Die 7 besten Wissensmanagementsysteme zum Erstellen aller Arten von KMS

Ein Wissensmanagementsystem (KMS) ist ein wesentlicher Bestandteil fast jedes erfolgreichen Unternehmens. Doch warum ignorieren viele neue Unternehmen und Start-ups es als optionale Komponente?

Die hohen Kosten für die Verwaltung und regelmäßige Pflege einer Wissensdatenbank sind die Hauptgründe. Die Mühe, Wissensartikel mit komplizierten Tools zu aktualisieren, ist ein weiterer Grund, warum Unternehmen den Aufbau von Wissensdatenbanken vermeiden.

Mit dem richtigen KMS können Sie jedoch all diese Probleme vermeiden. Und bauen Sie mit einem winzigen Budget eine einfach zu verwaltende Wissensdatenbank auf.

Wir haben mehrere Wissensmanagementsysteme gefunden, die für Unternehmen wie Ihres und viele mehr gemacht sind. In diesem Leitfaden schauen wir uns die Systeme genauer an, um das richtige KMS für Ihr Projekt zu finden.

Lass uns anfangen.

Erstellen Sie ein Wissensmanagementsystem - der einfache Weg!

Erstellen Sie ein durchsuchbares KMS und halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden.

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Was ist ein Wissensmanagementsystem (KMS)?

Ein Wissensmanagementsystem kann auf viele Arten definiert werden. Für manche ist es eine Lehr- und Lernplattform. Für viele andere ist es eine Plattform, um Probleme effizient zu lösen.

Einfach ausgedrückt ist ein Wissensmanagementsystem die Plattform oder das Werkzeug, das Sie zum Teilen von Wissen verwenden.

Mit einem Wissensmanagementsystem können Sie beispielsweise Artikel, Dokumente und Leitfäden erstellen. Sie können sie dann Ihren Kunden oder Mitarbeitern zur Verfügung stellen, damit sie Lösungen für allgemeine Probleme im Zusammenhang mit Ihrem Produkt finden können.

Ob es darum geht, Ihre Kunden über die Verwendung eines Produkts aufzuklären. Oder bringen Sie Ihren Mitarbeitern bei, mit unterschiedlichen Situationen umzugehen. Wir sind uns alle einig, dass eine Wissensdatenbank für alle Arten von Unternehmen in vielerlei Hinsicht von Vorteil sein kann.

Vorteile von Wissensmanagement und Wissensaustausch

Wenn Sie noch mehr Überzeugungsarbeit brauchen, finden Sie hier nur einige der vielen Vorteile des Wissensmanagements.

Reduzieren Sie die Kosten für den Kundensupport

Mit einer Wissensdatenbank befähigen Sie Ihre Kunden und Mitarbeiter, selbst Lösungen zu finden.

Wenn ein Kunde ein Problem hat, kann er in der Wissensdatenbank nach einer Antwort suchen. Mitarbeiter können die Wissensdatenbank nutzen, um Anleitungen zum Umgang mit bestimmten Situationen zu finden, z. B. zur Beantwortung von Kundenanfragen.

In jedem Fall kann es dazu beitragen, die Zeit und die Kosten zu reduzieren, die für die Beantwortung von E-Mails und Telefonanrufen aufgewendet werden.

Schulen Sie Mitarbeiter und Teams

Private Wissensdatenbanken werden häufig von Unternehmen genutzt, um ihre Mitarbeiter und Teams zu schulen und weiterzubilden. Sie können mehrere Wissensdatenbanken für jede Abteilung erstellen. Füllen Sie es mit Kursen, Lösungen und Leitfäden. Damit sie selbst Tutorials und Anleitungen zu häufig auftretenden Problemen finden können.

Schnellere Problemlösung

Wissensdatenbanken helfen Ihnen auch dabei, Zeit zu sparen, indem sie On-Demand-Lösungen bereitstellen. Kunden müssen nicht mehr anrufen und stundenlang in der Warteschleife warten, um ein Problem zu beheben. Mitarbeiter müssen keine monatelangen Schulungen durchlaufen, um einfache Fragen zu beantworten. Es ist alles in der Wissensdatenbank. Es ist nur eine einzige Suche entfernt.

