Los 7 mejores sistemas de gestión del conocimiento para construir todo tipo de KMS

Un sistema de gestión del conocimiento (KMS) es una parte esencial de casi todos los negocios exitosos. Sin embargo, ¿por qué muchas empresas nuevas y nuevas empresas lo descartan como un componente opcional?

Los altos costos de administrar una base de conocimiento y mantenerla regularmente son las razones principales. La dificultad de actualizar los artículos de conocimientos con herramientas complicadas es otra razón por la que las empresas evitan crear bases de conocimientos.

Sin embargo, con el KMS correcto, puede evitar todos estos problemas. Y cree una base de conocimientos fácilmente manejable con un presupuesto reducido.

Encontramos varios sistemas de gestión del conocimiento creados para empresas como la suya y muchas más. En esta guía, echamos un vistazo más de cerca a los sistemas para encontrar el KMS adecuado para su proyecto.

Empecemos.

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Cree un KMS que permita realizar búsquedas y mantenga a su equipo en sintonía.

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¿Qué es un sistema de gestión del conocimiento (KMS)?

Un sistema de gestión del conocimiento se puede definir de muchas maneras. Para algunos, es una plataforma de enseñanza y aprendizaje. Para muchos otros, es una plataforma para resolver problemas de manera eficiente.

En pocas palabras, un sistema de gestión del conocimiento es la plataforma o la herramienta que utiliza para compartir el conocimiento.

Por ejemplo, con un sistema de gestión del conocimiento, puede crear artículos, documentos y guías. Luego puede ponerlos a disposición de sus clientes o empleados para que puedan encontrar soluciones a problemas comunes relacionados con su producto.

Ya sea para educar a sus clientes sobre cómo usar un producto. O enseñe a sus empleados cómo manejar diferentes situaciones. Todos podemos estar de acuerdo en que una base de conocimientos puede ser beneficiosa para todo tipo de empresas de muchas maneras.

Beneficios de la gestión y el intercambio de conocimientos

Si necesita más información, estos son solo algunos de los muchos beneficios de la gestión del conocimiento.

Reduzca los costos de atención al cliente

Con una base de conocimientos, empodera a sus clientes y empleados para que encuentren soluciones por sí mismos.

Si un cliente tiene un problema, puede buscar una respuesta en la base de conocimiento. Los empleados pueden usar la base de conocimientos para encontrar guías sobre cómo manejar ciertas situaciones, como responder a las consultas de los clientes.

De cualquier manera, puede ayudar a reducir el tiempo y los costos que se dedican a responder correos electrónicos y llamadas telefónicas.

Capacitar a empleados y equipos

Las empresas suelen utilizar las bases de conocimiento privadas para formar y educar a sus empleados y equipos. Puede crear múltiples bases de conocimiento para cada departamento. Llénalo con cursos, soluciones y guías. Para que puedan encontrar guías de tutoriales sobre problemas comunes por su cuenta.

Resolución de problemas más rápida

Las bases de conocimiento también lo ayudan a ahorrar tiempo al proporcionar soluciones a pedido. Los clientes ya no tienen que llamar y esperar en espera durante horas para solucionar un problema. Los empleados no necesitan pasar meses de capacitación para responder preguntas simples. Todo está en la base de conocimientos. Está a solo una búsqueda de distancia.

Compartir conocimiento experto

Consultar a un experto ahora es cosa del pasado. Con una base de conocimientos, te conviertes en un experto. Las bases de conocimiento están llenas de guías y documentos elaborados por expertos. No hay necesidad de buscar ayuda en otro lado.

Mejor posicionamiento en buscadores

Las bases de conocimiento público también se pueden utilizar como una gran fuente para SEO. Puede optimizar los artículos de conocimiento y el contenido para obtener una clasificación más alta en los motores de búsqueda para palabras clave específicas.

Diferentes tipos de sistemas de gestión del conocimiento

El primer paso para desarrollar un sistema de gestión del conocimiento es establecer objetivos claros. ¿Cuál es el objetivo principal de su base de conocimientos? ¿Es para atender a los clientes o administrar sus propios departamentos?

