7 migliori sistemi di gestione della conoscenza per la costruzione di tutti i tipi di KMS

Un sistema di gestione della conoscenza (KMS) è una parte essenziale di quasi tutte le aziende di successo. Ma perché molte nuove imprese e startup lo ignorano come componente opzionale?

I costi elevati della gestione di una base di conoscenza e del suo mantenimento regolare sono i motivi principali. La difficoltà di aggiornare gli articoli della conoscenza utilizzando strumenti complicati è un altro motivo per cui le aziende evitano di creare basi di conoscenza.

Tuttavia, con il KMS corretto, puoi evitare tutti questi problemi. E costruisci una base di conoscenze facilmente gestibile con un budget ridotto.

Abbiamo trovato diversi sistemi di gestione della conoscenza realizzati per aziende come la tua e molte altre. In questa guida, esaminiamo più da vicino i sistemi per trovare il KMS giusto per il tuo progetto.

Iniziamo.

Crea un sistema di gestione della conoscenza - Il modo più semplice!

Crea un KMS ricercabile e mantieni il tuo team sulla stessa pagina.

Ottieni il tema

Che cos'è un sistema di gestione della conoscenza (KMS)?

Un sistema di gestione della conoscenza può essere definito in molti modi. Per alcuni, è una piattaforma di insegnamento e apprendimento. Per molti altri, è una piattaforma per risolvere i problemi in modo efficiente.

In poche parole, un sistema di gestione della conoscenza è la piattaforma o lo strumento che utilizzi per condividere la conoscenza.

Ad esempio, con un sistema di gestione della conoscenza, puoi creare articoli, documenti e guide. Puoi quindi renderli disponibili ai tuoi clienti o dipendenti per consentire loro di trovare soluzioni a problemi comuni relativi al tuo prodotto.

Che si tratti di istruire i tuoi clienti su come utilizzare un prodotto. Oppure insegna ai tuoi dipendenti come gestire diverse situazioni. Siamo tutti d'accordo sul fatto che una base di conoscenza può essere vantaggiosa per tutti i tipi di attività in molti modi.

Vantaggi della gestione e condivisione della conoscenza

Se hai bisogno di ulteriori convincimenti, ecco solo alcuni dei numerosi vantaggi della gestione della conoscenza.

Riduci i costi dell'assistenza clienti

Con una base di conoscenza, consenti ai tuoi clienti e dipendenti di trovare soluzioni da soli.

Se un cliente ha un problema, può cercare una risposta nella knowledge base. I dipendenti possono utilizzare la knowledge base per trovare guide su come gestire determinate situazioni, come rispondere alle richieste dei clienti.

In ogni caso, può aiutare a ridurre i tempi e i costi necessari per rispondere a e-mail e telefonate.

Formare dipendenti e team

Le basi di conoscenza private sono comunemente utilizzate dalle aziende per formare e istruire i propri dipendenti e team. È possibile creare più basi di conoscenza per ogni reparto. Riempilo con corsi, soluzioni e guide. In modo che possano trovare da soli tutorial guide a problemi comuni.

Risoluzione dei problemi più rapida

Le basi di conoscenza ti aiutano anche a risparmiare tempo fornendo soluzioni su richiesta. I clienti non devono più chiamare e attendere ore in attesa per risolvere un problema. I dipendenti non hanno bisogno di seguire mesi di formazione per rispondere a semplici domande. È tutto nella base di conoscenza. È solo una ricerca di distanza.

Condividi la conoscenza degli esperti

Consultare un esperto è ormai un ricordo del passato. Con una base di conoscenze, diventi un esperto. Le basi di conoscenza sono piene di guide e documenti realizzati da esperti. Non c'è bisogno di cercare aiuto altrove.

Migliore posizionamento sui motori di ricerca

Le basi di conoscenza pubblica possono anche essere utilizzate come un'ottima fonte per la SEO. Puoi ottimizzare gli articoli e i contenuti della conoscenza per posizionarti più in alto sui motori di ricerca per parole chiave specifiche.

Diversi tipi di sistemi di gestione della conoscenza

Il primo passo nello sviluppo di un sistema di gestione della conoscenza è stabilire obiettivi chiari. Qual è lo scopo principale della tua base di conoscenze? Serve per servire i clienti o gestire i propri reparti?

