Co to jest Microsoft Flow (i jak może ułatwić Ci życie)?

Prowadzenie biznesu – niezależnie od tego, czy jest to przedsiębiorstwo całkowicie internetowe, czy też sklep stacjonarny z uzupełniającą witryną e-commerce – wymaga utrzymania wielu zadań. Próba ręcznego zarządzania wszystkimi tymi obowiązkami szybko stałaby się przytłaczająca, dlatego warto zautomatyzować niektóre z nich za pomocą narzędzia takiego jak Microsoft Flow.

W tym artykule przyjrzymy się tej platformie i temu, co może zrobić dla Twojej firmy w zakresie automatyzacji procesów online. Omówimy również jego opcje cenowe i porównanie z podobnymi rozwiązaniami.

Weźmy się za to!

Co to jest Microsoft Flow?

Mówiąc prościej, Microsoft Flow (obecnie Microsoft Power Automate) to platforma cyfrowej automatyzacji przepływu pracy. Wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) i zrobotyzowaną automatyzację procesów (RPA), aby zwiększyć produktywność i usprawnić przepływy pracy potrzebne do płynnego działania firmy.

Zasadniczo Microsoft Flow działa w oparciu o system wyzwalaczy i łączników, które możesz dostosować do swoich potrzeb. „Wyzwalacz” to określone działanie, które inicjuje resztę zautomatyzowanego przepływu. „Złącza” umożliwiają synchronizację platform, które nie są kompatybilne po wyjęciu z pudełka, takich jak rozwiązanie do przechowywania w chmurze i dostawca usług poczty e-mail.

Niektóre złącza Microsoft Flow obejmują:

• Platformy mediów społecznościowych, takie jak Twitter i Facebook
• Aplikacje do zarządzania projektami, takie jak Asana i Basecamp
• Platformy przechowywania w chmurze, takie jak Dropbox i Dysk Google
• GitHub
• WordPress
• Witryny do hostingu wideo i przesyłania strumieniowego, takie jak YouTube i Vimeo
• Luźny
• Inne narzędzia firmy Microsoft, takie jak Microsoft To Do, Microsoft Teams, Visual Studio Code i Microsoft 365

Aby pomóc w prawidłowym skonfigurowaniu wyzwalaczy i przepływów, Microsoft Flow udostępnia również bibliotekę szablonów automatyzacji. Możesz ich użyć do szybkiego skonfigurowania zadań, takich jak:

• Wysyłanie do siebie niestandardowych powiadomień, aby nie zapomnieć o wykonaniu kluczowych zadań
• Automatyczne zapisywanie odpowiedzi z formularzy na preferowanej platformie pamięci masowej
• Wysyłanie gotowych wiadomości e-mail jednym kliknięciem
• Tworzenie zadań w kalendarzu lub aplikacji do zarządzania projektami na podstawie oznaczonych wiadomości e-mail
• Synchronizowanie plików między wieloma rozwiązaniami do przechowywania w chmurze

Jeśli żaden z szablonów nie odpowiada Twoim potrzebom, możesz również tworzyć własne przepływy niestandardowe. Możliwości są tak szerokie, że nie możemy tutaj omówić każdego przypadku użycia. Jednak można śmiało powiedzieć, że większość zadań administracyjnych, a także wiele komunikacji marketingowej i sprzedażowej może być obsługiwana przez Microsoft Flow przy minimalnym wysiłku od Ciebie.

Microsoft Flow bezpłatny a płatny

Główne opcje cenowe Microsoft Power Automate zaczynają się od 15 USD za użytkownika miesięcznie. Koszty wzrosną, jeśli chcesz dodać funkcjonalność AI i RPA. Istnieje również plan na przepływ, który zaczyna się od 500 USD miesięcznie za pięć przepływów i nieograniczoną liczbę użytkowników.

Jeden z tych planów jest prawdopodobnie mądrą inwestycją, jeśli planujesz intensywnie korzystać z Microsoft Flow do prowadzenia firmy. Istnieje 90-dniowy bezpłatny okres próbny, jeśli chcesz go najpierw przetestować. Jednak dla samotnych przedsiębiorców i programistów istnieje plan społeczności Microsoft Power Apps, który warto sprawdzić:

Ten plan obejmuje bezpłatny dostęp do Microsoft Flow. Aby się zarejestrować, potrzebujesz służbowego lub studenckiego adresu e-mail – osobiste adresy e-mail, takie jak konta Gmail, zostaną odrzucone. Ponadto będziesz ograniczony do 750 przebiegów miesięcznie i 2 GB miejsca na pliki.

