Dari Konsep hingga Peluncuran: Panduan Utama untuk Pengarahan Klien yang Sukses

Diterbitkan: 2023-03-28

Apakah Anda ingin memindahkan prospek yang memenuhi syarat melalui proses penjualan dev web Anda dengan lebih sukses, memberikan hasil yang lebih baik secara konsisten, dan membuat tingkat penutupan penjualan Anda melonjak? Tentu saja Anda mau, bukan?!

Nah, kabar baik – Anda berada di tempat yang tepat untuk mempelajari caranya! Panduan no-hype untuk menjalankan sesi pengarahan klien yang sangat sukses ini akan menunjukkan kepada Anda cara meningkatkan penjualan layanan pengembangan web Anda.

Kami akan membahas topik berikut:

  • Senjata Rahasia Pengarahan Klien Anda
  • 7 Tahapan Sistem Penjualan yang Efektif
  • Presentasi Analisis Kebutuhan
  • Merancang Kuesioner Penilaian Kebutuhan Anda
  • Apa yang Harus Dilakukan Sebelum dan Setelah Sesi Pengarahan Klien Anda

Senjata Rahasia Pengarahan Klien Anda

T: Manakah dari berikut ini yang “harus dimiliki” untuk melakukan sesi pengarahan klien yang sangat sukses?

A) Kantor mewah di lantai atas gedung pencakar langit yang menghadap ke salah satu dari 7 keajaiban dunia.

B) Mengirim limusin peregangan untuk menjemput calon klien Anda dan mengantar mereka kembali setelah pengarahan.

C) Melayani klien sampanye dingin, canape, dan kaviar segera setelah mereka tiba.

D) Memiliki selera berpakaian yang sempurna yang cocok dengan setelan Anda dengan gaya rambut dan dekorasi kantor Anda.

Jawaban: Tidak ada di atas.

Untuk melakukan sesi pengarahan klien yang sukses, Anda hanya memerlukan dua telinga dan…

Kuesioner Penilaian Kebutuhan

Kuesioner Penilaian Kebutuhan (NAQ) adalah alat penting untuk bisnis layanan pengembangan web WordPress Anda.

Ini adalah bagian penting dari proses penjualan yang efektif karena membantu Anda untuk:

  • Pahami kebutuhan, preferensi, dan tujuan klien Anda sehingga Anda dapat memberikan solusi yang tepat untuk kebutuhan mereka.
  • Ajukan pertanyaan yang tepat dan kumpulkan informasi yang diperlukan tentang ruang lingkup proyek, garis waktu, dan anggaran untuk memberikan rencana proyek yang realistis dan perkiraan biaya proyek yang akurat.
  • Identifikasi potensi masalah atau masalah di awal proses penjualan.
  • Mengelola harapan klien.
  • Kualifikasi prospek Anda apakah cocok untuk layanan Anda atau tidak (ya, terkadang lebih baik membiarkan mereka pergi) dan pindahkan mereka dengan sukses melalui proses penjualan Anda.
  • Menjalin hubungan yang kuat dengan klien berdasarkan kepercayaan dan komunikasi.

Kuesioner Anda harus dibuat dengan hati-hati untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dari klien sekaligus ringkas dan mudah dimengerti.

Itu juga harus disesuaikan dengan kebutuhan spesifik klien dan memberikan instruksi yang jelas tentang cara menyelesaikannya dengan benar, sehingga siapa pun di bisnis Anda dapat melakukan sesi pengarahan klien dengan sukses.

Dengan menunjukkan pemahaman mendalam tentang kebutuhan dan tujuan klien, Anda dapat membuat situs web atau memberikan proyek yang diharapkan akan melebihi harapan klien Anda. Ini, pada gilirannya, dapat menghasilkan klien yang puas yang lebih cenderung merekomendasikan layanan Anda kepada orang lain.

NAQ, karenanya, bukan sembarang “kuesioner” lama. Ini merupakan bagian integral dan berharga dari proses penjualan Anda.

Jadi, sebelum kita melihat bagaimana mengembangkan Kuesioner Penilaian Kebutuhan yang efektif yang akan membantu Anda mendapatkan hasil yang lebih baik dalam bisnis Anda, mari kita bahas secara singkat berbagai tahapan sistem penjualan yang efektif sehingga kita dapat memiliki pemahaman yang jelas tentang di mana Kuesioner Penilaian Kebutuhan cocok.

7 Tahapan Proses Penjualan yang Efektif

Proses penjualan yang efektif biasanya terdiri dari tahapan berikut:

  • Tahap 1: Kontak Awal – Ini adalah tahap pertama dari proses penjualan, di mana klien potensial Anda mengetahui layanan Anda. Mereka mungkin mengunjungi situs web Anda, menerima email, panggilan telepon atau rekomendasi, atau melihat iklan, daftar direktori, dll.
  • Tahap 2: Penilaian Kebutuhan – Pada tahap ini, Anda (atau perwakilan penjualan Anda) mengajukan pertanyaan untuk memahami kebutuhan, tantangan, dan sasaran klien. Tujuan dari tahap ini adalah mencoba untuk mengumpulkan informasi tentang bisnis, industri, dan persaingan klien dan memenuhi syarat mereka sebagai klien potensial.
  • Tahap 3: Presentasi – Pada tahap ini, Anda menyajikan solusi untuk masalah atau kebutuhan klien. Presentasi Anda mungkin termasuk demonstrasi, contoh pekerjaan sebelumnya, atau proposal.
  • Tahap 4: Keberatan – Pada tahap ini, klien dapat mengajukan keberatan atau kekhawatiran tentang solusi yang Anda usulkan. Anda (atau perwakilan penjualan Anda) kemudian menangani keberatan ini dan memberikan informasi atau klarifikasi tambahan.
  • Tahap 5: Penutupan – Pada tahap ini, Anda (atau perwakilan penjualan Anda) meminta keputusan. Ini mungkin melibatkan negosiasi harga, persyaratan, atau pengiriman layanan.
  • Tahap 6: Tindak lanjut – Setelah penjualan, bisnis Anda menindaklanjuti dengan klien untuk memberikan sosialisasi (misalnya pelatihan), memastikan kepuasan dengan layanan Anda, dan untuk mengatasi setiap masalah yang mungkin timbul. Anda juga dapat mencari peluang untuk melakukan cross-sell atau upsell layanan lainnya.
  • Tahap 7: Rujukan – Tahap terakhir adalah ketika klien Anda yang puas merujuk bisnis Anda kepada orang lain yang mungkin mendapat manfaat dari layanan Anda. Ini bisa menjadi sumber kuat bisnis baru dan pertumbuhan bagi perusahaan Anda.