Expertenwissen teilen

Die Konsultation eines Experten gehört jetzt der Vergangenheit an. Mit einer Wissensbasis werden Sie zum Experten. Wissensdatenbanken sind mit Leitfäden und Dokumenten gefüllt, die von Experten erstellt wurden. Es besteht keine Notwendigkeit, woanders Hilfe zu suchen.

Besseres Suchmaschinen-Ranking

Öffentliche Wissensdatenbanken können auch als großartige Quelle für SEO genutzt werden. Sie können Wissensartikel und Inhalte optimieren, um in Suchmaschinen für bestimmte Schlüsselwörter einen höheren Rang einzunehmen.

Verschiedene Arten von Wissensmanagementsystemen

Der erste Schritt bei der Entwicklung eines Wissensmanagementsystems besteht darin, klare Ziele zu setzen. Was ist der Hauptzweck Ihrer Wissensdatenbank? Kunden bedienen oder eigene Abteilungen leiten?

Sobald Sie ein klares Ziel haben, können Sie das richtige KMS basierend auf verschiedenen Arten von Wissensdatenbanken finden.

Kundenunterstützungssysteme

Dies sind öffentliche Wissensdatenbanksysteme, die Sie erstellen, um Kunden zu bedienen. Die Wissensdatenbanken des Kundensupports umfassen Tutorials und Leitfäden. Insbesondere Antworten auf allgemeine Probleme im Zusammenhang mit Produkten oder Dienstleistungen. Auf diese Weise können Kunden Lösungen finden, ohne den Kundendienst kontaktieren zu müssen.

Expertenwissenssysteme

Expertenwissenssysteme werden oft privat gemacht, um dem Team oder einer Abteilung eines Unternehmens zu dienen. Beispielsweise kann die Kundensupportabteilung ein Expertenwissenssystem verwenden, um schnell Antworten auf häufige Kundenprobleme zu finden. Diese Art von Wissensdatenbanken umfasst Expertenhandbücher zu bestimmten Themen.

Dokumentenmanagementsysteme

Wie der Name schon sagt, sind Dokumentenmanagementsysteme Wissensdatenbanken für die Verwaltung von Dokumenten. Es ist besonders nützlich für Unternehmen, die mehrere Produkte oder Dienstleistungen anbieten. Dokumentenmanagementsysteme helfen Ihnen, ein großes Handbuch für alle Ihre Produkte an einem Ort zu erstellen.

Datenbankmanagementsystem

Datenbankverwaltungssysteme werden verwendet, um verschiedene Arten von Daten zu einem Produkt oder Unternehmen zu speichern und gemeinsam zu nutzen. Ob es sich um Kundendaten oder Produkthistorie handelt, das Datenbankmanagement hilft, alles gut zu organisieren.

Beste Wissensmanagementsysteme und -lösungen

Wir wollten die besten Wissensmanagementsysteme und -lösungen finden, mit denen Sie verschiedene Arten von Wissensdatenbanken aufbauen können. Nachfolgend finden Sie unsere Top-Picks.

1. KnowAll auf WordPress

• Am besten für: Kundensupport und Bildung
• Preis: ab 149 $

KnowAll ist eine Komplettlösung für den Aufbau aller Arten von Wissensmanagementsystemen für Unternehmen und Bildung.

Der Hauptvorteil der Verwendung von KnowAll ist der einfache Einstieg. Es ist im Grunde ein Plug-and-Play-Thema für WordPress. Alles ist darauf ausgelegt, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Wissensdatenbank im Handumdrehen aufzubauen und sie an Ihre Marke anzupassen.

Mit KnowAll ist der Aufbau Ihrer Wissensdatenbank so einfach wie das Starten eines Blogs. Sie können mit wenigen Klicks neue Artikel erstellen, ordnen und in Kategorien und Unterkategorien organisieren. Das Thema bietet mehrere Designoptionen, um Ihren Anforderungen an die Benutzeroberfläche gerecht zu werden.

