7 najlepszych systemów zarządzania wiedzą do budowania wszystkich typów KMS

System zarządzania wiedzą (KMS) jest istotną częścią prawie każdego udanego biznesu. Dlaczego jednak wiele nowych firm i start-upów lekceważy go jako element opcjonalny?

Głównymi przyczynami są kosztowne koszty zarządzania bazą wiedzy i regularne jej utrzymywanie. Walka z aktualizacją artykułów merytorycznych za pomocą skomplikowanych narzędzi to kolejny powód, dla którego firmy unikają budowania baz wiedzy.

Jednak dzięki odpowiedniemu KMS możesz uniknąć wszystkich tych problemów. I zbuduj łatwą w zarządzaniu bazę wiedzy przy niewielkim budżecie.

Znaleźliśmy kilka systemów zarządzania wiedzą, które są stworzone dla firm takich jak Twoja i wiele innych. W tym przewodniku przyjrzymy się bliżej systemom, aby znaleźć odpowiedni KMS dla Twojego projektu.

Zacznijmy.

Stwórz system zarządzania wiedzą — łatwy sposób!

Zbuduj KMS z możliwością wyszukiwania i utrzymuj swój zespół na tej samej stronie.

Pobierz motyw

Co to jest system zarządzania wiedzą (KMS)?

System zarządzania wiedzą można zdefiniować na wiele sposobów. Dla niektórych jest to platforma do nauczania i uczenia się. Dla wielu innych to platforma do efektywnego rozwiązywania problemów.

Mówiąc najprościej, system zarządzania wiedzą to platforma lub narzędzie, którego używasz do dzielenia się wiedzą.

Na przykład za pomocą systemu zarządzania wiedzą możesz tworzyć artykuły, dokumenty i przewodniki. Następnie możesz udostępnić je swoim klientom lub pracownikom, aby mogli znaleźć rozwiązania typowych problemów związanych z Twoim produktem.

Niezależnie od tego, czy chodzi o edukowanie klientów, jak korzystać z produktu. Lub naucz swoich pracowników, jak radzić sobie w różnych sytuacjach. Wszyscy możemy się zgodzić, że baza wiedzy może być pod wieloma względami korzystna dla wszystkich rodzajów firm.

Korzyści z zarządzania wiedzą i udostępniania

Jeśli potrzebujesz dalszego przekonywania, oto tylko kilka z wielu korzyści płynących z zarządzania wiedzą.

Obniż koszty obsługi klienta

Dzięki bazie wiedzy umożliwiasz swoim klientom i pracownikom samodzielne znajdowanie rozwiązań.

Jeśli klient ma problem, może poszukać odpowiedzi w bazie wiedzy. Pracownicy mogą korzystać z bazy wiedzy, aby znaleźć przewodniki dotyczące radzenia sobie z określonymi sytuacjami, takimi jak odpowiadanie na zapytania klientów.

Tak czy inaczej, może to pomóc skrócić czas i koszty związane z odpowiadaniem na e-maile i połączenia telefoniczne.

Szkolenie pracowników i zespołów

Prywatne bazy wiedzy są powszechnie wykorzystywane przez firmy do szkolenia i edukacji swoich pracowników i zespołów. Możesz stworzyć wiele baz wiedzy dla każdego działu. Wypełnij go kursami, rozwiązaniami i przewodnikami. Aby mogli samodzielnie znaleźć samouczki zawierające przewodniki po typowych problemach.

Szybsze rozwiązywanie problemów

Bazy wiedzy pomagają również zaoszczędzić czas, dostarczając rozwiązania na żądanie. Klienci nie muszą już dzwonić i czekać godzinami, aby rozwiązać problem. Pracownicy nie muszą przechodzić wielomiesięcznych szkoleń, aby odpowiadać na proste pytania. Wszystko jest w bazie wiedzy. To tylko jedno wyszukiwanie.