Proses penjualan yang dijelaskan di atas menekankan pentingnya memahami kebutuhan klien Anda dan memberikan solusi yang memenuhi kebutuhan tersebut. Ini juga menyoroti perlunya keterlibatan pelanggan yang berkelanjutan dan pembangunan hubungan untuk mendorong kesuksesan bisnis jangka panjang.

NAQ Anda sangat penting untuk menyelesaikan Tahap 2 (Penilaian Kebutuhan) dari proses penjualan Anda dengan sukses.

Bagan - 7 Tahapan Proses Penjualan
Menilai kebutuhan klien Anda secara efektif akan membantu Anda memberikan solusi yang lebih baik.

Artikel ini berfokus pada tahap Penilaian Kebutuhan dari proses penjualan, jadi mari kita lihat secara mendalam peran Kuesioner Penilaian Kebutuhan Anda di dalamnya.

Presentasi Analisis Kebutuhan

Yang Anda perlukan untuk menjalankan presentasi penjualan yang efektif adalah skrip yang efektif dan alat penjualan yang efektif.

Untuk mengilustrasikan hal ini, katakanlah Anda diminta untuk memberikan presentasi slide kepada audiens tentang subjek yang Anda tidak tahu sama sekali.

Jika Anda merancang presentasi slide Anda dengan baik menggunakan konten yang tepat dan urutan slide yang tepat, yang harus Anda lakukan hanyalah menampilkan slide, membaca kata-kata di slide, menampilkan slide berikutnya dan mengulangi prosesnya, dan Anda dapat menjalankan presentasi dengan sukses. presentasi.

Lebih penting lagi, siapa pun dalam bisnis Anda dapat secara konsisten dan berulang kali menyampaikan presentasi yang sukses hanya dengan mengikuti proses yang sama. Bahkan jika Anda sesekali keluar dari topik dan menambahkan iklan, alat (yaitu slide) dan skrip bawaannya (yaitu kata-kata di setiap slide) akan tetap memandu penyaji dengan sukses melalui seluruh proses.

Ini pada dasarnya adalah apa yang ingin kami capai di "Tahap 2" dari sistem penjualan… presentasi yang efektif dan berulang yang memberikan hasil yang konsisten dan berhasil memindahkan klien Anda ke tahap berikutnya.

Tahap 2, kemudian, adalah Presentasi Analisis Kebutuhan Anda dan terdiri dari dua elemen utama:

  1. Skrip presentasi
  2. Kuesioner Penilaian Kebutuhan

"Skrip presentasi" adalah apa yang Anda katakan dan lakukan selama sesi pengarahan klien Anda untuk menciptakan pengalaman pengguna terbaik bagi klien Anda.

Ini termasuk bagaimana Anda menyapa klien potensial Anda, apa yang Anda lakukan untuk membuat mereka merasa nyaman (misalnya menawarkan air, teh, atau kopi), kata-kata yang Anda gunakan untuk memulai sesi pengarahan, pertanyaan yang Anda ajukan kepada mereka selama pengarahan, bagaimana Anda menyusun seluruh pertemuan sehingga klien merasa santai dan terbuka untuk berbagi informasi yang akan memungkinkan Anda untuk menilai kebutuhan mereka dan memenuhi syarat mereka sebagai prospek, kata-kata yang Anda gunakan untuk mengakhiri pertemuan dan menyiapkan tahap proses selanjutnya, dan seterusnya.

Misalnya, "skrip pembuka" untuk Presentasi Analisis Kebutuhan Anda mungkin seperti ini:

“[Nama klien], seperti yang saya sebutkan kepada Anda saat mengatur janji temu, tujuan pertemuan hari ini adalah agar kami mendapatkan ide yang lebih baik tentang bisnis Anda, apa fungsinya, masalah apa yang perlu Anda selesaikan, hasil seperti apa yang Anda harapkan dari situs web Anda, dan sebagainya.

Saya telah melakukan riset tentang bisnis Anda dan ada beberapa pertanyaan yang ingin saya tanyakan agar kami dapat memperoleh gambaran lengkap tentang apa yang Anda butuhkan dan bagaimana kami dapat membantu Anda. Ini mungkin akan memakan waktu sekitar 30 menit atau lebih.

Saya kemudian akan meninjau informasi tersebut dengan hati-hati dengan tim saya dan kembali kepada Anda dengan solusi khusus yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda.

Dan jika ternyata kami tidak cocok untuk bekerja satu sama lain, saya akan memberi tahu Anda dan merekomendasikan solusi yang lebih cocok.

Apakah Anda baik-baik saja bagi kami untuk memulai?

***

Setelah menyampaikan naskah pembuka di atas, Anda kemudian melengkapi Kuesioner Penilaian Kebutuhan dengan klien Anda. Ini adalah alat yang akan memandu Anda dengan sukses melalui Presentasi Analisis Kebutuhan Anda.