Una volta che hai un obiettivo chiaro, puoi trovare il giusto KMS basato su diversi tipi di basi di conoscenza.

Sistemi di assistenza clienti

Si tratta di sistemi di public knowledge base realizzati per servire i clienti. Le basi di conoscenza dell'assistenza clienti includono tutorial e guide. Soprattutto risposte a problemi comuni relativi a prodotti o servizi. Ciò consente ai clienti di trovare soluzioni senza dover contattare l'assistenza clienti.

Sistemi di conoscenza esperti

I sistemi di conoscenza esperti sono spesso privati ​​per servire il team di un'azienda o un dipartimento. Ad esempio, il reparto di assistenza clienti può utilizzare un sistema di conoscenza esperto per trovare rapidamente le risposte ai problemi comuni dei clienti. Questo tipo di basi di conoscenza include guide esperte realizzate su argomenti specifici.

Sistemi di gestione dei documenti

Proprio come suggerisce il nome, i sistemi di gestione dei documenti sono basi di conoscenza per la gestione dei documenti. È particolarmente utile per le aziende che offrono più prodotti o servizi. I sistemi di gestione dei documenti ti aiutano a creare un manuale di grandi dimensioni per tutti i tuoi prodotti in un unico posto.

Sistemi di gestione delle banche dati

I sistemi di gestione dei database vengono utilizzati per archiviare e condividere diversi tipi di dati relativi a un prodotto o un'azienda. Che si tratti di dati relativi ai clienti o alla cronologia dei prodotti, la gestione del database aiuta a mantenere tutto ben organizzato.

I migliori sistemi e soluzioni di gestione della conoscenza

Volevamo trovare i migliori sistemi e soluzioni di gestione della conoscenza che puoi utilizzare per costruire diversi tipi di basi di conoscenza. Di seguito troverai le nostre migliori scelte.

1. KnowAll su WordPress

• Ideale per: assistenza clienti e formazione
• Prezzo: da $ 149

KnowAll è una soluzione completa per la creazione di tutti i tipi di sistemi di gestione della conoscenza per le aziende e l'istruzione.

Il vantaggio principale dell'utilizzo di KnowAll è che è facile iniziare. È fondamentalmente un tema plug and play per WordPress. Tutto è pensato per aiutarti a costruire la tua base di conoscenze in pochissimo tempo e per personalizzarla per allinearla al tuo marchio.

Con KnowAll, costruire la tua base di conoscenze è facile come avviare un blog. Puoi creare nuovi articoli in pochi click, ordinarli e organizzarli in categorie e sottocategorie. Il tema offre molteplici opzioni di design per soddisfare le tue esigenze in termini di interfaccia utente.

Ma non è tutto, il valore aggiunto in cima alla base di conoscenza sono le statistiche. Con KnowAll sarai in grado di vedere quali sono i tuoi articoli più visti e chiedere ai tuoi lettori un feedback in modo da poter vedere quali articoli sono stati utili e quali devono essere migliorati.

Le migliori caratteristiche di KnowAll

• Facile da iniziare : installa il tema e sei pronto per pubblicare i tuoi primi articoli.
• Facile da organizzare : crea più categorie e sottocategorie per organizzare i tuoi articoli e visualizzare i tuoi articoli nell'ordine che preferisci
• Molteplici opzioni di design : puoi scegliere tra diversi design e personalizzarli in base al tuo marchio.
• Analisi e rapporti : ottieni il feedback degli utenti sui tuoi articoli

2. Documento360

• Ideale per: basi di conoscenza pubbliche o private
• Prezzo: $ 99 al mese (prova gratuita di 14 giorni)

Document360 è un software di base di conoscenza self-service che rientra nella disciplina del sistema di gestione della conoscenza. È una soluzione completa per raccogliere, organizzare, recuperare e condividere conoscenze per i tuoi clienti e utenti interni che puoi definire.