Dziel się wiedzą ekspercką

Skonsultowanie się z ekspertem to już przeszłość. Z bazą wiedzy stajesz się ekspertem. Bazy wiedzy wypełnione są poradnikami i dokumentami przygotowanymi przez ekspertów. Nie ma potrzeby szukać pomocy gdzie indziej.

Lepszy ranking w wyszukiwarkach

Publiczne bazy wiedzy mogą być również wykorzystywane jako doskonałe źródło SEO. Możesz zoptymalizować artykuły merytoryczne i treści, aby uzyskać wyższą pozycję w wyszukiwarkach dla określonych słów kluczowych.

Różne rodzaje systemów zarządzania wiedzą

Pierwszym krokiem w rozwoju systemu zarządzania wiedzą jest wyznaczenie jasnych celów. Jaki jest główny cel Twojej bazy wiedzy? Czy ma służyć klientom, czy zarządzać własnymi działami?

Gdy masz jasny cel, możesz znaleźć odpowiedni KMS w oparciu o różne rodzaje baz wiedzy.

Systemy obsługi klienta

Są to publiczne systemy baz wiedzy, które tworzysz, aby służyć klientom. Bazy wiedzy obsługi klienta obejmują samouczki i przewodniki. W szczególności odpowiedzi na typowe problemy związane z produktami lub usługami. Pozwala to klientom znaleźć rozwiązania bez konieczności kontaktowania się z obsługą klienta.

Eksperckie systemy wiedzy

Systemy wiedzy eksperckiej są często prywatne, aby służyć zespołowi lub działowi firmy. Na przykład dział obsługi klienta może wykorzystać system wiedzy eksperckiej, aby szybko znaleźć odpowiedzi na typowe problemy klientów. Ten rodzaj baz wiedzy zawiera poradniki ekspertów na określone tematy.

Systemy zarządzania dokumentami

Jak sama nazwa wskazuje, systemy zarządzania dokumentami to bazy wiedzy do zarządzania dokumentami. Jest to szczególnie przydatne dla firm oferujących wiele produktów lub usług. Systemy zarządzania dokumentami pomagają stworzyć jedną obszerną instrukcję dla wszystkich produktów w jednym miejscu.

systemy zarządzania bazą danych

Systemy zarządzania bazami danych służą do przechowywania i udostępniania różnych typów danych związanych z produktem lub firmą. Niezależnie od tego, czy chodzi o dane dotyczące klientów, czy historię produktów, zarządzanie bazą danych pomaga utrzymać wszystko w porządku.

Najlepsze systemy i rozwiązania do zarządzania wiedzą

Chcieliśmy znaleźć najlepsze systemy zarządzania wiedzą i rozwiązania, które można wykorzystać do budowy różnego rodzaju baz wiedzy. Poniżej znajdziesz nasze najlepsze typy.

1. Dowiedz się wszystkiego na WordPressie

• Najlepsze dla: obsługa klienta i edukacja
• Cena: od $149

KnowAll to kompletne rozwiązanie do budowania wszelkiego rodzaju systemów zarządzania wiedzą dla firm i edukacji.

Główną zaletą korzystania z KnowAll jest to, że łatwo jest zacząć. Jest to w zasadzie motyw typu plug and play dla WordPressa. Wszystko po to, aby pomóc Ci w krótkim czasie zbudować bazę wiedzy i dostosować ją do Twojej marki.

Dzięki KnowAll budowanie bazy wiedzy jest tak proste, jak założenie bloga. Za pomocą kilku kliknięć możesz tworzyć nowe artykuły, porządkować je i organizować w kategorie i podkategorie. Motyw oferuje wiele opcji projektowania, aby zaspokoić Twoje potrzeby w zakresie interfejsu użytkownika.

Ale to nie wszystko, wartością dodaną do bazy wiedzy są statystyki. Dzięki KnowAll będziesz mógł zobaczyć, które artykuły są najczęściej oglądane i poprosić czytelników o opinię, dzięki czemu zobaczysz, które artykuły były przydatne, a które wymagają poprawy.

