7 лучших систем управления знаниями для построения всех типов KMS

Система управления знаниями (KMS) является неотъемлемой частью почти каждого успешного бизнеса. Но почему многие новые компании и стартапы игнорируют его как необязательный компонент?

Основными причинами являются высокие затраты на управление базой знаний и ее регулярное обслуживание. Проблема обновления статей базы знаний с использованием сложных инструментов — еще одна причина, по которой компании избегают создания баз знаний.

Однако с правильным KMS вы можете избежать всех этих проблем. И создайте легко управляемую базу знаний с небольшим бюджетом.

Мы нашли несколько систем управления знаниями, созданных для таких компаний, как ваша, и многих других. В этом руководстве мы подробно рассмотрим системы, чтобы найти подходящую KMS для вашего проекта.

Давайте начнем.

Создать систему управления знаниями - простой способ!

Создайте KMS с возможностью поиска и держите свою команду на одной волне.

Получить тему

Что такое система управления знаниями (KMS)?

Система управления знаниями может быть определена многими способами. Для некоторых это обучающая и учебная платформа. Для многих других это платформа для эффективного решения проблем.

Проще говоря, система управления знаниями — это платформа или инструмент, который вы используете для обмена знаниями.

Например, с помощью системы управления знаниями вы можете создавать статьи, документы и руководства. Затем вы можете сделать их доступными для своих клиентов или сотрудников, чтобы они могли найти решения общих проблем, связанных с вашим продуктом.

Будь то обучение ваших клиентов тому, как использовать продукт. Или научите своих сотрудников, как справляться с различными ситуациями. Мы все можем согласиться с тем, что база знаний может быть полезна для всех видов бизнеса во многих отношениях.

Преимущества управления знаниями и обмена ими

Если вам нужно дополнительное убеждение, вот лишь некоторые из многих преимуществ управления знаниями.

Сократите расходы на поддержку клиентов

Обладая базой знаний, вы даете своим клиентам и сотрудникам возможность самостоятельно находить решения.

Если у клиента возникла проблема, он может найти ответ в базе знаний. Сотрудники могут использовать базу знаний, чтобы найти руководства о том, как действовать в определенных ситуациях, например, отвечать на запросы клиентов.

В любом случае это может помочь сократить время и расходы, связанные с ответами на электронные письма и телефонные звонки.

Обучайте сотрудников и команды

Частные базы знаний обычно используются компаниями для обучения и обучения своих сотрудников и команд. Вы можете создать несколько баз знаний для каждого отдела. Заполните его курсами, решениями и руководствами. Чтобы они могли самостоятельно найти руководства по общим проблемам.

Более быстрое решение проблем

Базы знаний также помогут вам сэкономить время, предоставляя решения по требованию. Клиентам больше не нужно звонить и ждать часами, чтобы решить проблему. Сотрудникам не нужно проходить месяцы обучения, чтобы ответить на простые вопросы. Все есть в базе знаний. Это всего лишь один поиск.

Делитесь экспертными знаниями

Проконсультироваться со специалистом теперь в прошлом. С базой знаний вы становитесь экспертом. Базы знаний заполнены руководствами и документами, сделанными экспертами. Нет необходимости искать помощь в другом месте.

Лучшее ранжирование в поисковых системах

Общедоступные базы знаний также могут быть отличным источником для SEO. Вы можете оптимизировать статьи базы знаний и контент, чтобы повысить рейтинг в поисковых системах по определенным ключевым словам.

Различные типы систем управления знаниями

Первым шагом в разработке системы управления знаниями является постановка четких целей. Какова основная цель вашей базы знаний? Обслуживать клиентов или управлять собственными отделами?

Если у вас есть четкая цель, вы можете найти подходящую KMS на основе различных типов баз знаний.

