Jak korzystać z Zapier do automatyzacji zadań biznesowych

Jeśli pracujesz online, prędzej czy później odkryjesz, że masz do dyspozycji więcej zadań, niż jesteś w stanie obsłużyć. A to może się zdarzyć w praktycznie każdym obszarze biznesowym, o jakim tylko pomyślisz. Na przykład blogerzy mogą zostać przytłoczeni zarządzaniem mediami społecznościowymi. Menedżerowie produktu mogą stracić orientację w swoich wzmiankach online. Przedsiębiorcy mogą być do dupy z niekończącymi się arkuszami kalkulacyjnymi kontaktów, do których mogą dotrzeć.

Lista zadań w każdej branży może szybko wzrosnąć od 0 do 100. I często dzieje się to z dnia na dzień. Innymi słowy, dzieje się to, gdy najmniej się tego spodziewasz. W związku z tym łatwo jest stracić potencjalne możliwości lub po prostu stracić szansę na dalszą promocję firmy.

Teraz, chociaż nie da się zautomatyzować każdego zadania biznesowego (jeśli tylko!), zdecydowanie możesz odciążyć się od siebie, używając narzędzi takich jak Zapier. Rzeczywiście, zamiast zatrudniać zewnętrznego asystenta, możesz użyć specjalnie opracowanej platformy, która pomoże Ci zautomatyzować niektóre z najczęstszych zadań biznesowych. I zrób to z taką precyzją, że będziesz się zastanawiać, dlaczego wcześniej nie zacząłeś używać takiego narzędzia.

Własnymi słowami „Zapier to narzędzie do automatyzacji online, które łączy Twoje ulubione aplikacje, takie jak Gmail, Slack, Mailchimp i inne. Możesz połączyć dwie lub więcej aplikacji, aby zautomatyzować powtarzające się zadania bez kodowania lub polegania na programistach podczas tworzenia integracji. To na tyle proste, że każdy może tworzyć własne przepływy pracy w aplikacjach za pomocą zaledwie kilku kliknięć”. .

Załóżmy, że prowadzisz kampanię reklamową na Facebooku. Ogólnie rzecz biorąc, użyjesz pliku arkusza kalkulacyjnego, aby wprowadzić każdego nowego potencjalnego klienta, a następnie kontynuować proces generowania potencjalnych klientów z tego miejsca. Dzięki Zapier możesz całkowicie pominąć proces wprowadzania danych. Dzieje się tak, ponieważ Zapier zapewnia bezproblemową funkcję automatyzacji do automatycznego dodawania leadów z Facebooka do pliku arkusza kalkulacyjnego.

Podobnie możesz robić takie rzeczy, jak synchronizacja konta Slack i Gmail, aby móc czatować bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej lub odwrotnie. Co więcej, Zapier jest znany z funkcji zarządzania plikami, automatyzacji handlu elektronicznego i automatyzacji mediów społecznościowych. Niewiele jest rzeczy, których nie można zrobić z Zapier, jeśli chodzi o automatyzację codziennych zadań biznesowych.

W tym poście przyjrzymy się dogłębnie tym różnym technikom i metodom.

Zapier w skrócie

Najbardziej podstawowym wyjaśnieniem dla usług Zapiera byłoby to, że korzysta on z dwóch różnych aplikacji i tworzy między nimi wyraźne połączenie. Z zaledwie 200 integracji kilka lat temu, Zapier obsługuje teraz ponad 1500 różnych aplikacji i platform. Możesz mieć pewność, że Zapier wie co nieco o aplikacjach, z których już korzystasz w swoim przepływie pracy.

Na przykład, jeśli jesteś użytkownikiem Shopify — możesz użyć Zapier do bezpośredniego wysyłania danych informacji o kliencie z Shopify do ulubionej usługi marketingu e-mailowego. Do takich usług należą MailChimp, ActiveCampaign, AWeber i wiele innych. Ponadto możesz przesłać te dane klientów do arkuszy kalkulacyjnych, Airtable lub dowolnej innej platformy gromadzenia danych.

Cel zawsze pozostaje ten sam, aby pomóc Ci usprawnić i zautomatyzować zadania, które w innym przypadku musiałbyś wykonywać ręcznie. Zapier, jako firma programistyczna, jest ekspertem w tej dziedzinie i jest powód, dla którego najpopularniejsze marki na świecie wybierają Zapier jako preferowany wybór automatyzacji zadań biznesowych.

