G Suite กับ Office 365: ไหนดีกว่าสำหรับทีมของคุณ?

คุณกำลังตัดสินใจว่าจะซื้อ G Suite หรือ Office 365 สำหรับทีมของคุณหรือไม่? คุณไม่ได้โดดเดี่ยว. เจ้าของธุรกิจทุกคนต้องเลือกเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหลักของตนในบางจุด และส่วนใหญ่เป็นการต่อสู้ที่เด็ดขาดระหว่าง G Suite กับ Office 365

ทำไม? เพราะการดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่นต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสม และเครื่องมือหลักที่ธุรกิจต้องการคืออะไร? โดยทั่วไป ทุกธุรกิจต้องการ:

• ผู้ให้บริการอีเมล
• ระบบประมวลผลคำ
• ซอฟต์แวร์สเปรดชีต
• การจัดเก็บไฟล์ที่กว้างขวาง
• แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน
• ผู้สร้างการนำเสนอ

วิธีที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดในการใช้เครื่องมือเหล่านี้คือการใช้ชุดเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน นั่นคือที่มาของ G Suite และ Office 365

ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงคุณสมบัติหลักของชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานแต่ละชุด และดูว่าพวกเขาช่วยเหลือธุรกิจประเภทต่างๆ ได้อย่างไร

ภาพรวม Office 365

Office 365 เป็นชื่อที่ค่อนข้างใหม่สำหรับสิ่งที่เราเคยรู้จักในชื่อ Microsoft Office โปรแกรมใน Office 365 เป็นระบบคลาวด์ แต่สามารถดาวน์โหลดได้ ทำงานได้ทั้งบนพีซีหรือ Mac แม้ว่าจะมีการติดตั้ง Microsoft Apps บนคอมพิวเตอร์ แต่ก็ไม่สามารถใช้งานได้ เว้นแต่จะมีแผนการสมัครใช้งานที่เปิดใช้งาน

หลายโปรแกรมมีให้บริการเป็นแอพ Android และ iPhone

ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Office 365 มีดังต่อไปนี้:\

• คำ
• PowerPoint
• Excell
• Outlook
• OneNote
• Sway
• ประชากร
• ปฏิทิน
• วันไดรฟ์
• Skype
• ทีม

ภาพรวม G Suite

ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ G Suite ทำงานบนระบบคลาวด์ทั้งหมด สามารถเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ทุกเวลาเพียงแค่ลงชื่อเข้าใช้ ไม่มีโปรแกรมให้ดาวน์โหลดบนคอมพิวเตอร์ แต่มีแอป iPhone และ Android ให้ติดตามเอกสารและงาน

โปรแกรมเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของ G Suite:

• เอกสาร
• สไลด์
• แผ่น
• แบบฟอร์ม
• Gmail
• ขับ
• แฮงเอาท์
• กระแสน้ำ

ค่าใช้จ่าย – Office 365 กับ G Suite

มีโอกาสสูงที่คุณจะใช้เครื่องมือจาก G Suite และ Office 365 อยู่แล้วหรือเคยใช้มาก่อน ทั้งสองตัวเลือกนี้มีตัวเลือกฟรีที่ทำงานได้ดีสำหรับบุคคลเช่น Google Docs และ Word Online คุณไม่จำเป็นต้องดูแผนงานแบบมืออาชีพเว้นแต่ว่าคุณกำลังดำเนินธุรกิจอยู่ เมื่อคุณต้องจัดการทีมและจัดระเบียบสิ่งต่างๆ คุณจะต้องเปลี่ยนไปใช้ระบบแบบชำระเงิน

มาดูค่าใช้จ่ายของแต่ละคนกัน มีตัวแปรอีกมากมาย แต่สิ่งเหล่านี้เหมาะสมที่สุดสำหรับทีมธุรกิจ

G Suite

พื้นฐาน – $5 ต่อผู้ใช้/เดือน
ธุรกิจ – $10 ต่อผู้ใช้/เดือน
องค์กร – $29 ต่อผู้ใช้/เดือน

Office 365

สิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจ – $6 ต่อผู้ใช้/เดือน
ธุรกิจ – $10 ต่อผู้ใช้/เดือน
Business Premium – $15 ต่อผู้ใช้/เดือน
แผนองค์กรเริ่มต้นที่ $8 ต่อผู้ใช้/เดือนเป็นการชำระเงินรายปี

อีเมล – Microsoft Outlook กับ Gmail

ทุกธุรกิจต้องการผู้ให้บริการอีเมลที่เชื่อถือได้ ทั้ง Microsoft Outlook และ Gmail เป็นบริการอีเมลที่มีประสิทธิภาพ

ข้อดีของทั้งคู่คือสามารถเชื่อมโยงกับอีเมลโดเมนได้อย่างง่ายดายผ่านการผสานรวม POP อย่างง่าย แต่นั่นคือทั้งหมดที่พวกเขามีเหมือนกัน

