Comment utiliser Zapier pour automatiser vos tâches professionnelles

Si vous travaillez en ligne, vous découvrirez tôt ou tard qu'il y a plus de tâches à accomplir que vous ne pouvez en gérer. Et cela peut se produire dans pratiquement tous les domaines d'activité auxquels vous pouvez penser. Par exemple, les blogueurs peuvent être submergés par la gestion des médias sociaux. Les chefs de produit peuvent perdre la trace de leurs mentions en ligne. Les entrepreneurs peuvent être nuls avec des feuilles de calcul sans fin de contacts à contacter.

La liste des tâches dans une industrie donnée peut rapidement passer de 0 à 100. Et souvent, cela se produit du jour au lendemain. En d'autres termes, cela arrive quand on s'y attend le moins. En tant que tel, il est facile de perdre des opportunités potentielles ou simplement de perdre l'opportunité de promouvoir davantage votre entreprise.

Maintenant, bien qu'il soit impossible d'automatiser chaque tâche métier (si seulement !), vous pouvez certainement vous décharger d'une grande partie de la charge supplémentaire en utilisant des outils comme Zapier. En effet, plutôt que d'embaucher un assistant externe, vous pouvez utiliser une plateforme spécialement conçue pour vous aider à automatiser certaines des tâches commerciales les plus courantes. Et faites-le avec une telle précision que vous vous demanderez pourquoi vous n'avez pas commencé à utiliser un tel outil plus tôt.

Selon leurs propres mots, « Zapier est un outil d'automatisation en ligne qui connecte vos applications préférées, telles que Gmail, Slack, Mailchimp, etc. Vous pouvez connecter deux applications ou plus pour automatiser les tâches répétitives sans coder ni compter sur les développeurs pour créer l'intégration. C'est assez simple pour que n'importe qui puisse créer ses propres workflows d'application en quelques clics. .

Disons que vous lancez une campagne publicitaire sur Facebook. En règle générale, vous utiliserez un fichier de feuille de calcul pour saisir chaque nouveau prospect, puis poursuivez votre processus de génération de prospects à partir de là. Avec Zapier, vous pouvez ignorer entièrement le processus de saisie. En effet, Zapier fournit une fonctionnalité d'automatisation transparente pour ajouter automatiquement des prospects Facebook à votre fichier de feuille de calcul.

De même, vous pouvez faire des choses comme synchroniser votre compte Slack et Gmail, afin de pouvoir discuter directement depuis votre boîte de réception ou vice-versa. De plus, Zapier est connu pour ses fonctionnalités de gestion de fichiers, l'automatisation du commerce électronique et l'automatisation des médias sociaux. Il y a très peu de choses que vous ne pouvez pas faire avec Zapier lorsqu'il s'agit d'automatiser les tâches professionnelles quotidiennes.

Et cet article va examiner ces différentes techniques et méthodes en profondeur.

Zapier en bref

L'explication la plus fondamentale des services de Zapier serait qu'il utilise deux applications différentes et établit une connexion distincte entre elles. De seulement 200 intégrations il y a quelques années, Zapier prend désormais en charge plus de 1 500 applications et plates-formes différentes. Et vous pouvez être assuré que Zapier connaît une chose ou deux sur les applications que vous utilisez déjà dans votre flux de travail.

Par exemple, si vous êtes un utilisateur de Shopify, vous pouvez utiliser Zapier pour envoyer directement les données d'informations client de Shopify à votre service de marketing par e-mail préféré. Ces services incluent MailChimp, ActiveCampaign, AWeber et bien d'autres. De plus, vous pouvez envoyer ces données client à des feuilles de calcul, à Airtable ou à toute autre plate-forme de collecte de données.

L'objectif reste toujours le même, vous aider à rationaliser et automatiser les tâches que vous auriez autrement à effectuer manuellement. Zapier, en tant qu'éditeur de logiciels, est un expert dans ce domaine, et il y a une raison pour laquelle les marques les plus populaires au monde adoptent Zapier comme leur choix préféré d'automatisation des tâches commerciales.

