Desde el concepto hasta el lanzamiento: la guía definitiva para sesiones informativas exitosas con los clientes

Publicado: 2023-03-28

¿Le gustaría mover a los prospectos calificados a través de su proceso de ventas de desarrollo web con más éxito, ofrecer mejores resultados consistentemente y hacer que sus tasas de cierre de ventas se disparen? Por supuesto que lo harías, ¿verdad?

Bueno, buenas noticias: ¡estás en el lugar correcto para aprender cómo hacerlo! Esta guía sin exageraciones para llevar a cabo una sesión informativa con un cliente hiperexitoso le mostrará cómo aumentar las ventas de sus servicios de desarrollo web.

Cubriremos los siguientes temas:

  • Tu arma secreta de la sesión informativa del cliente
  • Las 7 Etapas de un Sistema de Ventas Efectivo
  • La presentación del análisis de necesidades
  • Diseño de su cuestionario de evaluación de necesidades
  • Qué hacer antes y después de la sesión informativa con el cliente

Tu arma secreta de la sesión informativa del cliente

P: ¿Cuál de los siguientes es un "imprescindible" absolutamente esencial para llevar a cabo una sesión informativa con el cliente de gran éxito?

A) Una oficina elegante en el último piso de un rascacielos con vista a una de las 7 maravillas del mundo.

B) Enviar una limusina para recoger a sus posibles clientes y llevarlos de regreso después de la sesión informativa.

C) Servir a los clientes champán frío, canapés y caviar tan pronto como lleguen.

D) Tener un impecable sentido del vestir que combine su traje con su peinado y la decoración de la oficina.

Respuesta: Ninguna de las anteriores.

Para llevar a cabo una sesión informativa exitosa con el cliente, solo necesita dos oídos y...

Un Cuestionario de Evaluación de Necesidades

Un Cuestionario de Evaluación de Necesidades (NAQ) es una herramienta esencial para su negocio de servicios de desarrollo web de WordPress.

Es una parte crucial de un proceso de ventas eficaz, ya que le ayuda a:

  • Comprenda las necesidades, preferencias y objetivos de su cliente para que pueda brindarles la solución adecuada para sus necesidades.
  • Haga las preguntas correctas y recopile la información necesaria sobre el alcance, el cronograma y el presupuesto del proyecto para proporcionar un plan realista para el proyecto y una estimación precisa de los costos del proyecto.
  • Identifique cualquier posible problema o inquietud al principio del proceso de ventas.
  • Gestionar las expectativas del cliente.
  • Califique a su cliente potencial como una buena opción para sus servicios o no (sí, a veces es mejor dejarlo ir) y muévalo con éxito a través de su proceso de ventas.
  • Establecer una fuerte relación con el cliente basada en la confianza y la comunicación.

Su cuestionario debe estar cuidadosamente elaborado para obtener la información necesaria del cliente y, al mismo tiempo, ser conciso y fácil de entender.

También debe personalizarse según las necesidades específicas del cliente y proporcionar instrucciones claras sobre cómo completarlo correctamente, para que cualquier persona en su empresa pueda realizar una sesión informativa con el cliente con éxito.

Al demostrar una comprensión profunda de las necesidades y objetivos del cliente, puede crear un sitio web o entregar un proyecto que, con suerte, superará las expectativas de su cliente. Esto, a su vez, puede conducir a clientes satisfechos que probablemente recomienden sus servicios a otros.

El NAQ, entonces, no es un “cuestionario” cualquiera. Es una parte integral y valiosa de su proceso de ventas.

Entonces, antes de ver cómo desarrollar un Cuestionario de Evaluación de Necesidades efectivo que lo ayudará a obtener mejores resultados en su negocio, repasemos brevemente las diferentes etapas de un sistema de ventas efectivo para que podamos tener una comprensión clara de dónde está el Cuestionario de Evaluación de Necesidades. encaja.

Las 7 Etapas de un Proceso de Ventas Efectivo

Un proceso de ventas efectivo generalmente consta de las siguientes etapas:

  • Etapa 1: Contacto inicial : esta es la primera etapa del proceso de ventas, donde su cliente potencial se da cuenta de su servicio. Pueden visitar su sitio web, recibir un correo electrónico, una llamada telefónica o una recomendación, o ver un anuncio, una lista de directorios, etc.
  • Etapa 2: Evaluación de necesidades : en esta etapa, usted (o su representante de ventas) hace preguntas para comprender las necesidades, los desafíos y los objetivos del cliente. El objetivo de esta etapa es tratar de recopilar información sobre el negocio, la industria y la competencia del cliente y calificarlo como un cliente potencial.
  • Etapa 3: Presentación : en esta etapa, presenta una solución al problema o necesidad del cliente. Su presentación puede incluir una demostración, muestras de trabajos anteriores o una propuesta.
  • Etapa 4: Objeciones : en esta etapa, el cliente puede presentar objeciones o inquietudes sobre la solución propuesta. Usted (o su representante de ventas) aborda estas objeciones y proporciona información o aclaraciones adicionales.
  • Etapa 5: Cierre : en esta etapa, usted (o su representante de ventas) solicita una decisión. Esto puede implicar negociar el precio, los términos o la entrega del servicio.
  • Etapa 6: Seguimiento : después de la venta, su empresa realiza un seguimiento con el cliente para proporcionar la incorporación (por ejemplo, capacitación), garantizar la satisfacción con su servicio y abordar cualquier problema que pueda surgir. También puede buscar oportunidades para realizar ventas cruzadas o aumentar la venta de otros servicios.
  • Etapa 7: Referencia : la etapa final es cuando su cliente satisfecho refiere su negocio a otros que pueden beneficiarse de sus servicios. Esto puede ser una poderosa fuente de nuevos negocios y crecimiento para su empresa.

