Come utilizzare Zapier per automatizzare le attività aziendali

Se lavori online, prima o poi scoprirai che ci sono più compiti a portata di mano di quanti tu possa gestire. E questo può accadere praticamente in qualsiasi area di business ti venga in mente. Ad esempio, i blogger potrebbero essere sopraffatti dalla gestione dei social media. I product manager potrebbero perdere traccia delle loro menzioni online. Gli imprenditori potrebbero essere risucchiati con infiniti fogli di lavoro di contatti a cui rivolgersi.

L'elenco delle attività in un determinato settore può aumentare rapidamente da 0 a 100. E spesso, ciò accade dall'oggi al domani. In altre parole, succede quando meno te lo aspetti. In quanto tale, è facile perdere potenziali opportunità o semplicemente perdere l'opportunità di promuovere ulteriormente la tua attività.

Ora, sebbene sia impossibile automatizzare ogni singola attività aziendale (se non altro!), puoi sicuramente eliminare un sacco di stress extra da te stesso utilizzando strumenti come Zapier. In effetti, invece di assumere un assistente esterno, puoi utilizzare una piattaforma appositamente creata per aiutarti ad automatizzare alcune delle attività aziendali più comuni. E fallo con una tale precisione che ti chiederai perché non hai iniziato a utilizzare uno strumento del genere prima.

Nelle loro stesse parole, "Zapier è uno strumento di automazione online che collega le tue app preferite, come Gmail, Slack, Mailchimp e altre. Puoi connettere due o più app per automatizzare le attività ripetitive senza codificare o fare affidamento sugli sviluppatori per creare l'integrazione. È abbastanza facile che chiunque possa creare i propri flussi di lavoro delle app con pochi clic". .

Diciamo che stai eseguendo una campagna pubblicitaria su Facebook. In genere, utilizzeresti un file di foglio di calcolo per inserire ogni nuovo lead e quindi continuerai il processo di generazione di lead da lì. Con Zapier, puoi saltare completamente il processo di input. Questo perché Zapier fornisce una funzione di automazione senza interruzioni per l'aggiunta automatica di lead di Facebook al tuo foglio di calcolo.

Allo stesso modo, puoi fare cose come sincronizzare il tuo account Slack e Gmail, in modo da poter chattare direttamente dalla tua Posta in arrivo o viceversa. Inoltre, Zapier è noto per le sue funzionalità di gestione dei file, l'automazione dell'eCommerce e l'automazione dei social media. C'è ben poco che non puoi fare con Zapier quando si tratta di automatizzare le attività aziendali quotidiane.

E questo post esaminerà in profondità quelle diverse tecniche e metodi.

Zapier a colpo d'occhio

La spiegazione più fondamentale per i servizi di Zapier sarebbe che utilizza due diverse app e crea una connessione distinta tra di loro. Da sole 200 integrazioni di alcuni anni fa, Zapier ora supporta più di 1.500 diverse app e piattaforme. E puoi stare tranquillo, Zapier sa una o due cose sulle app che stai già utilizzando nel tuo flusso di lavoro.

Ad esempio, se sei un utente Shopify, puoi utilizzare Zapier per inviare direttamente i dati delle informazioni sui clienti da Shopify al tuo servizio di email marketing preferito. Tali servizi includono MailChimp, ActiveCampaign, AWeber e molti altri. Inoltre, puoi inviare i dati dei clienti a fogli di calcolo, Airtable o qualsiasi altra piattaforma di raccolta dati.

L'obiettivo rimane sempre lo stesso, per aiutarti a semplificare e automatizzare le attività che altrimenti dovresti eseguire manualmente. Zapier, in quanto azienda di software, è un esperto in questo campo e c'è un motivo per cui i marchi più famosi al mondo abbracciano Zapier come la loro scelta preferita per l'automazione delle attività aziendali.

Quindi, con tutto ciò fuori mano, penso che sia ora di esaminare i modi in cui puoi utilizzare Zapier per automatizzare le tue attività aziendali. Questo elenco copre tutto, dai suggerimenti, ai trucchi e alle integrazioni Zapier più popolari di cui puoi beneficiare immediatamente. Non esitare a condividere con noi i modi in cui usi Zapier tu stesso, in basso nella sezione commenti.

#1: snellisci le tue attività sui social media

La condivisione dei tuoi contenuti su un sito di social media è gestibile. Ma, quando inizi ad aggiungerne altri, il compito di gestione dei social media inizia a diventare un po' più difficile. In effetti, potresti risparmiare ore del tuo tempo alla settimana semplicemente automatizzando molte delle attività quotidiane sui social media. Ad esempio, la pianificazione di nuovi contenuti da pubblicare, l'invio di aggiornamenti di post di blog o persino l'esecuzione di risposte automatiche a domande comuni.

La domanda è: hai già fatto qualcosa del genere? In caso contrario, Zapier fornisce alcuni dei migliori strumenti di automazione dei social media esistenti.

Diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni degli usi più popolari delle funzionalità di automazione sociale di Zapier. Tieni presente che questa è solo una piccola panoramica delle oltre 1.500 integrazioni a cui puoi accedere come utente Zapier.

