Como usar o Zapier para automatizar suas tarefas de negócios

Se você trabalha on-line, mais cedo ou mais tarde descobrirá que há mais tarefas em mãos do que você pode lidar. E isso pode acontecer em praticamente qualquer área de negócios que você possa imaginar. Por exemplo, os blogueiros podem ficar sobrecarregados com o gerenciamento de mídia social. Os gerentes de produto podem perder o controle de suas menções online. Os empreendedores podem ficar chatos com infinitas planilhas de contatos para entrar em contato.

A lista de tarefas em qualquer setor pode subir rapidamente de 0 a 100. E, muitas vezes, isso acontece da noite para o dia. Em outras palavras, acontece quando você menos espera. Como tal, é fácil perder oportunidades em potencial ou simplesmente perder a oportunidade de promover ainda mais seus negócios.

Agora, embora seja impossível automatizar todas as tarefas de negócios (se apenas!), você pode definitivamente tirar muito da tensão extra de si mesmo usando ferramentas como o Zapier. De fato, em vez de contratar um assistente externo, você pode usar uma plataforma criada especificamente para ajudá-lo a automatizar algumas das tarefas de negócios mais comuns. E faça isso com tanta precisão que você se perguntará por que não começou a usar essa ferramenta antes.

Em suas próprias palavras, “Zapier é uma ferramenta de automação online que conecta seus aplicativos favoritos, como Gmail, Slack, Mailchimp e muito mais. Você pode conectar dois ou mais aplicativos para automatizar tarefas repetitivas sem codificar ou depender de desenvolvedores para criar a integração. É fácil o suficiente para que qualquer pessoa possa criar seus próprios fluxos de trabalho de aplicativos com apenas alguns cliques.” .

Digamos que você esteja executando uma campanha de anúncios no Facebook. Geralmente, você usaria um arquivo de planilha para inserir cada novo lead e continuaria seu processo de geração de leads a partir daí. Com o Zapier, você pode pular completamente o processo de entrada. Isso ocorre porque o Zapier fornece um recurso de automação contínuo para adicionar leads do Facebook ao seu arquivo de planilha automaticamente.

Da mesma forma, você pode fazer coisas como sincronizar sua conta do Slack e do Gmail, para poder conversar diretamente da sua caixa de entrada ou vice-versa. Além disso, o Zapier é conhecido por seus recursos de gerenciamento de arquivos, automação de comércio eletrônico e automação de mídia social. Há muito pouco que você não possa fazer com o Zapier quando se trata de automatizar tarefas diárias de negócios.

E este post vai analisar essas diferentes técnicas e métodos em profundidade.

Zapier em resumo

A explicação mais fundamental para os serviços do Zapier seria que ele usa dois aplicativos diferentes e faz uma conexão distinta entre eles. De apenas 200 integrações há alguns anos, o Zapier agora suporta mais de 1.500 aplicativos e plataformas diferentes. E você pode ter certeza, o Zapier sabe uma coisa ou duas sobre os aplicativos que você já está usando em seu fluxo de trabalho.

Por exemplo, se você for um usuário da Shopify, poderá usar o Zapier para enviar diretamente os dados de informações do cliente da Shopify para seu serviço de marketing por e-mail favorito. Esses serviços incluem MailChimp, ActiveCampaign, AWeber e muitos outros. Além disso, você pode enviar os dados desse cliente para planilhas, Airtable ou qualquer outra plataforma de coleta de dados.

O objetivo sempre permanece o mesmo, para ajudá-lo a simplificar e automatizar tarefas que, de outra forma, você teria que fazer manualmente. A Zapier, como empresa de software, é especialista nesse campo, e há uma razão pela qual as marcas mais populares do mundo adotam o Zapier como sua escolha preferida de automação de tarefas de negócios.

Então, com tudo isso fora do caminho, acho que é hora de analisarmos maneiras de usar o Zapier para automatizar suas próprias tarefas de negócios. Esta lista abrange tudo, desde dicas, truques e as integrações mais populares do Zapier das quais você pode se beneficiar imediatamente. Não hesite em compartilhar conosco as maneiras pelas quais você usa o Zapier, abaixo na seção de comentários.

#1: Simplifique suas tarefas de mídia social

Compartilhar seu conteúdo em um site de mídia social é gerenciável. Mas, quando você começa a adicionar mais alguns, essa tarefa de gerenciamento de mídia social começa a se tornar um pouco mais difícil. Na verdade, você pode economizar horas do seu tempo por semana apenas automatizando muitas das tarefas diárias de mídia social. Como agendar novos conteúdos para publicação, enviar atualizações de postagens no blog ou até mesmo realizar respostas automatizadas a perguntas comuns.

A questão é, você já fez algo assim antes? Caso contrário, o Zapier fornece algumas das melhores ferramentas de automação de mídia social que existem.

Vamos dar uma olhada em alguns dos usos mais populares para os recursos de automação social do Zapier. Lembre-se de que esta é apenas uma pequena visão geral das mais de 1.500 integrações às quais você tem acesso como usuário do Zapier.