El proceso de ventas descrito anteriormente enfatiza la importancia de comprender las necesidades de su cliente y proporcionar una solución que satisfaga esas necesidades. También destaca la necesidad de un compromiso continuo con el cliente y la creación de relaciones para impulsar el éxito empresarial a largo plazo.

Su NAQ es de vital importancia para completar con éxito la Etapa 2 (Evaluación de necesidades) de su proceso de ventas.

Gráfico - 7 etapas del proceso de ventas
Evaluar las necesidades de sus clientes de manera efectiva lo ayudará a brindar una mejor solución.

Este artículo se centra en la etapa de evaluación de necesidades del proceso de ventas, así que analicemos en profundidad el papel que desempeña su Cuestionario de evaluación de necesidades.

La presentación del análisis de necesidades

Todo lo que necesita para ejecutar una presentación de ventas efectiva es un guión efectivo y una herramienta de ventas efectiva.

Para ilustrar esto, supongamos que se le pide que haga una presentación de diapositivas a una audiencia sobre un tema del que sabe poco o nada.

Si diseña bien su presentación de diapositivas usando el contenido correcto y la secuencia de diapositivas correcta, todo lo que tendría que hacer es mostrar una diapositiva, leer las palabras en la diapositiva, mostrar la siguiente diapositiva y repetir el proceso, y podría ejecutar una diapositiva exitosa. presentación.

Más importante aún, cualquier persona en su negocio podría ofrecer una presentación exitosa de manera consistente y repetida simplemente siguiendo el mismo proceso. Incluso si se desviara un poco del tema e improvisara de vez en cuando, la herramienta (es decir, las diapositivas) y su guión integrado (es decir, las palabras en cada diapositiva) seguirían guiando al presentador con éxito a lo largo de todo el proceso.

Esto es esencialmente lo que pretendemos lograr en la "Etapa 2" del sistema de ventas... una presentación efectiva y repetible que brinde resultados consistentes y lleve a su cliente con éxito a la siguiente etapa.

La Etapa 2, entonces, es su Presentación de Análisis de Necesidades y consta de dos elementos principales:

  1. El guión de presentación
  2. El Cuestionario de Evaluación de Necesidades

El "guión de presentación" es lo que usted dice y hace durante la sesión informativa de su cliente para crear la mejor experiencia de usuario posible para su cliente.

Esto incluye cómo saluda a su cliente potencial, qué hace para que se sienta cómodo (p. ej., ofrézcale agua, té o café), las palabras que usa para comenzar la sesión informativa, las preguntas que le hace durante la sesión informativa, cómo estructura toda la reunión para que los clientes se sientan relajados y abiertos a compartir información que le permitirá evaluar sus necesidades y calificarlos como prospectos, las palabras que usa para finalizar la reunión y configurar la siguiente etapa del proceso, etc.

Por ejemplo, el "guión de apertura" para su Presentación de Análisis de Necesidades podría ser algo como esto:

“[Nombre del cliente], como le mencioné al programar la cita, el propósito de la reunión de hoy es que tengamos una mejor idea de su negocio, qué hace, qué problemas necesita ayuda para resolver, qué tipo de resultados espera. de su sitio web, etc.

Investigué un poco sobre su negocio y hay algunas preguntas que me gustaría hacerle para que podamos tener una idea completa de lo que necesita y cómo podemos ayudarlo. Esto probablemente tomará alrededor de 30 minutos más o menos.

Luego revisaré la información detenidamente con mi equipo y le enviaré una solución personalizada que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto.

Y si resulta que no encajamos perfectamente para trabajar juntos, se lo haré saber y le recomendaré una solución más adecuada.

¿Estás bien para que empecemos?”

***

Después de entregar el guión de apertura anterior, complete el Cuestionario de evaluación de necesidades con su cliente. Esta es la herramienta que lo guiará exitosamente a través de su Presentación de Análisis de Necesidades.

Después de completar su NAQ, entrega el "guión de cierre", que podría ser algo como esto:

“[Nombre del cliente], gracias... Realmente aprecio que se haya tomado el tiempo para responder a todas estas preguntas. Esto me da todo lo que necesito.

Como mencioné al comienzo de la reunión, deme un día más o menos para revisar esto con mi equipo. Reuniremos la solución que creemos que brindará mejor lo que está buscando y luego nos reuniremos nuevamente y revisaremos todo en detalle y responderemos cualquier otra pregunta que tenga.

