Sistema WP-CRM: descripción general y revisión

La solución única para todos no funciona cuando se trata de las herramientas esenciales que hacen funcionar su negocio, quizás especialmente cuando se trata de su software de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Antes de que pueda elegir la solución de CRM adecuada, debe averiguar cuál es su estrategia de relación con el cliente y luego evaluar la tecnología a su disposición en función de sus requisitos (y presupuesto). Saber lo que necesita y comprender lo que hace (y lo que no hace) el software es imperativo si desea averiguar qué herramienta es la mejor para usted.

La herramienta de CRM adecuada ayudará a su empresa a perfeccionar las relaciones individuales y aumentar la rentabilidad. Y si tiene un sitio web de WordPress, definitivamente querrá un software que se integre perfectamente con él. WP-CRM System es un complemento de WordPress de Premium WordPress Support que hace precisamente eso, ¡y de forma gratuita! Puede obtener el complemento aquí y leer más sobre él aquí.

¿Qué hace el sistema WP-CRM?

Con el sistema WP-CRM, puede administrar clientes, proyectos y tareas desde la interfaz de WordPress, lo cual es genial ya que probablemente esté familiarizado con el funcionamiento de WordPress en este momento. Además, significa que no necesita otra herramienta independiente para abrir todos los días. El principal beneficio de este complemento es que, dado que la información se encuentra en su panel de WordPress, no en una herramienta de terceros separada, es suya mientras tenga su sitio.

También puede hacer algo más que administrar a sus clientes. También puede administrar proyectos, asignar tareas y realizar un seguimiento de las campañas de marketing. Repasemos sus características básicas y premium.

Características del sistema WP-CRM

El sistema WP-CRM tiene muchas funciones listas para usar que puede aprovechar sin ninguna actualización premium:

• Importe contactos y registros con el cargador CSV, que es útil si está moviendo datos de una herramienta CRM al sistema WP-CRM.
• Cree nuevos contactos a partir de los usuarios existentes de su sitio web con un solo clic. La información de la cuenta del usuario, como su nombre y dirección de correo electrónico, se agregará como un contacto en el sistema WP-CRM.
• Además de los contactos, cree elementos como oportunidades, proyectos y tareas para realizar un seguimiento.
• Reciba actualizaciones por correo electrónico cuando se crea o se edita un proyecto o una tarea a la que está asignado.
• Las funciones de GDPR (opcionales) ayudan a su empresa a garantizar el cumplimiento. (Tenga en cuenta que el complemento no garantiza el cumplimiento. En cambio, las funciones opcionales de GDPR lo ayudarán a crear una empresa más compatible).

Desde el panel, puede ver una lista de sus proyectos y luego obtener más detalles con una lista de oportunidades y tareas. Y con la función de informes, también puede ver los plazos pendientes o las fechas de vencimiento.

Herramientas de desarrollo y personalizaciones

Si bien primero desea elegir una herramienta de CRM que funcione bien con su negocio y satisfaga sus necesidades, también desea una que pueda personalizar aún más. Es posible que no encuentre todo lo que desea en un sistema CRM listo para usar, pero si puede modificarlo, puede obtener uno que sea casi perfecto. El sistema WP-CRM es amigable para los desarrolladores, por lo que si hay una función que necesita que no se ofrece, puede agregar una funcionalidad personalizada con código.

Su herramienta CRM también debería poder personalizarse a medida que pasa el tiempo, no solo una vez durante la implementación. Cada departamento debería poder sacar de la herramienta lo que se necesita. Los procesos y objetivos comerciales siempre están cambiando, y los flujos de trabajo de automatización deberían cambiar junto con ellos. Con diferentes complementos para elegir y la opción de agregar uno a la vez, puede adaptar el complemento a sus necesidades, incluso a medida que cambian.

Atención al cliente

Si tiene problemas con el complemento, puede enviar un ticket de soporte y luego verificar su estado aquí. Aquí también hay un formulario de contacto de servicio al cliente. También hay un foro en WordPress.org dedicado al complemento, donde es posible que pueda encontrar soluciones y consejos.

Introducción al sistema WP-CRM

Después de instalar y activar el complemento del sistema WP-CRM (que puede encontrar buscándolo por su nombre en la biblioteca de complementos de WordPress.org o yendo aquí), haga clic en el enlace del sistema WP-CRM en la barra lateral izquierda de su panel de WordPress. . Esto expandirá un menú debajo. Haga clic en Panel de control en ese menú.

El panel del sistema WP-CRM

Al hacer clic en ese enlace, accederá al panel principal del sistema WP-CRM, que se encuentra en WordPress (no se le dirigirá a otro sitio). Desde aquí, puede hacer clic en las diferentes pestañas.

(Tenga en cuenta que aquí hay pestañas Área del cliente, Campos personalizados y Facturación, pero deberá agregar esas extensiones para acceder a cualquier cosa).

