Cele mai bune 7 sisteme de management al cunoștințelor pentru construirea tuturor tipurilor de KMS

Un sistem de management al cunoștințelor (KMS) este o parte esențială a aproape oricărei afaceri de succes. Totuși, de ce multe companii noi și startup-uri îl ignoră ca pe o componentă opțională?

Costurile costisitoare ale gestionării unei baze de cunoștințe și menținerii acesteia în mod regulat sunt principalele motive. Lupta de a actualiza articolele de cunoștințe folosind instrumente complicate este un alt motiv pentru care companiile evită construirea bazelor de cunoștințe.

Cu toate acestea, cu KMS-ul potrivit, puteți evita toate aceste probleme. Și construiți o bază de cunoștințe ușor de gestionat, cu un buget mic.

Am găsit mai multe sisteme de management al cunoștințelor care sunt create pentru afaceri la fel ca a ta și multe altele. În acest ghid, aruncăm o privire mai atentă asupra sistemelor pentru a găsi KMS-ul potrivit pentru proiectul dvs.

Să începem.

Creați un sistem de management al cunoștințelor - calea ușoară!

Creați un KMS care poate fi căutat și mențineți-vă echipa pe aceeași pagină.

Obțineți Tema

Ce este un sistem de management al cunoștințelor (KMS)?

Un sistem de management al cunoștințelor poate fi definit în multe feluri. Pentru unii, este o platformă de predare și învățare. Pentru mulți alții, este o platformă pentru rezolvarea eficientă a problemelor.

Mai simplu spus, un sistem de management al cunoștințelor este platforma sau instrumentul pe care îl utilizați pentru a partaja cunoștințele.

De exemplu, cu un sistem de management al cunoștințelor, puteți crea articole, documente și ghiduri. Apoi le puteți pune la dispoziția clienților sau angajaților dvs. pentru a le permite să găsească soluții la problemele comune legate de produsul dvs.

Fie că este vorba de a-ți educa clienții despre cum să folosească un produs. Sau învață-ți angajații cum să facă față diferitelor situații. Putem fi cu toții de acord că o bază de cunoștințe poate fi benefică pentru toate tipurile de afaceri în multe feluri.

Beneficiile managementului și schimbului de cunoștințe

Dacă aveți nevoie de mai multă convingere, iată doar câteva dintre numeroasele beneficii ale managementului cunoștințelor.

Reduceți costurile de asistență pentru clienți

Cu o bază de cunoștințe, oferiți clienților și angajaților puterea să găsească singuri soluții.

Dacă un client are o problemă, acesta poate căuta un răspuns în baza de cunoștințe. Angajații pot folosi baza de cunoștințe pentru a găsi ghiduri despre cum să se ocupe de anumite situații, cum ar fi răspunsul la întrebările clienților.

În orice caz, poate ajuta la reducerea timpului și a costurilor legate de răspunsul la e-mailuri și apeluri telefonice.

Antrenează angajații și echipele

Bazele private de cunoștințe sunt utilizate în mod obișnuit de companii pentru a-și instrui și educa angajații și echipele. Puteți crea mai multe baze de cunoștințe pentru fiecare departament. Completați-l cu cursuri, soluții și ghiduri. Pentru ca ei să găsească singuri tutoriale și ghiduri pentru probleme comune.

Rezolvarea mai rapidă a problemelor

Bazele de cunoștințe vă ajută, de asemenea, să economisiți timp prin furnizarea de soluții la cerere. Clienții nu mai trebuie să sune și să aștepte ore în așteptare pentru a remedia o problemă. Angajații nu trebuie să treacă prin luni de pregătire pentru a răspunde la întrebări simple. Totul se află în baza de cunoștințe. Este doar o singură căutare distanță.

Partajați cunoștințele experților

Consultarea unui expert este acum de domeniul trecutului. Cu o bază de cunoștințe, devii un expert. Bazele de cunoștințe sunt pline cu ghiduri și documente realizate de experți. Nu este nevoie să căutați ajutor în altă parte.

Clasament mai bun în motoarele de căutare

Bazele de cunoștințe publice pot fi, de asemenea, folosite ca o sursă excelentă pentru SEO. Puteți optimiza articolele de cunoștințe și conținutul pentru a se clasa mai sus pe motoarele de căutare pentru anumite cuvinte cheie.

Diferite tipuri de sisteme de management al cunoștințelor

Primul pas în dezvoltarea unui sistem de management al cunoștințelor este stabilirea unor obiective clare. Care este scopul principal al bazei tale de cunoștințe? Este pentru a servi clienții sau pentru a vă gestiona propriile departamente?