Le migliori caratteristiche di Documents360

• Dashboard multipli: supporta numerosi progetti o siti Web di documentazione in modo da non dover cercare altrove quando l'elenco dei prodotti si espande.
• Editor potente: supporta l'editor Markdown e l'editor WYSIWYG (What You See is What You Get) per una scrittura efficiente e strutturata.
• Google-like-Drive: archivia e gestisci file, immagini, video e inseriscili nella tua knowledge base in qualsiasi momento.
• Controllo delle versioni e rollback: la possibilità di tornare facilmente alla versione precedente dell'articolo.
• Integrazioni di terze parti: può essere integrato con Intercom, Freshdesk, Microsoft e Zendesk e molti altri.
• Sicurezza a livello di categoria: Document360 viene fornito con un accesso di sicurezza avanzato a più livelli per coprire tutti i tuoi scenari. Puoi fornire l'accesso ai tuoi lettori a diversi livelli.
• Analisi e rapporti: approfondimenti potenti che forniscono rapporti dettagliati sulla geografia dei clienti, sulle prestazioni e sulla panoramica della ricerca.

3. Guida Zendesk

• Ideale per: basi di conoscenza di grandi aziende
• Prezzo: $ 89 per agente al mese

Zendesk è conosciuto come uno dei migliori software per la gestione dell'assistenza clienti. Ma può gestire molto di più dei ticket di supporto e della chat dal vivo.

Zendesk dispone anche di un sistema di gestione della conoscenza fluido chiamato Zendesk Guide. Che puoi utilizzare per configurare basi di conoscenza private e pubbliche per servire clienti e dipendenti.

Zendesk Guide fa parte della suite software Zendesk. Quando ti iscrivi a Zendesk hai accesso a molti altri strumenti. Ciò lo rende un'opzione più adatta per le aziende e le imprese più grandi.

Le migliori caratteristiche di Zendesk

• Interfaccia per principianti: Zendesk presenta un'interfaccia utente molto adatta ai principianti. Ti consente di gestire la tua base di conoscenze senza complicazioni.
• Gestisci tutto da un'unica posizione: Zendesk ha anche una dashboard omnicanale. Con esso, puoi gestire la tua knowledge base, i ticket di supporto, la chat, le chiamate e altro da un'unica posizione.
• Editor WYSIWYG: Zendesk Guide include un editor di stile What You See Is What You Get. Puoi creare progetti di contenuti ricchi utilizzando questo editor.
• CRM integrato: Zendesk utilizza Sunshine, il proprio CRM che ti consente di fornire esperienze personalizzate ai clienti.

4. AiutoSucco

• Ideale per: basi di conoscenza pubbliche
• Prezzo: $ 369 al mese

HelpJuice è un software di knowledge base moderno e facile da usare, ideale per startup e piccole imprese. Il software viene utilizzato da molti grandi marchi rinomati come Walmart per startup come Monday.

A differenza della maggior parte degli altri software KB, HelpJuice è più facile da configurare e gestire. Ha anche un editor innovativo che ti consente di creare contenuti ben strutturati mantenendo la cronologia delle modifiche.

Le migliori caratteristiche di HelpJuice

• Editor potente: l'editor di contenuti supporta molte funzioni utili. Come la collaborazione e il controllo dell'accesso.
• Installazione semplice: HelpJuice è così facile da configurare. Puoi effettivamente avere una base di conoscenza attiva e funzionante in pochi minuti.
• Temi e personalizzazioni: puoi anche personalizzare il design della tua knowledge base utilizzando temi predefiniti.
• Integrazioni di terze parti: HelpJuice supporta anche Slack, Zendesk, SalesForce e altre integrazioni.

5. Hub di servizio HubSpot

• Ideale per : Base di conoscenza per aziende più grandi
• Prezzo : Service Hub inizia gratuitamente. Base di conoscenza disponibile nel piano Pro ($ 400/mese per 5 utenti) e versioni successive.

Service Hub di HubSpot è una suite completa di software per il servizio clienti che ti offre di tutto, dalla chat dal vivo e dall'help desk alla base di conoscenza e ai sondaggi di feedback dei clienti. Tutti questi strumenti sono basati sul CRM di HubSpot, offrendo alla tua azienda una visione unificata delle interazioni con i clienti.

La Knowledge Base di Service Hub semplifica la creazione di articoli per aiutare i clienti ad aiutare se stessi. Converti le domande frequenti in una libreria ricercabile di articoli della guida, video e documentazione.

