すべてのタイプのKMSを構築するための7つの最高の知識管理システム

公開: 2019-11-13

知識管理システム（KMS）は、ほとんどすべての成功するビジネスの重要な部分です。しかし、なぜ多くの新しいビジネスやスタートアップがそれをオプションのコンポーネントとして無視しているのでしょうか。

知識ベースを管理し、定期的に維持するための高額なコストが主な理由です。複雑なツールを使用してナレッジ記事を更新するのに苦労していることが、企業がナレッジベースの構築を回避するもう1つの理由です。

ただし、適切なKMSを使用すると、これらすべての問題を回避できます。そして、わずかな予算で簡単に管理できる知識ベースを構築します。

私たちは、あなたと同じようなビジネスのために作られたいくつかの知識管理システムを見つけました。このガイドでは、システムを詳しく調べて、プロジェクトに適したKMSを見つけます。

始めましょう。

ナレッジマネジメントシステムを作成する-簡単な方法！

検索可能なKMSを構築し、チームを同じページに保ちます。

テーマを取得

ナレッジマネジメントシステム（KMS）とは何ですか？

知識管理システムは、さまざまな方法で定義できます。一部の人にとっては、それは教育と学習のプラットフォームです。他の多くの人にとって、それは問題を効率的に解決するためのプラットフォームです。

簡単に言えば、知識管理システムは、知識を共有するために使用するプラットフォームまたはツールです。

たとえば、ナレッジマネジメントシステムを使用すると、記事、ドキュメント、およびガイドを作成できます。次に、それらを顧客または従業員が利用できるようにして、製品に関連する一般的な問題の解決策を見つけられるようにすることができます。

製品の使用方法について顧客を教育することであるかどうか。または、さまざまな状況に対処する方法を従業員に教えます。私たちは皆、知識ベースが多くの点であらゆる種類のビジネスに有益である可能性があることに同意することができます。

ナレッジマネジメントと共有のメリット

さらに説得力が必要な場合は、ナレッジマネジメントの多くのメリットのほんの一部をご紹介します。

カスタマーサポートのコストを削減する

ナレッジベースを使用すると、顧客と従業員が自分で解決策を見つけることができるようになります。

顧客が問題を抱えている場合は、ナレッジベースで回答を検索できます。従業員はナレッジベースを使用して、顧客からの問い合わせへの対応など、特定の状況に対処する方法に関するガイドを見つけることができます。

いずれにせよ、それは電子メールや電話に応答するためにかかる時間とコストを削減するのに役立ちます。

従業員とチームを訓練する

プライベートナレッジベースは、企業が従業員やチームをトレーニングおよび教育するために一般的に使用されています。部門ごとに複数のナレッジベースを作成できます。コース、ソリューション、ガイドで埋めてください。彼らが自分たちで一般的な問題へのチュートリアルガイドを見つけることができるように。

より迅速な問題解決

ナレッジベースは、オンデマンドソリューションを提供することにより、時間を節約するのにも役立ちます。お客様は、問題を解決するために電話をかけて何時間も待つ必要がなくなりました。従業員は、簡単な質問に答えるために何ヶ月ものトレーニングを受ける必要はありません。それはすべてナレッジベースにあります。 1回の検索で済みます。

専門知識を共有する

専門家に相談することは今や過去のものです。知識ベースがあれば、あなたは専門家になります。ナレッジベースには、専門家が作成したガイドやドキュメントが満載です。他の場所で助けを求める必要はありません。

より良い検索エンジンランキング

パブリックナレッジベースは、SEOの優れた情報源としても使用できます。ナレッジ記事とコンテンツを最適化して、特定のキーワードの検索エンジンで上位にランク付けすることができます。

さまざまな種類の知識管理システム

知識管理システムを開発する最初のステップは、明確な目標を設定することです。あなたの知識ベースの主な目的は何ですか？それは顧客にサービスを提供するためですか、それともあなた自身の部門を管理するためですか？

