il plug-in non garantisce la conformità. Invece, le funzionalità GDPR opzionali ti aiuteranno a creare un'azienda più conforme.)

Dalla dashboard, puoi vedere un elenco dei tuoi progetti, quindi entrare in maggiori dettagli con un elenco di opportunità e attività. E con la funzione di reporting, puoi anche vedere le scadenze o le scadenze in sospeso.

Strumenti per sviluppatori e personalizzazioni

Mentre prima vuoi scegliere uno strumento CRM che funzioni bene con la tua attività e soddisfi le tue esigenze, ne vuoi anche uno che puoi personalizzare ulteriormente. Potresti non trovare tutto ciò che desideri in un sistema CRM pronto all'uso, ma se riesci a modificarlo, puoi ottenerne uno abbastanza vicino alla perfezione. Il sistema WP-CRM è adatto agli sviluppatori, quindi se c'è una funzionalità di cui hai bisogno che non è disponibile, puoi aggiungere funzionalità personalizzate con il codice.

Anche il tuo strumento CRM dovrebbe essere in grado di essere personalizzato con il passare del tempo, non solo una volta durante l'implementazione. Ogni reparto dovrebbe essere in grado di estrarre dallo strumento ciò di cui ha bisogno. I processi e gli obiettivi aziendali cambiano continuamente e i flussi di lavoro di automazione dovrebbero cambiare con esso. Con diversi componenti aggiuntivi tra cui scegliere e l'opzione per aggiungerne uno alla volta, puoi personalizzare il plug-in in base alle tue esigenze, anche se cambiano.

Servizio Clienti

Se hai problemi con il plugin, puoi inviare un ticket di supporto, quindi controlla il suo stato qui. C'è anche un modulo di contatto del servizio clienti qui. C'è anche un forum su WordPress.org dedicato al plugin, dove potresti trovare soluzioni e consigli.

Iniziare con il sistema WP-CRM

Dopo aver installato e attivato il plug-in WP-CRM System (che puoi trovare cercandolo per nome dalla libreria dei plug-in di WordPress.org o andando qui), fai clic sul collegamento WP-CRM System nella barra laterale sinistra della dashboard di WordPress . Questo espanderà un menu sottostante. Fai clic su Dashboard da quel menu.

Il pannello di controllo del sistema WP-CRM

Facendo clic su quel collegamento, verrai indirizzato alla dashboard principale del sistema WP-CRM, che risiede in WordPress (non verrai indirizzato a un altro sito). Da qui, puoi fare clic sulle diverse schede.

(Nota che qui ci sono le schede Area cliente, Campi personalizzati e Fatturazione, ma dovrai aggiungere quelle estensioni per accedere effettivamente a qualsiasi cosa.)

Pannello di controllo

Questo è un layout di calendario in cui puoi vedere tutto ciò che stai facendo (campagne, contatti, fatture, opportunità, organizzazioni, progetti e attività). Puoi anche aggiungere nuove informazioni qui o ordinare per una determinata categoria.

Impostazioni

Gioca con diverse impostazioni, come l'impostazione dei livelli di accesso, la valuta del tuo sito e il formato e la privacy per i contenuti degli utenti.

Ricorrente

Qui è dove puoi creare progetti e attività ricorrenti. Dovrai aver già creato un progetto o un'attività per renderlo ricorrente. Una volta fatto, puoi impostare le date di inizio e fine del progetto, nonché la sua frequenza.

E-mail

Qui è dove puoi abilitare le notifiche e-mail. Da questa scheda è anche possibile creare messaggi di notifica di attività, opportunità e progetti.

Importare

In questa schermata, puoi importanti campagne, contatti, opportunità, organizzazioni, progetti o attività da un file CSV.

Collegamenti della barra laterale del sistema WP-CRM

Sotto il collegamento Sistema WP-CRM nella barra laterale di sinistra ci sono altri collegamenti che ti portano a diverse sezioni del plugin.

Quando fai clic su Contatti, Attività, Organizzazioni, Opportunità, Progetti o Campagne, verrai indirizzato a una pagina dedicata dove potrai visualizzare ciò che hai o aggiungere un nuovo elemento. Ecco un esempio di come appare la pagina quando aggiungi un nuovo contatto. Le altre pagine "aggiungi" sono simili, ma con campi diversi in base al tipo di elemento che stai creando.

