Cara Menggunakan Zapier untuk Mengotomatiskan Tugas Bisnis Anda

Jika Anda bekerja online, cepat atau lambat Anda akan menemukan bahwa ada lebih banyak tugas yang ada daripada yang dapat Anda tangani. Dan ini dapat terjadi di hampir semua bidang bisnis yang dapat Anda pikirkan. Misalnya, blogger mungkin kewalahan dengan manajemen media sosial. Manajer produk mungkin kehilangan jejak penyebutan online mereka. Pengusaha mungkin terkecoh dengan spreadsheet kontak yang tak ada habisnya untuk dihubungi.

Daftar tugas di industri mana pun dapat dengan cepat naik dari 0 menjadi 100. Dan seringkali, ini terjadi dalam semalam. Dengan kata lain, itu terjadi ketika Anda tidak mengharapkannya. Dengan demikian, mudah kehilangan peluang potensial, atau kehilangan kesempatan untuk mempromosikan bisnis Anda lebih jauh.

Sekarang, meskipun tidak mungkin untuk mengotomatisasi setiap tugas bisnis (jika saja!), Anda pasti dapat menghilangkan banyak beban ekstra dari diri Anda sendiri dengan menggunakan alat seperti Zapier. Memang, daripada mempekerjakan asisten eksternal, Anda dapat menggunakan platform yang dibuat khusus untuk membantu Anda mengotomatiskan beberapa tugas bisnis yang paling umum. Dan lakukan dengan presisi sehingga Anda akan bertanya-tanya mengapa Anda tidak mulai menggunakan alat seperti itu lebih awal.

Dengan kata-kata mereka sendiri, “Zapier adalah alat otomatisasi online yang menghubungkan aplikasi favorit Anda, seperti Gmail, Slack, Mailchimp, dan banyak lagi. Anda dapat menghubungkan dua atau lebih aplikasi untuk mengotomatiskan tugas berulang tanpa pengkodean atau mengandalkan pengembang untuk membangun integrasi. Cukup mudah sehingga siapa pun dapat membangun alur kerja aplikasi mereka sendiri hanya dengan beberapa klik.” .

Katakanlah Anda menjalankan kampanye iklan di Facebook. Umumnya, Anda akan menggunakan file spreadsheet untuk memasukkan setiap prospek baru dan kemudian melanjutkan proses pembuatan prospek dari sana. Dengan Zapier, Anda dapat melewati proses input sepenuhnya. Ini karena Zapier menyediakan fitur otomatisasi tanpa batas untuk menambahkan prospek Facebook ke file spreadsheet Anda secara otomatis.

Demikian juga, Anda dapat melakukan hal-hal seperti menyinkronkan akun Slack dan Gmail Anda, sehingga Anda dapat mengobrol langsung dari Kotak Masuk atau sebaliknya. Lebih lanjut, Zapier dikenal dengan fitur manajemen file, otomatisasi eCommerce, dan otomatisasi media sosial. Sangat sedikit yang tidak dapat Anda lakukan dengan Zapier dalam hal mengotomatisasi tugas bisnis sehari-hari.

Dan posting ini akan melihat teknik dan metode yang berbeda secara mendalam.

Sekilas tentang Zapier

Penjelasan paling mendasar untuk layanan Zapier adalah ia menggunakan dua aplikasi berbeda dan membuat koneksi berbeda di antara keduanya. Dari hanya 200 integrasi beberapa tahun yang lalu, Zapier sekarang mendukung lebih dari 1.500 aplikasi dan platform yang berbeda. Dan Anda dapat yakin, Zapier tahu satu atau dua hal tentang aplikasi yang sudah Anda gunakan dalam alur kerja Anda.

Misalnya, jika Anda adalah pengguna Shopify – Anda dapat menggunakan Zapier untuk langsung mengirimkan data informasi pelanggan dari Shopify ke layanan pemasaran email favorit Anda. Layanan tersebut termasuk MailChimp, ActiveCampaign, AWeber, dan banyak lainnya. Selanjutnya, Anda dapat mengirim data pelanggan itu ke spreadsheet, Airtable, atau platform pengumpulan data lainnya.

Tujuannya selalu tetap sama, untuk membantu Anda merampingkan dan mengotomatiskan tugas-tugas yang seharusnya Anda lakukan secara manual. Zapier, sebagai perusahaan perangkat lunak, adalah pakar di bidang ini, dan ada alasan mengapa merek paling populer di dunia merangkul Zapier sebagai pilihan otomatisasi tugas bisnis pilihan mereka.