• Notifiche del marchio. Trovare menzioni solide del tuo marchio su oltre 10 reti di social media è un incubo assoluto. In un certo senso ci vuole troppo tempo e i risultati sono spesso distorti. Con Zapier puoi automatizzare l'intero processo. Ad esempio, puoi collegare il tuo account Mention a Zapier. Questo ti darà quindi l'accesso per inviare direttamente qualsiasi nuova menzione del marchio a un file di foglio di calcolo, al tuo canale Slack o inviarti un'e-mail direttamente.
• Cross-posting diversificato. Hai un interessante post sul blog da condividere con i tuoi follower? Non perdere tempo cercando di pubblicare un nuovo thread su ogni rete a cui ti sei registrato. Invece, usa Zapier per automatizzare l'intero processo. Che si tratti di LinkedIn, Twitter, Facebook o Instagram. Gli strumenti di cross-posting ti consentono di pubblicare un aggiornamento sui siti di social media più popolari con un solo aggiornamento. Inoltre, se imposti un feed RSS, tutti i post possono essere eseguiti senza bisogno della tua presenza. Veramente automatizzato.
• Monitoraggio dei contenuti. Stai cercando di tenere d'occhio un argomento o un argomento specifico? Con Zapier puoi configurare il monitoraggio automatizzato dei contenuti con filtri e set di regole estremamente severi. Ad esempio, puoi escludere diversi tipi di handle su Twitter per evitare di vedere i risultati di quei profili. Allo stesso modo, puoi fornire un elenco di profili da monitorare e specificare una parola chiave per la quale desideri essere informato. Le possibilità di monitorare i contenuti in questo modo sono limitate solo dalla tua immaginazione e dal processo creativo.

La parte difficile? Bene, devi impostare tutto affinché funzioni. Ma è una frazione di un investimento di tempo rispetto all'esecuzione manuale di tutte queste attività.

#2: crea un business board centralizzato

Fare affari online richiede più di un semplice account di posta elettronica. L'uomo d'affari medio potrebbe utilizzare da 5 a 20 strumenti diversi su base giornaliera. A seconda del tipo di attività che gestisci. Ora, questo è un numero estremamente elevato di strumenti e flussi di dati da gestire senza alcun aiuto esterno. Fino ad ora, questo è.

L'integrazione di Zapier con migliaia di popolari strumenti aziendali apre le porte a una facile centralizzazione dell'intera azienda. Ad esempio, se utilizzi Asana o Trello per la gestione delle attività, puoi creare filtri con trigger diversi che ti avviseranno ogni volta che accade una cosa specifica. E puoi farlo praticamente per qualsiasi applicazione compatibile con Zapier.

Prendi ad esempio le applicazioni di assistenza clienti. È probabile che tu abbia una persona di supporto nella tua squadra, che gestisce la maggior parte delle attività di supporto. Tuttavia, alcune domande di supporto sono uniche e richiedono risposte più complete di quelle che una persona di supporto potrebbe fornire.

In quanto tale, Zapier ti consente di configurare determinati filtri che ti avvisano ogni volta che viene posta una domanda di supporto specifica. Puoi inviare questa notifica alla tua e-mail, al tuo dispositivo mobile o ovunque tu preferisca. Ora, immagina di poterlo fare per quasi tutte le applicazioni che stai già utilizzando.

#3: Automazione della gestione delle vendite senza sforzo

Gestisci un negozio online? Se lo fai, probabilmente sai già che una vendita non finisce mai dopo che il pagamento è stato elaborato. Semmai, è allora che inizia una vendita e apre le porte a un'ulteriore promozione. Ciò significa che molto probabilmente vorrai trasformare il nuovo cliente in un abbonato alla newsletter e inviare loro un'e-mail di benvenuto spiegando in modo approfondito di cosa tratta il tuo marchio/prodotto.

In genere, dovresti utilizzare plug-in (spesso a pagamento) per automatizzare tali attività. E anche se Zapier è un prodotto premium a sé stante, risolve il problema della necessità di troppi plugin. La natura dell'iscrizione a Zapier è che ottieni accesso illimitato a qualsiasi applicazione e software supportati.

Quindi, che tu sia un utente Shopify o un membro di WooCommerce, Zapier supporta l'automazione per entrambi allo stesso modo.

Supponiamo che tu voglia inviare un'e-mail di benvenuto e un'offerta di abbonamento a tutti i tuoi nuovi clienti del negozio WooCommerce. In questo caso, collegheresti il ​​tuo database WooCommerce con un account MailChimp (o qualsiasi altro servizio di posta elettronica) (tramite Zapier) e tutto il resto sarebbe automatizzato.

Zapier sarebbe in grado di vedere in tempo reale eventuali nuovi clienti e attivare un filtro specifico che hai creato. In questo caso, inviando una mail di benvenuto e proponendo al cliente di iscriversi alla tua newsletter.

Una tale metodologia e un tale approccio arrivano in infiniti tesori con Zapier. Le attività che pensavi di dover eseguire manualmente possono improvvisamente essere automatizzate al massimo. Liberando il tuo tempo e permettendoti di concentrarti sulla crescita della tua attività con altri mezzi.