Odată ce aveți un obiectiv clar, puteți găsi KMS-ul potrivit pe baza diferitelor tipuri de baze de cunoștințe.

Sisteme de asistență pentru clienți

Acestea sunt sisteme de bază de cunoștințe publice pe care le creați pentru a servi clienții. Bazele de cunoștințe de asistență pentru clienți includ tutoriale și ghiduri. În special răspunsuri la probleme comune legate de produse sau servicii. Acest lucru permite clienților să găsească soluții fără a fi nevoie să contacteze asistența pentru clienți.

Sisteme de cunoștințe expert

Sistemele de cunoștințe de specialitate sunt adesea private pentru a servi echipa unei companii sau un departament. De exemplu, departamentul de asistență pentru clienți poate folosi un sistem de cunoștințe expert pentru a găsi rapid răspunsuri la problemele comune ale clienților. Acest tip de baze de cunoștințe include ghiduri de experți realizate pe teme specifice.

Sisteme de management al documentelor

Așa cum sugerează și numele, sistemele de management al documentelor sunt baze de cunoștințe pentru gestionarea documentelor. Este util în special pentru companiile care oferă mai multe produse sau servicii. Sistemele de gestionare a documentelor vă ajută să creați un manual mare pentru toate produsele dvs. într-un singur loc.

Sisteme de management al bazelor de date

Sistemele de gestionare a bazelor de date sunt folosite pentru a stoca și partaja diferite tipuri de date legate de un produs sau afacere. Fie că este vorba de date legate de clienți sau de istoricul produselor, gestionarea bazelor de date ajută la menținerea totul bine organizat.

Cele mai bune sisteme și soluții de management al cunoștințelor

Am vrut să găsim cele mai bune sisteme de management al cunoștințelor și soluții pe care le puteți folosi pentru a construi diferite tipuri de baze de cunoștințe. Mai jos veți găsi alegerile noastre de top.

1. KnowAll pe WordPress

• Cel mai bun pentru: asistență pentru clienți și educație
• Pret: de la 149 USD

KnowAll este o soluție completă pentru construirea de tot felul de sisteme de management al cunoștințelor pentru afaceri și educație.

Principalul beneficiu al utilizării KnowAll este că este ușor de început. Practic, este o temă plug and play pentru WordPress. Totul este făcut pentru a vă ajuta să vă construiți baza de cunoștințe în cel mai scurt timp și să o personalizați pentru a o alinia la marca dvs.

Cu KnowAll, construirea bazei de cunoștințe este la fel de ușoară ca și începerea unui blog. Puteți crea articole noi în câteva clicuri, le puteți comanda și organiza pe categorii și subcategorii. Tema oferă mai multe opțiuni de design pentru a răspunde nevoilor dumneavoastră în ceea ce privește interfața cu utilizatorul.

Dar asta nu este tot, valoarea adăugată peste baza de cunoștințe este statisticile. Cu KnowAll, vei putea vedea care sunt articolele tale cele mai vizionate și vei cere cititorilor tăi feedback, astfel încât să vezi care articole au fost utile și care trebuie îmbunătățite.

Cele mai bune caracteristici ale KnowAll

• Ușor de început : instalați tema și sunteți gata să publicați primele articole.
• Ușor de organizat : creați mai multe categorii și subcategorii pentru a vă organiza articolele și pentru a vă afișa articolele în ordinea alegerii dvs.
• Opțiuni multiple de design : puteți alege dintre mai multe modele și le puteți personaliza pentru a se potrivi cu brandingul dvs.
• Analize și rapoarte : obțineți feedback de la utilizatori cu privire la articolele dvs

2. Document360

• Cel mai bun pentru: baze de cunoștințe publice sau private
• Preț: 99 USD pe lună (Probă gratuită de 14 zile)

Document360 este un software de bază de cunoștințe care se încadrează în disciplina sistemului de management al cunoștințelor. Este o soluție completă pentru colectarea, organizarea, preluarea și partajarea cunoștințelor pentru clienții și utilizatorii interni pe care le puteți defini.

