Musi mieć umiejętności prezentacji dla kierowników projektów w 2022 r.

Dużą częścią sposobu myślenia o zarządzaniu projektami są umiejętności prezentacji. Umiejętności prezentacji dla kierowników projektów nie zawsze polegają na staniu przed publicznością i przekazywaniu swoich pomysłów.

Może koncentrować się na spotkaniach interesariuszy, spotkaniach pracowników, spotkaniach projektowych, wydarzeniach, a nawet wystawie, na której musisz zaprezentować się obiecującym zwiedzającym.

Jednak wszystkie te spotkania mają wspólny wymóg: skompresowany brief na konkretny temat. I zazwyczaj obowiązkiem kierownika projektu jest zaprezentowanie informacji w atrakcyjny sposób. Aby publiczność mogła łatwo włączyć się w dyskusję.

Oto lista umiejętności prezentacyjnych, które muszą posiadać kierownicy projektów:

Inteligentnie wygłaszaj swoją mowę

Przedstawienie prezentacji polega na przekazaniu swoich pomysłów publiczności. W zależności od celu prezentacji może to być również hazard.

To może pójść naprawdę dobrze lub być nieskuteczne - jeśli nie złe.

Więc po pierwsze, musisz upewnić się, że twoje ciało jest zrelaksowane.

Jak byś się zachował, gdy zamierzasz wyjaśnić ważny temat lub koncepcję? Jeśli przyjrzysz się mowie ciała założyciela Apple, Steve’a Joba podczas prezentacji, zauważysz, jak bardzo jest zrelaksowany podczas sesji.

Ale większość ludzi nie powie ci, ile w to włożono planowania i praktyki.

NORMALNE jest odczuwanie niepokoju przed jakąkolwiek publicznością.

Dlatego musisz wcześniej poćwiczyć, zaplanować, co Twoi widzowie powinni wiedzieć w 10-15 minutowej prezentacji.

Jest to bardziej prawdopodobne, że poczujesz się zrelaksowany i spokojny.

Podczas prezentacji musisz pokazać, że jesteś spokojny i pewny siebie.

Musisz wykazać się energią i pewnością siebie – nawet jeśli tego nie zrobisz, w przeciwnym razie Twoi odbiorcy będą mieli innych konkurentów do zmiany.

Nie, nie mogą opuścić spotkania. Ale wyciągną smartfona i obejrzą coś bardziej atrakcyjnego.

To nie jest rzadkością. Spotkania, które są senne, często doświadczają tego zachowania.

Media społecznościowe, takie jak Instagram i Tik Tok, sprawiły, że ludzie są głodni bogatych w treści, unikalnych prezentacji.

Pamiętaj więc, aby poćwiczyć kilka razy, zanim przedstawisz tę prezentację.

Pamiętaj, że nawet wykładowcy uniwersyteccy ćwiczą przed zajęciami, zwłaszcza wykładowcy, których filmy są upubliczniane na Youtube.

To samo dotyczy twórców treści na Youtube.

Nie wierzysz mi?

Oglądaj wpadki wydane przez tych twórców. Jąkają się i wyrzucają kwestie, których nie należało mówić. Skrypty muszą zostać ponownie przejrzane. Filmy muszą zostać ponownie nagrane.

Widzisz, to nie jest rzadkością.

Ci twórcy treści, bez względu na to, czy są YouTuberami, wykładowcami czy księżmi, ćwiczą prezentację przed wielkim dniem.

Aby wygłosić prezentację, zaplanuj i przećwicz swoją prezentację, aby czuć się pewnie podczas jej wygłaszania.

Zwróć więc uwagę na to, jak przedstawiasz swoją prezentację. Dostarcz go przed kamerą i odtwórz, aby zobaczyć na własne oczy.

Kontakt wzrokowy z publicznością

Wiele czynników prowadzi do bycia przekonującym.

Kiedy mówisz, utrzymuj kontakt wzrokowy z publicznością. Unikaj przerażającego wyrażenia „myślę” i „wierzymy”.