Tablero

Este es un diseño de calendario donde puede ver todo lo que está sucediendo (campañas, contactos, facturas, oportunidades, organizaciones, proyectos y tareas). También puede agregar nueva información aquí u ordenar por una categoría determinada.

Ajustes

Juegue con diferentes configuraciones, como establecer niveles de acceso, la moneda de su sitio y el formato y la privacidad del contenido del usuario.

Periódico

Aquí es donde puede crear proyectos y tareas recurrentes. Deberá haber creado un proyecto o una tarea para que sea recurrente. Una vez que lo haga, puede establecer las fechas de inicio y finalización del proyecto, así como su frecuencia.

Correo electrónico

Aquí es donde puede habilitar las notificaciones por correo electrónico. Desde esta pestaña, también puede crear mensajes de notificación de tareas, oportunidades y proyectos.

Importar

En esta pantalla, puede realizar campañas importantes, contactos, oportunidades, organizaciones, proyectos o tareas desde un archivo CSV.

Enlaces de la barra lateral del sistema WP-CRM

Debajo del enlace WP-CRM System en la barra lateral izquierda hay otros enlaces que lo llevarán a diferentes secciones del complemento.

Al hacer clic en Contactos, Tareas, Organizaciones, Oportunidades, Proyectos o Campañas, accederá a una página dedicada donde podrá ver lo que tiene o agregar un nuevo elemento. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se ve la página cuando agrega un nuevo contacto. Las otras páginas de "agregar" tienen un aspecto similar, pero con diferentes campos según el tipo de elemento que está creando.

Correo electrónico

El enlace de correo electrónico en la barra lateral es diferente de la pestaña del panel de control. En el enlace de la barra lateral, puede crear y enviar un correo electrónico a sus contactos.

Informes

El enlace Informes lo lleva a una página con diferentes pestañas. Aquí, puede ver una descripción general de sus oportunidades, proyectos o tareas, o puede hacer clic en las pestañas para profundizar en estadísticas más específicas.

Extensiones

Desde la pestaña Extensiones, puede optar por agregar extensiones individuales (más sobre lo que hacen en la siguiente sección).

Cómo expandir las funciones del sistema WP-CRM con extensiones premium

Si necesita más funcionalidad del sistema WP-CRM, puede obtenerla con extensiones premium de bajo costo. Esto significa que puede integrar muchas de las herramientas que ya usa para crear flujos de trabajo.

Área de Clientes

Si tiene clientes que desean acceder a información sobre su campaña o proyecto, puede crear un portal de acceso protegido con contraseña donde puedan ver actualizaciones de estado. La información de la factura también se puede incluir aquí, si tiene el complemento "Facturación" (más sobre eso a continuación).

Esta extensión funciona agregando códigos cortos a diferentes páginas de su sitio. Si un cliente ha iniciado sesión, podrá ver los registros a los que está asignado (es decir, solo si desea que vea los registros).

También hay un campo de texto para diferentes elementos donde puede agregar imágenes, archivos o notas para los clientes. Esto ayuda a acelerar el proceso de comentarios para que pueda actualizar y completar proyectos más rápido.

Campos Personalizados

Con esta extensión, puede agregar campos adicionales a las entradas del sistema WP-CRM, lo que le permite realizar un seguimiento de cualquier dato adicional que desee en los registros. Puede agregar cosas como un campo de URL, un selector de fecha y / o menús desplegables. Esta es una excelente manera de realizar un seguimiento de la información que es más importante para la relación empresa-cliente, como su aniversario o cumpleaños, perfiles de redes sociales, etc.

Dropbox Connect

Adjunte archivos de Dropbox a un registro del sistema WP-CRM. No puede acceder a la cuenta de Dropbox real, pero usted y otros miembros del equipo pueden descargar archivos adjuntos.

Descargas digitales fáciles

Cuando un cliente realiza un pedido a través de Easy Digital Downloads, puede ver su historial de pedidos y crear automáticamente un contacto del sistema WP-CRM o actualizar un contacto existente.

Formularios

Si tiene Gravity Forms o Ninja Forms instalados en su sitio de WordPress, puede crear automáticamente un contacto del sistema WP-CRM cuando alguien complete un formulario.

Facturación

Con la extensión de facturación, puede enviar facturas y aceptar pagos con tarjeta de crédito a través de Stripe. La mejor parte de esta función es que no tiene que salir de su sitio de WordPress para enviar facturas; puede hacerlo directamente desde su sitio cuando finaliza un proyecto. Además, puede personalizar el aspecto de sus facturas y puede agregar instrucciones de pago para los clientes que deseen pagar de otra manera.

Menos contabilidad

Al conectarse a Less Accounting, puede administrar los registros y las facturas de los clientes. Mientras trabaja en proyectos y tareas en el sistema WP-CRM, puede agregar un artículo de línea para ese proyecto o tarea a la factura del cliente, luego agregar información como el precio del artículo y una descripción.