¿Estás contento de que organicemos la próxima reunión ahora?

Lo anterior es la Etapa 2 en pocas palabras. Su propósito es ayudarlo a programar la próxima cita, donde entregará su solución y, con suerte, obtendrá el negocio del cliente.

Cuanta más atención ponga en diseñar y estructurar su Cuestionario de Evaluación de Necesidades, mejor será la experiencia del cliente y más fluida, consistente y efectiva serán sus reuniones con el cliente.

Aún mejor, si planea escalar su negocio, podrá capacitar a cualquier persona para realizar sesiones informativas con los clientes de manera competente. Todo lo que tendrán que hacer es aprender los guiones de apertura y cierre y usar el Cuestionario de Evaluación de Necesidades para completar esta etapa.

Ahora que entendemos cuál es el propósito del Cuestionario de Evaluación de Necesidades y dónde encaja en el proceso de ventas, comencemos a construir un NAQ efectivo para su negocio.

Diseño de su cuestionario de evaluación de necesidades

Dado que no existe una forma única de construir un negocio de desarrollo web, esta sección proporcionará un marco general para ayudarlo a diseñar un Cuestionario de Evaluación de Necesidades personalizado para satisfacer sus necesidades específicas, con una lista de secciones y preguntas sugeridas que puede incluir en su NAQ.

Comenzaremos observando los pasos involucrados en la creación de un NAQ.

Cómo crear un NAQ efectivo para su negocio de desarrollo web de WordPress

Estos son los pasos necesarios para crear un Cuestionario de Evaluación de Necesidades efectivo que le permitirá recopilar la información crítica necesaria para brindar servicios exitosos de desarrollo web de WordPress a sus clientes:

  1. Identifique las áreas clave de información que necesitará: comience describiendo las principales áreas de información que necesita recopilar del cliente, como sus objetivos comerciales, público objetivo, funcionalidad del sitio web, necesidades de contenido, estrategias de marketing, presupuesto y expectativas de cronograma. .
  2. Determine los tipos de preguntas que debe hacer: una vez que haya identificado las principales áreas de información que necesita recopilar, determine los tipos de preguntas que debe hacer. Las preguntas abiertas son ideales, ya que animan a los clientes a proporcionar información detallada, lo que le permite comprender mejor sus necesidades y preferencias.
  3. Desarrolle preguntas específicas: reúna preguntas clave para cada área de información para recopilar información más detallada. Por ejemplo, para comprender los objetivos y desafíos comerciales del cliente, podría preguntar "¿Cuáles son sus principales objetivos comerciales y qué desafíos enfrenta para alcanzarlos?"
  4. Organice el cuestionario: asegúrese de que las preguntas fluyan lógicamente y sean fáciles de entender para los clientes. Agrupe preguntas similares y considere usar subtítulos para organizar el cuestionario por tema.
  5. Incluya instrucciones y explicaciones: Proporcione contexto para cada pregunta explicando por qué la hace y cómo la respuesta lo ayudará a desarrollar una solución personalizada para el cliente. La mejor manera de hacer esto es convertir esta explicación en un "guión" y escribirlo en su cuestionario después de cada uno de los títulos y subtítulos de la sección (por ejemplo , "Ahora, me gustaría hacerle preguntas sobre sus esfuerzos de marketing actuales. Esto nos ayudará a comprender lo que está haciendo actualmente para generar nuevos clientes potenciales y atraer tráfico a su sitio, cómo se están desempeñando estas actividades y si hay algún problema que debamos analizar o mejorar…”). Incluir instrucciones y explicaciones claras ayudará a los clientes a comprender el propósito del cuestionario y qué esperar en el proceso de desarrollo web, y lo ayudará a completarlo.
  6. Pruebe el cuestionario: pruebe su cuestionario recién creado con algunos clientes para asegurarse de que las preguntas sean claras, relevantes y útiles. Realice los ajustes necesarios para garantizar que el cuestionario recopile de manera efectiva la información necesaria para proyectos de desarrollo web exitosos.
  7. Revise y perfeccione continuamente: el cuestionario no está escrito en piedra, así que ajústelo y mejórelo con el tiempo en función de los comentarios de los clientes y los miembros de su equipo. A medida que su negocio evolucione y surjan nuevas tendencias, asegúrese de que el cuestionario permanezca actualizado y relevante.

Así que ese es el esquema del proceso. Ahora, comencemos a armar un Cuestionario de Evaluación de Necesidades.

1) Decide qué información necesitas

Como se mencionó anteriormente, el primer paso es identificar las áreas clave de información que necesita recopilar de los clientes.

Hacer un mapa mental del proceso en esta etapa puede ser útil para generar ideas y organizar sus pensamientos.

Cuestionario de Evaluación de Necesidades - Mapa mental
Un mapa mental es una herramienta útil para planificar su NAQ.

2) Defina sus categorías NAQ

Una vez que tenga una idea clara de qué información necesita de su cliente, el siguiente paso es organizar esta información en categorías de preguntas. Estos formarán las secciones principales de su NAQ.

