The Art of the Introduction อีเมล

การส่งอีเมลถึงคนที่คุณไม่รู้จักมักจะทำให้กังวลใจอยู่เสมอ พวกเขาอาจพลาดอีเมลของคุณ ลบทิ้ง หรือแย่กว่านั้น คือ อ่านแล้วไม่รบกวนตอบกลับ นั่นเป็นเหตุผลที่การเรียนรู้วิธีแนะนำตัวเองผ่านอีเมลเป็นสิ่งสำคัญหากคุณทำงานออนไลน์

การสร้างอีเมลแนะนำตัวที่ยอดเยี่ยมเป็นทักษะอันทรงพลังที่จะช่วยให้คุณขยายเครือข่ายมืออาชีพและหางานได้มากขึ้น ในบทความนี้ เราจะพูดเพิ่มเติมเกี่ยวกับอีเมลแนะนำตัวและเหตุใดจึงสำคัญ นอกจากนี้เรายังจะแสดงให้คุณเห็นวิธีที่ดีที่สุดในการแนะนำตัวเองและผู้อื่นผ่านอีเมล

ไปกันเถอะ!

อีเมลแนะนำคืออะไร (และเมื่อมีประโยชน์)

เรายินดีที่จะเดิมพันว่ามีคนจำนวนมากในสาขาของคุณที่คุณต้องการพูดคุยหรือสร้างเครือข่ายด้วย อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี คุณจะไม่โชคดีพอที่จะรู้จักคนอื่นที่สามารถแนะนำคุณได้ เมื่อสิ่งนั้นเกิดขึ้น ทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือทำลายน้ำแข็งด้วยอีเมลง่ายๆ

อีเมลแนะนำไม่เหมือนกับการเสนอขายแบบเย็น จุดประสงค์หลักคือเพื่อเปลี่ยนผู้รับหรือขายตามข้อเสนอ กล่าวอีกนัยหนึ่ง Cold pitches มุ่งเน้นไปที่การขาย ในทางกลับกัน เมื่อใช้อีเมลแนะนำตัว คุณต้องการให้อีกฝ่ายรู้จักคุณ และทำไมพวกเขาถึงสนใจที่จะติดต่อคุณ ด้วยเหตุนี้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างสถานการณ์บางส่วนที่คุณอาจต้องการใช้:

• เพื่อสร้างเครือข่ายกับคนอื่นๆ ในสาขาของคุณ
• เพื่อหาโอกาสในการให้คำปรึกษา
• เพื่อให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ารู้ว่าคุณสนใจร่วมงานกับพวกเขา
• เพื่อเริ่มต้นความร่วมมือทางธุรกิจกับมืออาชีพหรือธุรกิจอื่นๆ

ฟังดูดี แต่อย่างที่เราทุกคนทราบ การรับอีเมลจากคนที่คุณไม่รู้จักไม่ใช่สิ่งที่คนส่วนใหญ่ตั้งตารอ ซึ่งหมายความว่าหากคุณต้องการคำตอบ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลแนะนำตัวของคุณตรงกับบันทึกย่อที่ถูกต้องและดึงดูดสายตาผู้รับของคุณ มาพูดถึงวิธีการทำกัน

3 องค์ประกอบของอีเมลแนะนำตัวที่ประสบความสำเร็จ

อีเมลแนะนำที่ดีทุกฉบับจะแบ่งปันองค์ประกอบหลักสามประการ ซึ่งง่ายต่อการจดจำ มาดูกันว่ามันคืออะไร!

1. สร้างหัวข้อข่าวที่น่าสนใจ

สำหรับใครบางคนที่จะเปิดอีเมลของคุณ พาดหัวของอีเมลต้องดึงดูดความสนใจของพวกเขา ตามหลักการแล้วมันจะบอกพวกเขาว่าจุดประสงค์ของข้อความของคุณคืออะไร เนื่องจากคุณต้องการหลีกเลี่ยงการส่งเสียงเหมือนสแปม ตัวอย่างเช่น ต่อไปนี้คือพาดหัวข่าวสองสามเรื่องที่เราไม่แนะนำให้คุณแตะด้วยเสาสูง 10 ฟุต!

1. ด่วน: คุณต้องอ่านตอนนี้!
2. มาติดต่อกันเถอะ!