明確な目標が決まったら、さまざまな種類の知識ベースに基づいて適切なKMSを見つけることができます。

カスタマーサポートシステム

これらは、顧客にサービスを提供するために作成するパブリックナレッジベースシステムです。カスタマーサポートのナレッジベースには、チュートリアルとガイドが含まれています。特に製品やサービスに関連する一般的な問題への回答。これにより、顧客はカスタマーサポートに連絡することなくソリューションを見つけることができます。

専門知識システム

専門知識システムは、多くの場合、会社のチームまたは部門にサービスを提供するために非公開にされます。たとえば、顧客サポート部門は専門知識システムを使用して、一般的な顧客の問題に対する回答をすばやく見つけることができます。このタイプのナレッジベースには、特定のトピックについて作成されたエキスパートガイドが含まれています。

ドキュメント管理システム

名前が示すように、ドキュメント管理システムはドキュメントを管理するための知識ベースです。これは、複数の製品またはサービスを提供する企業に特に役立ちます。ドキュメント管理システムは、すべての製品の1つの大きなマニュアルを1か所で作成するのに役立ちます。

データベース管理システム

データベース管理システムは、製品またはビジネスに関連するさまざまなタイプのデータを保存および共有するために使用されます。顧客に関連するデータであろうと製品履歴であろうと、データベース管理はすべてを適切に整理するのに役立ちます。

最高の知識管理システムとソリューション

さまざまなタイプの知識ベースを構築するために使用できる最高の知識管理システムとソリューションを見つけたかったのです。以下に私たちのトップピックを示します。

1.WordPressのKnowAll

最適な用途：カスタマーサポートと教育
価格： 149ドルから

KnowAllは、ビジネスや教育向けのあらゆる種類の知識管理システムを構築するための完全なソリューションです。

KnowAllを使用する主な利点は、簡単に始められることです。これは基本的にWordPressのプラグアンドプレイテーマです。すべてがあなたの知識ベースをすぐに構築し、それをあなたのブランドに合わせるためにそれをカスタマイズするのを助けるために作られています。

KnowAllを使用すると、ブログを開始するのと同じくらい簡単にナレッジベースを構築できます。数回クリックするだけで新しい記事を作成し、注文して、カテゴリとサブカテゴリに整理できます。テーマは、ユーザーインターフェイスの観点からニーズに応えるために複数のデザインオプションを提供します。

しかし、それだけではありません。ナレッジベースに追加される付加価値は統計です。 KnowAllを使用すると、最も閲覧された記事を確認し、読者にフィードバックを求めることができるため、どの記事が有用で、どの記事を改善する必要があるかを確認できます。

KnowAllの最高の機能

簡単に開始：テーマをインストールすると、最初の記事を公開する準備が整います。
整理が簡単：複数のカテゴリとサブカテゴリを作成して記事を整理し、選択した順序で記事を表示します
複数のデザインオプション：複数のデザインから選択して、ブランドに合わせてカスタマイズできます。
分析とレポート：記事に関するユーザーフィードバックを取得します

2. Document360

最適な用途：パブリックまたはプライベートのナレッジベース
価格：月額$ 99（14日間の無料トライアル）

Document360は、知識管理システムの分野に該当するセルフサービスの知識ベースソフトウェアです。これは、定義可能な顧客および内部ユーザーの知識を収集、整理、取得、および共有するための完全なソリューションです。

Documents360の最高の機能

複数のダッシュボード：多数のプロジェクトまたはドキュメントWebサイトをサポートしているため、製品リストが拡張されたときに他の場所を探す必要がありません。
強力なエディター：効率的で構造を書くためのMarkdownエディターとWYSIWYG（What You See is What You Get）エディターをサポートします。
Googleのようなドライブ：ファイル、画像、動画を保存および管理し、いつでもナレッジベースに挿入できます。
バージョン管理とロールバック：記事の以前のバージョンに簡単にロールバックする機能。
サードパーティの統合： Intercom、Freshdesk、Microsoft、Zendeskなどと統合できます。
カテゴリレベルのセキュリティ： Document360には、すべてのシナリオをカバーする複数のレベルの高度なセキュリティアクセスが付属しています。さまざまなレベルでリーダーへのアクセスを提供できます。
分析とレポート：顧客の地理、パフォーマンス、検索の概要に関する詳細なレポートを提供する強力な洞察。