Donc, avec tout cela à l'écart, je pense qu'il est temps d'examiner comment vous pouvez utiliser Zapier pour automatiser vos propres tâches professionnelles. Cette liste couvre tout, des conseils, astuces et intégrations Zapier les plus populaires dont vous pouvez bénéficier immédiatement. N'hésitez pas à partager avec nous les façons dont vous utilisez vous-même Zapier, ci-dessous dans la section des commentaires.

#1 : Rationalisez vos tâches sur les réseaux sociaux

Le partage de votre contenu sur un site Web de médias sociaux est gérable. Mais, lorsque vous commencez à en ajouter quelques-uns de plus, cette tâche de gestion des médias sociaux commence à devenir un peu plus difficile. En fait, vous pourriez économiser des heures de votre temps par semaine simplement en automatisant un grand nombre de tâches quotidiennes sur les réseaux sociaux. Par exemple, programmer de nouveaux contenus à publier, envoyer des mises à jour d'articles de blog ou même effectuer des réponses automatisées aux questions courantes.

La question est, avez-vous déjà fait quelque chose comme ça? Sinon, Zapier fournit certains des meilleurs outils d'automatisation des médias sociaux qui existent.

Examinons de plus près certaines des utilisations les plus populaires des fonctionnalités d'automatisation sociale de Zapier. Gardez à l'esprit qu'il ne s'agit que d'un petit aperçu des plus de 1 500 intégrations auxquelles vous avez accès en tant qu'utilisateur Zapier.

• Notifications de marque. Trouver des mentions solides de votre marque sur plus de 10 réseaux sociaux est un cauchemar absolu. En un sens, cela prend trop de temps et les résultats sont souvent faussés. Avec Zapier, vous pouvez automatiser l'ensemble du processus. Par exemple, vous pouvez connecter votre compte Mention à Zapier. Cela vous permettra ensuite d'envoyer directement toute nouvelle mention de marque vers un fichier de feuille de calcul, vers votre canal Slack ou de vous envoyer directement un e-mail.
• Diverses affectations croisées. Vous avez un article de blog passionnant à partager avec vos abonnés ? Ne perdez pas votre temps à essayer de publier un nouveau fil sur chaque réseau auquel vous vous êtes inscrit. Au lieu de cela, utilisez Zapier pour automatiser l'ensemble du processus. Que ce soit LinkedIn, Twitter, Facebook ou Instagram. Les outils de publication croisée vous permettent de publier une mise à jour sur les sites de médias sociaux les plus populaires avec une seule mise à jour. De plus, si vous configurez un flux RSS, toute la publication peut être effectuée sans avoir besoin de votre présence. Vraiment automatisé.
• Surveillance du contenu. Vous cherchez à garder un œil attentif sur un sujet ou un sujet spécifique ? Avec Zapier, vous pouvez configurer une surveillance automatisée du contenu avec des filtres et des ensembles de règles extrêmement stricts. Par exemple, vous pouvez exclure différents types de poignées sur Twitter pour éviter de voir les résultats de ces profils. De même, vous pouvez fournir une liste de profils à surveiller et spécifier un mot-clé pour lequel vous souhaitez être averti. Les possibilités de surveiller le contenu de cette manière ne sont limitées que par votre imagination et votre processus créatif.

La partie difficile ? Eh bien, vous devez tout configurer pour que cela fonctionne. Mais cela représente une fraction d'un investissement en temps par rapport à l'exécution manuelle de toutes ces tâches.

#2 : Créer un business board centralisé

Faire des affaires en ligne nécessite plus qu'un simple compte de messagerie. L'homme d'affaires moyen peut utiliser entre 5 et 20 outils différents quotidiennement. Selon le type d'entreprise que vous gérez. Cela représente un nombre extrêmement important d'outils et de flux de données à gérer sans aucune aide extérieure. Jusqu'à présent, c'est.

L'intégration de Zapier avec des milliers d'outils professionnels populaires ouvre la porte à une centralisation facile de l'ensemble de votre entreprise. Par exemple, si vous utilisez Asana ou Trello pour la gestion des tâches, vous pouvez créer des filtres avec différents déclencheurs qui vous avertiront chaque fois qu'une chose spécifique se produit. Et vous pouvez le faire pour pratiquement toutes les applications compatibles avec Zapier.