Системы поддержки клиентов

Это общедоступные базы знаний, которые вы создаете для обслуживания клиентов. Базы знаний службы поддержки клиентов включают учебные пособия и руководства. Особенно ответы на общие вопросы, связанные с продуктами или услугами. Это позволяет клиентам находить решения, не обращаясь в службу поддержки.

Системы экспертных знаний

Системы экспертных знаний часто делаются частными для обслуживания команды компании или отдела. Например, отдел поддержки клиентов может использовать систему экспертных знаний для быстрого поиска ответов на распространенные проблемы клиентов. Этот тип баз знаний включает в себя экспертные руководства, составленные по конкретным темам.

Системы управления документами

Как следует из названия, системы управления документами представляют собой базы знаний для управления документами. Это особенно полезно для компаний, которые предлагают несколько продуктов или услуг. Системы управления документами помогут вам создать одно большое руководство для всех ваших продуктов в одном месте.

Системы управления базами данных

Системы управления базами данных используются для хранения и обмена различными типами данных, связанных с продуктом или бизнесом. Будь то данные, связанные с клиентами или историей продукта, управление базой данных помогает поддерживать все в порядке.

Лучшие системы и решения для управления знаниями

Мы хотели найти лучшие системы управления знаниями и решения, которые можно использовать для создания различных типов баз знаний. Ниже вы найдете наши лучшие варианты.

1. Всезнайка на WordPress

• Подходит для: поддержки клиентов и обучения
• Цена: от $149

KnowAll — это комплексное решение для создания всех видов систем управления знаниями для бизнеса и образования.

Основное преимущество использования KnowAll — простота начала работы. По сути, это тема plug and play для WordPress. Все сделано для того, чтобы помочь вам быстро создать базу знаний и настроить ее так, чтобы она соответствовала вашему бренду.

С KnowAll создать базу знаний так же просто, как создать блог. Вы можете создавать новые статьи в несколько кликов, упорядочивать их и организовывать по категориям и подкатегориям. Тема предлагает несколько вариантов дизайна для удовлетворения ваших потребностей с точки зрения пользовательского интерфейса.

Но это еще не все, дополнительная ценность базы знаний — это статистика. С помощью KnowAll вы сможете увидеть, какие ваши статьи являются наиболее просматриваемыми, и попросить своих читателей оставить отзыв, чтобы увидеть, какие статьи были полезны, а какие нуждаются в улучшении.

Лучшие возможности KnowAll

• Легко начать : установите тему, и вы готовы публиковать свои первые статьи.
• Легко организовать : создайте несколько категорий и подкатегорий, чтобы упорядочить свои статьи и отображать свои статьи в порядке по вашему выбору.
• Несколько вариантов дизайна : вы можете выбрать один из нескольких дизайнов и настроить их в соответствии с вашим брендом.
• Аналитика и отчеты : получайте отзывы пользователей о своих статьях

2. Документ360

• Подходит для: общедоступных или частных баз знаний.
• Цена: 99 долларов в месяц (бесплатная 14-дневная пробная версия)

Document360 — это программное обеспечение базы знаний самообслуживания, подпадающее под дисциплину системы управления знаниями. Это комплексное решение для сбора, организации, извлечения и обмена знаниями для ваших клиентов и внутренних пользователей, которые вы можете определить.

Лучшие функции Documents360

• Несколько информационных панелей: он поддерживает множество веб-сайтов проектов или документации, поэтому вам не нужно искать что-либо еще, когда ваш список продуктов расширяется.
• Мощный редактор: поддержка редактора Markdown и редактора WYSIWYG (что видишь, то и получишь) для эффективного и структурированного написания.
• Google-like-Drive: храните и управляйте файлами, изображениями, видео и добавляйте их в свою базу знаний в любое время.
• Управление версиями и откат: возможность легко вернуться к предыдущей версии статьи.
• Сторонние интеграции: его можно интегрировать с Intercom, Freshdesk, Microsoft и Zendesk и многими другими.
• Безопасность на уровне категории: Document360 поставляется с расширенным доступом к безопасности на нескольких уровнях, чтобы охватить все ваши сценарии. Вы можете предоставить доступ к своим читателям на разных уровнях.
• Аналитика и отчеты. Мощные аналитические данные с подробными отчетами о географии клиентов, эффективности и обзоре поиска.