การเลือกระหว่าง Gmail และ Outlook ในเรื่องการออกแบบภาพนั้นเป็นความชอบส่วนบุคคลจริงๆ Gmail ดูคล่องตัวกว่าในขณะที่ Outlook ดูเก่าไปหน่อย

ในแง่ขององค์กร ระบบโฟลเดอร์ใน Outlook นั้นใช้งานง่ายแต่มีข้อจำกัด Gmail มีความสามารถในองค์กรที่ละเอียด นอกจากนี้ Gmail ยังมีความสามารถในการใช้ส่วนเสริมและส่วนขยายที่ทำให้จัดระเบียบและปรับปรุงได้ง่ายยิ่งขึ้น

เมื่อพูดถึงประสิทธิภาพการทำงาน Gmail เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด แต่ถ้าสมาชิกในทีมของคุณใช้ Outlook มาระยะหนึ่งแล้ว คุณจะต้องตัดสินใจว่าควรเปลี่ยนหรือไม่ ถามสมาชิกในทีมของคุณว่าพวกเขาคิดอย่างไร เป็นไปได้ว่าพวกเขาได้ลองใช้ทั้งสองระบบแล้วและจะมีความคิดเห็น

เอกสาร – Microsoft Word กับ Google เอกสาร

มาดูผู้สร้างเอกสารจากผู้เข้าแข่งขันทั้งสองกัน

Microsoft Word มีมานานแล้วและหลายคนใช้ตั้งแต่สมัยเรียนและรู้วิธีแก้ไข Google Docs เป็นโปรแกรมออนไลน์ฟรีจาก Google ที่ให้โอกาสคนจำนวนมากในการสร้างเอกสารได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเสียเงินแม้แต่บาทเดียว

ความแตกต่างหลักระหว่างทั้งสองคือคุณสมบัติที่มีให้ เอกสารทำได้ง่ายและไม่ท้องอืดมาก ในทางกลับกัน Word นั้นมีฟีเจอร์มากมายและเต็มไปด้วยเครื่องมือรุ่นเก่า

ในแง่ของการทำงานร่วมกันเป็นทีม Docs เคยเป็นผู้นำในการแก้ไขและแสดงความคิดเห็นแบบเรียลไทม์ Word ได้เพิ่มการแก้ไขแบบสดแล้ว แต่เฉพาะในเวอร์ชันเว็บเท่านั้น หากใช้เวอร์ชันเดสก์ท็อป ผู้ใช้ต้องรอให้มีการส่งการแก้ไข แม้ว่า Office 365 ได้เพิ่มการแก้ไขแบบสดสำหรับแอป Word บนเว็บ เอกสารก็ยังเป็นผู้นำในการแก้ไขนี้เนื่องจากเป็นค่าเริ่มต้นในโปรแกรมและผู้ใช้สาบานด้วยสิ่งนี้

Microsoft Word นั้นเต็มไปด้วยคุณสมบัติเพราะมันทำหน้าที่เป็นตัวสร้าง PDF ผู้ใช้สามารถสร้าง ebooks รายงานแบบง่ายๆ ด้วยภาพ โบรชัวร์ หรือใบปลิว ที่เป็นไปไม่ได้กับเอกสาร แต่แล้วอีกครั้ง มีโปรแกรมที่ดีกว่าในการออกแบบสื่อแสดงภาพ

สเปรดชีต – Microsoft Excel กับ Google ชีต

ไปที่โปรแกรมการกระทืบตัวเลข

Microsoft Excel เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้จริงสำหรับการทำงานสเปรดชีตมาหลายปีแล้ว และไม่มีโปรแกรมอื่นที่คล้ายคลึงกัน Google ชีตเป็นเหมือน Excel เวอร์ชันมินิมอล และผู้ใช้ Excel ทุกคนก็คุ้นเคยได้อย่างรวดเร็ว ทั้งสองโปรแกรมสามารถจัดการสมการและการคำนวณอย่างง่ายได้ แต่ Excel มีประสิทธิภาพมากกว่าในแง่นั้น หากบริษัทของคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์คำนวณที่รัดกุมที่สามารถช่วยคาดการณ์โฆษณาได้มากขึ้น Excel ก็เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดอย่างแน่นอน

Excel สามารถจัดการข้อมูลจำนวนมากได้ดีกว่าชีต หากข้อมูลและตัวเลขมีความสำคัญต่อทีมของคุณ นี่เป็นปัจจัยสำคัญสำหรับการตัดสินใจ แอปอื่นๆ ทั้งหมดในชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไม่แตกต่างกันมากนัก ยกเว้นสองแอปนี้