• Notificações de marca. Encontrar menções sólidas da sua marca em mais de 10 redes de mídia social é um pesadelo absoluto. De certa forma, leva muito tempo e os resultados são muitas vezes distorcidos. Com o Zapier, você pode automatizar todo o processo. Como exemplo, você pode conectar sua conta Mention ao Zapier. Isso lhe dará acesso para enviar diretamente qualquer nova menção à marca para um arquivo de planilha, para seu canal do Slack ou por e-mail diretamente.
• Postagem cruzada diversificada. Tem uma postagem de blog interessante para compartilhar com seus seguidores? Não perca seu tempo tentando publicar um novo tópico em cada rede em que você se inscreveu. Em vez disso, use o Zapier para automatizar todo o processo. Seja LinkedIn, Twitter, Facebook ou Instagram. As ferramentas de postagem cruzada permitem que você publique uma atualização nos sites de mídia social mais populares com uma única atualização. Além disso, se você configurar um feed RSS, toda a postagem pode ser feita sem a necessidade de sua presença. Verdadeiramente automatizado.
• Monitoramento de conteúdo. Procurando ficar de olho em um tópico ou assunto específico? Com o Zapier, você pode configurar o monitoramento de conteúdo automatizado com filtros e conjuntos de regras extremamente rígidos. Por exemplo, você pode descartar diferentes tipos de identificadores no Twitter para evitar ver os resultados desses perfis. Da mesma forma, você pode fornecer uma lista definida de perfis para monitorar e especificar uma palavra-chave para a qual gostaria de ser notificado. As possibilidades de monitorar o conteúdo dessa maneira são limitadas apenas pela sua imaginação e processo criativo.

A parte difícil? Bem, você tem que configurar tudo para que funcione. Mas isso é uma fração de um investimento de tempo em comparação com a execução de todas essas tarefas manualmente.

#2: Crie um quadro de negócios centralizado

Fazer negócios online requer mais do que apenas uma conta de e-mail. O empresário médio pode usar de 5 a 20 ferramentas diferentes diariamente. Dependendo do tipo de negócio que você gerencia. Agora, esse é um número extremamente grande de ferramentas e fluxos de dados para gerenciar sem nenhuma ajuda externa. Até agora, é isso.

A integração do Zapier com milhares de ferramentas de negócios populares abre as portas para uma centralização fácil de todo o seu negócio. Por exemplo, se você usa Asana ou Trello para gerenciamento de tarefas, pode criar filtros com diferentes gatilhos que o notificarão sempre que algo específico acontecer. E você pode fazer isso para praticamente qualquer aplicativo compatível com Zapier.

Veja os aplicativos de suporte ao cliente, por exemplo. É provável que você tenha uma pessoa de suporte em sua equipe, gerenciando a maioria das tarefas de suporte. Mas algumas perguntas de suporte são exclusivas e exigem respostas mais completas do que uma pessoa de suporte poderia fornecer.

Como tal, o Zapier permite configurar determinados filtros que o alertam sempre que uma pergunta de suporte específica for feita. Você pode enviar esta notificação para seu e-mail, seu dispositivo móvel ou qualquer outro lugar de sua preferência. Agora, imagine poder fazer isso para quase qualquer aplicativo que você já esteja usando.

#3: Automação de gerenciamento de vendas sem esforço

Você opera uma loja online? Se você fizer isso, provavelmente já sabe que uma venda nunca termina após o pagamento ser processado. Se alguma coisa, é quando uma venda começa e abre a porta para mais promoções. Ou seja, você provavelmente desejará transformar o novo cliente em um assinante do boletim informativo e enviar a ele um e-mail de boas-vindas explicando detalhadamente o que é sua marca / produto.

Geralmente, você teria que usar plugins (muitas vezes pagos) para automatizar essas tarefas. E mesmo que o Zapier seja um produto premium por si só, ele resolve o problema de precisar de muitos plugins. A natureza da associação do Zapier é que você obtém acesso ilimitado a qualquer um dos aplicativos e softwares suportados.

Portanto, se você é um usuário do Shopify ou um membro do WooCommerce – o Zapier suporta automação para ambos da mesma forma.

Digamos que você queira enviar um e-mail de boas-vindas e uma oferta de assinatura para todos os seus novos clientes da loja WooCommerce. Nesse caso, você conectaria seu banco de dados WooCommerce a uma conta MailChimp (ou qualquer outro serviço de e-mail) (através do Zapier) e todo o resto seria automatizado.

O Zapier seria capaz de ver em tempo real quaisquer novos clientes e acionar um filtro específico que você criou. Nesse caso, enviando um e-mail de boas-vindas e oferecendo ao cliente a inscrição em sua newsletter.