หากคุณเป็นเหมือนเรา อีเมลสองฉบับนั้นจะหาทางไปยังโฟลเดอร์สแปมของคุณได้อย่างรวดเร็ว ด้วยอีเมลแนะนำตัว น้ำเสียงที่คุณใช้ในพาดหัวข่าวจะขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของพวกเขา หากคุณกำลังเขียนถึงคนที่คุณต้องการสร้างเครือข่ายด้วย บางสิ่งเช่น “ฉันชอบที่จะเลือกสมองเกี่ยวกับ X” อาจดึงดูดความสนใจของพวกเขาได้ หากเกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมของพวกเขา

สำหรับความร่วมมือทางธุรกิจ พาดหัวเช่น "โอกาสทางธุรกิจ" จะธรรมดาเกินไป ในทางกลับกัน "มองหาความร่วมมือทางธุรกิจที่เป็นไปได้" แบบง่ายๆ ดูเหมือนจะเป็นสิ่งที่เราอาจคลิก

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการตั้งพาดหัวข่าวที่ถูกต้องคือส่วนที่ยากที่สุดในการสร้างอีเมลเบื้องต้น หากคุณต้องการเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จให้สูงสุด คุณต้องศึกษาบุคคลที่คุณกำลังพยายามติดต่อ ค้นหาสิ่งที่พวกเขาสนใจและค้นหาว่าคุณสามารถเสนอคุณค่าอะไรให้พวกเขาเพื่อดึงดูดความสนใจของพวกเขา

2. กล่าวถึงรายชื่อติดต่อที่ใช้ร่วมกัน

วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำลายน้ำแข็งกับคนใหม่คือการพูดถึงผู้ติดต่อที่คุณมีเหมือนกัน นี่คือตัวอย่างอีเมลแนะนำตัวที่แสดงสิ่งนี้:

สวัสดีลอร่า

ฉันชื่อจอห์น โด ฉันเคยทำงานกับ Jane Doe มาก่อน ซึ่งเคยพูดถึงคุณหลายครั้งแล้ว ฉันเป็นแฟนตัวยงของ... ()

ทั้งหมดที่ดีที่สุด,

ในกรณีนี้ น้ำเสียงค่อนข้างคุ้นเคย ซึ่งใช้ได้เพราะการมีรายชื่อติดต่อที่แบ่งปันกันจะสร้างพื้นฐานความไว้วางใจที่สูงขึ้น หากไม่มีการเชื่อมต่อดังกล่าว คุณจะเริ่มต้นจากศูนย์ ดังนั้นคุณจะต้องเริ่มต้นอีเมลแนะนำตัวโดยระบุอย่างรวดเร็วว่าทำไมพวกเขาจึงควรสนใจคุณ ซึ่งเราจะพูดถึงในครั้งต่อไป

3. อธิบายวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ

การสร้างเพื่อนทางจดหมายใหม่เป็นสิ่งที่ดี แต่สำหรับจุดประสงค์ของเรา อีเมลแนะนำตัวเป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างโอกาสทางธุรกิจหรืออาชีพ นั่นหมายความว่าคุณจำเป็นต้องสื่อสารโดยตรงว่าทำไมคุณถึงเขียนพวกเขา ซึ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณไม่มีคนรู้จักเหมือนกัน

ตัวอย่างเช่น นี่คือวิธีที่เราจะเขียนอีเมลแนะนำง่ายๆ ถึงคนแปลกหน้า:

สวัสดีลอร่า

ฉันชื่อจอห์น โด ฉันเปิดร้านอีคอมเมิร์ซในช่องเดียวกับคุณ เรามุ่งเน้นที่เนยถั่วออร์แกนิกแทนน้ำผึ้ง

ฉันเป็นแฟนตัวยงของผลิตภัณฑ์และโพสต์บนบล็อกของคุณ และฉันคิดว่าอาจมีโอกาสที่น่าสนใจสำหรับเราในการทำงานร่วมกัน หากคุณมีเวลา ฉันชอบที่จะเรียกใช้ความคิดบางอย่างจากคุณ

ทั้งหมดที่ดีที่สุด,

สิ่งแรกที่เราทำในตัวอย่างนี้คือหาสาเหตุที่คนอื่นควรสนใจว่าเราเป็นใคร จากนั้นเราดำเนินการต่อไปเพื่อแสดงว่าเรามีความสนใจร่วมกัน และสุดท้าย เราเปิดเผยจุดประสงค์ของอีเมลของเรา

นั่นเป็นเหตุผลที่ต้องครอบคลุมมาก แต่เราทำได้ในไม่กี่บรรทัดซึ่งเป็นกุญแจสำคัญ เพราะไม่มีใครต้องการอ่านอีเมลห้าหน้าจากคนแปลกหน้า

วิธีแนะนำตัวเอง (และคนอื่นๆ) ผ่านอีเมล

เราได้กล่าวถึงองค์ประกอบสำคัญของอีเมลแนะนำแล้วและแสดงตัวอย่างง่ายๆ ให้คุณเห็น โดยที่ในใจ มาดำดิ่งลงในเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ในครั้งต่อไปที่คุณต้องแนะนำตัวเองผ่านอีเมล