E-mail

Il collegamento Email nella barra laterale è diverso dalla scheda dashboard. Nel collegamento della barra laterale, puoi creare e inviare un'e-mail ai tuoi contatti.

Rapporti

Il collegamento Rapporti ti porta a una pagina con diverse schede. Qui puoi vedere una panoramica delle tue opportunità, progetti o attività, oppure puoi fare clic sulle schede per approfondire le statistiche più specifiche.

Estensioni

Dalla scheda Estensioni, puoi scegliere di aggiungere singole estensioni (maggiori informazioni su cosa fanno nella sezione successiva).

Come espandere le funzionalità del sistema WP-CRM con estensioni premium

Se hai bisogno di più funzionalità dal sistema WP-CRM, puoi ottenerle con estensioni premium a basso costo. Ciò significa che puoi integrare molti degli strumenti che già utilizzi per creare flussi di lavoro.

Area Clienti

Se hai clienti che desiderano accedere alle informazioni sulla loro campagna o progetto, puoi creare un portale di accesso protetto da password in cui possono vedere gli aggiornamenti di stato. Le informazioni sulla fattura possono essere incluse anche qui, se si dispone del componente aggiuntivo "Fatturazione" (maggiori informazioni di seguito).

Questa estensione funziona aggiungendo shortcode a diverse pagine del tuo sito. Se un cliente ha effettuato l'accesso, sarà in grado di vedere i record a cui è assegnato (solo se vuoi che veda i record, cioè).

C'è anche un campo di testo per diversi elementi in cui puoi aggiungere immagini, file o note per i clienti. Questo aiuta ad accelerare il processo di feedback in modo da poter aggiornare e completare i progetti più velocemente.

Campi personalizzati

Con questa estensione, puoi aggiungere campi extra alle voci del sistema WP-CRM, che ti consente di tenere traccia di tutti i dati extra che desideri nei record. Puoi aggiungere elementi come un campo URL, un selettore di date e/o menu a discesa. Questo è un ottimo modo per tenere traccia delle informazioni più importanti per la tua relazione azienda-cliente, come il loro anniversario o compleanno, i profili dei social media, ecc.

Dropbox Connect

Allega file Dropbox a un record di sistema WP-CRM. Non puoi accedere all'effettivo account Dropbox, ma tu e gli altri membri del team potete scaricare i file allegati.

Download digitali facili

Quando un cliente ordina tramite Easy Digital Downloads, puoi visualizzare la cronologia degli ordini e creare automaticamente un contatto del sistema WP-CRM o aggiornare un contatto esistente.

Forme

Se hai installato Gravity Forms o Ninja Forms sul tuo sito WordPress, puoi creare automaticamente un contatto del sistema WP-CRM quando qualcuno compila un modulo.

Fatturazione

Con l'estensione Fatturazione, puoi inviare fatture e accettare pagamenti con carta di credito tramite Stripe. La parte migliore di questa funzione è che non devi lasciare il tuo sito WordPress per inviare fatture: puoi farlo direttamente dal tuo sito quando un progetto è finito. Inoltre, puoi personalizzare l'aspetto delle tue fatture e puoi aggiungere istruzioni di pagamento per i clienti che potrebbero voler pagare in un altro modo.

Meno contabilità

Collegandoti a Less Accounting puoi gestire anagrafiche e fatture clienti. Mentre lavori su progetti e attività nel sistema WP-CRM, puoi aggiungere una voce per quel progetto o attività alla fattura del cliente, quindi aggiungere informazioni come il prezzo dell'articolo e una descrizione.

Sincronizzazione MailChimp

Con questa estensione, puoi iscrivere i contatti del sistema WP-CRM alle tue liste MailChimp, uno alla volta o tutti in una volta. Inoltre, puoi iscriverli istantaneamente o generare un'e-mail di attivazione.

Notifiche Slack

Quando un progetto o un'attività viene aggiornato, puoi avvisare il resto del team inviando un avviso automatico a un canale Slack predeterminato. Per personalizzare i messaggi inviati, utilizzerai il testo segnaposto che verrà popolato con il valore corretto.

WooCommerce

Quando qualcuno ordina tramite il tuo negozio WooCommerce, puoi creare o aggiornare automaticamente un record del sistema WP-CRM.