3. Руководство по Zendesk

• Подходит для: крупных корпоративных баз знаний.
• Цена: 89 долларов США за агента в месяц.

Zendesk известен как одно из лучших программ для управления поддержкой клиентов. Но он может обрабатывать гораздо больше, чем билеты в службу поддержки и чат.

Zendesk также предлагает удобную систему управления знаниями под названием Zendesk Guide. Которые вы можете использовать для настройки как частных, так и общедоступных баз знаний для обслуживания клиентов и сотрудников.

Zendesk Guide является частью программного пакета Zendesk. Когда вы подписываетесь на Zendesk, вы получаете доступ к нескольким другим инструментам. Это делает его более подходящим вариантом для крупных предприятий и предприятий.

Лучшие возможности Zendesk

• Дружественный интерфейс для начинающих: Zendesk имеет очень удобный пользовательский интерфейс для начинающих. Это позволяет вам управлять своей базой знаний без осложнений.
• Управляйте всем из одного места: Zendesk также имеет многоканальную панель инструментов. С его помощью вы можете управлять своей базой знаний, заявками в службу поддержки, чатом, звонками и многим другим из одного места.
• Редактор WYSIWYG: Zendesk Guide включает редактор стилей What You See Is What You Get. С помощью этого редактора вы можете создавать дизайны с богатым содержанием.
• Встроенная CRM: Zendesk использует Sunshine, собственную CRM, которая позволяет предоставлять клиентам персонализированный опыт.

4. HelpJuice

• Подходит для: общедоступных баз знаний.
• Цена: $369 в месяц

HelpJuice — это современное и простое в использовании программное обеспечение базы знаний, которое идеально подходит для стартапов и малого бизнеса. Программное обеспечение используется многими авторитетными крупными брендами, такими как Walmart, для таких стартапов, как Monday.

В отличие от большинства других программ базы знаний, HelpJuice проще в настройке и управлении. Он также имеет инновационный редактор, который позволяет создавать хорошо структурированный контент, сохраняя при этом историю изменений.

Лучшие функции HelpJuice

• Мощный редактор: Редактор контента поддерживает множество полезных функций. Например, совместная работа и контроль доступа.
• Простая настройка: HelpJuice очень прост в настройке. На самом деле вы можете создать и запустить базу знаний за считанные минуты.
• Темы и настройки. Вы также можете настроить дизайн своей базы знаний, используя готовые темы.
• Сторонние интеграции: HelpJuice также поддерживает Slack, Zendesk, SalesForce и другие интеграции.

5. Сервисный центр HubSpot

• Подходит для : База знаний для крупных компаний
• Цена : Service Hub запускается бесплатно. База знаний доступна в плане Pro (400 долларов США в месяц для 5 пользователей) и выше.

Центр обслуживания HubSpot — это полный набор программного обеспечения для обслуживания клиентов, которое предоставляет вам все, от живого чата и службы поддержки до базы знаний и опросов отзывов клиентов. Все эти инструменты построены на основе CRM HubSpot, что дает вашему бизнесу единое представление о взаимодействии с клиентами.

База знаний Service Hub упрощает создание статей, которые помогут клиентам помочь себе. Превратите часто задаваемые вопросы в доступную для поиска библиотеку справочных статей, видеороликов и документации.

