Cum să utilizați Zapier pentru a vă automatiza sarcinile de afaceri

Dacă lucrezi online, mai devreme sau mai târziu vei descoperi că există mai multe sarcini la îndemână decât poți face față. Și acest lucru se poate întâmpla în aproape orice domeniu de afaceri la care vă puteți gândi. De exemplu, bloggerii ar putea fi copleșiți de gestionarea rețelelor sociale. Managerii de produs ar putea pierde urma mențiunilor lor online. Întreprinzătorii s-ar putea să fie dezamăgiți cu foi de calcul nesfârșite de contacte la care să ia legătura.

Lista sarcinilor din orice industrie poate crește rapid de la 0 la 100. Și de multe ori, acest lucru se întâmplă peste noapte. Cu alte cuvinte, se întâmplă atunci când te aștepți mai puțin. Ca atare, este ușor să pierdeți potențialele oportunități sau pur și simplu să pierdeți oportunitatea de a vă promova afacerea în continuare.

Acum, deși este imposibil să automatizezi fiecare sarcină de afaceri (dacă numai!), cu siguranță poți elimina o mulțime de efort suplimentar de la tine folosind instrumente precum Zapier. Într-adevăr, în loc să angajați un asistent extern, puteți utiliza o platformă special creată pentru a vă ajuta să automatizați unele dintre cele mai comune sarcini de afaceri. Și fă-o cu atâta precizie încât te vei întreba de ce nu ai început să folosești un astfel de instrument mai devreme.

Cu propriile cuvinte, „Zapier este un instrument de automatizare online care conectează aplicațiile tale preferate, cum ar fi Gmail, Slack, Mailchimp și multe altele. Puteți conecta două sau mai multe aplicații pentru a automatiza sarcini repetitive fără codificare sau să vă bazați pe dezvoltatori pentru a construi integrarea. Este destul de ușor încât oricine își poate construi propriile fluxuri de lucru pentru aplicații cu doar câteva clicuri.” .

Să presupunem că derulezi o campanie de reclame pe Facebook. În general, ați folosi un fișier de foaie de calcul pentru a introduce fiecare client potențial nou și apoi ați continua procesul de generare a clienților potențiali de acolo. Cu Zapier, puteți sări peste procesul de introducere. Acest lucru se datorează faptului că Zapier oferă o funcție de automatizare perfectă pentru adăugarea automată a clienților potențiali Facebook în fișierul tabelar.

De asemenea, puteți face lucruri precum sincronizarea contului dvs. Slack și Gmail, astfel încât să puteți conversa prin chat direct din Mesaje primite sau invers. În plus, Zapier este cunoscut pentru funcțiile sale de gestionare a fișierelor, automatizarea comerțului electronic și automatizarea rețelelor sociale. Există foarte puține lucruri pe care nu le puteți face cu Zapier când vine vorba de automatizarea sarcinilor zilnice de afaceri.

Și această postare va analiza aceste tehnici și metode diferite în profunzime.

Zapier dintr-o privire

Cea mai fundamentală explicație pentru serviciile Zapier ar fi că folosește două aplicații diferite și face o conexiune distinctă între ele. De la doar 200 de integrări în urmă cu câțiva ani, Zapier acceptă acum peste 1.500 de aplicații și platforme diferite. Și poți fi sigur, Zapier știe câteva lucruri despre aplicațiile pe care le folosești deja în fluxul tău de lucru.

De exemplu, dacă sunteți utilizator Shopify – puteți utiliza Zapier pentru a trimite direct datele despre informațiile despre clienți de la Shopify către serviciul dvs. preferat de marketing prin e-mail. Astfel de servicii includ MailChimp, ActiveCampaign, AWeber și multe altele. În plus, puteți trimite acele date despre clienți către foi de calcul, Airtable sau orice altă platformă de colectare a datelor.

Scopul rămâne întotdeauna același, să vă ajute să eficientizați și să automatizați sarcinile pe care altfel ar trebui să le faceți manual. Zapier, ca companie de software, este un expert în acest domeniu și există un motiv pentru care cele mai populare mărci din lume îl adoptă pe Zapier drept alegerea lor preferată de automatizare a sarcinilor de afaceri.