Najlepsze cechy KnowAll

• Łatwy start : zainstaluj motyw i możesz opublikować swoje pierwsze artykuły.
• Łatwe organizowanie : twórz wiele kategorii i podkategorii, aby organizować swoje artykuły i wyświetlać je w wybranej przez siebie kolejności
• Wiele opcji projektowych : możesz wybierać spośród kilku projektów i dostosowywać je do swojej marki.
• Analizy i raporty : uzyskaj opinie użytkowników na temat swoich artykułów

2. Dokument360

• Najlepsze dla: publiczne lub prywatne bazy wiedzy
• Cena: 99 USD miesięcznie (bezpłatny 14-dniowy okres próbny)

Document360 to samoobsługowe oprogramowanie bazy wiedzy, które podlega dyscyplinie systemu zarządzania wiedzą. Jest to kompletne rozwiązanie do gromadzenia, organizowania, wyszukiwania i udostępniania wiedzy Twoim klientom i użytkownikom wewnętrznym, którą możesz zdefiniować.

Najlepsze cechy dokumentów360

• Wiele pulpitów nawigacyjnych: obsługuje wiele projektów lub witryn z dokumentacją, dzięki czemu nie musisz szukać nigdzie indziej, gdy lista produktów się powiększy.
• Potężny edytor: obsługa edytora Markdown i edytora WYSIWYG (What You See is What You Get) dla wydajnego i strukturalnego pisania.
• Dysk podobny do Google: przechowuj i zarządzaj plikami, obrazami, filmami i wstawiaj je do swojej bazy wiedzy w dowolnym momencie.
• Wersjonowanie i przywracanie: Możliwość łatwego przywrócenia poprzedniej wersji artykułu.
• Integracje innych firm: Może być zintegrowany z Intercomem, Freshdesk, Microsoft i Zendesk oraz wieloma innymi.
• Bezpieczeństwo na poziomie kategorii: Document360 zapewnia zaawansowany dostęp do zabezpieczeń na wielu poziomach, aby uwzględnić wszystkie scenariusze. Możesz zapewnić dostęp swoim Czytelnikom na różnych poziomach.
• Analityka i raporty: Potężne informacje dające szczegółowe raporty dotyczące lokalizacji klienta, wydajności i przeglądu wyszukiwania.

3. Przewodnik Zendesk

• Najlepsze dla: Duże bazy wiedzy dla przedsiębiorstw
• Cena: 89 USD za agenta miesięcznie

Zendesk jest znany jako jedno z najlepszych programów do zarządzania obsługą klienta. Ale może obsłużyć znacznie więcej niż bilety wsparcia i czat na żywo.

Zendesk posiada również sprawny system zarządzania wiedzą o nazwie Zendesk Guide. Które można wykorzystać do skonfigurowania zarówno prywatnych, jak i publicznych baz wiedzy do obsługi klientów i pracowników.

Zendesk Guide jest częścią pakietu oprogramowania Zendesk. Po wykupieniu subskrypcji Zendesk uzyskasz dostęp do kilku innych narzędzi. To sprawia, że ​​jest to bardziej odpowiednia opcja dla większych firm i przedsiębiorstw.

Najlepsze cechy Zendesk

• Interfejs przyjazny dla początkujących: Zendesk posiada bardzo przyjazny dla początkujących interfejs użytkownika. Pozwala bez komplikacji zarządzać bazą wiedzy.
• Zarządzaj wszystkim z jednego miejsca: Zendesk ma również omnichannel dashboard. Dzięki niemu możesz zarządzać swoją bazą wiedzy, zgłoszeniami do pomocy technicznej, czatem, połączeniami i nie tylko z jednego miejsca.
• WYSIWYG Editor: Zendesk Guide zawiera edytor stylu „What You See Is What You Get”. Za pomocą tego edytora możesz tworzyć projekty z bogatą zawartością.
• Wbudowany CRM: Zendesk korzysta z Sunshine, własnego systemu CRM, który umożliwia dostarczanie klientom spersonalizowanych doświadczeń.