3.Zendeskガイド

最適な用途：大企業のナレッジベース
価格：エージェントあたり月額89ドル

Zendeskは、カスタマーサポート管理に最適なソフトウェアの1つとして知られています。ただし、サポートチケットやライブチャット以上のものを処理できます。

Zendeskは、ZendeskGuideと呼ばれるスムーズなナレッジマネジメントシステムも備えています。これを使用して、顧客と従業員にサービスを提供するためのプライベートナレッジベースとパブリックナレッジベースの両方をセットアップできます。

ZendeskガイドはZendeskソフトウェアスイートの一部です。 Zendeskをサブスクライブすると、他のいくつかのツールにアクセスできます。これにより、大企業や企業に適したオプションになります。

Zendeskの最高の機能

初心者向けのインターフェース： Zendeskは非常に初心者向けのユーザーインターフェースを備えています。それはあなたが複雑化することなくあなたの知識ベースを管理することを可能にします。
すべてを1か所から管理： Zendeskにはオムニチャネルダッシュボードもあります。これを使用すると、ナレッジベース、サポートチケット、チャット、通話などを1か所から管理できます。
WYSIWYGエディター： Zendeskガイドには、「表示されるもの」と「取得するもの」スタイルエディターが含まれています。このエディタを使用して、リッチコンテンツのデザインを作成できます。
ビルトインCRM： Zendeskは独自のCRMであるSunshineを使用しており、顧客にパーソナライズされたエクスペリエンスを提供できます。

4.HelpJuice

最適な用途：パブリックナレッジベース
価格：月額369ドル

HelpJuiceは、スタートアップや中小企業に最適な、最新で使いやすいナレッジベースソフトウェアです。このソフトウェアは、ウォルマートなどの評判の良い多くの大手ブランドから、月曜日などの新興企業に使用されています。

他のほとんどのKBソフトウェアとは異なり、HelpJuiceはセットアップと管理が簡単です。また、変更履歴を保持しながら、適切に構造化されたコンテンツを作成できる革新的なエディターも備えています。

HelpJuiceの最高の機能

強力なエディター：コンテンツエディターは多くの便利な機能をサポートしています。コラボレーションやアクセスの制御のように。
簡単なセットアップ： HelpJuiceはとても簡単にセットアップできます。実際には、知識ベースを数分以内に稼働させることができます。
テーマとカスタマイズ：事前に作成されたテーマを使用して、ナレッジベースのデザインをカスタマイズすることもできます。
サードパーティの統合： HelpJuiceは、Slack、Zendesk、SalesForce、およびその他の統合もサポートしています。

5.HubSpotサービスハブ

最適な用途：大企業向けのナレッジベース
価格：サービスハブは無料で始まります。プロプラン（5ユーザーで月額$ 400）以上で利用可能なナレッジベース。

HubSpotのサービスハブは、ライブチャットやヘルプデスクからナレッジベースや顧客フィードバック調査まで、あらゆるものを提供するカスタマーサービスソフトウェアの完全なスイートです。これらのツールはすべてHubSpotのCRMに基づいて構築されており、顧客とのやり取りを1つの統一されたビューでビジネスに提供します。

Service Hubのナレッジベースを使用すると、顧客が自分自身を助けるのに役立つ記事を簡単に作成できます。よくある質問を、ヘルプ記事、ビデオ、およびドキュメントの検索可能なライブラリに変換します。