Pomijając to wszystko, myślę, że nadszedł czas, aby przyjrzeć się sposobom wykorzystania Zapier do automatyzacji własnych zadań biznesowych. Ta lista obejmuje wszystko, od wskazówek, sztuczek i najpopularniejsze integracje Zapier, z których możesz od razu skorzystać. Nie wahaj się podzielić się z nami sposobami, w jakie sam korzystasz z Zapier, poniżej w sekcji komentarzy.

#1: Usprawnij swoje zadania w mediach społecznościowych

Udostępnianie treści w jednej witrynie społecznościowej jest łatwe do zarządzania. Ale kiedy zaczniesz dodawać kilka kolejnych, to zadanie zarządzania mediami społecznościowymi staje się trochę trudniejsze. W rzeczywistości możesz zaoszczędzić wiele godzin w tygodniu, po prostu automatyzując wiele codziennych zadań w mediach społecznościowych. Na przykład planowanie nowych treści do opublikowania, wysyłanie aktualizacji postów na blogu, a nawet wykonywanie automatycznych odpowiedzi na często zadawane pytania.

Pytanie brzmi, czy robiłeś już coś takiego? Jeśli nie, Zapier zapewnia jedne z najlepszych dostępnych narzędzi do automatyzacji mediów społecznościowych.

Przyjrzyjmy się bliżej niektórym z najpopularniejszych zastosowań funkcji automatyzacji społeczności Zapier. Pamiętaj, że to tylko mały przegląd ponad 1500 integracji, do których masz dostęp jako użytkownik Zapier.

• Powiadomienia dotyczące marki. Znalezienie solidnych wzmianek o Twojej marce w ponad 10 sieciach społecznościowych to absolutny koszmar. W pewnym sensie, że trwa to zbyt długo, a wyniki są często przekrzywione. Dzięki Zapier możesz zautomatyzować cały proces. Jako przykład możesz połączyć swoje konto Mention z Zapierem. Dzięki temu uzyskasz dostęp do bezpośredniego wysyłania wszelkich nowych wzmianek o marce do pliku arkusza kalkulacyjnego, do Twojego kanału Slack lub bezpośrednio do Ciebie e-mailem.
• Różnorodne cross-posting. Masz ekscytujący wpis na blogu, którym możesz podzielić się ze swoimi obserwatorami? Nie trać czasu na publikowanie nowego wątku w każdej sieci, w której się zarejestrowałeś. Zamiast tego użyj Zapier, aby zautomatyzować cały proces. Niezależnie od tego, czy jest to LinkedIn, Twitter, Facebook czy Instagram. Narzędzia do publikowania krzyżowego umożliwiają opublikowanie jednej aktualizacji w najpopularniejszych serwisach społecznościowych za pomocą jednej aktualizacji. Co więcej, jeśli skonfigurujesz kanał RSS, wszystkie publikacje można wykonać bez Twojej obecności. Naprawdę zautomatyzowane.
• Monitorowanie treści. Chcesz uważnie śledzić określony temat lub temat? Dzięki Zapier możesz skonfigurować automatyczne monitorowanie treści za pomocą wyjątkowo rygorystycznych filtrów i zestawów reguł. Np. Możesz wykluczyć różne rodzaje uchwytów na Twitterze, aby uniknąć wyświetlania wyników z tych profili. Podobnie możesz podać listę profili do monitorowania i określić słowo kluczowe, o którym chcesz być powiadamiany. Możliwości monitorowania treści w ten sposób ogranicza tylko Twoja wyobraźnia i proces twórczy.

Trudna część? Cóż, musisz wszystko ustawić, aby zadziałało. Ale to ułamek inwestycji czasu w porównaniu do ręcznego wykonywania wszystkich tych zadań.

#2: Stwórz scentralizowaną tablicę biznesową

Prowadzenie biznesu online wymaga czegoś więcej niż tylko konta e-mail. Przeciętny biznesmen może codziennie używać od 5 do 20 różnych narzędzi. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Teraz jest to niezwykle duża liczba narzędzi i strumieni danych, którymi można zarządzać bez żadnej pomocy z zewnątrz. To znaczy do tej pory.

Integracja Zapier z tysiącami popularnych narzędzi biznesowych otwiera drzwi do łatwej centralizacji całej firmy. Na przykład, jeśli używasz Asany lub Trello do zarządzania zadaniami, możesz tworzyć filtry z różnymi wyzwalaczami, które powiadomią Cię, gdy wydarzy się konkretna rzecz. I możesz to zrobić dla praktycznie każdej aplikacji przyjaznej dla Zapier.