Setelah menyelesaikan NAQ Anda, Anda kemudian mengirimkan "skrip penutup", yang mungkin seperti ini:

“[Nama klien], terima kasih… Saya sangat menghargai Anda meluangkan waktu untuk menjawab semua pertanyaan ini. Ini memberi saya semua yang saya butuhkan.

Seperti yang saya sebutkan di awal rapat, beri saya waktu sekitar satu hari untuk meninjau ini bersama tim saya. Kami akan mengumpulkan solusi yang menurut kami paling baik memberikan apa yang Anda cari dan kemudian kita akan bertemu lagi dan membahas semuanya secara mendetail dan menjawab pertanyaan lain yang Anda miliki.

Apakah Anda senang kami mengatur pertemuan berikutnya sekarang?

Di atas adalah Tahap 2 secara singkat. Tujuannya adalah untuk membantu Anda mengatur janji temu berikutnya, di mana Anda memberikan solusi dan mudah-mudahan mendapatkan bisnis klien.

Semakin banyak perhatian yang Anda berikan untuk merancang dan menyusun Kuesioner Penilaian Kebutuhan Anda, semakin baik pengalaman klien dan semakin lancar, konsisten, dan efektif pertemuan klien Anda akan berjalan.

Lebih baik lagi, jika Anda berencana untuk meningkatkan skala bisnis Anda, Anda akan dapat melatih siapa pun untuk menjalankan pengarahan klien secara kompeten. Yang perlu mereka lakukan hanyalah mempelajari naskah pembuka dan penutup dan menggunakan Kuesioner Penilaian Kebutuhan untuk menyelesaikan tahap ini.

Sekarang setelah kita memahami apa tujuan Kuesioner Penilaian Kebutuhan dan di mana itu cocok dengan proses penjualan, mari kita mulai membangun NAQ yang efektif untuk bisnis Anda.

Merancang Kuesioner Penilaian Kebutuhan Anda

Karena tidak ada cara “satu ukuran cocok untuk semua” untuk membangun bisnis pengembangan web, bagian ini akan memberikan kerangka umum untuk membantu Anda merancang Kuesioner Penilaian Kebutuhan yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda, dengan daftar bagian dan saran pertanyaan yang dapat Anda ajukan sertakan dalam NAQ Anda.

Kita akan mulai dengan melihat langkah-langkah yang terlibat dalam pembuatan NAQ.

Cara Membuat NAQ yang Efektif untuk Bisnis Pengembangan Web WordPress Anda

Berikut adalah langkah-langkah yang terlibat dalam membuat Kuesioner Penilaian Kebutuhan yang efektif yang memungkinkan Anda mengumpulkan informasi penting yang diperlukan untuk memberikan layanan pengembangan web WordPress yang sukses kepada klien Anda:

  1. Identifikasi bidang utama informasi yang Anda perlukan: Mulailah dengan menguraikan bidang utama informasi yang perlu Anda kumpulkan dari klien, seperti sasaran bisnis, audiens target, fungsi situs web, kebutuhan konten, strategi pemasaran, anggaran, dan harapan garis waktu .
  2. Tentukan jenis pertanyaan yang akan diajukan: Setelah Anda mengidentifikasi bidang informasi utama yang perlu Anda kumpulkan, tentukan jenis pertanyaan yang akan diajukan. Pertanyaan terbuka sangat ideal karena mendorong klien untuk memberikan informasi terperinci, memungkinkan Anda untuk lebih memahami kebutuhan dan preferensi mereka.
  3. Kembangkan pertanyaan spesifik: Kumpulkan pertanyaan kunci untuk setiap bidang informasi untuk mengumpulkan wawasan yang lebih mendetail. Misalnya, untuk memahami sasaran dan tantangan bisnis klien, Anda dapat bertanya "Apa sasaran bisnis utama Anda, dan tantangan apa yang Anda hadapi dalam mencapainya?"
  4. Atur kuesioner: Pastikan bahwa pertanyaan mengalir secara logis dan mudah dipahami klien. Kelompokkan pertanyaan serupa, dan pertimbangkan untuk menggunakan subjudul untuk mengatur kuesioner berdasarkan topik.
  5. Sertakan instruksi dan penjelasan: Berikan konteks untuk setiap pertanyaan dengan menjelaskan mengapa Anda menanyakannya dan bagaimana jawabannya akan membantu Anda mengembangkan solusi yang disesuaikan untuk klien. Cara terbaik untuk melakukannya adalah mengubah penjelasan ini menjadi sebuah “naskah” dan menuliskannya ke dalam kuesioner Anda setelah masing-masing judul bagian dan subjudul (misalnya , “Sekarang, saya ingin mengajukan pertanyaan tentang upaya pemasaran Anda saat ini. Ini akan membantu kami memahami apa yang Anda lakukan saat ini untuk menghasilkan prospek baru dan mengarahkan lalu lintas ke situs Anda, bagaimana kinerja aktivitas ini, dan jika ada masalah yang perlu kami perhatikan atau tingkatkan…” ). Menyertakan instruksi dan penjelasan yang jelas akan membantu klien memahami tujuan kuesioner dan apa yang diharapkan dalam proses pengembangan web, serta membantu Anda mengisinya.
  6. Uji kuesioner: Cobalah kuesioner yang baru Anda buat pada beberapa klien untuk memastikan pertanyaannya jelas, relevan, dan bermanfaat. Lakukan penyesuaian yang diperlukan untuk memastikan kuesioner secara efektif mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk proyek pengembangan web yang sukses.
  7. Tinjau dan sempurnakan secara terus-menerus: Kuesioner tidak dibuat-buat, jadi sesuaikan dan tingkatkan dari waktu ke waktu berdasarkan umpan balik dari klien dan anggota tim Anda. Saat bisnis Anda berkembang dan tren baru muncul, pastikan kuesioner tetap terkini dan relevan.