4. Pomoc Sok

• Najlepsze dla: Publiczne bazy wiedzy
• Cena: 369 USD miesięcznie

HelpJuice to nowoczesne i łatwe w użyciu oprogramowanie bazy wiedzy, które jest idealne dla start-upów i małych firm. Oprogramowanie jest używane przez wiele renomowanych dużych marek, takich jak Walmart, do startupów, takich jak poniedziałek.

W przeciwieństwie do większości innych programów KB, HelpJuice jest łatwiejszy w konfiguracji i zarządzaniu. Posiada również innowacyjny edytor, który pozwala tworzyć dobrze ustrukturyzowane treści z zachowaniem historii zmian.

Najlepsze cechy HelpJuice

• Potężny edytor: Edytor treści obsługuje wiele przydatnych funkcji. Jak współpraca i kontrola dostępu.
• Łatwa konfiguracja: HelpJuice jest tak łatwy w konfiguracji. Właściwie możesz mieć bazę wiedzy działającą w ciągu kilku minut.
• Motywy i dostosowania: Możesz także dostosować projekt swojej bazy wiedzy, korzystając z gotowych motywów.
• Integracje z innymi firmami: HelpJuice obsługuje również Slack, Zendesk, SalesForce i inne integracje.

5. Hub serwisowy HubSpot

• Najlepsze dla : Baza wiedzy dla większych firm
• Cena : Service Hub zaczyna się bezpłatnie. Baza wiedzy dostępna w abonamencie Pro (400 USD/mies. dla 5 użytkowników) i wyższych.

HubSpot Service Hub to pełny pakiet oprogramowania do obsługi klienta, który zapewnia wszystko, od czatu na żywo i pomocy technicznej po bazę wiedzy i ankiety z opiniami klientów. Wszystkie te narzędzia są oparte na CRM HubSpot, zapewniając Twojej firmie jeden ujednolicony widok interakcji z klientami.

Baza wiedzy Service Hub ułatwia tworzenie artykułów pomagających klientom w samodzielnym niesieniu pomocy. Przekształć często zadawane pytania w przeszukiwalną bibliotekę artykułów pomocy, filmów i dokumentacji.

Najlepsze cechy HubSpot

• Łatwy w użyciu i intuicyjny: rozpoczęcie pracy z HubSpot to pestka. Twórz szablony, aby ułatwić tworzenie artykułów i automatycznie importuj istniejące artykuły z bazy wiedzy.
• Możliwość dostosowania: dostosuj projekt, stopkę, nagłówek, kategoryzację i inne elementy na stronach bazy wiedzy.
• Obsługa wielu języków: Twórz bazę wiedzy i zarządzaj nią, aby odpowiadać klientom w ich preferowanym języku.
• Zaawansowane analizy: zobacz, jakich terminów szukają klienci, monitoruj wydajność artykułów i zobacz zaangażowanie wideo — aby przeanalizować swoje wysiłki i zobaczyć, gdzie musisz tworzyć nowe artykuły.    
• Platforma typu „wszystko w jednym”: Service Hub zawiera narzędzia, takie jak czat na żywo i help desk oprócz bazy wiedzy. A ponieważ wszystko jest zbudowane tak, aby integrować się z innymi narzędziami HubSpot, możesz uzyskać ujednolicony obraz aktywności klientów, od marketingu po sprzedaż i obsługę.

6. Zoho Wiki

• Najlepsze dla: prywatne bazy wiedzy w stylu Wiki
• Cena: 3 USD za użytkownika miesięcznie

Zoho to platforma popularna ze względu na zestaw niedrogich narzędzi biznesowych. Zoho jest tanie, ale ich narzędzia są również bardzo podstawowe.