Așadar, cu toate astea din drum, cred că este timpul să analizăm modalități prin care puteți folosi Zapier pentru a vă automatiza propriile sarcini de afaceri. Această listă acoperă totul, de la sfaturi, trucuri și cele mai populare integrări Zapier de care puteți beneficia imediat. Nu ezitați să ne împărtășiți modurile în care utilizați singur Zapier, mai jos, în secțiunea de comentarii.

#1: eficientizați-vă sarcinile de social media

Partajarea conținutului pe un site de rețea socială este ușor de gestionat. Dar, când începi să mai adaugi câteva, sarcina de gestionare a rețelelor sociale începe să devină puțin mai grea. De fapt, ai putea economisi ore din timpul tău pe săptămână doar prin automatizarea multor sarcini zilnice de social media. De exemplu, programarea de conținut nou pentru publicare, trimiterea de actualizări ale postărilor de blog sau chiar răspunsuri automate la întrebările obișnuite.

Întrebarea este, ai mai făcut așa ceva înainte? Dacă nu, Zapier oferă unele dintre cele mai bune instrumente de automatizare a rețelelor sociale existente.

Să aruncăm o privire mai atentă la unele dintre cele mai populare utilizări ale funcțiilor de automatizare socială ale Zapier. Rețineți că aceasta este doar o mică prezentare generală a celor peste 1.500 de integrări la care aveți acces ca utilizator Zapier.

• Notificări de marcă. Găsirea de mențiuni solide ale mărcii dvs. pe peste 10 rețele de socializare este un coșmar absolut. Într-un sens în care durează prea mult, iar rezultatele sunt de multe ori denaturate. Cu Zapier, puteți automatiza întregul proces. De exemplu, vă puteți conecta contul Mention la Zapier. Acest lucru vă va oferi apoi acces pentru a trimite direct orice mențiuni noi de marcă într-un fișier de calcul, la canalul dvs. Slack sau pentru a vă e-mail direct.
• Diverse postări încrucișate. Ai o postare interesantă pe blog pe care să o împărtășești cu urmăritorii tăi? Nu vă pierdeți timpul încercând să publicați un fir nou în fiecare rețea la care v-ați înscris. În schimb, utilizați Zapier pentru a automatiza întregul proces. Fie că este vorba de LinkedIn, Twitter, Facebook sau Instagram. Instrumentele de postare încrucișată vă permit să publicați o actualizare pe cele mai populare site-uri de socializare cu o singură actualizare. În plus, dacă ai configurat un flux RSS, toate postările pot fi făcute fără a fi nevoie deloc de prezența ta. Cu adevărat automatizat.
• Monitorizarea continutului. Căutați să urmăriți îndeaproape un anumit subiect sau subiect? Cu Zapier, puteți configura monitorizarea automată a conținutului cu filtre și seturi de reguli extrem de stricte. De exemplu, puteți exclude diferite tipuri de mânere pe Twitter pentru a evita să vedeți rezultate din acele profiluri. De asemenea, puteți furniza o listă setată de profiluri de monitorizat și puteți specifica un cuvânt cheie pentru care doriți să fiți notificat. Posibilitățile de monitorizare a conținutului în acest fel sunt limitate doar de imaginația și procesul creativ.

Partea grea? Ei bine, trebuie să setați totul pentru ca acesta să funcționeze. Dar, aceasta este o fracțiune de timp investită în comparație cu realizarea manuală a tuturor acestor sarcini.

#2: Creați un consiliu de afaceri centralizat

A face afaceri online necesită mai mult decât un cont de e-mail. Omul de afaceri obișnuit poate folosi oriunde de la 5 la 20 de instrumente diferite în fiecare zi. În funcție de tipul de afacere pe care o gestionați. Acum, acesta este un număr extrem de mare de instrumente și fluxuri de date de gestionat fără ajutor extern. Până acum, adică.