Categorías del cuestionario de evaluación de necesidades
Defina las categorías que agregará a su Cuestionario de Evaluación de Necesidades.

Piense en el flujo lógico de las secciones de su cuestionario, especialmente al planificar subcategorías, como alojamiento y dominios, diseño, funcionalidad y contenido para el sitio web o preguntas relacionadas con el marketing.

Por ejemplo, al discutir las necesidades del sitio web de su cliente, ¿debería comenzar haciéndole preguntas sobre alojamiento y dominios y luego seguir con preguntas sobre diseño, funcionalidad y contenido, o si hay una mejor secuencia que cree que haría que la discusión fluya sin problemas? ?

Además, considere cosas como:

  • ¿Qué áreas son absolutamente esenciales para obtener información del cliente? ¿Dónde debe insertar esto en su NAQ para asegurarse de que se cubra en caso de que la reunión se interrumpa o se salga por la tangente, o el cliente comience a sentirse abrumado?
  • ¿Qué áreas de discusión podrían explotar y ocupar una gran parte de la reunión? ¿Cómo puede diseñar el proceso para que el cliente vuelva a centrarse rápidamente si esto sucede?

Todos estos detalles son muy importantes al crear un flujo de proceso para el diseño de su NAQ.

3) Decidir sobre el formato

¿Cómo ejecutará su Presentación de Análisis de Necesidades y registrará las respuestas del cliente?

¿Las sesiones informativas de sus clientes se realizarán cara a cara, por teléfono, en línea a través de videoconferencias o una combinación de diferentes estilos?

¿Se imprimirá su NAQ con las respuestas registradas como notas escritas a mano, en un documento electrónico o en una aplicación de formulario personalizado que se ejecuta desde un teléfono, tableta o computadora portátil?

Probablemente la forma más fácil y efectiva de comenzar sea usando lápiz y papel. Un cuestionario impreso puede servir como prototipo. Esto le permitirá revisar, modificar, probar y mejorar sus secciones, preguntas, flujo de preguntas, instrucciones adjuntas, campos para ingresar respuestas, etc., después de cada sesión informativa con el cliente.

Una vez que tenga un NAQ que le brinde resultados consistentes, puede convertir su prototipo en un formato más adecuado para su negocio, como un cuestionario electrónico o incluso una aplicación. O simplemente siga usando un cuestionario impreso si funciona para usted. ¿Por qué complicar algo cuando funciona el enfoque más simple?

4) Agregue preguntas a sus secciones NAQ

Ahora que ha planeado todo, el siguiente paso es agregar preguntas a cada sección de su NAQ.

Nota: No es necesario que agregue todas las preguntas sugeridas a continuación a su NAQ. Solo elige los que necesites. Además, tenga en cuenta que algunas preguntas pueden superponerse para diferentes secciones, así que inclúyalas donde crea que tendría más sentido para usted preguntar.

Repasemos las secciones principales que le sugerimos que considere incluir en su NAQ:

1. Información general

Su NAQ es un documento comercial interno. No es algo que dejarás con el cliente. Por lo tanto, probablemente sea una buena idea agregar una sección de descripción general. Esto podría incluir una lista de verificación de todo lo que necesita cubrir durante la sesión, como documentos o información que el cliente debe proporcionar, instrucciones para completar ciertas secciones, incluso su guión de apertura.

2) Negocio del cliente

Como desarrollador de sitios web, es importante comprender los objetivos comerciales y los desafíos del cliente para crear un sitio web que satisfaga sus necesidades específicas. Durante la sesión informativa con el cliente, es esencial hacer las preguntas correctas para identificar los objetivos del cliente, el público objetivo, los puntos de venta únicos y la competencia.

Las preguntas sobre los objetivos del cliente pueden incluir consultas sobre lo que esperan lograr con su sitio web, ya sea que busquen aumentar las ventas, generar clientes potenciales o aumentar el conocimiento de la marca. Conocer los objetivos del cliente le ayudará a adaptar su enfoque para cumplir con estos objetivos.

Las preguntas de la audiencia objetivo deben profundizar en la demografía de los clientes del cliente, sus intereses y comportamientos, y lo que buscan en un sitio web. Al comprender a la audiencia objetivo, puede crear un sitio web que atraiga las necesidades y preferencias de su audiencia.

Las preguntas de puntos de venta únicos pueden ayudarlo a comprender qué diferencia al negocio del cliente de la competencia. Esta información lo ayudará a resaltar estos puntos de venta únicos en el sitio web y crear una ventaja competitiva para el cliente.

Finalmente, las preguntas sobre la competencia pueden ayudarlo a comprender lo que ofrecen otras empresas y cómo el sitio web del cliente puede diferenciarse. Esta información lo ayudará a crear un sitio web que se destaque de la competencia y atraiga a más clientes al negocio del cliente.