Zapier Connect

Usa Zapier per connettere il sistema WP-CRM con più di 750 app. Anche le app possono "parlare" in entrambi i modi. Puoi inviare informazioni sul plug-in a un'altra app tramite Zapier o fare in modo che quell'app invii informazioni al plug-in.

Ci sono tonnellate e tonnellate di casi d'uso per il sistema WP-CRM e l'integrazione di Zapier. Ad esempio, puoi collegare Zapier al tuo strumento di contabilità e impostare un flusso di lavoro (chiamato "Zap") che aggiornerà le informazioni di contatto nello strumento di contabilità quando la voce del sistema WP-CRM viene aggiornata. Oppure puoi connettere il sistema WP-CRM con Trello tramite Zapier per sincronizzare progetti e attività.

Zendesk Connect

Quando un ticket viene inviato a Zendesk da un contatto del sistema WP-CRM, è possibile creare un progetto o un'attività nel plug-in utilizzando le informazioni del ticket.

Prezzi del sistema WP-CRM

Il plugin WP-CRM è gratuito. I produttori ritengono che non dovresti dover pagare un sacco di soldi ed essere addebitato in base a quanti record o utenti hai nel tuo database. Con il sistema WP-CRM, puoi aggiungere un numero illimitato di record e anche tutti nella tua azienda possono accedere ai dati.

Questo è importante in termini di scalabilità. Non hai bisogno di un sistema CRM che funzionerà solo ora; ne hai bisogno uno che funzionerà anche in futuro. E la speranza di ogni imprenditore è che il futuro sia più ricco del presente. Un software CRM di successo deve essere in grado di crescere in modo conveniente man mano che aumentano le richieste e gli ordini dei clienti.

Se decidi di volere funzionalità extra tramite le estensioni, ci sono tre piani tariffari tra cui scegliere. (Nota che non hai bisogno di estensioni per far funzionare il sistema WP-CRM - aggiungeranno alla sua funzionalità, ma il plugin funziona anche fuori dagli schemi.)

PS Se non hai bisogno di un pacchetto di estensioni, puoi acquistare singole estensioni secondo necessità.

Più

Per $ 99 all'anno, ricevi un anno di supporto e aggiornamenti per un sito web. Puoi accedere al plug-in e a tre estensioni premium: Area clienti, Campi personalizzati e Fatturazione.

Migliorato

Per $ 199 all'anno, ricevi un anno di supporto e aggiornamenti per un sito web. Ricevi anche tutte le estensioni attuali e future durante quell'anno e per quanto tempo la licenza è attiva se scegli di rinnovare l'abbonamento.

Professionale

Per $ 249 all'anno, ricevi un anno di supporto e aggiornamenti per tutti i siti web che desideri. Ottieni anche estensioni attuali e future per il tempo in cui la licenza è attiva.

Considerazioni finali: un plug-in CRM con ricche funzionalità di base e avanzate

WP-CRM System è uno strumento leggero che funziona bene immediatamente e può anche essere ampliato e personalizzato con estensioni e codice premium. È a basso costo (anche gratuito se funziona per le tue esigenze senza estensioni) e avrai accesso ai dati dei clienti per tutta la vita del tuo sito web.

È importante scegliere uno strumento CRM che funzioni abbastanza bene per le tue esigenze immediatamente. Meglio funziona così com'è, minore sarà la necessità di personalizzazione. Non sarai in grado di utilizzare uno strumento CRM standard senza modificare qualcosa , ma se ha già la maggior parte delle caratteristiche e delle funzionalità necessarie per iniziare, trarrai vantaggio da un'implementazione più rapida e da un ROI più rapido.

Ricorda questo, però: anche se pensi a lungo e duramente al software CRM che scegli, il tuo lavoro non è ancora finito. Devi monitorare e misurare lo strumento per assicurarti che continui ad avere successo per tutti i reparti che si affidano ad esso. Se funziona bene per il marketing ma non per le vendite, ad esempio, potrebbe non essere la soluzione giusta per la tua attività, oppure potresti dover apportare personalizzazioni in modo che ogni reparto possa massimizzarlo. Se c'è un segmento della tua attività che sta utilizzando o influenzato dal software, dovrebbe anche far parte della misurazione del suo ROI.

Dopo aver scelto il miglior strumento CRM per te, dai un'occhiata a questi cinque suggerimenti per ottenere il massimo dal tuo nuovo software.

Immagine in primo piano tramite Inspiring / shutterstock.com