Jadi, dengan semua itu, saya pikir sudah waktunya kita melihat cara di mana Anda dapat menggunakan Zapier untuk mengotomatiskan tugas bisnis Anda sendiri. Daftar ini mencakup semuanya, mulai dari tip, trik, dan integrasi Zapier paling populer yang dapat langsung Anda manfaatkan. Jangan ragu untuk berbagi dengan kami cara Anda menggunakan Zapier sendiri, di bawah di bagian komentar.

#1: Sederhanakan tugas media sosial Anda

Berbagi konten Anda ke satu situs media sosial dapat dikelola. Namun, ketika Anda mulai menambahkan beberapa lagi, tugas pengelolaan media sosial itu mulai menjadi sedikit lebih sulit. Bahkan, Anda dapat menghemat berjam-jam waktu Anda per minggu hanya dengan mengotomatiskan banyak tugas media sosial harian. Seperti, menjadwalkan konten baru untuk diterbitkan, mengirimkan pembaruan posting blog, atau bahkan melakukan balasan otomatis untuk pertanyaan umum.

Pertanyaannya, apakah Anda pernah melakukan hal seperti ini sebelumnya? Jika tidak, Zapier menyediakan beberapa alat otomatisasi media sosial terbaik yang ada.

Mari kita lihat lebih dekat beberapa kegunaan paling populer untuk fitur otomatisasi sosial Zapier. Perlu diingat, ini hanya ikhtisar kecil untuk 1.500+ integrasi yang Anda dapatkan aksesnya sebagai pengguna Zapier.

• Pemberitahuan merek. Menemukan penyebutan merek Anda yang solid di 10+ jaringan media sosial adalah mimpi buruk mutlak. Dalam arti terlalu lama, dan hasilnya seringkali miring. Dengan Zapier, Anda dapat mengotomatiskan seluruh proses. Sebagai contoh, Anda dapat menghubungkan akun Mention Anda ke Zapier. Ini kemudian akan memberi Anda akses untuk secara langsung mengirim penyebutan merek baru ke file spreadsheet, ke saluran Slack Anda, atau mengirim email kepada Anda secara langsung.
• Posting silang yang beragam. Punya posting blog yang menarik untuk dibagikan dengan pengikut Anda? Jangan buang waktu Anda untuk mencoba memublikasikan utas baru di setiap jaringan tempat Anda mendaftar. Sebagai gantinya, gunakan Zapier untuk mengotomatiskan seluruh proses. Entah itu LinkedIn, Twitter, Facebook, atau Instagram. Alat cross-posting memungkinkan Anda mempublikasikan satu pembaruan ke situs media sosial paling populer dengan satu pembaruan. Terlebih lagi, jika Anda mengatur umpan RSS, semua posting dapat dilakukan tanpa perlu kehadiran Anda sama sekali. Benar-benar otomatis.
• Pemantauan konten. Ingin terus memperhatikan topik atau subjek tertentu? Dengan Zapier, Anda dapat mengonfigurasi pemantauan konten otomatis dengan filter dan aturan yang sangat ketat. Misalnya Anda dapat mengesampingkan berbagai jenis pegangan di Twitter untuk menghindari melihat hasil dari profil tersebut. Demikian juga, Anda dapat memberikan daftar profil yang akan dipantau, dan menentukan kata kunci yang ingin Anda beri tahu. Kemungkinan memantau konten dengan cara ini hanya dibatasi oleh imajinasi dan proses kreatif Anda.

Bagian yang sulit? Nah, Anda harus mengatur semuanya agar berfungsi. Tapi, itu adalah sebagian kecil dari investasi waktu dibandingkan dengan melakukan semua tugas ini secara manual.

#2: Buat papan bisnis terpusat

Melakukan bisnis online membutuhkan lebih dari sekedar akun email. Rata-rata pebisnis mungkin menggunakan 5 hingga 20 alat berbeda setiap hari. Tergantung pada jenis bisnis yang Anda kelola. Sekarang, itu adalah jumlah alat dan aliran data yang sangat besar untuk dikelola tanpa bantuan eksternal. Sampai sekarang begitu.

Integrasi Zapier dengan ribuan alat bisnis populer membuka pintu untuk sentralisasi yang mudah dari seluruh bisnis Anda. Misalnya, jika Anda menggunakan Asana atau Trello untuk manajemen tugas, Anda dapat membuat filter dengan pemicu berbeda yang akan memberi tahu Anda setiap kali hal tertentu terjadi. Dan Anda dapat melakukan ini untuk hampir semua aplikasi ramah Zapier di luar sana.

