ต้องมีทักษะการนำเสนอสำหรับผู้จัดการโครงการในปี 2565

ส่วนใหญ่ของความคิดในการจัดการโครงการคือทักษะการนำเสนอ ทักษะการนำเสนอสำหรับผู้จัดการโครงการอาจไม่ได้เกี่ยวกับการยืนต่อหน้าผู้ชมและถ่ายทอดความคิดของคุณเสมอไป

มันสามารถเน้นที่การประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การประชุมพนักงาน การประชุมโครงการ กิจกรรม หรือแม้แต่นิทรรศการที่คุณต้องนำเสนอตัวเองต่อผู้เยี่ยมชมที่มีแนวโน้ม

ทว่าการชุมนุมทั้งหมดเหล่านี้มีข้อกำหนดร่วมกัน: บทสรุปสั้น ๆ เกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะ และโดยปกติแล้วเป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการในการแสดงข้อมูลในลักษณะที่น่าสนใจ เพื่อให้ผู้ฟังสามารถมีส่วนร่วมในการอภิปรายได้อย่างง่ายดาย

นี่คือรายการทักษะการนำเสนอที่ผู้จัดการโครงการต้องมี:

พูดอย่างชาญฉลาด

การนำเสนอคือการสื่อสารความคิดของคุณกับผู้ชม ขึ้นอยู่กับเป้าหมายของการนำเสนอ มันอาจจะเป็นการเสี่ยงโชคก็ได้

มันอาจจะไปได้ดีหรือไม่ได้ผล - หากไม่แย่

อย่างแรกเลยคือ คุณต้องแน่ใจว่าร่างกายของคุณผ่อนคลาย

คุณจะยืนกรานอย่างไรเมื่อจะอธิบายหัวข้อหรือแนวคิดที่สำคัญ? หากคุณดูภาษากายของสตีฟ จ็อบ ผู้ก่อตั้ง Apple ในระหว่างการนำเสนอ คุณจะสังเกตเห็นว่าเขาผ่อนคลายเพียงใดในระหว่างเซสชั่นของเขา

แต่สิ่งที่คนส่วนใหญ่จะไม่บอกคุณคือการวางแผนและการปฏิบัติในเรื่องนี้มากน้อยเพียงใด

เป็นเรื่องปกติที่จะรู้สึกวิตกกังวลต่อหน้าผู้ฟัง

นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องฝึกฝนล่วงหน้า วางแผนสิ่งที่ผู้ฟังต้องการทราบในการนำเสนอ 10-15 นาที

สิ่งนี้มีแนวโน้มที่จะทำให้คุณรู้สึกผ่อนคลายและสงบมากขึ้น

ในระหว่างการนำเสนอของคุณ คุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณมีความสงบและมั่นใจ

คุณต้องแสดงพลังและความมั่นใจ แม้ว่าคุณจะไม่แสดง มิฉะนั้น ผู้ชมของคุณก็จะมีคู่แข่งรายอื่นให้เปลี่ยนเช่นกัน

ไม่ พวกเขาอาจไม่เดินออกจากที่ประชุม แต่พวกเขาจะดึงสมาร์ทโฟนออกมาดูสิ่งที่น่าสนใจยิ่งขึ้น

นี่ไม่ใช่เรื่องแปลก การประชุมที่ง่วงนอนมักพบพฤติกรรมนี้

โซเชียลมีเดียเช่น Instagram และ Tik Tok ทำให้ผู้คนหิวกระหายการนำเสนอเนื้อหาที่หลากหลาย

ดังนั้นอย่าลืมฝึกฝนสองสามครั้งก่อนที่จะนำเสนอนั้น

โปรดจำไว้ว่า แม้แต่อาจารย์ในมหาวิทยาลัยก็ฝึกฝนก่อนชั้นเรียน โดยเฉพาะอาจารย์ที่มีวิดีโอถูกเผยแพร่สู่สาธารณะบน Youtube

เช่นเดียวกับผู้สร้างเนื้อหาบน Youtube

ไม่เชื่อฉัน?