Una vez que tenga un objetivo claro, puede encontrar el KMS adecuado en función de diferentes tipos de bases de conocimiento.

Sistemas de atención al cliente

Estos son sistemas de base de conocimientos públicos que crea para servir a los clientes. Las bases de conocimientos de atención al cliente incluyen tutoriales y guías. Especialmente respuestas a problemas comunes relacionados con productos o servicios. Esto permite a los clientes encontrar soluciones sin necesidad de ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente.

Sistemas de conocimiento experto

Los sistemas de conocimiento experto a menudo se hacen privados para servir al equipo o departamento de una empresa. Por ejemplo, el departamento de atención al cliente puede utilizar un sistema de conocimiento experto para encontrar rápidamente respuestas a los problemas comunes de los clientes. Este tipo de bases de conocimiento incluye guías de expertos realizadas sobre temas específicos.

Sistemas de gestión de documentos

Tal como sugiere su nombre, los sistemas de gestión de documentos son bases de conocimiento para gestionar documentos. Es especialmente útil para las empresas que ofrecen varios productos o servicios. Los sistemas de administración de documentos lo ayudan a crear un gran manual para todos sus productos en un solo lugar.

Sistemas de gestión de bases de datos

Los sistemas de gestión de bases de datos se utilizan para almacenar y compartir diferentes tipos de datos relacionados con un producto o negocio. Ya se trate de datos relacionados con los clientes o el historial del producto, la gestión de bases de datos ayuda a mantener todo bien organizado.

Los mejores sistemas y soluciones de gestión del conocimiento

Queríamos encontrar los mejores sistemas y soluciones de gestión del conocimiento que pueda utilizar para crear diferentes tipos de bases de conocimiento. A continuación encontrará nuestras mejores selecciones.

1. KnowAll en WordPress

• Mejor para: atención al cliente y educación
• Precio: desde $149

KnowAll es una solución completa para construir todo tipo de sistemas de gestión del conocimiento para empresas y educación.

El principal beneficio de usar KnowAll es que es fácil comenzar. Es básicamente un tema plug and play para WordPress. Todo está hecho para ayudarlo a construir su base de conocimientos en poco tiempo y personalizarla para alinearla con su marca.

Con KnowAll, construir su base de conocimiento es tan fácil como iniciar un blog. Puedes crear nuevos artículos con unos pocos clics, ordenarlos y organizarlos en categorías y subcategorías. El tema ofrece múltiples opciones de diseño para satisfacer sus necesidades en términos de interfaz de usuario.

Pero eso no es todo, el valor añadido por encima de la base de conocimientos son las estadísticas. Con KnowAll podrá ver cuáles son sus artículos más vistos y pedirles a sus lectores algunos comentarios para que pueda ver qué artículos fueron útiles y cuáles necesitan mejorar.

Las mejores características de KnowAll

• Fácil de comenzar : instale el tema y estará listo para publicar sus primeros artículos.
• Fácil de organizar : cree múltiples categorías y subcategorías para organizar sus artículos y mostrarlos en el orden que elija
• Múltiples opciones de diseño : puede elegir entre varios diseños y personalizarlos para que coincidan con su marca.
• Análisis e informes : obtenga comentarios de los usuarios sobre sus artículos

2. Documento360

• Mejor para: bases de conocimiento públicas o privadas
• Precio: $ 99 por mes (prueba gratuita de 14 días)

Document360 es un software de base de conocimiento de autoservicio que se incluye en la disciplina del sistema de gestión del conocimiento. Es una solución completa para recopilar, organizar, recuperar y compartir conocimientos para sus clientes y usuarios internos que puede definir.