Cele mai bune caracteristici ale Documents360

• Tablouri de bord multiple: acceptă numeroase proiecte sau site-uri web de documentare, astfel încât să nu trebuiască să căutați nicăieri altundeva când lista de produse se extinde.
• Editor puternic: acceptă editorul Markdown și editorul WYSIWYG (What You See is What You Get) pentru scriere eficientă și structurată.
• Google-like-Drive: stocați și gestionați fișierele, imaginile, videoclipurile și inserați-le în baza dvs. de cunoștințe în orice moment.
• Versiune și derulare înapoi: abilitatea de a reveni cu ușurință la versiunea anterioară a articolului.
• Integrari terțe: poate fi integrat cu Intercom, Freshdesk, Microsoft și Zendesk și multe altele.
• Securitate la nivel de categorie: Document360 vine cu acces de securitate avansat la mai multe niveluri pentru a acoperi toate scenariile dvs. Puteți oferi acces cititorilor dvs. la diferite niveluri.
• Analize și rapoarte: informații puternice care oferă rapoarte detaliate despre geografia clienților, performanța și prezentarea generală a căutării.

3. Ghid Zendesk

• Cel mai bun pentru: baze de cunoștințe pentru întreprinderi mari
• Preț: 89 USD per agent pe lună

Zendesk este cunoscut drept unul dintre cele mai bune software-uri pentru managementul asistenței clienți. Dar, poate face față mult mai mult decât bilete de asistență și chat live.

Zendesk dispune, de asemenea, de un sistem fluid de gestionare a cunoștințelor numit Zendesk Guide. Pe care îl puteți folosi pentru a configura baze de cunoștințe atât private, cât și publice pentru a servi clienții și angajații.

Zendesk Guide face parte din suita de software Zendesk. Când vă abonați la Zendesk, aveți acces la câteva alte instrumente. Acest lucru îl face o opțiune mai potrivită pentru întreprinderile și întreprinderile mai mari.

Cele mai bune caracteristici ale Zendesk

• Interfață prietenoasă pentru începători: Zendesk are o interfață de utilizator foarte prietenoasă pentru începători. Vă permite să vă gestionați baza de cunoștințe fără complicații.
• Gestionați totul dintr-un singur loc: Zendesk are și un tablou de bord omnicanal. Cu acesta, vă puteți gestiona baza de cunoștințe, bilete de asistență, chat, apeluri și multe altele dintr-un singur loc.
• Editor WYSIWYG: Ghidul Zendesk include un editor de stil What You See Is What You Get. Puteți crea modele de conținut bogat folosind acest editor.
• CRM încorporat: Zendesk folosește Sunshine, propriul CRM care vă permite să oferiți experiențe personalizate clienților.

4. HelpJuice

• Cel mai bun pentru: baze de cunoștințe publice
• Preț: 369 USD pe lună

HelpJuice este un software de bază de cunoștințe modern și ușor de utilizat, ideal pentru startup-uri și întreprinderi mici. Software-ul este folosit de multe mărci de renume, cum ar fi Walmart, pentru startup-uri precum Monday.

Spre deosebire de majoritatea altor software-uri KB, HelpJuice este mai ușor de configurat și gestionat. De asemenea, are un editor inovator care vă permite să creați conținut bine structurat, păstrând în același timp istoricul modificărilor.

Cele mai bune caracteristici ale HelpJuice

• Editor puternic: Editorul de conținut acceptă multe funcții utile. Precum colaborarea și controlul accesului.
• Configurare ușoară: HelpJuice este atât de ușor de configurat. De fapt, puteți avea o bază de cunoștințe în funcțiune în câteva minute.
• Teme și personalizări: De asemenea, puteți personaliza designul bazei de cunoștințe folosind teme prefabricate.
• Integrari terțe: HelpJuice acceptă, de asemenea, Slack, Zendesk, SalesForce și alte integrări.

5. HubSpot Service Hub

• Cel mai bun pentru : bază de cunoștințe pentru companii mai mari
• Preț : Service Hub începe gratuit. Baza de cunoștințe disponibilă în planul Pro (400 USD/lună pentru 5 utilizatori) și mai mult.

HubSpot Service Hub este o suită completă de software de servicii pentru clienți care vă oferă totul, de la chat live și birou de asistență la bază de cunoștințe și sondaje de feedback ale clienților. Toate aceste instrumente sunt construite pe CRM HubSpot, oferind afacerii dvs. o imagine unificată a interacțiunilor cu clienții.

Baza de cunoștințe a Service Hub facilitează crearea de articole pentru a ajuta clienții să se ajute singuri. Transformați întrebările frecvente într-o bibliotecă de articole de ajutor, videoclipuri și documentație care poate fi căutată.