Prenez par exemple les applications de support client. Il y a de fortes chances que vous ayez une personne de soutien dans votre équipe, qui gère la plupart des tâches de soutien. Cependant, certaines questions d'assistance sont uniques et nécessitent des réponses plus approfondies que celles qu'une personne de l'assistance pourrait fournir.

En tant que tel, Zapier vous permet de configurer certains filtres qui vous alertent chaque fois qu'une question d'assistance spécifique est posée. Vous pouvez envoyer cette notification à votre adresse e-mail, à votre appareil mobile ou à tout autre endroit de votre choix. Maintenant, imaginez pouvoir le faire pour presque toutes les applications que vous utilisez déjà.

#3 : Automatisation de la gestion des ventes sans effort

Exploitez-vous une boutique en ligne ? Si c'est le cas, vous savez probablement déjà qu'une vente ne se termine jamais après le traitement du paiement. Si quoi que ce soit, c'est à ce moment-là qu'une vente commence et ouvre la porte à une promotion supplémentaire. Cela signifie que vous souhaiterez très probablement transformer le nouveau client en abonné à la newsletter et lui envoyer un e-mail de bienvenue expliquant en détail en quoi consiste votre marque/produit.

Généralement, vous devrez utiliser des plugins (souvent payants) pour automatiser ces tâches. Et même si Zapier est un produit haut de gamme à part entière, il résout le problème d'avoir besoin de trop de plugins. La nature de l'adhésion à Zapier est que vous obtenez un accès illimité à toutes les applications et tous les logiciels pris en charge.

Ainsi, que vous soyez un utilisateur de Shopify ou un membre de WooCommerce, Zapier prend en charge l'automatisation pour les deux de la même manière.

Supposons que vous souhaitiez envoyer un e-mail de bienvenue et une offre d'abonnement à tous les nouveaux clients de votre boutique WooCommerce. Dans ce cas, vous connecteriez votre base de données WooCommerce à un compte MailChimp (ou tout autre service de messagerie) (via Zapier) et tout le reste serait automatisé.

Zapier serait en mesure de voir en temps réel tous les nouveaux clients et de déclencher un filtre spécifique que vous avez créé. Dans ce cas, envoyer un e-mail de bienvenue et proposer au client de s'inscrire à votre newsletter.

Une telle méthodologie et approche se retrouvent dans des trésors sans fin avec Zapier. Les tâches que vous pensiez devoir effectuer manuellement peuvent soudainement être entièrement automatisées. Libérer votre temps et vous permettre de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise par d'autres moyens.

#4 : Gérez vos finances et vos dépenses

En dehors de l'automatisation des tâches de marketing, Zapier a gagné en popularité en raison de ses avantages pour la gestion financière. Si vous utilisez plusieurs outils pour gérer et suivre vos factures, Zapier se fera un plaisir de vous fournir la fonctionnalité pour unir l'ensemble du processus en une seule facture.

Par exemple, chaque fois que quelqu'un vous envoie une facture PayPal, vous pouvez faire convertir cette facture dans le format que vous préférez conserver. De même, avec des filtres ajoutés, vous pouvez trier vos factures à la volée. Qu'il s'agisse de les ajouter à une nouvelle plate-forme ou de les enregistrer dans des dossiers sur Dropbox ou Google Drive. Les possibilités sont infinies.

Combien coûte Zapier ?

Parlons prix. Bien que vous puissiez utiliser Zapier gratuitement, le compte gratuit est extrêmement limité. Les utilisateurs gratuits ne peuvent créer que 5 variantes de "zaps", sont limités à une minuterie de mise à jour de 15 minutes et ne peuvent effectuer que des déclencheurs en une seule étape.

Pour une petite entreprise indépendante ou un blogueur qui débute, c'est suffisant pour vous aider à traverser certaines des tâches d'automatisation commerciale les plus difficiles.