Le migliori caratteristiche di HubSpot

• Facile da usare e intuitivo: iniziare con HubSpot è un gioco da ragazzi. Crea modelli per semplificare la creazione di articoli e importa automaticamente gli articoli della knowledge base esistenti.
• Personalizzabile: regola il design, il piè di pagina, l'intestazione, la categorizzazione e altro nelle pagine della knowledge base.
• Supporto multilingue: crea e gestisci una knowledge base per rispondere ai tuoi clienti nella loro lingua preferita.
• Analisi potenti: scopri quali termini cercano i clienti, monitora le prestazioni degli articoli e guarda il coinvolgimento dei video, per analizzare i tuoi sforzi e vedere dove è necessario creare nuovi articoli.    
• Piattaforma all-in-one: Service Hub include strumenti come chat dal vivo e help desk oltre alla knowledge base. E poiché tutto è progettato per integrarsi con gli altri strumenti di HubSpot, puoi ottenere una visione unificata dell'attività dei clienti dal marketing alle vendite al servizio.

6. Wiki di Zoho

• Ideale per: basi di conoscenza private in stile Wiki
• Prezzo: $ 3 per utente al mese

Zoho è una piattaforma popolare per la sua suite di strumenti aziendali convenienti. Zoho è economico ma anche i loro strumenti sono molto semplici.

Simile alla maggior parte dei loro software, Zoho Wiki è un software di gestione della conoscenza con funzionalità di base. Ha tutto il necessario per configurare una base di conoscenza in stile wiki. Niente di più.

A causa delle sue caratteristiche e funzionalità limitate, è più adatto per creare basi di conoscenza private per piccoli team e aziende.

Le migliori caratteristiche di Zoho Wiki

• Gestione semplice dei contenuti: crea e gestisci facilmente diversi tipi di contenuti.
• Categorizza contenuto: utilizza le categorie per organizzare correttamente i tuoi contenuti.
• Controllo delle autorizzazioni utente: puoi controllare quali individui o gruppi possono visualizzare il contenuto.
• Integrazioni di terze parti: Zoho Wiki supporta l'integrazione con molti servizi. Compresi molti degli altri prodotti Zoho.

7. Solo meno

• Ideale per: basi di conoscenza di formazione private
• Prezzo: Non specificato

Lessonly è un software di gestione della conoscenza creato appositamente per creare basi di conoscenza private e di formazione per i dipendenti.

Viene fornito con una serie di strumenti per semplificare la formazione dei team. Come consentire agli utenti di esercitarsi nella gestione dei ticket di supporto, nella chat dal vivo e molto altro.

Lessonly è disponibile in 2 piani tariffari. Tuttavia, l'azienda non ha specificato i prezzi sul sito web. Il prezzo verrà calcolato in base al numero di utenti e agli strumenti necessari per la tua knowledge base.

Le migliori caratteristiche di Lessonly

• Dashboard per principianti: Lessonly è estremamente facile da usare. I creatori di contenuti possono gestire facilmente la conoscenza. E gli utenti possono imparare senza frustrazioni.
• Costruttore di corsi semplice: il generatore di corsi semplice e intelligente supporta molte funzioni utili. Come la registrazione dello schermo e la registrazione della webcam.
• Statistiche e rapporti: con l'analisi integrata, puoi tenere traccia dei progressi e delle statistiche. E usa i dati per migliorare ulteriormente la tua base di conoscenze.
• Integrazioni di terze parti: puoi integrare Salesforce, Zendesk e molti altri strumenti con Lessonly.

Quale sistema di gestione della conoscenza dovresti usare?

Trovare il giusto sistema di gestione della conoscenza che includa tutti gli strumenti necessari per la tua attività non è così difficile. Ecco il nostro suggerimento.

WordPress è la scelta ideale per creare basi di conoscenza per piccole e medie imprese e startup. Puoi usarlo per creare tutti i tipi di basi di conoscenza pubbliche e private. Supporta migliaia di plugin per estendere le funzionalità. Ed è estremamente conveniente.

Per le grandi imprese e le aziende, consigliamo di utilizzare una soluzione all-in-one come Zendesk. La gestione del servizio clienti e della knowledge base da un unico posto varrà il prezzo. Soprattutto quando devi supervisionare molti dipartimenti e team.

Naturalmente, non dovresti crederci sulla parola. Fai più ricerche ed esplora più opzioni per trovare il KMS giusto per la tua attività. Puoi anche dare un'occhiata ai nostri prodotti per la gestione della conoscenza. Abbiamo una gamma di strumenti creati appositamente per creare tutti i tipi di basi di conoscenza.