Aquí hay una lista de preguntas que puede incluir en esta sección de su NAQ:

Detalles del negocio

Complete previamente algunos de estos detalles antes de la sesión informativa de su cliente y pídale al cliente que los confirme:

  • Nombre de la empresa: el nombre legal de la entidad comercial del cliente.
  • Nombre de la persona de contacto: el nombre de la persona que representa al cliente, como el director ejecutivo o un gerente.
  • Dirección: la dirección física de la empresa del cliente, incluida la dirección, la ciudad, el estado/provincia y el código postal.
  • Número de teléfono: el número de teléfono principal de la empresa del cliente.
  • Dirección de correo electrónico: La dirección de correo electrónico de la empresa del cliente o la persona de contacto.
  • URL del sitio web: la dirección del sitio web de la empresa del cliente (si tiene uno).
  • Identificadores de redes sociales: los identificadores de redes sociales del cliente (si corresponde), como Twitter, Facebook, Instagram, etc.
  • Industria: la industria en la que opera el negocio del cliente, como finanzas, salud, tecnología, etc.
  • Estado legal: el estado legal del negocio del cliente, como LLC, corporación, propiedad única, etc.
  • Ingresos: Los ingresos anuales del negocio del cliente.
  • Número de empleados: El número de empleados que trabajan para el negocio del cliente.
  • NIF: El número de identificación fiscal del cliente (si corresponde).
  • Información de pago: la información de pago que utiliza el cliente para pagar bienes o servicios, como una tarjeta de crédito, una cuenta bancaria o un servicio de pago.
  • Notas adicionales: cualquier nota o comentario adicional sobre el cliente que pueda ser útil para futuras referencias.

Nota: Es posible que se deba solicitar u obtener parte de esta información en una etapa posterior del proceso de venta, si corresponde (p. ej., ingresos, identificación fiscal, información de pago).

Acerca de su negocio
  • ¿Cuál es su negocio y qué hace su negocio?
  • ¿Cuáles son sus puntos únicos de venta (PVU)?
  • ¿Quién es tu público objetivo?
  • ¿Cuáles son los datos demográficos de su público objetivo?
  • ¿Cuáles son los intereses y patrones de comportamiento de su público objetivo?
  • ¿En qué mercados vende sus productos y servicios? (Local, Regional, Nacional, Global)
  • ¿Tu negocio es estacional?
Sus objetivos comerciales
  • ¿Cuáles son sus principales metas y objetivos comerciales?
  • ¿Qué dificultades está experimentando actualmente para lograrlas?
  • ¿Cómo imagina que una agencia como la nuestra lo ayudará a abordar estos desafíos?
tu competencia
  • ¿Quiénes son sus principales competidores?
  • ¿Qué hace que su negocio sea único en comparación con sus competidores?
  • ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades de los sitios web de sus competidores?
  • ¿Qué le gusta y qué no le gusta de los sitios web de sus competidores?

3) Sitio web del cliente

Su cuestionario de evaluación de necesidades debe tener en cuenta el hecho de que un cliente potencial puede o no tener un sitio web existente. Si es así, es esencial realizar una evaluación exhaustiva del sitio web existente del cliente. Esto lo ayudará a comprender su sitio web, identificar cualquier problema que deba abordarse y garantizar que el producto final se adapte a sus necesidades y objetivos específicos.

Aquí hay una lista de preguntas para hacerle a un cliente potencial durante la sesión informativa del cliente sobre su sitio web para ayudarlo a obtener una comprensión integral de sus necesidades y requisitos en términos de funcionalidad, diseño, contenido y rendimiento:

Alojamiento y Dominios
  • ¿Cuáles son sus requisitos para el alojamiento y mantenimiento de sitios web?
  • ¿Necesita ayuda con el alojamiento de sitios web o el registro de dominios?
  • ¿Tienes algún dominio registrado?
  • ¿Ha comprado alojamiento web para su sitio?

Para los sitios web existentes, incluya las siguientes preguntas:

  • ¿Tienes algún dominio adicional?
  • ¿Tiene algún cambio importante (como una migración) planificado para los próximos 12 meses?
General
  • ¿Cuál es el propósito de su sitio web?
  • ¿Cuáles son sus principales objetivos comerciales para este sitio web? ¿Está logrando estos objetivos?
  • ¿Cuál es el tamaño estimado de su sitio web (número de páginas)?
  • ¿Hay algún requisito legal o reglamentario que deba tenerse en cuenta para su sitio web?

Para los sitios web existentes, incluya las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son los problemas o desafíos actuales que está experimentando con su sitio web?
Diseño
  • ¿Tiene alguna preferencia de diseño o requisitos específicos para su sitio web?
  • ¿Tiene alguna directriz específica de marca o identidad visual que deba seguirse?
  • ¿Cuál es tu combinación de colores preferida?
  • ¿Tiene algún elemento de diseño existente que le gustaría que incorporáramos?
  • ¿Cuál es tu tono de voz preferido para tu sitio web?
Funcionalidad
  • ¿Qué características y funcionalidades desea que tenga su sitio web (por ejemplo, comercio electrónico, formularios de contacto, programación de citas, registro de usuarios, etc.)?
  • ¿Necesita alguna integración especial (por ejemplo, compartir en redes sociales, Google Analytics, software de marketing por correo electrónico, etc.)?
  • ¿Cuáles son sus expectativas para el rendimiento del sitio web (por ejemplo, tiempo de carga, velocidad, capacidad de respuesta móvil)?
  • ¿Tiene algún requisito de seguridad específico para su sitio web?
  • ¿Tiene un plan establecido para las copias de seguridad y la seguridad del sitio web?