ดู bloopers ที่ปล่อยออกมาโดยผู้สร้างเหล่านี้ พวกเขาพูดติดอ่างและโพล่งประโยคที่ไม่ควรพูดออกไป สคริปต์ต้องได้รับการตรวจสอบอีกครั้ง วิดีโอจะต้องถูกถ่ายใหม่อีกครั้ง

คุณเห็นไหมว่านี่ไม่ใช่เรื่องแปลก

ผู้สร้างเนื้อหาเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้ YouTube หรืออาจารย์ หรือนักบวช ล้วนแต่ฝึกฝนก่อนถึงวันสำคัญ

สำหรับการนำเสนอ ให้วางแผนและฝึกการนำเสนอของคุณ เพื่อให้คุณรู้สึกมั่นใจที่จะนำเสนอ

ดังนั้นให้ใส่ใจกับวิธีการนำเสนอของคุณ เอาไปส่งหน้ากล้องเล่นให้ชมเอง

สบตากับผู้ชม

หลายปัจจัยนำไปสู่การโน้มน้าวใจ

ในขณะที่คุณพูด ให้สบตากับผู้ฟังของคุณ หลีกเลี่ยงวลีที่น่ากลัว "ฉันคิดว่า" และ "เราเชื่อ"

รักษาความสามารถพิเศษของคุณให้แนบเนียนโดยไม่ใช้คำศัพท์มากเกินไป เช่น ปัญญาประดิษฐ์ ระบบอัตโนมัติ และการเรียนรู้ของเครื่อง

อ้างสถิติจากการวิจัยเพื่อพิสูจน์ว่าผลิตภัณฑ์ของคุณจะแก้ปัญหาตามที่นักวิจัยระบุไว้ ใช้ตัวอย่างมากมายเพื่อพิสูจน์ประเด็นของคุณ

ในขณะที่คุณพูด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำพูดของคุณชัดเจนและเข้าใจง่าย

หากคุณต้องการถ่ายทอดบางสิ่งที่อาจไม่ถูกใจผู้ฟัง ให้เร่งการนำเสนอของคุณ หลังจากนั้นให้ผ่อนคลายไปตามจังหวะปกติของคุณ

เป็นแพลตฟอร์มของคุณ คุณสามารถด้นสดได้ สบตากับผู้ชมของคุณในขณะที่คุณพูด รักษาเป้าหมายของคุณไว้ในใจ หากผู้ฟังถามคำถามที่ไม่ใช่เป้าหมายของคุณ ให้เตือนผู้ฟังอย่างสุภาพ เว้นแต่คุณจะโต้แย้งเพื่อเป้าหมายของคุณได้

ยิ่งคุณโน้มน้าวใจมากเท่าไร ยอดขายและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น

เล่าเรื่องด้วยอารมณ์ขัน

คุณเคยดูนักแสดงตลกเดี่ยวอย่าง Ellen Degenerous หรือไม่?
ตัวตลกก็แค่พูด

แต่พวกเขาก็เก่งในการชักจูงผู้ฟัง ทั้งหมดเป็นเพราะอารมณ์ขัน

หัวข้อที่พวกเขาพูดจะถูกถ่ายทอดอย่างชาญฉลาดให้กับผู้ชมผ่านอารมณ์ขัน เรื่องตลก และการอ้างอิงถึงภาพยนตร์ วัฒนธรรม และบรรทัดฐานของสังคม

แน่นอนว่าคุณไม่ควรล้อเลียนนักแสดงตลกโดยสิ้นเชิง แต่การเป็นคนสบายๆ ในการนำเสนอของคุณจะทำให้ผู้ฟังมีจิตวิญญาณที่ดี

เมื่อฉันเริ่มเป็นนักศึกษาฝึกงาน อดีตผู้จัดการโครงการของฉันมักมีเรื่องราวหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับงานของเราอยู่เสมอ

เขาจะเล่าเรื่องเหล่านี้หากการประชุมเกินกำหนดเวลาหรือหากการประชุมเป็นตอนเย็นซึ่งโดยปกติแล้วพลังงานในการทำงานจะถึงขีด จำกัด

การเล่าเรื่องสั้นๆ 5-10 นาทีอาจเป็นเรื่องขบขันหรือสร้างแรงบันดาลใจ

เรื่องราวเหล่านี้บางส่วนส่งผลดีต่อฉันอย่างแท้จริง และทำให้ฉันเข้าใจมากขึ้นเกี่ยวกับงานของบริษัท