Utrzymuj swoją charyzmę subtelną, NIE nadużywając modnych słów, takich jak sztuczna inteligencja, automatyzacja i uczenie maszynowe.

Cytuj statystyki z badań, aby udowodnić, że Twój produkt rozwiąże problem zgłoszony przez badaczy. Wykorzystaj mnóstwo przykładów, aby udowodnić swoją rację.

Kiedy mówisz, upewnij się, że twoja mowa jest jasna i łatwa do zrozumienia.

Jeśli chcesz przekazać coś, co może nie być korzystne dla odbiorców, przyspiesz prezentację. Następnie zrelaksuj się w normalnym tempie.

To twoja platforma. Możesz improwizować. Podczas mówienia utrzymuj kontakt wzrokowy z publicznością. Miej na uwadze swój cel. Jeśli Twoi odbiorcy zadają pytania, które nie są częścią Twojego celu, przypominaj im uprzejmie, chyba że możesz spierać się o swój cel.

Im bardziej jesteś przekonujący, tym lepsza będzie Twoja sprzedaż i potencjalni klienci.

Opowiadanie historii z odrobiną humoru

Czy kiedykolwiek oglądałeś komików, takich jak Ellen Degenerous?
Komicy po prostu mówią.

Mimo to są znakomici w manipulowaniu publicznością – wszystko dzięki poczuciu humoru.

Tematy, o których mówią, są sprytnie przekazywane widzom poprzez humor, żarty i odniesienia do filmów, kultur i norm społecznych.

Oczywiście nie powinieneś całkowicie naśladować komika, ale bycie lekkim w swojej prezentacji podniesie na duchu publiczność.

Kiedy zaczynałem jako stażysta, mój były kierownik projektu zawsze miał historię lub incydent, który był związany z naszą pracą.

Opowiadał te historie, gdyby spotkania przekroczyły swój limit czasowy lub gdyby spotkanie odbywało się wieczorem, kiedy energia pracy zwykle jest na granicy.

Krótkie 5-10 minut opowiadania historii może być zabawne lub inspirujące.

Niektóre z tych historii naprawdę wywarły na mnie pozytywny wpływ i dały mi lepszy wgląd w pracę firmy.

Więc bądź osobisty w stosunku do odbiorców — opowiadaj historie, inspirujące cytaty i humor.

Jeśli nie mają potencjału, by być Twoim klientem, to przynajmniej opuszczą sesję z pozytywnym nastawieniem do Twojej firmy.

Zapewnij wizualną prezentację z autentycznymi danymi

Jako kierownik projektu nie będziesz tylko rozmawiał - będziesz prezentował dane Z dowodami i wizualizacjami.

Jak wspomniano wcześniej, Twoja prezentacja może być skierowana do różnych odbiorców.

Co jeśli twoi odbiorcy to Twoi pracownicy? A może zarząd Twojej firmy?

W takim scenariuszu Twoja prezentacja najprawdopodobniej będzie dotyczyć pracy, zadań i projektów.

Są chwile, kiedy musisz pokazać listę zadań lub postęp swojej pracy.

Niepraktyczne jest obliczanie czasu i budowanie animowanych diagramów postępów pracy poszczególnych pracowników za pomocą slajdów PowerPoint

W tym miejscu slajdy PowerPointa są na granicy.

Zbudowanie slajdu nie powinno trwać zbyt długo, zwłaszcza tych, które zawierają projekty i zadania. Projekty i zadania powinny być również przedstawione wizualnie i dokładnie. Wizualne elementy slajdów powinny być krótkie, jasne i efektywne wizualnie, aby mogły się do nich odnosić.

Ale tworzenie slajdów PowerPoint z tymi zmiennymi będzie niepraktyczne.

Z tego powodu zalecamy skorzystanie z WP Project Manager, z którego mogą korzystać menedżerowie, dyrektorzy, przedsiębiorcy, a nawet badacze.

Jest to oparte na WordPressie narzędzie do zarządzania projektami, służące do organizowania, monitorowania i kontrolowania projektów. Możesz tworzyć wykresy Gantta, po prostu tworząc zadania i prezentując je wizualnie publiczności zorientowanej na wyniki.