Weźmy na przykład aplikacje obsługi klienta. Są szanse, że masz w swoim zespole osobę wspierającą, która zarządza większością zadań wsparcia. Jednak niektóre pytania dotyczące pomocy technicznej są wyjątkowe i wymagają bardziej dokładnych odpowiedzi niż osoba udzielająca pomocy.

W związku z tym Zapier umożliwia skonfigurowanie określonych filtrów, które będą ostrzegać Cię za każdym razem, gdy zostanie zadane konkretne pytanie dotyczące pomocy technicznej. Możesz wysłać to powiadomienie na swój adres e-mail, urządzenie mobilne lub w dowolne inne miejsce. Teraz wyobraź sobie, że możesz to zrobić dla prawie każdej aplikacji, której już używasz.

#3: Bezproblemowa automatyzacja zarządzania sprzedażą

Prowadzisz sklep internetowy? Jeśli tak, to prawdopodobnie już wiesz, że sprzedaż nigdy się nie kończy po przetworzeniu płatności. Jeśli już, to wtedy zaczyna się wyprzedaż i otwiera drzwi do dalszej promocji. Oznacza to, że najprawdopodobniej będziesz chciał zamienić nowego klienta w subskrybenta newslettera i wysłać mu powitalnego e-maila wyjaśniającego dogłębnie, o co chodzi w Twojej marce/produktu.

Ogólnie rzecz biorąc, do automatyzacji takich zadań należałoby użyć wtyczek (często płatnych). I chociaż Zapier jest produktem premium sam w sobie, rozwiązuje problem konieczności stosowania zbyt wielu wtyczek. Charakter członkostwa Zapier polega na tym, że otrzymujesz nieograniczony dostęp do wszystkich obsługiwanych aplikacji i oprogramowania.

Tak więc, niezależnie od tego, czy jesteś użytkownikiem Shopify, czy członkiem WooCommerce – Zapier obsługuje automatyzację w obu przypadkach.

Załóżmy, że chcesz wysłać powitalną wiadomość e-mail i ofertę subskrypcji do wszystkich nowych klientów sklepu WooCommerce. W takim przypadku połączysz swoją bazę danych WooCommerce z kontem MailChimp (lub dowolną inną usługą e-mail) (za pośrednictwem Zapier), a wszystko inne zostanie zautomatyzowane.

Zapier byłby w stanie zobaczyć w czasie rzeczywistym nowych klientów i uruchomić określony filtr, który utworzyłeś. W takim przypadku wysłanie powitalnego e-maila i zaoferowanie klientowi zapisania się do newslettera.

Taka metodologia i podejście są w przypadku Zapier nieskończone skarby. Zadania, o których myślałeś, że musisz wykonać ręcznie, mogą nagle zostać w pełni zautomatyzowane. Uwolnienie czasu i skupienie się na rozwijaniu firmy innymi sposobami.

#4: Zarządzaj swoimi finansami i wydatkami

Poza automatyzacją zadań marketingowych, Zapier zyskał na popularności ze względu na korzyści płynące z zarządzania finansami. Jeśli korzystasz z kilku narzędzi do zarządzania i śledzenia faktur, Zapier z przyjemnością udostępni Ci funkcję połączenia całego procesu w jedną pojedynczą fakturę.

Na przykład za każdym razem, gdy ktoś wyśle ​​Ci fakturę PayPal, możesz ją przekonwertować w dowolnym formacie, który wolisz zachować. Podobnie, dzięki dodanym filtrom, możesz sortować swoje faktury na bieżąco. Niezależnie od tego, czy dodajesz je do nowej platformy, czy zapisujesz w folderach na Dropbox lub Dysku Google. Możliwości są nieskończone.

Ile kosztuje Zapier?

Porozmawiajmy o cenach. Chociaż możesz korzystać z Zapier za darmo, darmowe konto jest bardzo ograniczone. Bezpłatni użytkownicy mogą tworzyć tylko 5 odmian „zaps”, są ograniczone do 15-minutowego timera aktualizacji i mogą wykonywać tylko wyzwalacze jednoetapowe.

Dla małej niezależnej firmy lub blogera, który dopiero zaczyna – to wystarczy, aby przejść przez niektóre trudniejsze zadania związane z automatyzacją biznesu.