Integrarea Zapier cu mii de instrumente de afaceri populare deschide ușa pentru centralizarea ușoară a întregii dvs. afaceri. De exemplu, dacă utilizați Asana sau Trello pentru gestionarea sarcinilor, puteți crea filtre cu declanșatoare diferite care vă vor anunța ori de câte ori se întâmplă un anumit lucru. Și puteți face acest lucru pentru aproape orice aplicație prietenoasă cu Zapier.

Luați, de exemplu, aplicațiile de asistență pentru clienți. Sunt șanse să aveți o persoană de sprijin în echipa dvs., care gestionează majoritatea sarcinilor de asistență. Dar, unele întrebări de asistență sunt unice și necesită răspunsuri mai detaliate decât le-ar putea oferi o persoană de asistență.

Ca atare, Zapier vă permite să configurați anumite filtre care vă vor alerta ori de câte ori este adresată o anumită întrebare de asistență. Puteți trimite această notificare către e-mailul dvs., pe dispozitivul dvs. mobil sau oriunde doriți. Acum, imaginați-vă că puteți face acest lucru pentru aproape orice aplicație pe care o utilizați deja.

#3: Automatizare fără efort a managementului vânzărilor

Operați un magazin online? Dacă o faci, probabil că știi deja că o vânzare nu se termină niciodată după procesarea plății. Dacă ceva, atunci începe o vânzare și deschide ușa pentru promovarea ulterioară. Adică, cel mai probabil, veți dori să transformați noul client într-un abonat la newsletter și să le trimiteți un e-mail de bun venit, care să explice în profunzime despre ce este marca/produsul dumneavoastră.

În general, ar trebui să utilizați pluginuri (deseori plătite) pentru a automatiza astfel de sarcini. Și chiar dacă Zapier este un produs premium în sine, rezolvă problema necesității de prea multe plugin-uri. Natura calității de membru Zapier este că aveți acces nelimitat la oricare dintre aplicațiile și software-ul acceptat.

Deci, indiferent dacă sunteți un utilizator Shopify sau un membru WooCommerce - Zapier acceptă automatizarea pentru ambele la fel.

Să presupunem că doriți să trimiteți un e-mail de bun venit și o ofertă de abonament tuturor noilor clienți ai magazinului WooCommerce. În acest caz, vă veți conecta baza de date WooCommerce cu un cont MailChimp (sau orice alt serviciu de e-mail) (prin Zapier) și totul ar fi automatizat.

Zapier ar putea să vadă în timp real orice clienți noi și să declanșeze un filtru specific pe care l-ați creat. În acest caz, trimiterea unui e-mail de bun venit și oferirea clientului să se înscrie la newsletter-ul tău.

O astfel de metodologie și abordare vin în nenumărate lucruri cu Zapier. Sarcinile pe care credeai că trebuie să le efectuezi manual pot fi brusc automatizate în întregime. Eliberându-ți timp și permițându-ți să te concentrezi pe dezvoltarea afacerii tale prin alte mijloace.

#4: Gestionați-vă finanțele și cheltuielile

În afara automatizării sarcinilor de marketing, Zapier a crescut în popularitate datorită beneficiilor sale pentru managementul finanțelor. Dacă utilizați mai multe instrumente pentru a vă gestiona și urmări facturile, Zapier vă va oferi cu plăcere funcționalitatea de a uni întregul proces într-o singură factură.

De exemplu, ori de câte ori cineva vă trimite o factură PayPal, puteți face ca factura să fie convertită în orice format doriți să o păstrați. La fel, cu filtre adăugate, îți poți sorta facturile din mers. Fie că le adaugă pe o nouă platformă, fie că le salvează în dosare de pe Dropbox sau Google Drive. Posibilitățile sunt nesfârșite.

Cât costă Zapier?

Să vorbim despre prețuri. Deși puteți folosi Zapier gratuit, contul gratuit este extrem de limitat. Utilizatorii gratuiti pot crea doar 5 variante „zaps”, sunt limitati la un cronometru de actualizare de 15 minute și pot efectua doar declanșări într-un singur pas.

Pentru o companie independentă mică sau un blogger care abia la început - aceasta este suficientă pentru a vă ajuta să treceți prin unele dintre sarcinile mai grele de automatizare a afacerii.