Las mejores funciones de Documents360

• Paneles múltiples: admite numerosos proyectos o sitios web de documentación para que no tenga que buscar en ningún otro lugar cuando se expanda su lista de productos.
• Potente editor: Admite el editor Markdown y el editor WYSIWYG (Lo que ves es lo que obtienes) para una escritura eficiente y estructurada.
• Google-like-Drive: almacene y administre archivos, imágenes, videos e insértelos en su base de conocimiento en cualquier momento.
• Control de versiones y reversión: la capacidad de revertir a la versión anterior del artículo con facilidad.
• Integraciones de terceros: se puede integrar con Intercom, Freshdesk, Microsoft y Zendesk, y muchos más.
• Seguridad a nivel de categoría: Document360 viene con acceso de seguridad avanzado en múltiples niveles para cubrir todos sus escenarios. Puede proporcionar acceso a sus Lectores en diferentes niveles.
• Análisis e informes: información valiosa que proporciona informes detallados sobre la geografía, el rendimiento y la descripción general de la búsqueda del cliente.

3. Guía de Zendesk

• Ideal para: Bases de conocimiento de grandes empresas
• Precio: $89 por agente por mes

Zendesk es conocido como uno de los mejores software para la gestión de atención al cliente. Pero puede manejar mucho más que tickets de soporte y chat en vivo.

Zendesk también cuenta con un sistema de gestión del conocimiento fluido llamado Zendesk Guide. Que puede usar para configurar bases de conocimiento públicas y privadas para atender a clientes y empleados.

Zendesk Guide es parte del paquete de software de Zendesk. Cuando se suscribe a Zendesk, obtiene acceso a varias otras herramientas. Esto lo convierte en una opción más adecuada para negocios y empresas más grandes.

Las mejores características de Zendesk

• Interfaz amigable para principiantes: Zendesk presenta una interfaz de usuario muy amigable para principiantes. Te permite gestionar tu base de conocimientos sin complicaciones.
• Administre todo desde un solo lugar: Zendesk también tiene un tablero omnicanal. Con él, puede administrar su base de conocimientos, tickets de soporte, chat, llamadas y más desde un solo lugar.
• Editor WYSIWYG: Zendesk Guide incluye un editor de estilo Lo que ves es lo que obtienes. Puede crear diseños de contenido enriquecido con este editor.
• CRM incorporado: Zendesk usa Sunshine, su propio CRM que le permite brindar experiencias personalizadas a los clientes.

4. AyudaJugo

• Mejor para: Bases de conocimiento público
• Precio: $369 por mes

HelpJuice es un software de base de conocimiento moderno y fácil de usar que es ideal para nuevas empresas y pequeñas empresas. El software está siendo utilizado por muchas grandes marcas de renombre como Walmart para nuevas empresas como Monday.

A diferencia de la mayoría de los otros programas de KB, HelpJuice es más fácil de configurar y administrar. También tiene un editor innovador que le permite crear contenido bien estructurado mientras mantiene el historial de cambios.

Las mejores características de HelpJuice

• Potente editor: el editor de contenido admite muchas funciones útiles. Como la colaboración y el control de acceso.
• Fácil configuración: HelpJuice es muy fácil de configurar. De hecho, puede tener una base de conocimiento en funcionamiento en cuestión de minutos.
• Temas y personalizaciones: también puede personalizar el diseño de su base de conocimiento utilizando temas prefabricados.
• Integraciones de terceros: HelpJuice también es compatible con Slack, Zendesk, SalesForce y otras integraciones.

5. Centro de servicios de HubSpot

• Ideal para : base de conocimientos para empresas más grandes
• Precio : Service Hub comienza gratis. Base de conocimientos disponible en el plan Pro ($400/mes para 5 usuarios) y superior.

Service Hub de HubSpot es un conjunto completo de software de servicio al cliente que le brinda todo, desde chat en vivo y mesa de ayuda hasta base de conocimientos y encuestas de comentarios de los clientes. Todas estas herramientas se basan en el CRM de HubSpot, lo que le brinda a su empresa una vista unificada de las interacciones con los clientes.

La base de conocimientos de Service Hub facilita la creación de artículos para ayudar a los clientes a ayudarse a sí mismos. Convierta las preguntas frecuentes en una biblioteca de búsqueda de artículos de ayuda, videos y documentación.