Jadi itulah garis besar prosesnya. Sekarang, mari kita mulai mengumpulkan Kuesioner Penilaian Kebutuhan.

1) Putuskan Informasi Apa yang Anda Butuhkan

Seperti disebutkan di atas, langkah pertama adalah mengidentifikasi bidang informasi utama yang perlu Anda kumpulkan dari klien.

Proses pemetaan pikiran pada tahap ini dapat berguna untuk brainstorming ide dan mengatur pemikiran Anda.

Kuesioner Penilaian Kebutuhan - Peta pikiran
Peta pikiran adalah alat yang berguna untuk merencanakan NAQ Anda.

2) Tentukan Kategori NAQ Anda

Setelah Anda memiliki gagasan yang jelas tentang informasi apa yang Anda butuhkan dari klien Anda, langkah selanjutnya adalah mengatur informasi ini ke dalam kategori pertanyaan. Ini akan menjadi bagian utama dari NAQ Anda.

Kategori Kuesioner Penilaian Kebutuhan
Tentukan kategori yang akan Anda tambahkan ke Kuesioner Penilaian Kebutuhan Anda.

Pikirkan alur logis dari bagian kuesioner Anda, terutama saat merencanakan subkategori, seperti hosting dan domain, desain, fungsionalitas, dan konten untuk situs web, atau pertanyaan terkait pemasaran.

Misalnya, saat mendiskusikan kebutuhan situs web klien Anda, sebaiknya Anda mulai dengan mengajukan pertanyaan tentang hosting dan domain, lalu diikuti dengan pertanyaan tentang desain, fungsionalitas, dan konten, atau apakah ada urutan yang lebih baik yang menurut Anda akan membuat diskusi mengalir lebih lancar? ?

Juga, pertimbangkan hal-hal seperti:

  • Area mana yang benar-benar penting untuk mendapatkan informasi dari klien? Di mana Anda harus memasukkan ini ke dalam NAQ Anda sehingga Anda dapat memastikannya tercakup jika rapat dipotong pendek atau bersinggungan, atau klien mulai merasa kewalahan?
  • Area diskusi mana yang berpotensi meledak dan menyita sebagian besar rapat? Bagaimana Anda dapat merancang proses untuk dengan cepat mengembalikan fokus klien jika ini terjadi?

Semua detail ini sangat penting saat membangun alur proses untuk desain NAQ Anda.

3) Tentukan Formatnya

Bagaimana Anda akan menjalankan Presentasi Analisis Kebutuhan Anda dan mencatat jawaban klien?

Akankah sesi pengarahan klien Anda dilakukan secara tatap muka, melalui telepon, online melalui konferensi video, atau kombinasi gaya yang berbeda?

Apakah NAQ Anda akan dicetak dengan jawaban yang dicatat sebagai catatan tulisan tangan, dalam dokumen elektronik, atau aplikasi formulir khusus yang dijalankan dari ponsel, tablet, atau laptop?

Mungkin cara termudah dan paling efektif untuk memulai adalah menggunakan pena dan kertas. Kuesioner tercetak dapat berfungsi sebagai prototipe Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk meninjau, men-tweak, menguji, dan meningkatkan bagian, pertanyaan, alur pertanyaan, instruksi yang menyertai, kolom untuk memasukkan jawaban, dll, setelah setiap sesi pengarahan klien.

Setelah Anda memiliki NAQ yang memberikan hasil yang konsisten, Anda kemudian dapat mengubah prototipe Anda menjadi format yang lebih sesuai untuk bisnis Anda, seperti kuesioner elektronik atau bahkan aplikasi. Atau, tetap gunakan kuesioner tercetak jika itu cocok untuk Anda. Mengapa memperumit sesuatu ketika pendekatan paling sederhana berhasil?

4) Tambahkan Pertanyaan ke Bagian NAQ Anda

Sekarang setelah Anda merencanakan semuanya, langkah selanjutnya adalah menambahkan pertanyaan ke setiap bagian NAQ Anda.

Catatan: Anda tidak perlu menambahkan setiap pertanyaan yang disarankan di bawah ini ke NAQ Anda. Pilih saja yang Anda butuhkan. Selain itu, ingatlah bahwa beberapa pertanyaan mungkin tumpang tindih untuk bagian yang berbeda, jadi sertakan pertanyaan di tempat yang menurut Anda paling masuk akal untuk Anda tanyakan.

Mari kita bahas bagian utama yang kami sarankan agar Anda pertimbangkan untuk disertakan dalam NAQ Anda:

1) Ikhtisar

NAQ Anda adalah dokumen bisnis internal. Itu bukan sesuatu yang akan Anda tinggalkan bersama klien. Jadi, mungkin merupakan ide bagus untuk menambahkan bagian Ikhtisar. Ini dapat mencakup daftar periksa semua yang perlu Anda bahas selama sesi, seperti dokumen atau informasi yang perlu diberikan klien, instruksi untuk menyelesaikan bagian tertentu, bahkan skrip pembuka Anda.

2) Bisnis Klien

Sebagai pengembang situs web, penting untuk memahami tujuan dan tantangan bisnis klien untuk membuat situs web yang memenuhi kebutuhan khusus mereka. Selama sesi pengarahan klien, penting untuk mengajukan pertanyaan yang tepat untuk mengidentifikasi tujuan klien, audiens target, nilai jual unik, dan persaingan.

