Должен иметь навыки презентации для менеджеров проектов в 2022 году

Большая часть мышления управления проектами — это навыки презентации. Навыки презентации для руководителей проектов не всегда могут заключаться в том, чтобы стоять перед аудиторией и доносить свои идеи.

Он может быть сосредоточен вокруг встреч с заинтересованными сторонами, встреч сотрудников, проектных встреч, мероприятий или даже выставки, где вы должны представить себя многообещающим посетителям.

Тем не менее, у всех этих собраний есть общее требование: сжатый брифинг по определенной теме. И обычно ответственность за представление информации в привлекательной форме лежит на менеджере проекта. Чтобы аудитория могла легко включиться в дискуссию.

Вот список навыков презентации, которыми должны обладать менеджеры проектов:

Грамотно произнесите свою речь

Презентация — это донесение ваших идей до аудитории. В зависимости от цели презентации это может быть и азартной игрой.

Это может пойти очень хорошо или быть неэффективным, если не плохо.

Итак, прежде всего, вам нужно убедиться, что ваше тело расслаблено.

Как бы вы стояли, когда собираетесь объяснить важную тему или концепцию? Если вы посмотрите на язык тела основателя Apple Стива Джобса во время презентации, вы заметите, насколько он расслаблен во время сеанса.

Но чего большинство людей не скажут вам, так это того, сколько планирования и практики уходит на это.

Это НОРМАЛЬНО волноваться перед любой аудиторией.

Вот почему вы должны заранее потренироваться, спланировать, что нужно знать вашей аудитории в 10-15-минутной презентации.

Это, скорее всего, заставит вас чувствовать себя расслабленным и спокойным.

Во время презентации вам нужно показать, что вы спокойны и уверены в себе.

Вы должны показать энергию и уверенность — даже если вы этого не сделаете, иначе вашей аудитории придется переключиться и на других конкурентов.

Нет, они не могут уйти с собрания. Но они БУДУТ вытаскивать свои смартфоны и смотреть что-то более привлекательное.

Это не редкость. Такое поведение обычно наблюдается на собраниях в состоянии сонливости.

Социальные сети, такие как Instagram и Tik Tok, заставили людей жаждать уникальных презентаций с богатым содержанием.

Поэтому обязательно потренируйтесь несколько раз, прежде чем выступать с этой презентацией.

Помните, что даже университетские преподаватели тренируются перед занятиями, особенно те, чьи видео публикуются на Youtube.

То же самое касается создателей контента на Youtube.

Не верите мне?

Смотрите ляпы, выпущенные этими создателями. Они заикаются и выбалтывают фразы, которые не должны были быть произнесены. Сценарии должны быть пересмотрены снова. Видео приходится переснимать заново.

Видите ли, это не редкость.

Эти создатели контента, будь они ютуберами, лекторами или священниками, практикуют свою подачу перед важным днем.

Для выступления с презентацией спланируйте и отрепетируйте свою презентацию, чтобы вы чувствовали себя уверенно.

Поэтому обратите внимание на то, как вы представляете свою презентацию. Поставьте его перед камерой и сыграйте, чтобы убедиться в этом.

Зрительный контакт с аудиторией

На убедительность влияет множество факторов.

Когда вы говорите, поддерживайте зрительный контакт со своей аудиторией. Избегайте страшных фраз «я думаю» и «мы верим».

Сохраняйте свою харизму тонкой, НЕ злоупотребляя модными словечками, такими как искусственный интеллект, автоматизация и машинное обучение.

Приведите статистику из исследований, чтобы доказать, что ваш продукт решит проблему, поставленную исследователями. Используйте множество примеров, чтобы доказать свою точку зрения.

Когда вы говорите, убедитесь, что ваша речь ясна и понятна.

Если вам нужно донести что-то, что может не понравиться вашей аудитории, ускорьте презентацию. После этого расслабьтесь в своем обычном темпе.

Это ваша платформа. Вы можете импровизировать. Во время выступления поддерживайте зрительный контакт с аудиторией. Помните о своей цели. Если ваша аудитория задает вопросы, которые не являются частью вашей цели, вежливо напомните своей аудитории, если вы не можете аргументировать свою цель.

Чем убедительнее вы будете, тем лучше будут ваши продажи и потенциальные клиенты.

Рассказ с долей юмора

Вы когда-нибудь смотрели стендап-комиков, таких как Эллен Дегенероус?
Юмористы просто болтают.

Тем не менее, они отлично умеют манипулировать своей аудиторией — и все благодаря своему чувству юмора.

Темы, на которые они говорят, ловко доносятся до аудитории через юмор, шутки и отсылки к фильмам, культурам и нормам общества.

Конечно, вы не должны полностью подражать комику, но беззаботность в вашей презентации поднимет настроение вашей аудитории.

Когда я начинал стажером, у моего бывшего менеджера проекта всегда была история или случай, связанный с нашей работой.

Он рассказывал эти истории, если собрания превышали отведенное ему время или если собрание проводилось вечером, когда рабочая энергия обычно на пределе.

Короткие 5-10 минут повествования могут быть забавными или вдохновляющими.