Aber das ist noch nicht alles, der Mehrwert der Wissensbasis sind die Statistiken. Mit KnowAll können Sie Ihre meistgesehenen Artikel sehen und Ihre Leser um Feedback bitten, damit Sie sehen, welche Artikel nützlich waren und welche verbessert werden müssen.

Beste Eigenschaften von KnowAll

• Einfach zu starten : Installieren Sie das Design und Sie können Ihre ersten Artikel veröffentlichen.
• Einfach zu organisieren : Erstellen Sie mehrere Kategorien und Unterkategorien, um Ihre Artikel zu organisieren und Ihre Artikel in der Reihenfolge Ihrer Wahl anzuzeigen
• Mehrere Designoptionen : Sie können aus mehreren Designs wählen und diese an Ihr Branding anpassen.
• Analysen und Berichte : Erhalten Sie Benutzerfeedback zu Ihren Artikeln

2. Dokument360

• Am besten geeignet für: Öffentliche oder private Wissensdatenbanken
• Preis: 99 $ pro Monat (kostenlose 14-tägige Testversion)

Document360 ist eine Self-Service-Wissensdatenbanksoftware, die unter die Disziplin des Wissensmanagementsystems fällt. Es ist eine Komplettlösung zum Sammeln, Organisieren, Abrufen und Teilen von Wissen für Ihre Kunden und internen Benutzer, die Sie definieren können.

Beste Eigenschaften von Documents360

• Mehrere Dashboards: Es unterstützt zahlreiche Projekte oder Dokumentations-Websites, sodass Sie nirgendwo anders suchen müssen, wenn Ihre Produktliste erweitert wird.
• Leistungsstarker Editor: Unterstützt Markdown-Editor und WYSIWYG-Editor (What You See is What You Get) für effizientes und strukturiertes Schreiben.
• Google-like-Drive: Speichern und verwalten Sie Dateien, Bilder, Videos und fügen Sie diese jederzeit in Ihre Wissensdatenbank ein.
• Versionierung & Rollback: Die Möglichkeit, problemlos auf die vorherige Version des Artikels zurückzusetzen.
• Integrationen von Drittanbietern: Es kann mit Intercom, Freshdesk, Microsoft und Zendesk und vielen mehr integriert werden.
• Sicherheit auf Kategorieebene: Document360 bietet erweiterten Sicherheitszugriff auf mehreren Ebenen, um alle Ihre Szenarien abzudecken. Sie können Ihren Lesern auf verschiedenen Ebenen Zugriff gewähren.
• Analysen und Berichte: Leistungsstarke Einblicke mit detaillierten Berichten zu Kundengeografie, Leistung und Suchübersicht.

3. Zendesk-Leitfaden

• Optimal für: Wissensdatenbanken großer Unternehmen
• Preis: $89 pro Agent und Monat

Zendesk ist als eine der besten Software für das Kundensupport-Management bekannt. Aber es kann viel mehr als Support-Tickets und Live-Chat verarbeiten.

Zendesk bietet auch ein reibungsloses Wissensmanagementsystem namens Zendesk Guide. Damit können Sie sowohl private als auch öffentliche Wissensdatenbanken einrichten, um Kunden und Mitarbeitern zu dienen.

Zendesk Guide ist Teil der Zendesk-Softwaresuite. Wenn Sie Zendesk abonnieren, erhalten Sie Zugriff auf mehrere andere Tools. Dies macht es zu einer geeigneten Option für größere Unternehmen und Unternehmen.

Die besten Funktionen von Zendesk

• Anfängerfreundliche Oberfläche: Zendesk verfügt über eine sehr anfängerfreundliche Benutzeroberfläche. Damit können Sie Ihre Wissensdatenbank unkompliziert verwalten.
• Verwalten Sie alles von einem Ort aus: Zendesk verfügt auch über ein Omnichannel-Dashboard. Damit können Sie Ihre Wissensdatenbank, Support-Tickets, Chats, Anrufe und mehr von einem einzigen Ort aus verwalten.
• WYSIWYG-Editor: Zendesk Guide enthält einen „What You See Is What You Get“-Stil-Editor. Mit diesem Editor können Sie Rich-Content-Designs erstellen.
• Integriertes CRM: Zendesk verwendet Sunshine, sein eigenes CRM, mit dem Sie Ihren Kunden personalisierte Erlebnisse bieten können.