Pertanyaan tentang sasaran klien dapat mencakup pertanyaan tentang apa yang ingin mereka capai dengan situs web mereka, apakah mereka ingin meningkatkan penjualan, menghasilkan prospek, atau meningkatkan kesadaran merek. Mengetahui tujuan klien akan membantu Anda menyesuaikan pendekatan Anda untuk memenuhi tujuan tersebut.

Pertanyaan audiens target harus menyelidiki demografi pelanggan klien, minat dan perilaku mereka, dan apa yang mereka cari di situs web. Dengan memahami audiens target, Anda dapat membuat situs web yang menarik bagi kebutuhan dan preferensi audiens mereka.

Pertanyaan nilai jual yang unik dapat membantu Anda memahami apa yang membedakan bisnis klien dari pesaing. Informasi ini akan membantu Anda menyoroti nilai jual unik ini di situs web dan menciptakan keunggulan kompetitif bagi klien.

Terakhir, pertanyaan tentang persaingan dapat membantu Anda memahami apa yang ditawarkan bisnis lain dan bagaimana situs web klien dapat membedakan dirinya. Informasi ini akan membantu Anda membuat situs web yang menonjol dari persaingan dan menarik lebih banyak pelanggan ke bisnis klien.

Berikut adalah daftar pertanyaan yang dapat Anda sertakan di bagian NAQ Anda ini:

Detail Bisnis

Isi dulu beberapa detail ini sebelum pengarahan klien Anda dan minta klien untuk mengonfirmasi ini:

  • Nama perusahaan: Nama resmi entitas bisnis klien.
  • Nama orang yang dapat dihubungi: Nama individu yang mewakili klien, seperti CEO atau manajer.
  • Alamat: Alamat fisik bisnis klien, termasuk alamat jalan, kota, negara bagian/provinsi, dan kode pos/pos.
  • Nomor telepon: Nomor telepon utama untuk bisnis klien.
  • Alamat email: Alamat email bisnis klien atau narahubung.
  • URL situs web: Alamat situs web bisnis klien (jika ada).
  • Pegangan media sosial: Pegangan media sosial klien (jika ada), seperti Twitter, Facebook, Instagram, dll.
  • Industri: Industri tempat bisnis klien beroperasi, seperti keuangan, perawatan kesehatan, teknologi, dll.
  • Status hukum: Status hukum bisnis klien, seperti LLC, korporasi, kepemilikan perseorangan, dll.
  • Pendapatan: Pendapatan tahunan bisnis klien.
  • Jumlah karyawan: Jumlah karyawan yang bekerja untuk bisnis klien.
  • ID Pajak: Nomor identifikasi pajak klien (jika berlaku).
  • Informasi pembayaran: Informasi pembayaran yang digunakan klien untuk membayar barang atau layanan, seperti kartu kredit, rekening bank, atau layanan pembayaran.
  • Catatan tambahan: Setiap catatan atau komentar tambahan tentang klien yang mungkin berguna untuk referensi di masa mendatang.

Catatan: Beberapa informasi ini mungkin perlu ditanyakan atau diperoleh pada tahap selanjutnya dari proses penjualan jika berlaku (mis. Pendapatan, NPWP, informasi Pembayaran).

Tentang Bisnis Anda
  • Apa bisnis Anda dan apa yang bisnis Anda lakukan?
  • Apa nilai jual unik (USP) Anda?
  • Siapa audiens target Anda?
  • Apa demografi audiens target Anda?
  • Apa minat dan pola perilaku audiens target Anda?
  • Di pasar mana Anda menjual produk dan layanan Anda? (Lokal, Regional, Nasional, Global)
  • Apakah bisnis Anda musiman?
Tujuan Bisnis Anda
  • Apa tujuan dan sasaran bisnis utama Anda?
  • Kesulitan apa yang saat ini Anda alami dalam mencapainya?
  • Bagaimana Anda membayangkan agen seperti kami akan membantu Anda mengatasi tantangan ini?
Persaingan Anda
  • Siapa pesaing utama Anda?
  • Apa yang membuat bisnis Anda unik dibandingkan dengan pesaing Anda?
  • Apa kekuatan dan kelemahan situs web pesaing Anda?
  • Apa yang Anda sukai dan tidak sukai dari situs web pesaing Anda?

3) Situs Web Klien

Kuesioner Penilaian Kebutuhan Anda harus mempertimbangkan fakta bahwa calon klien mungkin atau mungkin belum memiliki situs web. Jika demikian, penting untuk melakukan penilaian menyeluruh terhadap situs web klien yang ada. Ini akan membantu Anda memahami situs web mereka, mengidentifikasi masalah apa pun yang perlu ditangani, dan memastikan bahwa produk akhir disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan khusus mereka.

Berikut adalah daftar pertanyaan untuk ditanyakan kepada klien potensial selama sesi pengarahan klien tentang situs web mereka untuk membantu Anda mendapatkan pemahaman komprehensif tentang kebutuhan dan persyaratan mereka dalam hal fungsionalitas, desain, konten, dan kinerja:

Hosting & Domain
  • Apa persyaratan Anda untuk hosting dan pemeliharaan situs web?
  • Apakah Anda memerlukan bantuan dengan hosting situs web atau pendaftaran domain?
  • Apakah Anda memiliki domain terdaftar?
  • Sudahkah Anda membeli webhosting untuk situs Anda?

Untuk situs web yang sudah ada, sertakan pertanyaan berikut:

  • Apakah Anda memiliki domain tambahan?
  • Apakah Anda memiliki rencana perubahan besar (seperti migrasi) dalam 12 bulan ke depan?
Umum
  • Apa tujuan situs web Anda?
  • Apa tujuan bisnis utama Anda untuk situs web ini? Apakah mencapai tujuan-tujuan ini?
  • Berapa perkiraan ukuran situs web Anda (jumlah halaman)?
  • Apakah ada persyaratan hukum atau peraturan yang perlu dipertimbangkan untuk situs web Anda?