Sincronización de MailChimp

Con esta extensión, puede suscribir contactos del sistema WP-CRM a sus listas de MailChimp, ya sea uno a la vez o todos a la vez. Además, puede suscribirlos instantáneamente o generar un correo electrónico de suscripción.

Notificaciones de holgura

Cuando se actualiza un proyecto o una tarea, puede alertar al resto del equipo enviando una alerta automática a un canal predeterminado de Slack. Para personalizar los mensajes que se envían, utilizará texto de marcador de posición que se completará con el valor correcto.

WooCommerce

Cuando alguien realiza un pedido a través de su tienda WooCommerce, puede crear o actualizar automáticamente un registro del sistema WP-CRM.

Conexión Zapier

Utilice Zapier para conectar el sistema WP-CRM con más de 750 aplicaciones. Las aplicaciones también pueden "hablar" en ambos sentidos. Puede enviar información del complemento a otra aplicación a través de Zapier o hacer que esa aplicación envíe información al complemento.

Hay toneladas y toneladas de casos de uso para el sistema WP-CRM y la integración de Zapier. Por ejemplo, puede conectar Zapier a su herramienta de contabilidad y configurar un flujo de trabajo (llamado "Zap") que actualizará la información de contacto en la herramienta de contabilidad cuando se actualice la entrada del sistema WP-CRM. O puede conectar el sistema WP-CRM con Trello a través de Zapier para sincronizar proyectos y tareas.

Zendesk Connect

Cuando un contacto del sistema WP-CRM envía un ticket a Zendesk, se puede crear un proyecto o tarea en el complemento utilizando la información del ticket.

Precios del sistema WP-CRM

El complemento WP-CRM es gratuito. Los creadores sienten que no debería tener que pagar una tonelada de dinero y que se le cobre en función de la cantidad de registros o usuarios que tenga en su base de datos. Con el sistema WP-CRM, puede agregar una cantidad ilimitada de registros y todos en su empresa también pueden acceder a los datos.

Esto es importante en términos de escalabilidad. No necesita un sistema CRM que simplemente funcione ahora; también necesita uno que funcione en el futuro. Y la esperanza de cualquier empresario es que el futuro sea más rico que el presente. El software de CRM exitoso debe poder crecer de manera asequible a medida que aumentan las consultas y los pedidos de los clientes.

Si decide que desea una funcionalidad adicional a través de extensiones, hay tres planes de precios para elegir. (Tenga en cuenta que no necesita extensiones para que funcione el sistema WP-CRM; se agregarán a su funcionalidad, pero el complemento también funciona de inmediato).

PD: Si no necesita un plan de paquete de extensión, puede comprar extensiones individuales según sea necesario.

Más

Por $ 99 por año, obtienes un año de soporte y actualizaciones para un sitio web. Puede acceder al complemento, así como a tres extensiones premium: Área del cliente, Campos personalizados y Facturación.

Mejorado

Por $ 199 por año, obtienes un año de soporte y actualizaciones para un sitio web. También obtiene todas las extensiones actuales y futuras durante ese año, y durante el tiempo que la licencia esté activa si elige renovar la suscripción.

Profesional

Por $ 249 al año, obtiene un año de soporte y actualizaciones para tantos sitios web como desee. También obtiene extensiones actuales y futuras durante el tiempo que la licencia esté activa.

Reflexiones finales: un complemento de CRM con funciones avanzadas y básicas enriquecidas

El sistema WP-CRM es una herramienta liviana que funciona bien desde el primer momento y también se puede expandir y personalizar con extensiones y código premium. Es de bajo costo (incluso gratis si funciona para sus necesidades sin extensiones) y tendrá acceso a los datos de los clientes durante la vida de su sitio web.

Es importante elegir una herramienta de CRM que funcione bastante bien para sus necesidades desde el primer momento. Cuanto mejor funcione como está, menor será la necesidad de personalización. No podrá usar una herramienta CRM lista para usar sin modificar algo , pero si ya tiene la mayoría de las características y funcionalidades con las que necesita para empezar, se beneficiará de una implementación más rápida y un ROI más rápido.

Sin embargo, recuerde esto: incluso si piensa detenidamente sobre el software de CRM que elige, su trabajo no está del todo terminado. Debe monitorear y medir la herramienta para asegurarse de que continúe siendo exitosa para todos los departamentos que dependen de ella. Si funciona bien para marketing pero no para ventas, por ejemplo, puede que no sea la solución adecuada para su negocio, o puede que necesite realizar personalizaciones para que todos los departamentos puedan maximizarlo. Si hay un segmento de su negocio que está usando o se ve afectado por el software, también debería ser parte de la medición de su ROI.

Una vez que haya elegido la mejor herramienta de CRM para usted, consulte estos cinco consejos para aprovechar al máximo su nuevo software.

Imagen destacada a través de Inspiring / shutterstock.com