Лучшие возможности HubSpot

• Простой в использовании и интуитивно понятный: начать работу с HubSpot очень просто. Создавайте шаблоны, чтобы упростить создание статей, и автоматически импортируйте существующие статьи базы знаний.
• Настраиваемость: настройте дизайн, нижний колонтитул, верхний колонтитул, классификацию и многое другое на страницах вашей базы знаний.
• Многоязычная поддержка: создавайте и управляйте базой знаний, чтобы отвечать клиентам на предпочитаемом ими языке.
• Мощная аналитика: смотрите, какие термины ищут клиенты, отслеживайте эффективность статей и просматривайте взаимодействие с видео — чтобы анализировать ваши усилия и видеть, где вам нужно создавать новые статьи.    
• Платформа «все в одном»: Service Hub включает в себя такие инструменты, как чат и службу поддержки, в дополнение к базе знаний. А поскольку все создано для интеграции с другими инструментами HubSpot, вы можете получить единое представление о деятельности клиентов от маркетинга до продаж и обслуживания.

6. Зохо Вики

• Подходит для: частных баз знаний в стиле Wiki.
• Цена: 3 доллара за пользователя в месяц.

Zoho — платформа, популярная благодаря набору доступных бизнес-инструментов. Zoho дешев, но их инструменты также очень просты.

Как и большинство их программного обеспечения, Zoho Wiki представляет собой программное обеспечение для управления знаниями с базовыми функциями. В нем есть все необходимое для создания базы знаний в стиле вики. Больше ничего.

Из-за ограниченных функций и функций он больше всего подходит для создания частных баз знаний для небольших групп и предприятий.

Лучшие возможности Zoho Wiki

• Простое управление контентом: легко создавайте и управляйте различными типами контента.
• Категоризация контента. Используйте категории для правильной организации контента.
• Контроль разрешений пользователей: вы можете контролировать, какие лица или группы могут просматривать контент.
• Сторонние интеграции: Zoho Wiki поддерживает интеграцию со многими сервисами. Включая многие другие продукты Zoho.

7. Урок

• Подходит для: Частные базы знаний по обучению
• Цена: Не указана

Lessonly — это программное обеспечение для управления знаниями, созданное специально для обучения сотрудников и частных баз знаний.

Он поставляется с набором инструментов, облегчающих вам обучение команд. Например, позволять пользователям практиковаться в обработке запросов в службу поддержки, практиковаться в чате и многом другом.

Урок доступен в 2 тарифных планах. Однако цены на сайте компания не указала. Цена будет рассчитываться на основе количества пользователей и инструментов, необходимых для вашей базы знаний.

Лучшие черты урока

• Панель инструментов для начинающих: Lessonly чрезвычайно удобен для пользователя. Создатели контента могут легко управлять знаниями. И пользователи могут учиться без разочарований.
• Простой конструктор курсов: интеллектуальный и простой конструктор курсов поддерживает множество полезных функций. Например, запись экрана и запись веб-камеры.
• Статистика и отчеты. Благодаря встроенной аналитике вы можете отслеживать прогресс и статистику. И используйте данные для дальнейшего улучшения вашей базы знаний.
• Сторонние интеграции: вы можете интегрировать Salesforce, Zendesk и многие другие инструменты с Lessonly.

Какую систему управления знаниями следует использовать?

Найти подходящую систему управления знаниями, включающую в себя все необходимые инструменты для вашего бизнеса, не так уж и сложно. Вот наше предложение.

WordPress — идеальный выбор для создания баз знаний для малого и среднего бизнеса и стартапов. Вы можете использовать его для создания всех видов общедоступных и частных баз знаний. Он поддерживает тысячи плагинов для расширения функциональности. И это очень доступно.

Для крупных предприятий и корпораций мы рекомендуем использовать комплексное решение, такое как Zendesk. Управление обслуживанием клиентов и базой знаний из одного места будет стоить того. Особенно когда приходится курировать множество отделов и команд.

Конечно, вы не должны просто верить нам на слово. Проведите дополнительные исследования и изучите дополнительные варианты, чтобы найти подходящий KMS для вашего бизнеса. Вы также можете ознакомиться с нашими собственными продуктами для управления знаниями. У нас есть линейка инструментов, созданных специально для создания всех типов баз знаний.