Untuk situs web yang sudah ada, sertakan pertanyaan berikut:

  • Apa masalah atau tantangan saat ini yang Anda alami dengan situs web Anda?
Desain
  • Apakah Anda memiliki preferensi atau persyaratan desain khusus untuk situs web Anda?
  • Apakah Anda memiliki pedoman branding atau identitas visual khusus yang perlu diikuti?
  • Apa skema warna pilihan Anda?
  • Apakah Anda memiliki elemen desain yang ada yang Anda ingin kami gabungkan?
  • Apa nada suara pilihan Anda untuk situs web Anda?
Kegunaan
  • Fitur dan fungsionalitas apa yang Anda ingin situs web Anda miliki (misalnya eCommerce, formulir kontak, penjadwalan janji temu, pendaftaran pengguna, dll)?
  • Apakah Anda memerlukan integrasi khusus (misalnya berbagi media sosial, Google Analytics, perangkat lunak pemasaran email, dll)?
  • Apa harapan Anda untuk kinerja situs web (misalnya waktu muat, kecepatan, daya tanggap seluler)?
  • Apakah Anda memiliki persyaratan keamanan khusus untuk situs web Anda?
  • Apakah Anda memiliki rencana untuk cadangan dan keamanan situs web?

Untuk situs web yang sudah ada, sertakan pertanyaan berikut:

  • Apakah situs web Anda ramah seluler dan responsif?
  • Bagaimana kinerja situs web Anda dalam hal kecepatan memuat?
  • Apakah situs web Anda dioptimalkan untuk mesin telusur?
  • Apakah Anda memiliki alat analitik atau pelacakan yang terpasang di situs web Anda?
  • Pernahkah situs web Anda terkena dampak negatif oleh pembaruan algoritme inti apa pun?
Isi
  • Bagaimana Anda akan membuat dan mengelola konten untuk situs web Anda?
  • Jenis media apa yang akan Anda gunakan (misalnya gambar, video, audio)?
  • Apakah Anda akan memperbarui sendiri konten situs web atau apakah Anda memerlukan pemeliharaan dan pembaruan berkelanjutan?
  • Apakah Anda memerlukan bantuan untuk membuat konten baru untuk situs web Anda?

Untuk situs web yang sudah ada, sertakan pertanyaan berikut:

  • Apa sistem manajemen konten (CMS) yang Anda gunakan saat ini?
  • Seberapa sering Anda memperbarui konten situs web Anda?
  • Apakah Anda memiliki konten situs web yang ingin dipindahkan ke situs web baru?
  • Apakah Anda memiliki konten yang ada yang Anda ingin kami gunakan?

Juga…

Jika layanan konten adalah bagian dari penawaran Anda, lihat bagian "Pemasaran Konten" tambahan di bawah untuk pertanyaan lebih lanjut yang dapat Anda ajukan.

4) Upaya Pemasaran Klien

Dengan memahami upaya pemasaran klien Anda, Anda dapat memastikan bahwa situs web yang Anda buat untuk mereka akan dioptimalkan untuk meraih kesuksesan.

Misalnya, Anda dapat bertanya tentang upaya SEO klien, termasuk penelitian atau pengoptimalan kata kunci sebelumnya. Penting juga untuk memahami setiap kampanye PPC yang dijalankan klien, serta kehadiran media sosial dan upaya pemasaran email mereka. Selain itu, Anda dapat menanyakan tentang kampanye PR yang menjadi bagian klien, termasuk outlet media tempat mereka ditampilkan dan suara dari perwakilan mereka.

Berikut adalah daftar pertanyaan yang dapat Anda ajukan kepada calon klien selama sesi pengarahan klien untuk mengidentifikasi upaya pemasaran mereka terkait dengan SEO, PPC, media sosial, pemasaran email, PR, dll:

Tujuan Pemasaran

  • Apa tujuan pemasaran utama Anda, dan bagaimana rencana Anda untuk mencapainya?
  • Apakah Anda memiliki rencana pemasaran untuk situs web Anda?
  • Sudahkah Anda melakukan riset pemasaran untuk mengidentifikasi kebutuhan, preferensi, poin rasa sakit, dan perilaku online audiens target Anda?
  • Sudahkah Anda melakukan penelitian kompetitif untuk memahami strategi yang mereka gunakan untuk menarik dan mempertahankan pelanggan?
  • Apakah Anda memiliki strategi pemasaran konten? Jika demikian, jenis konten apa yang menurut Anda paling efektif dalam melibatkan audiens target Anda?
  • Apa harapan Anda untuk peran situs web Anda dalam strategi pemasaran Anda secara keseluruhan, dan bagaimana Anda melihatnya berkontribusi pada tujuan bisnis Anda?
  • Apakah Anda memiliki tantangan pemasaran atau masalah tertentu yang Anda ingin kami atasi melalui proses pengembangan situs web?
  • Peningkatan lalu lintas organik apa (angka atau persentase) yang Anda tuju dalam enam hingga 12 bulan ke depan?
  • Berapa banyak konversi (prospek dan penjualan) yang ingin Anda dapatkan dalam enam hingga 12 bulan ke depan?
  • Bisakah Anda membuat daftar freelancer atau agensi yang pernah bekerja dengan Anda sebelumnya? Jika demikian, proses apa yang Anda miliki dengan mereka yang Anda ingin kami teruskan, dan apa yang ingin Anda ubah?

