Che cos'è Microsoft Flow (e come può semplificarti la vita)?

La gestione di un'impresa, che si tratti di un'impresa interamente online o di un negozio fisico con un sito di e-commerce supplementare, richiede il mantenimento di numerose attività. Diventerebbe rapidamente travolgente provare a gestire tutte queste responsabilità manualmente, motivo per cui potresti voler automatizzarne alcune con uno strumento come Microsoft Flow.

In questo articolo, daremo un'occhiata a questa piattaforma e a cosa può fare per la tua azienda in termini di automazione dei processi online. Discuteremo anche le sue opzioni di prezzo e come si confronta con soluzioni simili.

Arriviamo ad esso!

Che cos'è Microsoft Flow?

In parole povere, Microsoft Flow (ora Microsoft Power Automate) è una piattaforma di automazione del flusso di lavoro digitale. Utilizza l'intelligenza artificiale (AI) e l'automazione dei processi robotici (RPA) per aumentare la produttività e semplificare i flussi di lavoro necessari per mantenere il tuo business senza intoppi.

In sostanza, Microsoft Flow funziona in base a un sistema di trigger e connettori che puoi personalizzare per soddisfare le tue esigenze. Un "trigger" è un'azione specifica che avvia il resto del flusso automatizzato. I "connettori" ti consentono di sincronizzare piattaforme che non sono immediatamente compatibili, come la tua soluzione di archiviazione cloud e il tuo provider di servizi di posta elettronica.

Alcuni connettori Microsoft Flow includono:

• Piattaforme di social media come Twitter e Facebook
• App per la gestione dei progetti come Asana e Basecamp
• Piattaforme di archiviazione cloud come Dropbox e Google Drive
• GitHub
• WordPress
• Siti di hosting e streaming video come YouTube e Vimeo
• allentato
• Altri strumenti Microsoft come Microsoft To Do, Microsoft Teams, Visual Studio Code e Microsoft 365

Per aiutarti a configurare correttamente trigger e flussi, Microsoft Flow fornisce anche una libreria di modelli di automazione. Puoi usarli per impostare rapidamente attività come:

• Invio di notifiche personalizzate a te stesso, in modo da non dimenticare di completare le attività chiave
• Salvataggio automatico delle risposte dei moduli sulla piattaforma di archiviazione preferita
• Invio di e-mail pre-scritte con un clic di un pulsante
• Creazione di attività nel calendario o nell'app di gestione dei progetti in base alle e-mail contrassegnate
• Sincronizzazione di file tra più soluzioni di archiviazione cloud

Se nessuno dei modelli soddisfa le tue esigenze, puoi anche creare i tuoi flussi personalizzati. Le possibilità sono così estese che non possiamo coprire tutti i casi d'uso qui. Tuttavia, è abbastanza sicuro affermare che la maggior parte delle attività amministrative, nonché molte comunicazioni di marketing e vendita, possono essere gestite da Microsoft Flow con il minimo sforzo richiesto da te.

Microsoft Flow gratuito e a pagamento

Le principali opzioni di prezzo per Microsoft Power Automate partono da $ 15 per utente al mese. I costi aumentano se si desidera aggiungere funzionalità AI e RPA. C'è anche un piano per flusso che parte da $ 500 al mese per cinque flussi e utenti illimitati.

Uno di questi piani è probabilmente un saggio investimento se prevedi di utilizzare ampiamente Microsoft Flow per gestire la tua attività. C'è una prova gratuita di 90 giorni se vuoi provarlo prima. Tuttavia, per gli imprenditori solisti e gli sviluppatori, esiste un piano della community di Microsoft Power Apps che potrebbe valere la pena di verificare:

Questo piano include l'accesso gratuito a Microsoft Flow. Avrai bisogno di un'e-mail di lavoro o di studente per registrarti: gli indirizzi e-mail personali come gli account Gmail verranno rifiutati. Inoltre, sarai limitato a 750 esecuzioni di flusso al mese e 2 GB di spazio di archiviazione dei file.