Para los sitios web existentes, incluya las siguientes preguntas:

  • ¿Tu sitio web es adaptable y compatible con dispositivos móviles?
  • ¿Cómo funciona su sitio web en términos de velocidad de carga?
  • ¿Tu sitio web está optimizado para los motores de búsqueda?
  • ¿Tiene alguna herramienta de análisis o seguimiento instalada en su sitio web?
  • ¿Alguna vez su sitio web se vio afectado negativamente por alguna actualización del algoritmo central?
Contenido
  • ¿Cómo creará y administrará el contenido de su sitio web?
  • ¿Qué tipo de medios usará (por ejemplo, imágenes, videos, audio)?
  • ¿Actualizará usted mismo el contenido del sitio web o necesita mantenimiento y actualizaciones continuas?
  • ¿Necesitas ayuda para crear nuevo contenido para tu sitio web?

Para los sitios web existentes, incluya las siguientes preguntas:

  • ¿Qué sistema de gestión de contenido (CMS) está utilizando actualmente?
  • ¿Con qué frecuencia actualiza el contenido de su sitio web?
  • ¿Tiene algún contenido de sitio web existente que le gustaría migrar al nuevo sitio web?
  • ¿Tiene algún contenido existente que le gustaría que usemos?

También…

Si los servicios de contenido son parte de su oferta, consulte la sección adicional "Marketing de contenido" a continuación para obtener más preguntas que puede hacer.

4) Esfuerzos de marketing del cliente

Al comprender los esfuerzos de marketing de su cliente, puede asegurarse de que el sitio web que cree para ellos estará optimizado para el éxito.

Por ejemplo, puede preguntar sobre los esfuerzos de SEO del cliente, incluida cualquier investigación u optimización de palabras clave anteriores. También es importante comprender cualquier campaña de PPC que haya realizado el cliente, así como su presencia en las redes sociales y sus esfuerzos de marketing por correo electrónico. Además, puede consultar sobre cualquier campaña de relaciones públicas de la que el cliente haya formado parte, incluidos los medios de comunicación en los que ha aparecido y los fragmentos de sonido de sus representantes.

Aquí hay una lista de preguntas que podría hacerle a un cliente potencial durante la sesión informativa del cliente para identificar sus esfuerzos de marketing relacionados con SEO, PPC, redes sociales, marketing por correo electrónico, relaciones públicas, etc.:

Objetivos de mercadeo

  • ¿Cuáles son sus principales objetivos de marketing y cómo planea alcanzarlos?
  • ¿Tiene un plan de marketing para su sitio web?
  • ¿Ha realizado alguna investigación de mercado para identificar las necesidades, preferencias, puntos débiles y comportamiento en línea de su público objetivo?
  • ¿Ha realizado alguna investigación competitiva para comprender las estrategias que están utilizando para atraer y retener clientes?
  • ¿Tienes una estrategia de marketing de contenidos en marcha? Si es así, ¿qué tipos de contenido ha encontrado que son más efectivos para atraer a su público objetivo?
  • ¿Cuáles son sus expectativas sobre el papel de su sitio web en su estrategia general de marketing y cómo cree que contribuirá a sus objetivos comerciales?
  • ¿Tiene algún desafío de marketing en particular o puntos débiles que le gustaría que abordemos a través del proceso de desarrollo del sitio web?
  • ¿Qué aumento en el tráfico orgánico (cifras o porcentaje) espera en los próximos seis a 12 meses?
  • ¿Cuántas conversiones (clientes potenciales y ventas) le gustaría obtener en los próximos seis a 12 meses?
  • ¿Puedes enumerar algún freelancer o agencia con la que hayas trabajado anteriormente? Si es así, ¿qué procesos implementó con ellos que le gustaría que continuáramos y qué le gustaría cambiar?

Canales de marketing

  • ¿Cómo planea promocionar su contenido para atraer visitantes a su sitio web?
  • ¿Alguna vez ha invertido en servicios de optimización de motores de búsqueda (SEO) para su sitio web? Si es así, ¿cuáles fueron los resultados?
  • ¿Utiliza actualmente publicidad de pago por clic (PPC) para atraer tráfico a su sitio web? Si es así, ¿qué plataformas utiliza y cuál ha sido su experiencia con ellas?
  • ¿Ha establecido una presencia en las redes sociales? Si es así, ¿qué plataformas utiliza y con qué frecuencia publica actualizaciones?
  • ¿Ha utilizado el marketing por correo electrónico para promocionar su negocio o sitio web? Si es así, ¿cuál ha sido tu experiencia con él?
  • ¿Ha invertido en servicios de relaciones públicas (PR) para aumentar el conocimiento de la marca o promocionar sus productos/servicios? Si es así, ¿cuál ha sido el resultado? ¿Puede proporcionarnos los medios de comunicación en los que ha sido publicado y fragmentos de sonido existentes de sus representantes?
  • ¿Hay alguna palabra clave o frase específica para la que le gustaría que su sitio web se clasifique en las páginas de resultados del motor de búsqueda (SERP)?
  • ¿Cómo planea asignar su presupuesto de marketing a través de diferentes canales y qué parte de él está dispuesto a invertir en el desarrollo y mantenimiento del sitio web?
  • ¿Necesita funciones o servicios específicos de SEO (optimización de motores de búsqueda)?
  • ¿Necesita ayuda para configurar e integrar cuentas de redes sociales?
  • ¿Cuál es su principal canal de adquisición?