Saluran Pemasaran

  • Bagaimana Anda berencana untuk mempromosikan konten Anda untuk menarik pengunjung ke situs web Anda?
  • Pernahkah Anda berinvestasi dalam layanan pengoptimalan mesin telusur (SEO) untuk situs web Anda? Jika demikian, apa hasilnya?
  • Apakah saat ini Anda menggunakan iklan bayar per klik (PPC) untuk mengarahkan lalu lintas ke situs web Anda? Jika ya, platform apa yang Anda gunakan, dan apa pengalaman Anda dengannya?
  • Sudahkah Anda membangun kehadiran di media sosial? Jika ya, platform mana yang Anda gunakan, dan seberapa sering Anda memposting pembaruan?
  • Sudahkah Anda menggunakan pemasaran email untuk mempromosikan bisnis atau situs web Anda? Jika demikian, apa pengalaman Anda dengannya?
  • Sudahkah Anda berinvestasi dalam layanan hubungan masyarakat (PR) untuk meningkatkan kesadaran merek atau mempromosikan produk/layanan Anda? Jika demikian, apa hasilnya? Bisakah Anda memberi kami outlet media yang telah Anda publikasikan dan kutipan suara yang ada dari perwakilan Anda?
  • Apakah ada kata kunci atau frasa tertentu yang Anda ingin peringkat situs web Anda di halaman hasil mesin pencari (SERP)?
  • Bagaimana Anda berencana untuk mengalokasikan anggaran pemasaran Anda di berbagai saluran, dan bagian mana yang ingin Anda investasikan dalam pengembangan dan pemeliharaan situs web?
  • Apakah Anda memerlukan fitur atau layanan SEO (Search Engine Optimization) tertentu?
  • Apakah Anda memerlukan bantuan untuk menyiapkan dan mengintegrasikan akun media sosial?
  • Apa saluran akuisisi teratas Anda?

Kinerja Pemasaran

  • Bagaimana Anda berencana untuk mengukur keberhasilan situs web Anda?
  • Bagaimana Anda saat ini mengukur keberhasilan upaya pemasaran Anda, dan metrik apa yang Anda lacak?
  • Apakah Anda sedang melakukan sesuatu untuk mendapatkan link? Apakah Anda memiliki daftar situs web yang Anda ingin kami mulai?
  • Pernahkah Anda membeli tautan berbayar atau menjadi bagian dari skema tautan apa pun?
  • Apakah situs web Anda mengalami masalah dengan penalti tautan?
  • Apa ajakan bertindak utama untuk situs web Anda?

Juga…

Akses ke platform:

  • Apakah Anda sudah menyiapkan Google Analytics di situs web Anda? Jika demikian, silakan berbagi akses dengan [email Anda]
  • Apakah Anda sudah menyiapkan Google Search Console di situs web Anda? Jika demikian, silakan berbagi akses dengan [email Anda]
  • Apakah Anda sudah menyiapkan Iklan Google di situs web Anda? Jika demikian, silakan berbagi akses dengan [email Anda]

Akses ke dokumen:

  • Kami mungkin memerlukan akses ke beberapa dokumen yang ada untuk membantu kami menyelaraskan kampanye kami dengan yang sudah berjalan. Bisakah kita mendapatkan akses ke dokumen yang ada?
  • Dapatkah Anda memberi kami penelitian kata kunci yang dilakukan oleh agensi/staf sebelumnya?
  • Bisakah Anda memberi kami laporan/pekerjaan yang dilakukan oleh agensi sebelumnya?

5) Pemasaran Konten

Keberhasilan situs web WordPress sangat bergantung pada kualitas dan relevansi kontennya. Akibatnya, penting untuk memahami kebutuhan dan preferensi konten klien selama analisis kebutuhan. Memahami preferensi konten klien dapat membantu pengembang web untuk membuat situs web yang selaras dengan identitas merek klien dan beresonansi dengan audiens target.

Selain mengumpulkan informasi tentang upaya dan sasaran pemasaran klien Anda menggunakan saluran seperti iklan berbayar, media sosial, dll., memahami kebutuhan dan preferensi konten klien sangat penting untuk keberhasilan proyek mereka.

Selama analisis kebutuhan, penting untuk bertanya kepada klien tentang jenis konten yang ingin mereka buat dan publikasikan di situs web mereka. Ini dapat mencakup posting blog, video, infografis, dan banyak lagi. Selain itu, pengembang web harus menanyakan tentang topik yang ingin diliput oleh klien, frekuensi di mana mereka ingin menerbitkan konten, dan keseluruhan nada dan suara yang ingin mereka sampaikan.

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan selama sesi pengarahan klien untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan dan preferensi pemasaran konten klien dan membuat situs web yang mendukung tujuan tersebut:

Pembuatan Konten
  • Apa topik utama yang diminati audiens Anda?
  • Topik apa yang ingin Anda bahas dalam konten Anda?
  • Jenis konten apa yang Anda rencanakan untuk diterbitkan di situs web Anda?
  • Jenis media apa yang Anda rencanakan untuk dimasukkan ke dalam konten Anda, seperti gambar, video, atau infografis?
  • Seberapa sering Anda berencana menerbitkan konten baru?
  • Siapa yang akan bertanggung jawab untuk membuat konten untuk situs web Anda?
  • Nada dan suara apa yang ingin disampaikan oleh konten Anda?
  • Sudahkah Anda mengidentifikasi celah dalam konten Anda yang perlu ditangani?
  • Apakah Anda memiliki konten yang ada yang dapat digunakan kembali atau diperbarui untuk situs web baru Anda?
  • Apakah ada contoh konten tertentu yang Anda suka atau tidak suka?
  • Apakah Anda memiliki konten yang ada yang ingin Anda gunakan kembali atau optimalkan untuk SEO?
  • Apakah Anda memerlukan bantuan untuk membuat konten?
Manajemen Konten
  • Bagaimana Anda berencana untuk mengelola konten Anda?