ดังนั้นจงเป็นส่วนตัวกับผู้ชมของคุณด้วยการเล่าเรื่อง คำพูดที่สร้างแรงบันดาลใจ และอารมณ์ขัน

หากพวกเขาไม่มีศักยภาพที่จะเป็นลูกค้าของคุณ อย่างน้อยพวกเขาจะออกจากเซสชั่นด้วยความคิดเชิงบวกของบริษัทของคุณ

นำเสนอภาพด้วยข้อมูลที่แท้จริง

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจะไม่เพียงแค่พูดคุย แต่คุณยังนำเสนอข้อมูลด้วยหลักฐานและภาพ

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ การนำเสนอของคุณอาจสำหรับผู้ฟังที่หลากหลาย

เกิดอะไรขึ้นถ้าผู้ชมของคุณเป็นพนักงานของคุณ? หรือคณะกรรมการบริษัทของคุณ?

ในสถานการณ์เช่นนี้ การนำเสนอของคุณมักจะเกี่ยวกับงาน งาน และโครงการ

มีบางครั้งที่คุณต้องแสดงรายการงานหรือความคืบหน้าของงานของคุณ

การคำนวณเวลาและสร้างไดอะแกรมเคลื่อนไหวของความคืบหน้าในการทำงานของพนักงานแต่ละคนโดยใช้สไลด์ powerpoint นั้นไม่สะดวก

นี่คือจุดที่สไลด์ PowerPoint ถึงขีดจำกัด

คุณไม่ควรใช้เวลานานเกินไปในการสร้างสไลด์ โดยเฉพาะสไลด์ที่มีโปรเจ็กต์และงานต่างๆ โครงการและงานควรนำเสนอด้วยภาพและถูกต้อง องค์ประกอบภาพสไลด์ของคุณควรสั้น ชัดเจน และเห็นภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แต่การสร้างสไลด์พาวเวอร์พอยท์ด้วยตัวแปรเหล่านี้จะเป็นไปไม่ได้

และด้วยเหตุนี้ เราขอแนะนำให้คุณใช้ WP Project Manager ซึ่งสามารถใช้ได้โดยผู้จัดการ กรรมการ ผู้ประกอบการ และแม้แต่นักวิจัย

เป็นเครื่องมือจัดการโครงการบน WordPress สำหรับการจัดระเบียบ ตรวจสอบ และควบคุมโครงการ คุณสามารถสร้างแผนภูมิแกนต์ได้ง่ายๆ โดยการสร้างงานและนำเสนอข้อมูลนี้แก่ผู้ชมที่มุ่งเน้นผลลัพธ์เป็นภาพ

บอร์ด Kanban, ปฏิทิน, ตัวติดตามเวลา และแดชบอร์ดที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้เป็นอีกชุดหนึ่งของโมดูลที่ WP Project Manager มีสำหรับการนำเสนอและกิจกรรมประจำวัน

คุณสามารถใช้ WP Project Manager เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ จัดระเบียบพนักงาน มอบหมายงาน จัดการทีม และแม้กระทั่งจัดการอภิปราย

หากการนำเสนอของคุณเป็นเรื่องเกี่ยวกับโครงการของคุณ เพียงแค่ใช้ตัวจัดการโครงการ WP ก็เพียงพอแล้ว

ตรวจสอบ WP Project Manager เพื่อให้การจัดการโครงการของคุณง่ายขึ้น

ให้การนำเสนอสั้นและตรงประเด็น

เมื่อนำเสนอ ให้จดบันทึกเวลาไว้ ผู้คนจะเลิกสนใจอย่างรวดเร็วหากการนำเสนอของคุณยาวเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมันทำให้ผู้ฟังของคุณหาวเสียงดัง นี่เป็นทักษะการนำเสนอที่สำคัญมากสำหรับผู้จัดการโครงการ

ยกระดับความสามารถในการจัดการความเครียดของคุณ

บางครั้งผู้ฟังของคุณอาจใช้วาจาก้าวร้าวหรือสงสัยโดยเฉพาะอย่างยิ่งในเซสชันถาม & ตอบ