Desempeño de mercadotecnia

  • ¿Cómo piensa medir el éxito de su sitio web?
  • ¿Cómo mide actualmente el éxito de sus esfuerzos de marketing y qué métricas sigue?
  • ¿Actualmente estás haciendo algo para adquirir enlaces? ¿Tiene una lista de sitios web con los que le gustaría que empezáramos?
  • ¿Alguna vez ha comprado enlaces pagos o ha sido parte de algún esquema de enlaces?
  • ¿Tu sitio web ha experimentado algún problema con las penalizaciones de enlaces?
  • ¿Cuáles son las principales llamadas a la acción para su sitio web?

También…

Acceso a plataformas:

  • ¿Tienes Google Analytics configurado en tu sitio web? Si es así, comparta el acceso con [su correo electrónico]
  • ¿Tiene Google Search Console configurado en su sitio web? Si es así, comparta el acceso con [su correo electrónico]
  • ¿Tienes Google Ads configurado en tu sitio web? Si es así, comparta el acceso con [su correo electrónico]

Acceso a documentos:

  • Es posible que necesitemos acceso a algunos documentos existentes para ayudarnos a alinear nuestra campaña con las que ya se están ejecutando. ¿Podemos acceder a los documentos existentes?
  • ¿Puede proporcionarnos una investigación de palabras clave realizada por agencias o personal anteriores?
  • ¿Puede proporcionarnos informes/trabajos realizados por la agencia anterior?

5) Marketing de contenidos

El éxito de un sitio web de WordPress depende en gran medida de la calidad y la relevancia de su contenido. Como resultado, es importante comprender las necesidades y preferencias de contenido del cliente durante el análisis de necesidades. Comprender las preferencias de contenido del cliente puede ayudar al desarrollador web a crear un sitio web que se alinee con la identidad de marca del cliente y resuene con el público objetivo.

Además de obtener información sobre los esfuerzos y objetivos de marketing de su cliente utilizando canales como publicidad paga, redes sociales, etc., comprender las necesidades y preferencias de contenido del cliente es crucial para el éxito de su proyecto.

Durante el análisis de necesidades, es importante preguntar al cliente sobre los tipos de contenido que desea crear y publicar en su sitio web. Esto podría incluir publicaciones de blog, videos, infografías y más. Además, el desarrollador web debe preguntar sobre los temas que el cliente desea cubrir, la frecuencia con la que desea publicar contenido y el tono y la voz general que desea transmitir.

Aquí hay algunas preguntas que puede hacer durante la sesión informativa del cliente para obtener una mejor comprensión de las necesidades y preferencias de marketing de contenido del cliente y crear un sitio web que respalde esos objetivos:

Creación de contenido
  • ¿Cuáles son los principales temas que le interesan a su audiencia?
  • ¿Qué temas quieres cubrir en tu contenido?
  • ¿Qué tipo de contenido planeas publicar en tu sitio web?
  • ¿Qué tipos de medios planea incorporar a su contenido, como imágenes, videos o infografías?
  • ¿Con qué frecuencia planeas publicar contenido nuevo?
  • ¿Quién será responsable de crear contenido para su sitio web?
  • ¿Qué tono y voz quieres que transmita tu contenido?
  • ¿Ha identificado alguna brecha en su contenido que deba abordarse?
  • ¿Tiene algún contenido existente que pueda reutilizarse o actualizarse para su nuevo sitio web?
  • ¿Hay algún ejemplo particular de contenido que le guste o no le guste?
  • ¿Tiene algún contenido existente que le gustaría reutilizar u optimizar para SEO?
  • ¿Necesitará ayuda para crear contenido?
Gestión de contenido
  • ¿Cómo planea administrar su contenido?

6) Presupuesto y cronograma del cliente

Antes de comenzar cualquier proyecto, es crucial establecer expectativas claras para el presupuesto y el cronograma.

Asking the right questions about the client's budget and their timeline expectations during the briefing session will help you and your client understand the scope of the project and plan accordingly to ensure the success of the web development project.