Il Community Plan è rivolto a chi vuole sviluppare le proprie competenze sviluppando app e flussi. Questi progetti possono poi essere distribuiti ad altri utenti. Tuttavia, avrai anche accesso alla piattaforma Power Automate per uso personale.

In alternativa, se sei un utente di Microsoft 365, Power Automate potrebbe essere incluso nel tuo piano. Questa opzione include solo alcuni dei connettori disponibili e ti limita a 2.000 richieste API al giorno. Per coloro che già utilizzano Microsoft 365 per gestire altre parti della propria attività, questa è probabilmente la soluzione migliore.

Tieni presente che questi piani sono piuttosto nuovi: Microsoft ha cambiato le sue opzioni di licenza nell'ottobre del 2019. Potresti vedere riferimenti online a un piano gratuito di Microsoft Flow per uso personale, ma tale opzione non è più disponibile al momento della stesura di questo documento.

Microsoft Flow contro Zapier contro IFTTT

Microsoft Flow non è l'unica piattaforma di automazione sul mercato. IFTTT e Zapier sono considerati i suoi due principali concorrenti, quindi diamo un'occhiata a come si accumulano.

IFTTT è una semplice piattaforma di automazione facile da imparare:

Se non conosci l'automazione, dovrebbe essere comunque abbastanza semplice da imparare, ma non è in grado di completare attività complesse come Zapier o Microsoft Flow. Questo strumento supporta solo flussi di lavoro a singola azione, che potrebbero lasciarti ancora a gestire molte delle tue responsabilità manualmente.

Di conseguenza, IFTTT è una soluzione popolare per le persone che desiderano incorporare le automazioni nelle loro case. La piattaforma funziona bene con i dispositivi Internet of Things (IoT) per migliorare il tuo spazio vitale e impostare promemoria per attività personali come pagare le bollette o portare fuori la spazzatura. Questo non vuol dire che non possa essere utilizzato per gli affari, ma non è qui che questo strumento brilla.

D'altra parte, Zapier ti consente di connettere più piattaforme per creare flussi di lavoro complessi e ha anche un'enorme libreria di connettori:

La sua interfaccia altamente ottimizzata è progettata per renderlo facile da usare per i principianti, nonostante la sua ricchezza di opzioni. Questa piattaforma è adatta per l'uso in quasi tutte le attività e probabilmente aumenterà in modo significativo la tua produttività.

Inoltre, Zapier si integra particolarmente bene con i prodotti G Suite. Se stai già utilizzando le piattaforme di Google per gestire aree chiave della tua attività, questa potrebbe essere la piattaforma di automazione ideale per te.

Rispetto a IFTTT e Zapier, Microsoft Power Automate ha il massimo da offrire in termini di configurazione di automazioni avanzate. Tuttavia, alcuni considerano anche significativamente più difficile da imparare come risultato. Naturalmente, fornisce anche l'integrazione più fluida con i prodotti Microsoft 365.

Per quanto riguarda i prezzi, IFTTT e Zapier offrono entrambi piani gratuiti abbastanza generosi. Come abbiamo già spiegato, Microsoft Flow free non è più disponibile se non sotto forma di Community Plan, che potrebbe non essere adatto ad alcuni proprietari di piccole imprese.

Conclusione

La scelta di automatizzare alcune delle tue attività digitali può aiutarti a semplificare le tue responsabilità di gestione aziendale. Microsoft Flow è una soluzione che potresti prendere in considerazione, in quanto offre molte opzioni e connettori di flusso di automazione per integrare le piattaforme che già utilizzi per gestire la tua azienda.

In questo articolo, abbiamo fornito una panoramica di Microsoft Flow e di ciò che ha da offrire. Abbiamo anche fatto un breve tour delle sue nuove opzioni di prezzo e lo abbiamo confrontato con i suoi maggiori concorrenti, Zapier e IFTTT. Tutto sommato, riteniamo che questa sia una soluzione di qualità per le aziende più grandi e orientate alla tecnologia che desiderano migliorare la produttività, soprattutto se si utilizza già Microsoft 365.

Hai domande su Microsoft Flow? Lasciali per noi nella sezione commenti qui sotto!

Immagine di Sammby / shutterstock.com