Dar, când vine vorba de scalarea automatizării dvs. în general. Ei bine, trebuie să vă gândiți să deveniți un utilizator premium. Și caracteristicile care vin cu planurile premium merită din plin investiția.

Planul Professional (49 USD pe lună) este probabil cel mai sigur pariu pentru orice proprietar de afaceri mici sau mijlocii. aveți acces la Zaps nelimitat, un cronometru de actualizare de 2 minute și un filtru sofisticat.

În plus, planul Professional vine cu acces la Webhooks. Care, cu alte cuvinte, vă permite să conectați aplicații la Zapier care nu sunt încă acceptate oficial. Acest lucru este util dacă sunteți un dezvoltator sau aveți acces la un dezvoltator din echipa dvs.

Costul este justificat?

Cred că singurul mijloc de a răspunde la această întrebare este să faci o analiză amplă a sarcinilor tale de afaceri. De exemplu, petreceți o săptămână notând timpul petrecut pentru fiecare sarcină individuală. Și, ce a implicat fiecare sarcină și cum a beneficiat afacerea; fie pe termen scurt, fie pe termen lung.

După aceea, puteți crea o imagine mai amplă a cât de mult timp vă petreceți în ceea ce privește afacerile. Să presupunem că ajungi să petreci 6-7 ore pe săptămână pe managementul rețelelor sociale. Acum, deși s-ar putea să nu pară foarte mult, cu siguranță este mult atunci când considerați că puteți transforma acele 6-7 ore în 0 ore folosind instrumentele de automatizare Zapier.

Un alt mod de a-l privi este să iei în considerare bugetul tău. Cât din buget cheltuiți în prezent pe instrumente care vă fac un fel de automatizare? Sunt șanse să existe câțiva dintre aceștia în arsenalul tău.

Din nou, analizează argumentele pro și contra și vezi dacă este mai ieftin să folosești Zapier decât alternative cu drepturi depline. Reținând totodată că un singur abonament la Zapier permite o multitudine de oportunități de automatizare, mai degrabă decât cele strict izolate.

Sunt multe de învățat și de stăpânit

Este de la sine înțeles că stăpânirea acestui instrument uimitor de automatizare necesită timp. Treptat, veți descoperi noi moduri de a folosi Zapier, care vă aduce cu adevărat beneficii profitului. Dar, pentru a vă accelera curba de învățare, vă recomand cu căldură să urmați un curs cu ritm rapid. Un curs de învățare vă va ghida prin dezavantajele celei mai bune utilizări posibile pentru Zapier în afacerea dvs. Și, ar putea fi mult mai confortabil să înveți de la cineva care folosește și acest instrument pentru afacerea sa.

Un astfel de curs este publicat de Shaun Hughston pe Udemy. Include aproximativ 2 ore de materiale de învățare video. Și are o duzină de articole individuale la care te poți referi oricând.

Premisa acestui curs este să vă ofere o introducere cu drepturi depline în utilizarea Zapier în contextul automatizării afacerii. Și, deși costă 12 USD pentru a accesa cursul, acea sumă se va rambursa de zece ori de îndată ce vei începe să economisești timp la automatizarea sarcinilor tale de afaceri.

Declarație de încheiere

Dacă ai citit până aici, grozav! Înseamnă că ai un adevărat interes pentru Zapier și tot ceea ce are de oferit. Personal, îl consider unul dintre cele mai neprețuite instrumente pe care le poate avea un proprietar de afaceri. Posibilitățile de automatizare și optimizare a productivității sunt cu adevărat nelimitate. Cel mai bun lucru este că îți dai seama de scopul a ceea ce poți face – odată ce începi să te joci cu el.

Cu nenumărați ani de experiență și o comunitate solidă în spate, acesta este unul dintre acele instrumente despre care înveți și pe care le păstrezi. Nu ezitați să puneți întrebări sau să împărtășiți experiența dvs. cu utilizarea Zapier. Ne-ar plăcea să auzim despre modalități noi și inovatoare prin care Zapier poate fi folosit pentru a beneficia de afacerea dvs.