4. HilfeSaft

• Am besten geeignet für: Öffentliche Wissensdatenbanken
• Preis: $369 pro Monat

HelpJuice ist eine moderne und einfach zu bedienende Wissensdatenbank-Software, die ideal für Startups und kleine Unternehmen ist. Die Software wird von vielen namhaften großen Marken wie Walmart bis hin zu Startups wie Monday verwendet.

Im Gegensatz zu den meisten anderen KB-Programmen ist HelpJuice einfacher einzurichten und zu verwalten. Es verfügt auch über einen innovativen Editor, mit dem Sie gut strukturierte Inhalte erstellen und gleichzeitig den Änderungsverlauf beibehalten können.

Die besten Funktionen von HelpJuice

• Leistungsstarker Editor: Der Inhaltseditor unterstützt viele nützliche Funktionen. Wie Zusammenarbeit und Zugriffskontrolle.
• Einfache Einrichtung: HelpJuice ist so einfach einzurichten. Sie können tatsächlich innerhalb von Minuten eine Wissensdatenbank zum Laufen bringen.
• Themen und Anpassungen: Sie können das Design Ihrer Wissensdatenbank auch mit vorgefertigten Themen anpassen.
• Integrationen von Drittanbietern: HelpJuice unterstützt auch Slack, Zendesk, SalesForce und andere Integrationen.

5. HubSpot-Service-Hub

• Am besten geeignet für: Wissensdatenbank für größere Unternehmen
• Preis : Service Hub startet kostenlos. Wissensdatenbank verfügbar im Pro-Plan ($400/Monat für 5 Benutzer) und höher.

Der Service Hub von HubSpot ist eine vollständige Suite von Kundendienstsoftware, die Ihnen alles bietet, von Live-Chat und Helpdesk bis hin zu Wissensdatenbanken und Kundenfeedback-Umfragen. Alle diese Tools bauen auf dem CRM von HubSpot auf und geben Ihrem Unternehmen eine einheitliche Ansicht der Kundeninteraktionen.

Die Wissensdatenbank von Service Hub macht es einfach, Artikel zu erstellen, die Kunden dabei helfen, sich selbst zu helfen. Konvertieren Sie häufig gestellte Fragen in eine durchsuchbare Bibliothek mit Hilfeartikeln, Videos und Dokumentationen.

Die besten Funktionen von HubSpot

• Benutzerfreundlich und intuitiv: Der Einstieg in HubSpot ist ein Kinderspiel. Erstellen Sie Vorlagen, um die Artikelerstellung zu vereinfachen und automatisch vorhandene Wissensdatenbankartikel zu importieren.
• Anpassbar: Passen Sie das Design, die Fußzeile, die Kopfzeile, die Kategorisierung und mehr auf Ihren Wissensdatenbankseiten an.
• Mehrsprachige Unterstützung: Erstellen und verwalten Sie eine Wissensdatenbank, um die Fragen Ihrer Kunden in ihrer bevorzugten Sprache zu beantworten.
• Leistungsstarke Analysen: Sehen Sie, nach welchen Begriffen Kunden suchen, überwachen Sie die Leistung von Artikeln und sehen Sie sich das Video-Engagement an – um Ihre Bemühungen zu analysieren und zu sehen, wo Sie neue Artikel erstellen müssen.    
• All-in-One-Plattform: Service Hub umfasst neben der Wissensdatenbank auch Tools wie Live-Chat und Helpdesk. Und da alles darauf ausgelegt ist, sich in die anderen Tools von HubSpot zu integrieren, erhalten Sie einen einheitlichen Überblick über die Kundenaktivitäten vom Marketing über den Vertrieb bis hin zum Service.

6. Zoho-Wiki

• Am besten geeignet für: Private Wissensdatenbanken im Wiki-Stil
• Preis: $3 pro Benutzer und Monat

Zoho ist eine Plattform, die für ihre Suite erschwinglicher Business-Tools beliebt ist. Zoho ist billig, aber ihre Tools sind auch sehr einfach.