Cele mai bune caracteristici ale HubSpot

• Ușor de utilizat și intuitiv: începerea utilizării HubSpot este simplă. Creați șabloane pentru a facilita crearea articolelor și importați automat articolele existente din baza de cunoștințe.
• Personalizat: ajustați designul, subsolul, antetul, clasificarea și multe altele pe paginile bazei de cunoștințe.
• Asistență în mai multe limbi: creați și gestionați o bază de cunoștințe pentru a răspunde clienților dvs. în limba preferată.
• Analize puternice: vedeți ce termeni caută clienții, monitorizați performanța articolelor și vedeți implicarea video - pentru a vă analiza eforturile și pentru a vedea unde trebuie să creați articole noi.    
• Platformă all-in-one: Service Hub include instrumente precum chat live și birou de asistență, pe lângă baza de cunoștințe. Și, deoarece totul este construit pentru a se integra cu celelalte instrumente HubSpot, puteți obține o vedere unificată a activității clienților, de la marketing la vânzări și la service.

6. Zoho Wiki

• Cel mai bun pentru: baze de cunoștințe private în stil Wiki
• Preț: 3 USD pe utilizator pe lună

Zoho este o platformă populară pentru suita sa de instrumente de afaceri accesibile. Zoho este ieftin, dar instrumentele lor sunt, de asemenea, foarte de bază.

Similar cu majoritatea software-ului lor, Zoho Wiki este un software de gestionare a cunoștințelor cu caracteristici de bază. Are tot ce aveți nevoie pentru a configura o bază de cunoștințe în stil wiki. Nimic mai mult.

Datorită caracteristicilor și funcționalității sale limitate, este cel mai potrivit pentru crearea bazelor private de cunoștințe pentru echipe și companii mici.

Cele mai bune caracteristici ale Zoho Wiki

• Management simplu de conținut: creați și gestionați cu ușurință diferite tipuri de conținut.
• Clasificați conținutul: utilizați categorii pentru a vă organiza corect conținutul.
• Controlați permisiunile utilizatorului: puteți controla ce persoane sau grupuri pot vizualiza conținutul.
• Integrari terțe: Zoho Wiki acceptă integrarea cu multe servicii. Inclusiv multe dintre celelalte produse Zoho.

7. Lecție

• Cel mai bun pentru: baze de cunoștințe de formare privată
• Pret: nespecificat

Lessonly este un software de management al cunoștințelor creat special pentru crearea de formare a angajaților și baze de cunoștințe private.

Vine cu un set de instrumente pentru a vă ușura lucrurile în pregătirea echipelor. De exemplu, le permite utilizatorilor să exerseze gestionarea biletelor de asistență, exersarea prin chat live și multe altele.

Lessonly este disponibil în 2 planuri de preț. Cu toate acestea, compania nu a specificat prețurile pe site. Prețul va fi calculat pe baza numărului de utilizatori și a instrumentelor de care aveți nevoie pentru baza dvs. de cunoștințe.

Cele mai bune caracteristici ale Lessonly

• Tabloul de bord prietenos pentru începători: Lessonly este extrem de ușor de utilizat. Creatorii de conținut pot gestiona cu ușurință cunoștințele. Și utilizatorii pot învăța fără frustrări.
• Creator de cursuri simplu: Generatorul de cursuri inteligent și simplu acceptă multe funcții utile. Cum ar fi înregistrarea ecranului și înregistrarea webcam.
• Statistici și rapoarte: cu analizele încorporate, puteți urmări progresul și statisticile. Și utilizați datele pentru a vă îmbunătăți și mai mult baza de cunoștințe.
• Integrari terță parte: puteți integra Salesforce, Zendesk și multe alte instrumente cu Lessonly.

Ce sistem de management al cunoștințelor ar trebui să utilizați?

Găsirea sistemului de management al cunoștințelor potrivit care să includă toate instrumentele necesare pentru afacerea dvs. nu este atât de dificilă. Iată sugestia noastră.

WordPress este alegerea ideală pentru construirea bazelor de cunoștințe pentru întreprinderile mici și mijlocii și startup-uri. Îl puteți folosi pentru a construi tot felul de baze de cunoștințe publice și private. Acceptă mii de pluginuri pentru extinderea funcționalității. Și este extrem de accesibil.

Pentru întreprinderile și corporațiile mari, recomandăm să optați pentru o soluție all-in-one precum Zendesk. Gestionarea serviciilor pentru clienți și a bazei de cunoștințe dintr-un singur loc va merita prețul. Mai ales când trebuie să supraveghezi multe departamente și echipe.

Desigur, nu ar trebui să ne credeți pe cuvânt. Faceți mai multe cercetări și explorați mai multe opțiuni pentru a găsi KMS-ul potrivit pentru afacerea dvs. De asemenea, puteți verifica propriile noastre produse de gestionare a cunoștințelor. Avem o gamă de instrumente create doar pentru a construi toate tipurile de baze de cunoștințe.