Plan społeczności jest przeznaczony dla tych, którzy chcą rozwijać swoje umiejętności w zakresie tworzenia aplikacji i przepływów. Projekty te można następnie rozesłać do innych użytkowników. Uzyskasz jednak również dostęp do platformy Power Automate do własnego użytku.

Alternatywnie, jeśli jesteś użytkownikiem platformy Microsoft 365, usługa Power Automate może być uwzględniona w Twoim planie. Ta opcja obejmuje tylko niektóre z dostępnych łączników i ogranicza do 2000 żądań interfejsu API dziennie. Dla tych, którzy już używają Microsoft 365 do zarządzania innymi częściami swojej firmy, jest to prawdopodobnie najlepsze rozwiązanie.

Zwróć uwagę, że te plany są raczej nowe – firma Microsoft zmieniła swoje opcje licencjonowania w październiku 2019 r. Możesz zobaczyć odniesienia online do bezpłatnego planu Microsoft Flow do użytku osobistego, ale ta opcja nie jest już dostępna w chwili pisania tego tekstu.

Microsoft Flow vs. Zapier vs. IFTTT

Microsoft Flow to nie jedyna platforma automatyzacji na rynku. IFTTT i Zapier są uważani za dwóch głównych konkurentów, więc przyjrzyjmy się, jak się układają.

IFTTT to prosta platforma automatyzacji, która jest łatwa do opanowania:

Jeśli jesteś nowicjuszem w automatyzacji, nadal powinna być dość łatwa do nauczenia, ale nie jest w stanie wykonywać złożonych zadań, takich jak Zapier lub Microsoft Flow. To narzędzie obsługuje tylko przepływy pracy z jedną akcją, co może sprawić, że nadal będziesz musiał ręcznie wykonywać wiele swoich obowiązków.

W rezultacie IFTTT jest popularnym rozwiązaniem dla osób, które chcą włączyć automatykę do swoich domów. Platforma dobrze współpracuje z urządzeniami Internetu rzeczy (IoT), poprawiając przestrzeń życiową i ustawiając przypomnienia o zadaniach osobistych, takich jak płacenie rachunków lub wynoszenie śmieci. Nie oznacza to, że nie można go wykorzystać w biznesie – ale to nie jest miejsce, w którym to narzędzie błyszczy.

Z drugiej strony Zapier umożliwia łączenie wielu platform w celu budowania złożonych przepływów pracy, a także ma ogromną bibliotekę konektorów:

Jego wysoce zoptymalizowany interfejs został zaprojektowany tak, aby był przyjazny dla początkujących, pomimo bogactwa opcji. Ta platforma nadaje się do użytku w niemal każdej firmie i prawdopodobnie znacznie zwiększy Twoją produktywność.

Dodatkowo Zapier szczególnie dobrze integruje się z produktami G Suite. Jeśli korzystasz już z platform Google do zarządzania kluczowymi obszarami swojej firmy, może to być idealna platforma automatyzacji dla Ciebie.

W porównaniu do IFTTT i Zapier, Microsoft Power Automate ma najwięcej do zaoferowania, jeśli chodzi o konfigurowanie zaawansowanych automatyzacji. Jednak niektórzy uważają, że w rezultacie nauka jest znacznie trudniejsza. Oczywiście zapewnia również najbardziej bezproblemową integrację z produktami Microsoft 365.

Pod względem cenowym IFTTT i Zapier oferują dość hojne bezpłatne plany. Jak już wyjaśniliśmy, bezpłatna usługa Microsoft Flow nie jest już dostępna, z wyjątkiem planu społecznościowego, który może nie być odpowiedni dla niektórych właścicieli małych firm.

Wniosek

Wybór automatyzacji niektórych zadań cyfrowych może pomóc w uproszczeniu obowiązków związanych z zarządzaniem firmą. Microsoft Flow to jedno z rozwiązań, które warto rozważyć, ponieważ oferuje wiele opcji automatyzacji przepływu i łączników do integracji platform, z których już korzystasz do prowadzenia firmy.

W tym artykule przedstawiliśmy przegląd Microsoft Flow i jego oferty. Odbyliśmy również krótką prezentację nowych opcji cenowych i porównaliśmy go z największymi konkurentami, Zapierem i IFTTT. Podsumowując, uważamy, że jest to wysokiej jakości rozwiązanie dla większych i zaawansowanych technologicznie firm, które chcą zwiększyć produktywność, zwłaszcza jeśli korzystasz już z platformy Microsoft 365.

Masz pytania dotyczące Microsoft Flow? Zostaw je dla nas w sekcji komentarzy poniżej!

Zdjęcie: Sammby / shutterstock.com