Tablice Kanban, kalendarz, śledzenie czasu i przyjazny dla użytkownika pulpit nawigacyjny to także kolejny zestaw modułów, które WP Project Manager ma do prezentacji i codziennych czynności.

Możesz użyć WP Project Manager do tworzenia faktur, organizowania pracowników, przydzielania zadań, zarządzania zespołami, a nawet prowadzenia dyskusji.

Jeśli Twoja prezentacja dotyczy wyłącznie Twojego projektu, wystarczy użyć menedżera projektu WP.

Sprawdź Menedżera projektów WP, aby uprościć zarządzanie projektami.

Zachowaj krótką i rzeczową prezentację

Podczas prezentacji zwracaj uwagę na czas. Ludzie szybko tracą zainteresowanie, jeśli twoja prezentacja jest zbyt długa, zwłaszcza jeśli powoduje to, że publiczność głośno ziewa. To bardzo ważna umiejętność prezentacji dla kierowników projektów.

Wykorzystaj swoje możliwości zarządzania stresem

Czasami Twoi odbiorcy mogą być werbalnie agresywni lub sceptyczni – szczególnie podczas sesji pytań i odpowiedzi.

Będziesz na własną rękę, aby sobie z tym poradzić.

Aby poradzić sobie z taką sytuacją, najlepiej zachować spokój, opanowanie i wysłuchanie drugiej strony.

Im dokładniej zajmiesz się tematem, tym lepiej będziesz w stanie zaakcentować swój pogląd – ale w godny szacunku sposób.

Co prowadzi nas do naszego kolejnego najważniejszego badania umiejętności

Dogłębne badania na ten temat

Zbadaj jak najwięcej na temat, który przedstawisz.

Ile informacji powinieneś przekazać? Jak wyjaśnić odbiorcom złożony temat? Czy istnieją różne poglądy na Twój temat?

Badania na tematy, które są istotne dla Twoich celów. W ten sposób twoje badania nie potrwają wiecznie.

Próba udowodnienia swojej racji zależy od tego, jak dobrze przestudiowałeś temat prezentacji. Jest to również podstawa do wizualizacji danych. Ile informacji musi znajdować się na slajdzie, zostanie zrozumiane dopiero po zrozumieniu tematu, a także czasu i rodzaju odbiorców.

Aktywnie angażuj publiczność

Nie będziesz tylko dostarczać i prezentować - będziesz wchodzić w interakcje z odbiorcami, aby odpowiadać na pytania. Być może będziesz musiał wejść w interakcję PRZED rozpoczęciem prezentacji. Jest to pomocne, ponieważ daje wskazówkę na temat pomysłów odbiorców, ich sposobu myślenia, opinii, ich postrzegania itp.

Przygotuj się i zaprojektuj prezentację

Nie wszystkie wymienione umiejętności wymagają wdrożenia. Niektóre umiejętności można pominąć. Na przykład, czasami można pominąć poznanie swoich odbiorców, chociaż jest to zalecane. Właściwie to w dużej mierze zależy od tematu, odbiorców, miejsca, czasu i innych.

Na WeDevs.com są świetne blogi na temat przygotowania do prezentacji. W tym blogu skupiliśmy się tylko na umiejętnościach, których kierownik projektu potrzebuje do udanej prezentacji.

Jako kierownik projektu nie zawsze będziesz zabawiać publiczność. W większości przypadków będziesz musiał pokazać dowód postępu swojego projektu za pomocą wykresów Gantta, tablic Kanban, faktur i innych.

Więc nie zapomnij sprawdzić Menedżera projektu WP, zanim przygotujesz się na wielki dzień. Zapewnij wizualną prezentację z autentycznymi danymi

Bio autora: Ten post jest napisany przez Arshadinę. Pracuje w @weDevs jako pisarka techniczna i montażystka wideo. Arshadina uwielbia blogować i tworzyć filmy w technologii i WordPress.