Ambil aplikasi dukungan pelanggan misalnya. Kemungkinan Anda memiliki orang pendukung di tim Anda, yang mengelola sebagian besar tugas dukungan. Namun, beberapa pertanyaan dukungan bersifat unik dan memerlukan jawaban yang lebih menyeluruh daripada yang dapat diberikan oleh orang yang mendukung.

Dengan demikian, Zapier memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi filter tertentu yang akan mengingatkan Anda setiap kali pertanyaan dukungan tertentu diajukan. Anda dapat mengirimkan pemberitahuan ini ke email Anda, perangkat seluler Anda, atau ke mana pun yang Anda inginkan. Sekarang, bayangkan bisa melakukan ini untuk hampir semua aplikasi yang sudah Anda gunakan.

#3: Otomatisasi manajemen penjualan yang mudah

Apakah Anda menjalankan toko online? Jika ya, maka Anda mungkin sudah tahu bahwa penjualan tidak akan pernah berakhir setelah pembayaran diproses. Jika ada, saat itulah penjualan dimulai dan membuka pintu untuk promosi lebih lanjut. Artinya, Anda kemungkinan besar ingin mengubah pelanggan baru menjadi pelanggan buletin dan mengirimi mereka email selamat datang yang menjelaskan secara mendalam tentang merek/produk Anda.

Umumnya, Anda harus menggunakan plugin (seringkali berbayar) untuk mengotomatisasi tugas-tugas tersebut. Dan meskipun Zapier adalah produk premiumnya sendiri, itu memecahkan masalah membutuhkan terlalu banyak plugin. Sifat keanggotaan Zapier adalah Anda mendapatkan akses tak terbatas ke salah satu aplikasi dan perangkat lunak yang didukung.

Jadi, apakah Anda pengguna Shopify atau anggota WooCommerce – Zapier mendukung otomatisasi untuk keduanya.

Katakanlah Anda ingin mengirim email selamat datang dan penawaran berlangganan ke semua pelanggan toko WooCommerce baru Anda. Dalam hal ini, Anda akan menghubungkan database WooCommerce Anda dengan akun MailChimp (atau layanan email lainnya) (melalui Zapier) dan yang lainnya akan otomatis.

Zapier akan dapat melihat pelanggan baru secara real-time dan memicu filter khusus yang telah Anda buat. Dalam hal ini, mengirim email selamat datang dan menawarkan pelanggan untuk mendaftar ke buletin Anda.

Metodologi dan pendekatan seperti itu tidak ada habisnya dengan Zapier. Tugas yang Anda pikir harus Anda lakukan secara manual tiba-tiba dapat diotomatisasi sepenuhnya. Membebaskan waktu Anda dan membiarkan Anda fokus mengembangkan bisnis Anda melalui cara lain.

#4: Kelola keuangan dan pengeluaran Anda

Di luar mengotomatisasi tugas pemasaran, Zapier semakin populer karena manfaatnya bagi manajemen keuangan. Jika Anda menggunakan beberapa alat untuk mengelola dan melacak faktur Anda, Zapier akan dengan senang hati memberi Anda fungsionalitas untuk menyatukan seluruh proses menjadi satu faktur tunggal.

Misalnya, setiap kali seseorang mengirimi Anda faktur PayPal, Anda dapat mengubah faktur tersebut dalam format apa pun yang Anda inginkan untuk menyimpannya. Demikian juga, dengan filter tambahan, Anda dapat mengurutkan faktur dengan cepat. Baik itu menambahkannya ke platform baru, atau dengan menyimpannya di dalam folder di Dropbox atau Google Drive. Kemungkinannya tidak terbatas.

Berapa harga Zapier?

Mari kita bicara tentang harga. Meskipun Anda dapat menggunakan Zapier secara gratis, akun gratisnya sangat terbatas. Pengguna gratis hanya dapat membuat 5 variasi "zaps", terbatas pada waktu pembaruan 15 menit, dan hanya dapat melakukan pemicu satu langkah.

Untuk perusahaan indie kecil atau blogger yang baru memulai – ini cukup membantu Anda melalui beberapa tugas otomatisasi bisnis yang lebih sulit.

Namun, ketika menyangkut penskalaan otomatisasi Anda secara luas. Nah, Anda harus mempertimbangkan untuk menjadi pengguna premium. Dan fitur-fitur yang disertakan dengan paket premium sangat layak untuk diinvestasikan.