Podobnie jak większość ich oprogramowania, Zoho Wiki to oprogramowanie do zarządzania wiedzą z podstawowymi funkcjami. Zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby skonfigurować bazę wiedzy w stylu wiki. Nic więcej.

Ze względu na ograniczone funkcje i funkcjonalność najlepiej nadaje się do tworzenia prywatnych baz wiedzy dla małych zespołów i firm.

Najlepsze cechy Zoho Wiki

• Proste zarządzanie treścią: Łatwe tworzenie i zarządzanie różnymi rodzajami treści.
• Kategoryzuj zawartość: Użyj kategorii, aby odpowiednio uporządkować zawartość.
• Kontroluj uprawnienia użytkowników: Możesz kontrolować, które osoby lub grupy mogą wyświetlać zawartość.
• Integracje z innymi firmami: Zoho Wiki obsługuje integrację z wieloma usługami. W tym wiele innych produktów Zoho.

7. Mniej

• Najlepsze dla: Prywatne bazy wiedzy szkoleniowej
• Cena: Nie określono

Lessonly to oprogramowanie do zarządzania wiedzą stworzone specjalnie do tworzenia szkoleń pracowników i prywatnych baz wiedzy.

Zawiera zestaw narzędzi, które ułatwiają szkolenie zespołów. Na przykład umożliwienie użytkownikom przećwiczenia obsługi zgłoszeń do pomocy technicznej, praktyki czatu na żywo i wielu innych.

Lessonly jest dostępny w 2 planach cenowych. Firma nie podała jednak cen na stronie. Wycena zostanie obliczona na podstawie liczby użytkowników i narzędzi, których potrzebujesz do swojej bazy wiedzy.

Najlepsze cechy Lessonly

• Przyjazny dla początkujących pulpit nawigacyjny: Lessonly jest niezwykle przyjazny dla użytkownika. Twórcy treści mogą łatwo zarządzać wiedzą. A użytkownicy mogą uczyć się bez frustracji.
• Simple Course Builder: Inteligentny i prosty kreator kursów obsługuje wiele przydatnych funkcji. Takich jak nagrywanie ekranu i nagrywanie z kamery internetowej.
• Statystyki i raporty: dzięki wbudowanym narzędziom analitycznym możesz śledzić postępy i statystyki. I wykorzystaj te dane do dalszego ulepszania swojej bazy wiedzy.
• Integracje z innymi firmami: Możesz zintegrować Salesforce, Zendesk i wiele innych narzędzi z Lessonly.

Jakiego systemu zarządzania wiedzą powinieneś użyć?

Znalezienie odpowiedniego systemu zarządzania wiedzą, który zawiera wszystkie niezbędne narzędzia dla Twojej firmy, nie jest takie trudne. Oto nasza sugestia.

WordPress to idealny wybór do budowania baz wiedzy dla małych i średnich firm oraz startupów. Możesz go używać do budowania wszelkiego rodzaju publicznych i prywatnych baz wiedzy. Obsługuje tysiące wtyczek rozszerzających funkcjonalność. I jest niezwykle przystępny cenowo.

W przypadku dużych przedsiębiorstw i korporacji zalecamy rozwiązanie typu „wszystko w jednym”, takie jak Zendesk. Zarządzanie obsługą klienta i bazą wiedzy z jednego miejsca będzie warte swojej ceny. Zwłaszcza, gdy trzeba nadzorować wiele działów i zespołów.

Oczywiście nie powinieneś wierzyć nam na słowo. Przeprowadź więcej badań i poznaj więcej opcji, aby znaleźć odpowiedni KMS dla swojej firmy. Możesz również sprawdzić nasze własne produkty do zarządzania wiedzą. Mamy zestaw narzędzi stworzonych specjalnie do budowania wszelkiego rodzaju baz wiedzy.