การนำเสนอ – Microsoft PowerPoint กับ Google สไลด์

ทั้ง G Suite และ Office 365 มีเครื่องมือสำหรับสร้างงานนำเสนอ

Microsoft PowerPoint เป็นซอฟต์แวร์ที่เลือกใช้ในการสร้างงานนำเสนอมาช้านาน และหลายบริษัทก็ยอมรับ ในทางกลับกัน Google สไลด์ค่อนข้างมีประสิทธิภาพและสามารถช่วยให้ผู้ใช้สร้างงานนำเสนอได้เช่นเดียวกับ PowerPoint

เนื่องจากสไลด์และ PowerPoint ไม่ได้แตกต่างกันมากนัก จึงไม่เป็นคู่แข่งกันเมื่อเลือกเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสำหรับทีมของคุณ โดยเฉพาะเมื่อมีโปรแกรมอื่นๆ มากมายสำหรับการนำเสนอนอกเหนือจาก PowerPoint และ Slides

ที่จัดเก็บไฟล์ – OneDrive กับ Google Drive

การจัดเก็บไฟล์เป็นปัจจัยสำคัญในการเลือกชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่เหมาะสม ทั้ง Microsoft OneDrive และ Google Drive มีความจุขนาดใหญ่สำหรับทุกแผน แต่รายละเอียดอาจยุ่งยากตามแต่ละแผน

ตัวอย่างเช่น แผนธุรกิจของ Google ไดรฟ์ให้พื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัดสำหรับทีม ตราบใดที่มีสมาชิกในทีมมากกว่า 5 คน

ต่อไปนี้คือข้อมูลสรุปโดยย่อของความจุของพื้นที่จัดเก็บสำหรับชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแต่ละชุด

G Suite

แผนพื้นฐาน: 30 GB
โฆษณาแผนธุรกิจที่สูงกว่า: ไม่จำกัด (1 TB สำหรับผู้ใช้น้อยกว่า 5 ราย)

Office 365

แผนทั้งหมด: 1 TB
พื้นที่จัดเก็บอีเมล 50 GB

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน -Microsoft Teams กับ Google Hangouts

ทีมต้องการเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ดีและใช้งานได้จริง ในแง่นี้ เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแต่ละรายการมีข้อดีและข้อเสียของตัวเอง

ตัวอย่างเช่น Microsoft Teams นั้นคล้ายกับ Slack และเป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกันเป็นทีมที่ทรงพลัง เพื่อที่จะสนทนากับสมาชิกในทีม Skype Business มาพร้อมกับการสมัครใช้งาน

ในชุดแอปของ G Suite Google แฮงเอาท์ไม่ได้มีประสิทธิภาพเท่ากับ Microsoft Teams แต่ยังใช้งานง่ายและทำงานร่วมกันได้ ปีที่แล้วเมื่อ Google ล้มล้าง Google+ พวกเขาแทนที่ด้วยเวอร์ชันสำหรับองค์กรที่เรียกว่า Google Currents ผู้คนยังคงทดลองใช้งาน แต่ก็ไม่เหมือนกับ Slack

ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น ความสามารถในการแก้ไขแบบสดสำหรับเอกสาร ชีต และสไลด์นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกัน โปรแกรมของ Microsoft ได้เพิ่มการแก้ไขแบบสดเมื่อเร็ว ๆ นี้ซึ่งเรียกว่าการเขียนร่วม แต่ผ่านเว็บแอปพลิเคชันเท่านั้น

Productivity Suite ใดดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ?

การเลือกระหว่าง G Suite และ Office 365 สำหรับทีมของคุณนั้นขึ้นอยู่กับความชอบ หากคุณหรือทีมของคุณใช้ผลิตภัณฑ์ของ Google อยู่แล้ว การเปลี่ยนไปใช้ G Suite จะง่ายขึ้น เช่นเดียวกับถ้าคุณเคยใช้ Outlook และ Word ในแผนการใช้งานที่บ้าน การย้ายไปยังแผนธุรกิจของ Office 365 นั้นง่ายยิ่งขึ้นไปอีก

หากทีมของคุณต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมากและต้องการพลังในการประมวลผลตัวเลขจำนวนมาก Excell จะดีกว่าชีตเสมอ ในกรณีนั้น คุณควรเลือกใช้ Office 365

หากคุณต้องการความเรียบง่ายมากกว่าการเพิ่มขึ้นแบบเดิมในทุกด้านของชุดเพิ่มประสิทธิภาพ G Suite คือทางออกที่ดีที่สุดของคุณ นอกจากนี้ หากคุณมีสมาชิกในทีมมากกว่า 5 คนและชื่นชอบพื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัด G Suite ก็เป็นตัวเลือกที่ดีเช่นกัน

เมื่อพูดถึงการต่อสู้ระหว่าง G Suite กับ Office 365 ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั้งสองชุดอาจเหมาะสำหรับทีมของคุณ แต่จริงๆ แล้ว สิ่งที่คุณเคยใช้มาจนถึงปัจจุบันนี้ และถ้าคุณต้องการ Microsoft Excell สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่

ภาพเด่นผ่าน Liliia_A / shutterstock.com