Las mejores características de HubSpot

• Fácil de usar e intuitivo: Comenzar con HubSpot es muy sencillo. Cree plantillas para facilitar la creación de artículos e importe automáticamente los artículos existentes de la base de conocimientos.
• Personalizable: ajuste el diseño, el pie de página, el encabezado, la categorización y más en las páginas de su base de conocimientos.
• Soporte en varios idiomas: cree y administre una base de conocimiento para responder a sus clientes en su idioma preferido.
• Potente análisis: vea qué términos buscan los clientes, controle el rendimiento de los artículos y vea la interacción con los videos, para analizar sus esfuerzos y ver dónde necesita crear nuevos artículos.    
• Plataforma todo en uno: Service Hub incluye herramientas como chat en vivo y mesa de ayuda, además de la base de conocimientos. Y dado que todo está diseñado para integrarse con otras herramientas de HubSpot, puede obtener una vista unificada de la actividad del cliente, desde marketing hasta ventas y servicio.

6. Wiki Zoho

• Ideal para: Bases de conocimientos privadas de estilo wiki
• Precio: $3 por usuario por mes

Zoho es una plataforma popular por su conjunto de herramientas comerciales asequibles. Zoho es barato pero sus herramientas también son muy básicas.

Al igual que la mayoría de su software, Zoho Wiki es un software de gestión del conocimiento con funciones básicas. Tiene todo lo que necesita para configurar una base de conocimiento de estilo wiki. Nada mas.

Debido a sus funciones y funciones limitadas, es más adecuado para crear bases de conocimientos privadas para equipos pequeños y empresas.

Las mejores características de Zoho Wiki

• Administración de contenido simple: cree y administre fácilmente diferentes tipos de contenido.
• Categorizar contenido: use categorías para organizar adecuadamente su contenido.
• Controlar los permisos de los usuarios: puede controlar qué personas o grupos pueden ver el contenido.
• Integraciones de terceros: Zoho Wiki admite la integración con muchos servicios. Incluyendo muchos de los otros productos de Zoho.

7. Lección

• Ideal para: Bases de conocimientos de formación privada
• Precio: No especificado

Lessonly es un software de gestión del conocimiento creado específicamente para crear capacitaciones para empleados y bases de conocimiento privadas.

Viene con un conjunto de herramientas para facilitarle las cosas al entrenar equipos. Como permitir a los usuarios practicar el manejo de tickets de soporte, práctica de chat en vivo y mucho más.

Lessonly está disponible en 2 planes de precios. Sin embargo, la compañía no ha especificado los precios en el sitio web. El precio se calculará en función de la cantidad de usuarios y las herramientas que necesita para su base de conocimientos.

Las mejores características de Lessonly

• Panel de control para principiantes: Lessonly es extremadamente fácil de usar. Los creadores de contenido pueden administrar fácilmente el conocimiento. Y los usuarios pueden aprender sin frustraciones.
• Creador de cursos simple: el creador de cursos simple e inteligente admite muchas funciones útiles. Como grabación de pantalla y grabación de cámara web.
• Estadísticas e informes: con análisis incorporados, puede realizar un seguimiento del progreso y las estadísticas. Y utilice los datos para mejorar aún más su base de conocimientos.
• Integraciones de terceros: puede integrar Salesforce, Zendesk y muchas otras herramientas con Lessonly.

¿Qué sistema de gestión del conocimiento debería utilizar?

Encontrar el sistema de gestión del conocimiento adecuado que incluya todas las herramientas necesarias para su negocio no es tan difícil. Aquí está nuestra sugerencia.

WordPress es la opción ideal para crear bases de conocimiento para pequeñas y medianas empresas y nuevas empresas. Puede usarlo para construir todo tipo de bases de conocimiento públicas y privadas. Admite miles de complementos para ampliar la funcionalidad. Y es extremadamente asequible.

Para grandes empresas y corporaciones, recomendamos optar por una solución todo en uno como Zendesk. Administrar su servicio de atención al cliente y su base de conocimientos desde un solo lugar valdrá la pena. Especialmente cuando tienes que supervisar muchos departamentos y equipos.

Por supuesto, no debe confiar solo en nuestra palabra. Investigue más y explore más opciones para encontrar el KMS adecuado para su negocio. También puede consultar nuestros propios productos de gestión del conocimiento. Tenemos una línea de herramientas hechas solo para construir todo tipo de bases de conocimiento.