Ähnlich wie die meisten ihrer Software ist Zoho Wiki eine Wissensmanagement-Software mit grundlegenden Funktionen. Es hat alles, was Sie brauchen, um eine Wissensdatenbank im Wiki-Stil einzurichten. Nichts mehr.

Aufgrund seiner eingeschränkten Features und Funktionen eignet es sich am besten zum Erstellen privater Wissensdatenbanken für kleine Teams und Unternehmen.

Beste Funktionen von Zoho Wiki

• Einfache Inhaltsverwaltung: Erstellen und verwalten Sie ganz einfach verschiedene Arten von Inhalten.
• Inhalte kategorisieren: Verwenden Sie Kategorien, um Ihre Inhalte richtig zu organisieren.
• Benutzerberechtigungen steuern: Sie können steuern, welche Personen oder Gruppen Inhalte anzeigen können.
• Integrationen von Drittanbietern: Zoho Wiki unterstützt die Integration mit vielen Diensten. Einschließlich vieler anderer Zoho-Produkte.

7. Weniger

• Am besten geeignet für: Wissensdatenbanken für private Schulungen
• Preis: Nicht angegeben

Lessonly ist eine Wissensmanagement-Software, die speziell für die Erstellung von Mitarbeiterschulungen und privaten Wissensdatenbanken entwickelt wurde.

Es enthält eine Reihe von Tools, die Ihnen das Training von Teams erleichtern. So können Benutzer beispielsweise den Umgang mit Support-Tickets, Live-Chat-Übungen und vieles mehr üben.

Lessonly ist in 2 Preisplänen erhältlich. Allerdings hat das Unternehmen die Preise auf der Website nicht angegeben. Die Preise werden basierend auf der Anzahl der Benutzer und den Tools berechnet, die Sie für Ihre Wissensdatenbank benötigen.

Beste Eigenschaften von Lessonly

• Anfängerfreundliches Dashboard: Lessonly ist extrem benutzerfreundlich. Ersteller von Inhalten können Wissen einfach verwalten. Und Benutzer können ohne Frustration lernen.
• Einfacher Kursersteller: Der intelligente und einfache Kursersteller unterstützt viele nützliche Funktionen. Wie Bildschirmaufzeichnung und Webcam-Aufzeichnung.
• Statistiken und Berichte: Mit integrierten Analysen können Sie Fortschritte und Statistiken verfolgen. Und nutzen Sie die Daten, um Ihre Wissensbasis weiter zu verbessern.
• Integrationen von Drittanbietern: Sie können Salesforce, Zendesk und viele andere Tools mit Lesssonly integrieren.

Welches Wissensmanagementsystem sollten Sie verwenden?

Das richtige Wissensmanagementsystem zu finden, das alle notwendigen Tools für Ihr Unternehmen enthält, ist nicht so schwierig. Hier ist unser Vorschlag.

WordPress ist die ideale Wahl für den Aufbau von Wissensdatenbanken für kleine und mittlere Unternehmen und Startups. Sie können es verwenden, um alle Arten von öffentlichen und privaten Wissensdatenbanken aufzubauen. Es unterstützt Tausende von Plugins zur Erweiterung der Funktionalität. Und es ist extrem erschwinglich.

Für große Unternehmen und Konzerne empfehlen wir eine All-in-One-Lösung wie Zendesk. Die Verwaltung Ihres Kundenservice und Ihrer Wissensdatenbank von einem Ort aus ist den Preis wert. Vor allem, wenn man viele Abteilungen und Teams betreuen muss.

Natürlich sollten Sie sich nicht nur auf unser Wort verlassen. Führen Sie weitere Recherchen durch und erkunden Sie weitere Optionen, um das richtige KMS für Ihr Unternehmen zu finden. Sie können sich auch unsere eigenen Wissensmanagement-Produkte ansehen. Wir haben eine Reihe von Tools, die speziell für den Aufbau aller Arten von Wissensdatenbanken entwickelt wurden.