Paket Profesional ($ 49 per bulan) mungkin merupakan taruhan teraman untuk pemilik bisnis kecil hingga menengah. Anda memiliki akses ke Zaps tanpa batas, penghitung waktu pembaruan 2 menit, dan filter canggih.

Selanjutnya, paket Profesional dilengkapi dengan akses ke Webhooks. Dengan kata lain, memungkinkan Anda menghubungkan aplikasi ke Zapier yang belum didukung secara resmi. Ini berguna jika Anda sendiri seorang pengembang atau Anda memiliki akses ke pengembang dari tim Anda.

Apakah biayanya dibenarkan?

Saya pikir satu-satunya cara untuk menjawab pertanyaan ini adalah Anda melakukan tinjauan luas terhadap tugas bisnis Anda. Misalnya Luangkan satu minggu untuk menuliskan jumlah waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas individu. Dan, apa yang dibutuhkan setiap tugas dan bagaimana hal itu menguntungkan bisnis; baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Setelah itu, Anda dapat mengumpulkan gambaran yang lebih luas tentang berapa banyak waktu Anda yang digunakan untuk urusan bisnis. Katakanlah Anda menghabiskan 6-7 jam seminggu untuk manajemen media sosial. Sekarang, sementara itu mungkin tidak tampak banyak – tentu saja banyak ketika Anda mempertimbangkan bahwa Anda dapat mengubah 6-7 jam menjadi 0 jam menggunakan alat otomatisasi Zapier.

Cara lain untuk melihatnya adalah dengan mempertimbangkan anggaran Anda. Berapa banyak anggaran Anda yang saat ini Anda habiskan untuk alat yang melakukan semacam otomatisasi untuk Anda? Kemungkinan ada beberapa dari mereka di gudang senjata Anda.

Sekali lagi, pertimbangkan pro dan kontra dan lihat apakah lebih murah menggunakan Zapier daripada alternatif yang lengkap. Sambil mengingat bahwa satu langganan ke Zapier memungkinkan banyak peluang otomatisasi daripada yang sangat terisolasi.

Ada banyak yang harus dipelajari dan dikuasai

Tak perlu dikatakan bahwa menguasai alat otomatisasi yang luar biasa ini membutuhkan waktu. Secara bertahap, Anda akan menemukan cara baru menggunakan Zapier yang benar-benar menguntungkan keuntungan Anda. Tapi, untuk mempercepat kurva belajar Anda, saya sangat menyarankan untuk mengambil kursus cepat. Kursus pembelajaran akan membawa Anda melalui seluk beluk penggunaan Zapier sebaik mungkin dalam bisnis Anda. Dan, mungkin jauh lebih nyaman untuk belajar dari seseorang yang juga menggunakan alat ini untuk bisnis mereka.

Salah satu kursus tersebut diterbitkan oleh Shaun Hughston di Udemy. Ini mencakup sekitar 2 jam materi pembelajaran video. Dan memiliki selusin artikel individual yang dapat Anda rujuk kembali kapan saja.

Premis untuk kursus ini adalah untuk memberi Anda pengantar lengkap untuk menggunakan Zapier dalam konteks otomatisasi bisnis. Dan meskipun biayanya $12 untuk mengakses kursus, jumlah itu akan terbayar kembali sepuluh kali lipat segera setelah Anda mulai menghemat waktu untuk mengotomatisasi tugas bisnis Anda.

Pernyataan penutup

Jika Anda sudah membaca sejauh ini, bagus! Ini berarti Anda benar-benar tertarik dengan Zapier dan semua yang ditawarkannya. Secara pribadi, saya menganggapnya sebagai salah satu alat yang paling berharga yang dapat dimiliki oleh pemilik bisnis. Kemungkinan untuk otomatisasi dan pengoptimalan produktivitas benar-benar tidak terbatas. Yang terbaik dari semuanya, Anda hanya menyadari ruang lingkup dari apa yang dapat Anda lakukan – begitu Anda mulai bermain-main dengannya.

Dengan pengalaman bertahun-tahun yang tak terhitung dan komunitas yang kuat di belakangnya, ini adalah salah satu alat yang Anda pelajari dan pertahankan. Jangan ragu untuk bertanya atau berbagi pengalaman Anda menggunakan Zapier. Kami ingin mendengar cara baru dan inovatif yang dapat digunakan Zapier untuk memberi manfaat bagi bisnis Anda.