HubSpotの最高の機能

使いやすく直感的： HubSpotの使用を開始するのは簡単です。テンプレートを作成して記事の作成を容易にし、既存のナレッジベース記事を自動的にインポートします。
カスタマイズ可能：ナレッジベースページでデザイン、フッター、ヘッダー、分類などを調整します。
多言語サポート：ナレッジベースを作成および管理して、顧客の好みの言語で回答します。
強力な分析：顧客が検索している用語を確認し、記事のパフォーマンスを監視し、ビデオエンゲージメントを確認します。これにより、取り組みを分析し、新しい記事を作成する必要がある場所を確認できます。
オールインワンプラットフォーム： Service Hubには、ナレッジベースに加えて、ライブチャットやヘルプデスクなどのツールが含まれています。また、すべてがHubSpotの他のツールと統合するように構築されているため、マーケティングから販売、サービスに至るまで、顧客の活動を統一的に把握できます。

6. Zoho Wiki

最適な用途： Wikiスタイルのプライベートナレッジベース
価格：ユーザーあたり月額$ 3

Zohoは、手頃な価格のビジネスツールスイートで人気のあるプラットフォームです。 Zohoは安価ですが、ツールも非常に基本的です。

ほとんどのソフトウェアと同様に、ZohoWikiは基本的な機能を備えたナレッジマネジメントソフトウェアです。ウィキスタイルのナレッジベースをセットアップするために必要なものがすべて揃っています。これ以上何もない。

機能が限られているため、小規模なチームや企業向けのプライベートナレッジベースを作成するのに最適です。

ZohoWikiの最高の機能

シンプルなコンテンツ管理：さまざまな種類のコンテンツを簡単に作成および管理できます。
コンテンツを分類する：カテゴリを使用して、コンテンツを適切に整理します。
ユーザー権限の制御：コンテンツを表示できる個人またはグループを制御できます。
サードパーティの統合： ZohoWikiは多くのサービスとの統合をサポートしています。他の多くのZoho製品を含みます。

7.レッスン

最適な用途：プライベートトレーニングナレッジベース
価格：指定なし

Lessonlyは、従業員のトレーニングとプライベートナレッジベースを作成するために特別に作成されたナレッジマネジメントソフトウェアです。

チームのトレーニングを容易にするための一連のツールが付属しています。ユーザーがサポートチケットの処理やライブチャットの練習などを練習できるようにするようなものです。

レッスンは2つの料金プランでご利用いただけます。ただし、同社はウェブサイトで価格を指定していません。価格は、ユーザー数とナレッジベースに必要なツールに基づいて計算されます。

レッスンの最高の機能

初心者に優しいダッシュボード： Lessonlyは非常にユーザーフレンドリーです。コンテンツ作成者は知識を簡単に管理できます。そして、ユーザーはイライラすることなく学ぶことができます。
シンプルなコースビルダー：インテリジェントでシンプルなコースビルダーは、多くの便利な機能をサポートしています。画面録画やウェブカメラ録画など。
統計とレポート：組み込みの分析を使用すると、進行状況と統計を追跡できます。そして、データを使用して、知識ベースをさらに改善します。
サードパーティの統合： Salesforce、Zendesk、およびその他の多くのツールをLessonlyと統合できます。

どのナレッジマネジメントシステムを使用する必要がありますか？

ビジネスに必要なすべてのツールを含む適切な知識管理システムを見つけることはそれほど難しくありません。これが私たちの提案です。

WordPressは、中小企業や新興企業向けのナレッジベースを構築するための理想的な選択肢です。これを使用して、あらゆる種類のパブリックおよびプライベートのナレッジベースを構築できます。機能を拡張するための何千ものプラグインをサポートします。そして、それは非常に手頃な価格です。

大企業や企業の場合、Zendeskのようなオールインワンソリューションを使用することをお勧めします。カスタマーサービスとナレッジベースを1か所から管理することは価値があります。特に、多くの部門やチームを監督する必要がある場合。

もちろん、私たちの言葉をそのまま受け入れるべきではありません。より多くの調査を行い、より多くのオプションを探索して、ビジネスに適したKMSを見つけてください。また、独自のナレッジマネジメント製品をチェックすることもできます。あらゆる種類の知識ベースを構築するためだけに作られたツールのラインナップがあります。