คุณจะจัดการเรื่องนี้ด้วยตัวเอง

ในการรับมือกับสถานการณ์เช่นนี้ ควรทำใจให้สงบ สงบสติอารมณ์ และรับฟังอีกฝ่ายหนึ่งเป็นการดีที่สุด

ยิ่งคุณละเอียดถี่ถ้วนในหัวข้อนี้มากเท่าไร คุณก็จะสามารถเน้นย้ำมุมมองของคุณได้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังอยู่ในลักษณะที่น่านับถือ

ซึ่งนำเราไปสู่ทักษะที่สำคัญที่สุดต่อไปของเรา - การวิจัย

ค้นคว้าอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับหัวข้อ

ค้นคว้าให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ในหัวข้อที่คุณจะนำเสนอ

คุณควรนำเสนอข้อมูลมากน้อยเพียงใด? จะอธิบายหัวข้อที่ซับซ้อนให้ผู้ชมฟังได้อย่างไร มีมุมมองที่แตกต่างกันเกี่ยวกับหัวข้อของคุณหรือไม่?

ค้นคว้าเกี่ยวกับหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของคุณ ด้วยวิธีนี้ การวิจัยของคุณจะไม่มีวันสิ้นสุด

การพยายามพิสูจน์ประเด็นของคุณขึ้นอยู่กับว่าคุณศึกษาหัวข้อการนำเสนอของคุณมาดีเพียงใด นอกจากนี้ยังเป็นพื้นฐานสำหรับการสร้างภาพข้อมูลของคุณ ข้อมูลที่ต้องการบนสไลด์ของคุณจะเข้าใจได้ก็ต่อเมื่อคุณเข้าใจหัวข้อของคุณ รวมถึงเวลาและประเภทของผู้ชมแล้วเท่านั้น

มีส่วนร่วมกับผู้ชมอย่างกระตือรือร้น

คุณจะไม่เพียงแต่นำเสนอและนำเสนอเท่านั้น แต่คุณยังโต้ตอบกับผู้ชมของคุณเพื่อตอบคำถาม คุณอาจต้องโต้ตอบก่อนเริ่มการนำเสนอ สิ่งนี้มีประโยชน์เพราะจะให้คำแนะนำแก่คุณเกี่ยวกับแนวคิดของผู้ชม แนวความคิดของพวกเขา ความคิดเห็นของพวกเขา การรับรู้ของพวกเขา ฯลฯ

เตรียมตัวและออกแบบการนำเสนอ

ไม่จำเป็นต้องใช้ทักษะที่กล่าวถึงทั้งหมด ทักษะบางอย่างสามารถละทิ้งได้ ตัวอย่างเช่น การทำความรู้จักกับผู้ชมของคุณอาจถูกละเลยในบางครั้ง แม้ว่าเราจะแนะนำ จริงๆ แล้ว มันขึ้นอยู่กับหัวข้อ ผู้ชม สถานที่ เวลา และอื่นๆ ของคุณเป็นส่วนใหญ่

มีบล็อกดีๆ มากมายที่ WeDevs.com เกี่ยวกับวิธีเตรียมตัวสำหรับการนำเสนอ ในบล็อกนี้ เรามุ่งเน้นเฉพาะทักษะที่ผู้จัดการโครงการต้องการเพื่อการนำเสนอที่ประสบความสำเร็จ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจะไม่ได้สร้างความบันเทิงให้กับผู้ชมเสมอไป ในส่วนใหญ่ คุณจะต้องแสดงหลักฐานความคืบหน้าของโครงการโดยใช้แผนภูมิแกนต์ บอร์ด Kanban ใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ

ดังนั้นอย่าลืมตรวจสอบ WP Project Manager ก่อนที่คุณจะเตรียมตัวสำหรับวันสำคัญ นำเสนอภาพด้วยข้อมูลที่แท้จริง

ผู้เขียน Bio: โพสต์นี้เขียนโดย Arshadina เธอกำลังทำงาน @weDevs ในตำแหน่งนักเขียนด้านเทคนิคและโปรแกรมตัดต่อวิดีโอ Arshadina รักการเขียนบล็อกและการสร้างวิดีโอบน Tech และ WordPress