Tal metodologia e abordagem vêm em tesouros infinitos com o Zapier. Tarefas que você achava que tinha que executar manualmente podem de repente ser automatizadas em toda a sua extensão. Liberando seu tempo e permitindo que você se concentre no crescimento de seus negócios por outros meios.

#4: Gerencie suas finanças e despesas

Além de automatizar tarefas de marketing, o Zapier cresceu em popularidade devido aos seus benefícios para o gerenciamento financeiro. Se você usa várias ferramentas para gerenciar e rastrear suas faturas, o Zapier terá o prazer de fornecer a funcionalidade de unir todo o processo em uma única fatura.

Por exemplo, sempre que alguém lhe enviar uma fatura do PayPal, você poderá convertê-la no formato que preferir. Da mesma forma, com filtros adicionados, você pode classificar suas faturas rapidamente. Seja adicionando-os a uma nova plataforma ou salvando-os em pastas no Dropbox ou no Google Drive. As possibilidades são infinitas.

Quanto custa o Zapier?

Vamos falar sobre preços. Embora você possa usar o Zapier gratuitamente, a conta gratuita é extremamente limitada. Os usuários gratuitos podem criar apenas 5 variações de “zaps”, são limitados a 15 minutos de cronômetro de atualização e podem executar apenas acionadores de etapa única.

Para uma pequena empresa independente ou um blogueiro que está apenas começando – isso é suficiente para você passar por algumas das tarefas mais difíceis de automação de negócios.

Mas, quando se trata de dimensionar sua automação em geral. Bem, você deve considerar se tornar um usuário premium. E os recursos que vêm com os planos premium valem o investimento.

O plano Professional (US $ 49 por mês) é provavelmente a aposta mais segura para qualquer empresário de pequeno e médio porte. você tem acesso a Zaps ilimitados, um temporizador de atualização de 2 minutos e um filtro sofisticado.

Além disso, o plano Profissional vem com acesso a Webhooks. O que, em outras palavras, permite conectar aplicativos ao Zapier que ainda não são oficialmente suportados. Isso é útil se você for um desenvolvedor ou tiver acesso a um desenvolvedor de sua equipe.

O custo é justificado?

Acho que o único meio de responder a essa pergunta é fazer uma ampla revisão de suas tarefas de negócios. Por exemplo, passe uma semana anotando a quantidade de tempo que você gastou em cada tarefa individual. E, o que cada tarefa implicava e como isso beneficiava o negócio; seja no curto ou no longo prazo.

Depois, você pode montar uma imagem mais ampla de quanto do seu tempo é gasto no que diz respeito aos negócios. Digamos que você acabe gastando de 6 a 7 horas por semana no gerenciamento de mídia social. Agora, embora isso possa não parecer muito – certamente é muito quando você considera que pode transformar essas 6-7 horas em 0 horas usando as ferramentas de automação do Zapier.

Outra maneira de olhar para isso é considerar seu orçamento. Quanto do seu orçamento você está gastando atualmente em ferramentas que fazem algum tipo de automação para você? As chances são de que existem alguns desses em seu arsenal.

Novamente, avalie os prós e os contras e veja se é mais barato usar o Zapier em vez de alternativas completas. Embora tenha em mente que uma única assinatura do Zapier permite uma infinidade de oportunidades de automação, em vez de estritamente isoladas.

Há muito o que aprender e dominar

Escusado será dizer que dominar esta incrível ferramenta de automação leva tempo. Gradualmente, você descobrirá novas formas de usar o Zapier que realmente beneficiam seus resultados. Mas, para acelerar sua curva de aprendizado, recomendo fazer um curso rápido. Um curso de aprendizado o guiará pelos meandros do melhor uso possível do Zapier em seus negócios. E, pode ser muito mais confortável aprender com alguém que também usa essa ferramenta para seus negócios.

Um desses cursos é publicado por Shaun Hughston na Udemy. Inclui cerca de 2 horas de materiais de aprendizagem em vídeo. E tem uma dúzia de artigos individuais que você pode consultar a qualquer momento.

A premissa deste curso é fornecer uma introdução completa ao uso do Zapier no contexto da automação de negócios. E embora custe $ 12 para acessar o curso, esse valor será pago dez vezes mais assim que você começar a economizar tempo na automatização de suas tarefas de negócios.

Declaração de encerramento

Se você leu até aqui, ótimo! Isso significa que você tem um verdadeiro interesse no Zapier e em tudo o que ele tem a oferecer. Pessoalmente, acho que é uma das ferramentas mais valiosas que um empresário pode ter. As possibilidades de automação e otimização de produtividade são realmente infinitas. O melhor de tudo, você só percebe o escopo do que pode fazer – quando começa a brincar com isso.

Com inúmeros anos de experiência e uma comunidade robusta por trás disso, esta é uma daquelas ferramentas que você aprende e mantém. Não hesite em fazer perguntas ou compartilhar sua experiência com o uso do Zapier. Adoraríamos ouvir sobre maneiras novas e inovadoras pelas quais o Zapier pode ser usado para beneficiar seus negócios.