สวัสดีเจน

ฉันชื่อ John Doe ฉัน [ใส่คุณสมบัติของคุณหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ที่นี่] [พูดถึงคนรู้จักทั่วไปถ้าคุณมีและอธิบายสั้น ๆ ว่าคุณรู้จักกันได้อย่างไร]

[พูดถึงงานของผู้รับบางแง่มุมและเหตุผลที่คุณสนใจ] [อธิบายวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ]

[อำลาอย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ]

พูดตามโครงสร้างแล้ว อีเมลแนะนำตัวนั้นเรียบง่ายมาก กุญแจสำคัญดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้คือการใช้พาดหัวข่าวที่สมบูรณ์แบบและดึงดูดความสนใจของผู้อ่านได้ทันที เมื่อพวกเขาเปิดอีเมลแล้ว คุณต้องสร้างคุณค่าและเข้าประเด็น

สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้อย่างหนึ่งคือจุดประสงค์ของอีเมลนี้ไม่ใช่เพื่อให้ได้รับ Conversion สิ่งที่คุณต้องการคือการได้รับการตอบกลับซึ่งเปิดประตูสำหรับการสื่อสารเพิ่มเติมในบรรทัด

ในบางกรณี คุณอาจพบว่าตัวเองอยู่ในตำแหน่งที่คุณต้องแนะนำคนรู้จักให้รู้จักกับผู้ติดต่อรายอื่น สิ่งนี้สามารถช่วยอดีตปัญหาได้มากในการติดต่อกับคนหลัง และเป็นเรื่องดีที่ควรทำเพื่อเพื่อนร่วมงาน ในกรณีเหล่านี้ เทมเพลตอีเมลแนะนำของเราจะเปลี่ยนเล็กน้อยเป็นดังนี้:

สวัสดีเจน

[คำทักทายแบบเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ] ฉันเขียนถึงคุณเพราะฉันต้องการให้คุณติดต่อกับเพื่อนร่วมงานที่ชื่อ John Doe เขาและฉันรู้จักกันจาก [อภิปรายภูมิหลังทางวิชาชีพ]

John มีประสบการณ์มากมายในด้านของคุณ และเขาต้องการติดต่อคุณเพราะ [discuss the purpose of your email]

ฉันรู้ว่าคุณสองคนสามารถช่วยเหลือซึ่งกันและกันได้ ดังนั้นฉันจะปล่อยคุณไป!

ทั้งหมดที่ดีที่สุด,

ในกรณีนี้ น้ำเสียงจะสบายๆ กว่าเนื่องจากคุณเล่นเป็นตัวช่วยจับคู่ระหว่างคนสองคนที่คุณรู้จัก แน่นอน คุณสามารถทำให้เป็นทางการขึ้นอีกหน่อยได้ หากเหมาะสม สิ่งสำคัญคือต้องระบุสาเหตุที่คนที่คุณติดต่อควรสนใจเกี่ยวกับบุคคลที่คุณแนะนำให้รู้จัก

เมื่อคุณเล่นเป็นกามเทพแล้ว งานของคุณก็ควรจะเสร็จสิ้น วิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการนี้คือ CC ทั้งสองฝ่ายในการสนทนาเดียวกัน เพื่อให้พวกเขาสามารถดำเนินการสนทนาต่อไปได้โดยไม่มีคุณ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใส่ข้อมูลติดต่อของเพื่อนร่วมงานลงในอีเมลแนะนำได้ วิธีนั้นมักจะไม่รบกวนใครเพราะปล่อยให้ผู้รับของคุณตัดสินใจว่าจะติดต่อพวกเขาหรือไม่

บทสรุป

เมื่อคุณส่งอีเมลถึงคนที่คุณไม่รู้จัก คุณเสี่ยงต่อการถูกเพิกเฉย อย่างไรก็ตาม การรู้วิธีเขียนอีเมลแนะนำตัวที่ดึงดูดความสนใจของใครบางคน คุณจะมีโอกาสโดดเด่นและได้รับการตอบกลับมากขึ้น

ด้วยทักษะนี้ คุณจะมีเวลาสร้างเครือข่าย หาลูกค้า และแม้แต่นำเสนอความร่วมมือกับธุรกิจอื่นๆ ได้ง่ายขึ้น เพียงเขียนอีเมลแนะนำตัวสั้นๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีกฝ่ายเข้าใจสิ่งที่คุณเสนอ และเขียนหัวเรื่องที่น่าสนใจ

คุณมีคำถามเกี่ยวกับวิธีเขียนอีเมลแนะนำตัวที่ดีหรือไม่? พูดคุยเกี่ยวกับพวกเขาในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!

ภาพขนาดย่อของบทความโดย Teerawat siriahmat / shutterstock.com