6) Anggaran dan Timeline Klien

Sebelum memulai proyek apa pun, sangat penting untuk menetapkan ekspektasi yang jelas untuk anggaran dan jadwal.

Asking the right questions about the client's budget and their timeline expectations during the briefing session will help you and your client understand the scope of the project and plan accordingly to ensure the success of the web development project.

Here are some questions you can ask a potential client to gain a better understanding of their budget constraints, project scope, and timeline expectations to create a proposal tailored to their needs and budget:

Linimasa
  • What is the scope of the project?
  • What is the timeline for completing this project?
  • Are there any important deadlines that we should be aware of or strict deadlines that must be met?
  • Are there any specific project milestones that you would like to achieve?
  • How flexible are you with the project timeline?
Anggaran
  • What is the budget you have allocated for this project? (Ideal, minimum, maximum)
  • Have you worked with a website developer before? If so, what was your budget for that project?
  • Are you looking for a developer to work on a fixed budget or hourly rate?
  • What is the scope of the project?
  • Are there any additional services or features that you would like to include in the project?
  • Are there any budget constraints that we should be aware of?
  • Do you have a preferred payment schedule or milestone-based payment plan?
  • Is there any flexibility in the project scope, budget, or timeline?

7) Additional Notes

Create a space in your questionnaire for additional notes. Use this space to record your own thoughts, observations, contact names, things your client says that you can quote, etc.

What to Do Before and After Your Client Briefing Session

The Needs Analysis Presentation is an integral part of your overall sales process. Getting your presentation scripts and Needs Assessment Questionnaire right are vitally important.

But so is what you do before and after this stage.

Let's look at what you can do to maximize the results from your client briefing sessions.

Before The Client Briefing Session

Here are the steps you should take before conducting your client briefing session to ensure that you are well-prepared and can conduct a successful needs analysis that will lead to a customized solution for your client's website and marketing needs:

  • Research the client's business : Before meeting with the client, research their business and industry to understand their target audience, competitors, and market trends.
  • Identify the client's pain points : Determine the client's pain points by reviewing their existing website, marketing materials, and customer feedback.
  • Customize the questionnaire: Depending on the format of your NAQ, you may be able to customize the questionnaire for each client based on their specific business, website, and marketing needs. If not, a simple way to do this is to create your ideal NAQ and then simply cross off any unnecessary questions you can skip during the client briefing session, or add any specific questions to the “Additional Notes” section of the questionnaire.
  • Set clear objectives for the meeting : Determine the objectives for the meeting with the potential client, such as understanding their goals, identifying their website requirements, and discussing their budget.
  • Schedule the meeting: Schedule the client briefing meeting at a time that is convenient for both parties, and make sure the meeting is held in a distraction-free environment.
  • Rehearse the presentation: Practise your presentation, review your scripts, and visualize how your client briefing meeting will run to create a positive and successful client experience.

After The Client Briefing Session

After conducting your needs analysis presentation with a potential client, make sure to complete the following steps to maximize your results:

  • Analyze the information: Review and compile all the information gathered during the needs analysis session. This includes the client's business goals, website requirements, marketing efforts, and budget. If your analysis qualifies the potential client as a prospect for your business, continue with the steps below. If not, proceed no further with this process. Instead, reach out to the client and explain why you don't think you will be the best fit for their needs.
  • Develop a proposal: Develop a comprehensive proposal that outlines your website development process, timeline, deliverables, and costs. The proposal should address the specific needs and goals of the client and should highlight how your WordPress web development services will help the client achieve their objectives.
  • Customize the proposal: Once developed, customize it to address any specific concerns or questions the client raised during the needs analysis session. Ensure that the proposal reflects the client's unique requirements and preferences.
  • Provide a clear quote: A quote that clearly outlines the costs associated with your services should be provided. It should be transparent and easy to understand, and should reflect the services outlined in the proposal.
  • Provide a timeline: Give the client a detailed timeline for the WordPress web development project that outlines key milestones and deliverables. The timeline should be realistic and achievable, and should reflect the client's timeline expectations.
  • Schedule the next meeting : Book in a meeting at a time that is convenient for both parties in a distraction-free environment where you will provide the client with a presentation of your solutions and recommendations.

Depending on how you structure your sales process, you may also want to:

  • Schedule a follow-up call or meeting with the client to answer any outstanding questions or clarify any concerns or misunderstandings they may have about the proposal, quote, or timeline.
  • Provide additional information or clarification as needed to ensure the client is fully informed and comfortable moving forward with the proposal, including project scope, timeline, and cost.
  • Finalize the proposal, quote, and timeline with the client, confirm the client's agreement and obtain any necessary signatures or approvals to move forward with the WordPress web development project.

Finally, you have asked clients lots of questions about their business, so be prepared if clients have some questions about your business.

If Questions Arise, Systematize

As a WordPress web developer, one of the most important steps you can take to ensure the success of your projects is to conduct a thorough needs analysis with your clients. This will help you understand your client's business, goals, existing website, marketing efforts, content needs, budget, and timeline.

Asking the right questions during the client briefing process is crucial for delivering the best solution that will not only meet their needs and budget, but hopefully also exceed their expectations.

Using a needs analysis tool like a Needs Assessment Questionnaire can save you valuable time during the client briefing and in the process of qualifying prospects for your business.

Additionally, it can help your business to identify potential roadblocks and challenges upfront, allowing you to develop a strategy that addresses these before they become a problem, keep your project on track, on budget, and on time, create customized WordPress solutions tailored to your clients' unique needs, goals, and challenges, and establish a strong relationship with your client that can lead to repeat business, referrals, and long-term partnerships.

We hope you have found this information useful. Apply it to your business and watch your sales results improve!

Have we missed any important questions to ask potential clients during the client briefing session to better assess their needs? Share your comments and suggestions below.