Mais, lorsqu'il s'agit de faire évoluer votre automatisation dans son ensemble. Eh bien, vous devez envisager de devenir un utilisateur premium. Et les fonctionnalités fournies avec les plans premium valent bien l'investissement.

Le plan professionnel (49 $ par mois) est probablement le pari le plus sûr pour tout propriétaire de petite à moyenne entreprise. vous avez accès à des Zaps illimités, à une minuterie de mise à jour de 2 minutes et à un filtre sophistiqué.

De plus, le plan professionnel comprend un accès aux Webhooks. Ce qui, en d'autres termes, vous permet de connecter des applications à Zapier qui ne sont pas encore officiellement prises en charge. Ceci est utile si vous êtes vous-même développeur ou si vous avez accès à un développeur de votre équipe.

Le coût est-il justifié ?

Je pense que le seul moyen de répondre à cette question est que vous procédiez à un examen approfondi de vos tâches professionnelles. Par exemple, passez une semaine à écrire le temps que vous avez consacré à chaque tâche individuelle. Et, ce que chaque tâche impliquait et comment elle profitait à l'entreprise ; que ce soit à court terme ou à long terme.

Ensuite, vous pouvez dresser un tableau plus large de la quantité de temps que vous consacrez aux affaires. Disons que vous finissez par passer 6 à 7 heures par semaine sur la gestion des médias sociaux. Maintenant, même si cela ne semble pas beaucoup, c'est certainement beaucoup si l'on considère que vous pouvez transformer ces 6-7 heures en 0 heures en utilisant les outils d'automatisation de Zapier.

Une autre façon de voir les choses est de tenir compte de votre budget. Quelle part de votre budget dépensez-vous actuellement pour des outils qui effectuent une sorte d'automatisation pour vous ? Il y a de fortes chances qu'il y en ait quelques-uns dans votre arsenal.

Encore une fois, pesez le pour et le contre et voyez s'il est moins cher d'utiliser Zapier plutôt que des alternatives à part entière. Tout en gardant à l'esprit qu'un seul abonnement à Zapier permet une multitude d'opportunités d'automatisation plutôt que des opportunités strictement isolées.

Il y a beaucoup à apprendre et à maîtriser

Il va sans dire que maîtriser cet incroyable outil d'automatisation prend du temps. Progressivement, vous découvrirez de nouvelles façons d'utiliser Zapier qui profitent vraiment à vos résultats. Mais, afin d'accélérer votre courbe d'apprentissage, je vous recommande fortement de suivre un cours rapide. Un cours d'apprentissage vous expliquera les tenants et les aboutissants de la meilleure utilisation possible de Zapier dans votre entreprise. Et, il pourrait être beaucoup plus confortable d'apprendre de quelqu'un qui utilise également cet outil pour son entreprise.

Un de ces cours est publié par Shaun Hughston sur Udemy. Il comprend environ 2 heures de matériel d'apprentissage vidéo. Et contient une douzaine d'articles individuels auxquels vous pouvez vous référer à tout moment.

Le principe de ce cours est de vous donner une introduction complète à l'utilisation de Zapier dans le contexte de l'automatisation commerciale. Et bien qu'il en coûte 12 $ pour accéder au cours, ce montant sera décuplé dès que vous commencerez à gagner du temps sur l'automatisation de vos tâches professionnelles.

Déclaration de clôture

Si vous avez lu jusqu'ici, super ! Cela signifie que vous avez un véritable intérêt pour Zapier et tout ce qu'il a à offrir. Personnellement, je trouve que c'est l'un des outils les plus précieux qu'un propriétaire d'entreprise puisse avoir. Les possibilités d'automatisation et d'optimisation de la productivité sont vraiment infinies. Mieux encore, vous ne réalisez l'étendue de ce que vous pouvez faire qu'une fois que vous commencez à jouer avec.

Avec d'innombrables années d'expérience et une communauté solide derrière lui, c'est l'un de ces outils que vous apprenez et que vous conservez. N'hésitez pas à poser des questions ou à partager votre expérience avec l'utilisation de Zapier. Nous serions ravis d'entendre parler de façons nouvelles et innovantes grâce auxquelles Zapier peut être utilisé au profit de votre entreprise.