Here are some questions you can ask a potential client to gain a better understanding of their budget constraints, project scope, and timeline expectations to create a proposal tailored to their needs and budget:

Cronología
  • What is the scope of the project?
  • What is the timeline for completing this project?
  • Are there any important deadlines that we should be aware of or strict deadlines that must be met?
  • Are there any specific project milestones that you would like to achieve?
  • How flexible are you with the project timeline?
Presupuesto
  • What is the budget you have allocated for this project? (Ideal, minimum, maximum)
  • Have you worked with a website developer before? If so, what was your budget for that project?
  • Are you looking for a developer to work on a fixed budget or hourly rate?
  • What is the scope of the project?
  • Are there any additional services or features that you would like to include in the project?
  • Are there any budget constraints that we should be aware of?
  • Do you have a preferred payment schedule or milestone-based payment plan?
  • Is there any flexibility in the project scope, budget, or timeline?

7) Additional Notes

Create a space in your questionnaire for additional notes. Use this space to record your own thoughts, observations, contact names, things your client says that you can quote, etc.

What to Do Before and After Your Client Briefing Session

The Needs Analysis Presentation is an integral part of your overall sales process. Getting your presentation scripts and Needs Assessment Questionnaire right are vitally important.

But so is what you do before and after this stage.

Let's look at what you can do to maximize the results from your client briefing sessions.

Before The Client Briefing Session

Here are the steps you should take before conducting your client briefing session to ensure that you are well-prepared and can conduct a successful needs analysis that will lead to a customized solution for your client's website and marketing needs:

  • Research the client's business : Before meeting with the client, research their business and industry to understand their target audience, competitors, and market trends.
  • Identify the client's pain points : Determine the client's pain points by reviewing their existing website, marketing materials, and customer feedback.
  • Customize the questionnaire: Depending on the format of your NAQ, you may be able to customize the questionnaire for each client based on their specific business, website, and marketing needs. If not, a simple way to do this is to create your ideal NAQ and then simply cross off any unnecessary questions you can skip during the client briefing session, or add any specific questions to the “Additional Notes” section of the questionnaire.
  • Set clear objectives for the meeting : Determine the objectives for the meeting with the potential client, such as understanding their goals, identifying their website requirements, and discussing their budget.
  • Schedule the meeting: Schedule the client briefing meeting at a time that is convenient for both parties, and make sure the meeting is held in a distraction-free environment.
  • Rehearse the presentation: Practise your presentation, review your scripts, and visualize how your client briefing meeting will run to create a positive and successful client experience.

After The Client Briefing Session

After conducting your needs analysis presentation with a potential client, make sure to complete the following steps to maximize your results:

  • Analyze the information: Review and compile all the information gathered during the needs analysis session. This includes the client's business goals, website requirements, marketing efforts, and budget. If your analysis qualifies the potential client as a prospect for your business, continue with the steps below. If not, proceed no further with this process. Instead, reach out to the client and explain why you don't think you will be the best fit for their needs.
  • Develop a proposal: Develop a comprehensive proposal that outlines your website development process, timeline, deliverables, and costs. The proposal should address the specific needs and goals of the client and should highlight how your WordPress web development services will help the client achieve their objectives.
  • Customize the proposal: Once developed, customize it to address any specific concerns or questions the client raised during the needs analysis session. Ensure that the proposal reflects the client's unique requirements and preferences.
  • Provide a clear quote: A quote that clearly outlines the costs associated with your services should be provided. It should be transparent and easy to understand, and should reflect the services outlined in the proposal.
  • Provide a timeline: Give the client a detailed timeline for the WordPress web development project that outlines key milestones and deliverables. The timeline should be realistic and achievable, and should reflect the client's timeline expectations.
  • Schedule the next meeting : Book in a meeting at a time that is convenient for both parties in a distraction-free environment where you will provide the client with a presentation of your solutions and recommendations.

Depending on how you structure your sales process, you may also want to:

  • Schedule a follow-up call or meeting with the client to answer any outstanding questions or clarify any concerns or misunderstandings they may have about the proposal, quote, or timeline.
  • Provide additional information or clarification as needed to ensure the client is fully informed and comfortable moving forward with the proposal, including project scope, timeline, and cost.
  • Finalize the proposal, quote, and timeline with the client, confirm the client's agreement and obtain any necessary signatures or approvals to move forward with the WordPress web development project.

Finally, you have asked clients lots of questions about their business, so be prepared if clients have some questions about your business.

If Questions Arise, Systematize

As a WordPress web developer, one of the most important steps you can take to ensure the success of your projects is to conduct a thorough needs analysis with your clients. This will help you understand your client's business, goals, existing website, marketing efforts, content needs, budget, and timeline.

Asking the right questions during the client briefing process is crucial for delivering the best solution that will not only meet their needs and budget, but hopefully also exceed their expectations.

Using a needs analysis tool like a Needs Assessment Questionnaire can save you valuable time during the client briefing and in the process of qualifying prospects for your business.

Additionally, it can help your business to identify potential roadblocks and challenges upfront, allowing you to develop a strategy that addresses these before they become a problem, keep your project on track, on budget, and on time, create customized WordPress solutions tailored to your clients' unique needs, goals, and challenges, and establish a strong relationship with your client that can lead to repeat business, referrals, and long-term partnerships.

We hope you have found this information useful. Apply it to your business and watch your sales results improve!

Have we missed any important questions to ask potential clients during the client briefing session to better assess their needs? Share your comments and suggestions below.