#4: Gestisci le tue finanze e le tue spese

Al di fuori dell'automazione delle attività di marketing, Zapier è diventato popolare grazie ai suoi vantaggi per la gestione finanziaria. Se utilizzi diversi strumenti per gestire e monitorare le tue fatture, Zapier sarà lieto di fornirti la funzionalità per unire l'intero processo in un'unica fattura.

Ad esempio, ogni volta che qualcuno ti invia una fattura PayPal, puoi far convertire quella fattura nel formato che preferisci per conservarla. Allo stesso modo, con l'aggiunta di filtri, puoi ordinare le tue fatture al volo. Che si tratti di aggiungerli a una nuova piattaforma o salvarli all'interno di cartelle su Dropbox o Google Drive. Le possibilità sono infinite.

Quanto costa Zapier?

Parliamo di prezzi. Sebbene tu possa utilizzare Zapier gratuitamente, l'account gratuito è estremamente limitato. Gli utenti gratuiti possono creare solo 5 variazioni "zaps", sono limitati a un timer di aggiornamento di 15 minuti e possono eseguire solo trigger a passaggio singolo.

Per una piccola azienda indipendente o un blogger che è appena agli inizi, questo è abbastanza per farti svolgere alcune delle attività più difficili di automazione aziendale.

Ma quando si tratta di ridimensionare la tua automazione in generale. Bene, devi considerare di diventare un utente premium. E le funzionalità fornite con i piani premium valgono l'investimento.

Il piano Professional ($ 49 al mese) è probabilmente la scommessa più sicura per qualsiasi imprenditore di piccole e medie dimensioni. hai accesso a Zap illimitati, un timer di aggiornamento di 2 minuti e un filtro sofisticato.

Inoltre, il piano Professional include l'accesso a Webhook. Che, in altre parole, ti permette di collegare a Zapier applicazioni che non sono ancora ufficialmente supportate. Questo è utile se sei tu stesso uno sviluppatore o hai accesso a uno sviluppatore del tuo team.

Il costo è giustificato?

Penso che l'unico mezzo per rispondere a questa domanda sia che tu faccia un'ampia revisione delle tue attività aziendali. Ad esempio, trascorri una settimana annotando la quantità di tempo che hai dedicato a ogni singola attività. E cosa comportava ogni attività e in che modo ha beneficiato l'azienda; sia a breve che a lungo termine.

In seguito, puoi mettere insieme un quadro più ampio di quanto tempo va a finire per quanto riguarda gli affari. Diciamo che finisci per dedicare 6-7 ore a settimana alla gestione dei social media. Ora, anche se potrebbe non sembrare molto, è sicuramente molto se consideri che puoi trasformare quelle 6-7 ore in 0 ore usando gli strumenti di automazione di Zapier.

Un altro modo per guardarlo è considerare il tuo budget. Quanto del tuo budget stai attualmente spendendo per strumenti che fanno una sorta di automazione per te? È probabile che ce ne siano alcuni nel tuo arsenale.

Ancora una volta, valuta i pro ei contro e vedi se è più economico usare Zapier piuttosto che alternative a tutti gli effetti. Tenendo presente che un unico abbonamento a Zapier consente una moltitudine di opportunità di automazione anziché strettamente isolate.

C'è molto da imparare e da padroneggiare

Inutile dire che padroneggiare questo straordinario strumento di automazione richiede tempo. A poco a poco, scoprirai nuovi modi di utilizzare Zapier che avvantaggiano davvero i tuoi profitti. Ma, per accelerare la tua curva di apprendimento, consiglio vivamente di seguire un corso veloce. Un corso di apprendimento ti guiderà attraverso i dettagli del miglior utilizzo possibile di Zapier nella tua attività. E potrebbe essere molto più comodo imparare da qualcuno che utilizza questo strumento anche per la propria attività.

Uno di questi corsi è pubblicato da Shaun Hughston su Udemy. Include circa 2 ore di materiale didattico video. E ha una dozzina di singoli articoli a cui puoi fare riferimento in qualsiasi momento.

La premessa di questo corso è fornire un'introduzione completa all'utilizzo di Zapier nel contesto dell'automazione aziendale. E sebbene l'accesso al corso costi $ 12, tale importo si ripagherà di dieci volte non appena inizierai a risparmiare tempo nell'automazione delle tue attività aziendali.

Dichiarazione di chiusura

Se hai letto fino a qui, fantastico! Significa che hai un vero interesse per Zapier e tutto ciò che ha da offrire. Personalmente, lo trovo uno degli strumenti più preziosi che un imprenditore può avere. Le possibilità di automazione e ottimizzazione della produttività sono davvero infinite. Soprattutto, ti rendi conto della portata di ciò che puoi fare, una volta che inizi a giocarci.

Con innumerevoli anni di esperienza e una solida comunità alle spalle, questo è uno di quegli strumenti che impari e di cui ti occupi. Non esitare a porre domande o condividere la tua esperienza con l'utilizzo di Zapier. Ci piacerebbe conoscere modi nuovi e innovativi attraverso i quali Zapier può essere utilizzato a beneficio della tua attività.