Ale jeśli chodzi o skalowanie całej automatyzacji. Cóż, musisz rozważyć zostanie użytkownikiem premium. A funkcje związane z planami premium są warte inwestycji.

Plan Professional (49 USD miesięcznie) jest prawdopodobnie najbezpieczniejszym zakładem dla każdego małego i średniego właściciela firmy. masz dostęp do nieograniczonej liczby Zapów, 2-minutowego timera aktualizacji i zaawansowanego filtra.

Co więcej, plan Professional zapewnia dostęp do webhooków. Innymi słowy, możesz połączyć aplikacje z Zapierem, które nie są jeszcze oficjalnie obsługiwane. Jest to przydatne, jeśli sam jesteś programistą lub masz dostęp do programisty ze swojego zespołu.

Czy koszt jest uzasadniony?

Myślę, że jedynym sposobem na odpowiedź na to pytanie jest dokonanie szerokiego przeglądu swoich zadań biznesowych. Np. Poświęć tydzień na zapisanie ilości czasu spędzonego na każdym indywidualnym zadaniu. I co wiązało się z każdym zadaniem i jakie korzyści przyniosło firmie; w perspektywie krótko- lub długoterminowej.

Następnie możesz stworzyć szerszy obraz tego, ile czasu spędzasz tam, gdzie chodzi o biznes. Załóżmy, że spędzasz 6-7 godzin tygodniowo na zarządzaniu mediami społecznościowymi. Teraz, choć to może nie wydawać się dużo – to z pewnością dużo, jeśli weźmiesz pod uwagę, że możesz zmienić te 6-7 godzin na 0 godzin za pomocą narzędzi automatyzacji Zapier.

Innym sposobem spojrzenia na to jest rozważenie swojego budżetu. Jaką część swojego budżetu wydajesz obecnie na narzędzia, które dokonują za Ciebie pewnego rodzaju automatyzacji? Są szanse, że w twoim arsenale jest kilka z nich.

Ponownie rozważ zalety i wady i zobacz, czy taniej jest używać Zapier niż pełnoprawnych alternatyw. Należy przy tym pamiętać, że pojedyncza subskrypcja na Zapier zapewnia wiele możliwości automatyzacji, a nie ściśle odosobnione.

Jest wiele do nauczenia się i opanowania

Nie trzeba dodawać, że opanowanie tego niesamowitego narzędzia do automatyzacji wymaga czasu. Stopniowo odkryjesz nowe sposoby korzystania z Zapier, które naprawdę przyniosą korzyści Twoim wynikom. Ale aby przyspieszyć proces uczenia się, gorąco polecam wzięcie udziału w szybkim kursie. Kurs szkoleniowy przeprowadzi Cię przez tajniki najlepszego możliwego wykorzystania Zapier w Twojej firmie. O wiele wygodniej byłoby uczyć się od kogoś, kto również używa tego narzędzia w swojej firmie.

Jeden z takich kursów został opublikowany przez Shauna Hughstona na Udemy. Obejmuje około 2 godziny materiałów do nauki wideo. Zawiera kilkanaście artykułów, do których możesz wrócić w dowolnym momencie.

Założeniem tego kursu jest przedstawienie pełnego wprowadzenia do korzystania z Zapier w kontekście automatyzacji biznesu. I chociaż dostęp do kursu kosztuje 12 USD, kwota ta zwróci się dziesięciokrotnie, gdy tylko zaczniesz oszczędzać czas na automatyzowaniu zadań biznesowych.

Oświadczenie końcowe

Jeśli doczytałeś tak daleko, to świetnie! Oznacza to, że naprawdę interesujesz się Zapierem i wszystkim, co ma do zaoferowania. Osobiście uważam, że jest to jedno z bardziej nieocenionych narzędzi, jakie może posiadać właściciel firmy. Możliwości automatyzacji i optymalizacji produktywności są naprawdę nieograniczone. A co najlepsze, zdajesz sobie sprawę z zakresu tego, co możesz zrobić – gdy tylko zaczniesz się tym bawić.

Dzięki niezliczonym latom doświadczenia i solidnej społeczności, za którą stoi, jest to jedno z tych narzędzi, o których się uczysz i które przechowujesz. Nie wahaj się zadawać pytań lub dzielić się swoimi doświadczeniami w korzystaniu z Zapier. Chcielibyśmy usłyszeć o nowych i innowacyjnych sposobach wykorzystania Zapier z korzyścią dla Twojej firmy.