Некоторые из этих историй действительно оказали на меня положительное влияние и дали мне больше информации о работе компании.

Так что будьте индивидуальны со своей аудиторией — с рассказыванием историй, вдохновляющими цитатами и юмором.

Если у них нет потенциала быть вашими клиентами, то они, по крайней мере, покинут сеанс с позитивным настроем вашей компании.

Предоставьте визуальную презентацию с достоверными данными

Как менеджер проекта вы не будете просто говорить — вы будете представлять данные С доказательствами и визуальными эффектами.

Как упоминалось ранее, ваша презентация может быть рассчитана на разную аудиторию.

Что, если ваша аудитория — ваши сотрудники? Или совет директоров вашей компании?

В таком сценарии ваша презентация, скорее всего, будет посвящена работе, задачам и проектам.

Бывают случаи, когда вам нужно показать списки задач или ход вашей работы.

Нецелесообразно подсчитывать время и строить анимированные диаграммы хода работы отдельного сотрудника с помощью слайдов PowerPoint.

Здесь слайды PowerPoint находятся на пределе своих возможностей.

Вы не должны слишком долго строить слайды, особенно те, которые включают проекты и задачи. Проекты и задачи также должны быть представлены наглядно и точно. Визуальные элементы ваших слайдов должны быть краткими, четкими и визуально эффективными.

Но создание слайдов Powerpoint с этими переменными будет непрактичным.

И по этой причине мы рекомендуем вам использовать WP Project Manager, которым могут пользоваться менеджеры, директора, предприниматели и даже исследователи.

Это инструмент управления проектами на основе WordPress для организации, мониторинга и контроля проектов. Вы можете создавать диаграммы Ганта, просто создавая задачи и визуально представляя их своей аудитории, ориентированной на результат.

Канбан-доски, календарь, трекер времени и удобная панель инструментов — это еще один набор модулей, которые есть у менеджера проектов WP для презентаций и повседневной деятельности.

Вы можете использовать WP Project Manager для создания счетов, организации сотрудников, назначения задач, управления командами и даже проведения обсуждений.

Если ваша презентация полностью посвящена вашему проекту, тогда будет достаточно просто использовать менеджер проектов WP.

Проверьте WP Project Manager, чтобы упростить управление проектами.

Презентация должна быть короткой и по существу

При представлении обязательно следите за временем. Люди быстро теряют интерес, если ваша презентация слишком длинная, особенно если она заставляет вашу аудиторию громко зевать. Это очень важный презентационный навык для руководителей проектов.

Используйте свои возможности управления стрессом

Иногда ваша аудитория может быть устно агрессивной или настроенной скептически, особенно во время сеанса вопросов и ответов.

Вы будете самостоятельно справляться с этим.

Чтобы справиться с такой ситуацией, лучше всего сохранять спокойствие, собранность и слушать другую сторону.

Чем тщательнее вы подходите к теме, тем лучше вы сможете подчеркнуть свою точку зрения, но в достойной манере.

Что подводит нас к нашему следующему самому важному навыку — исследованию.

Глубоко изучите тему

Как можно больше изучите тему, которую вы представляете.

Сколько информации вы должны передать? Как объяснить сложную тему аудитории? Есть ли разные точки зрения на вашу тему?

Исследуйте темы, которые имеют отношение к вашим целям. Таким образом, ваше исследование не будет длиться вечно.

Попытка доказать свою точку зрения зависит от того, насколько хорошо вы изучили тему презентации. Это также является основой для визуализации ваших данных. Сколько информации должно быть на вашем слайде, станет понятно только после того, как вы поймете свою тему, а также свое время и тип аудитории.

Активно вовлекайте аудиторию

Вы будете не только доставлять и представлять — вы будете взаимодействовать со своей аудиторией, чтобы отвечать на вопросы. Возможно, вам даже придется взаимодействовать ДО начала презентации. Это полезно, поскольку дает вам представление об идеях вашей аудитории, их образе мыслей, их мнениях, их восприятии и т. д.

Подготовьтесь и спроектируйте презентацию

Не все из упомянутых навыков должны быть реализованы. Некоторые навыки могут быть опущены. Например, знакомство с вашей аудиторией иногда может быть опущено, хотя это и рекомендуется. На самом деле это во многом зависит от вашей темы, аудитории, места, времени и прочего.

На WeDevs.com есть отличные блоги о том, как подготовиться к презентации. В этом блоге мы сосредоточились только на навыках, которые необходимы менеджеру проекта для успешной презентации.

Как руководитель проекта вы не всегда будете развлекать свою аудиторию. В большинстве случаев вам нужно будет предоставить доказательства прогресса вашего проекта, используя диаграммы Ганта, доски Канбан, счета-фактуры и многое другое.

Так что не забудьте проверить WP Project Manager, прежде чем готовиться к большому дню. Предоставьте визуальную презентацию с достоверными данными

Биография автора: Этот пост написан Аршадиной. Она работает в @weDevs техническим писателем и видеоредактором. Аршадина любит вести блог и создавать видео о технологиях и WordPress.