Was ist Microsoft Flow (und wie kann es Ihnen das Leben erleichtern)?

Ein Unternehmen zu führen – sei es ein reines Online-Unternehmen oder ein stationärer Laden mit ergänzendem E-Commerce-Auftritt – erfordert die Pflege zahlreicher Aufgaben. Es wäre schnell überwältigend, all diese Verantwortlichkeiten manuell zu verwalten, weshalb Sie einige davon möglicherweise mit einem Tool wie Microsoft Flow automatisieren möchten.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf diese Plattform und was sie in Bezug auf die Automatisierung von Online-Prozessen für Ihr Unternehmen tun kann. Wir werden auch die Preisoptionen und den Vergleich zu ähnlichen Lösungen besprechen.

Lasst uns anfangen!

Was ist Microsoft Flow?

Einfach ausgedrückt ist Microsoft Flow (jetzt Microsoft Power Automate) eine digitale Plattform zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Es nutzt Künstliche Intelligenz (KI) und Robotic Process Automation (RPA), um die Produktivität zu steigern und die Workflows zu rationalisieren, die Sie für einen reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens benötigen.

Im Wesentlichen basiert Microsoft Flow auf einem System von Triggern und Konnektoren, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Ein „Trigger“ ist eine bestimmte Aktion, die den Rest Ihres automatisierten Ablaufs einleitet. „Konnektoren“ ermöglichen es Ihnen, Plattformen zu synchronisieren, die nicht standardmäßig kompatibel sind, z. B. Ihre Cloud-Speicherlösung und Ihren E-Mail-Dienstanbieter.

Einige Microsoft Flow-Connectors umfassen:

• Social-Media-Plattformen wie Twitter und Facebook
• Projektmanagement-Apps wie Asana und Basecamp
• Cloud-Speicherplattformen wie Dropbox und Google Drive
• GitHub
• WordPress
• Video-Hosting- und Streaming-Sites wie YouTube und Vimeo
• Locker
• Andere Microsoft-Tools wie Microsoft To Do, Microsoft Teams, Visual Studio Code und Microsoft 365

Damit Sie Ihre Trigger und Flows richtig konfigurieren können, bietet Microsoft Flow auch eine Bibliothek mit Automatisierungsvorlagen. Sie können diese verwenden, um schnell Aufgaben einzurichten, wie zum Beispiel:

• Senden Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen an sich selbst, damit Sie nicht vergessen, wichtige Aufgaben zu erledigen
• Formularantworten automatisch auf Ihrer bevorzugten Speicherplattform speichern
• Versenden von vorgefertigten E-Mails auf Knopfdruck
• Erstellen von Aufgaben in Ihrem Kalender oder Ihrer Projektmanagement-App basierend auf gekennzeichneten E-Mails
• Synchronisieren von Dateien zwischen mehreren Cloud-Speicherlösungen

Wenn keine der Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht, können Sie auch Ihre eigenen benutzerdefinierten Flows erstellen. Die Möglichkeiten sind so umfangreich, dass wir hier nicht jeden Anwendungsfall abdecken können. Man kann jedoch mit ziemlicher Sicherheit sagen, dass die meisten Verwaltungsaufgaben sowie viele Marketing- und Vertriebskommunikationen von Microsoft Flow mit minimalem Aufwand von Ihnen erledigt werden können.

Microsoft Flow kostenlos vs. kostenpflichtig

Die wichtigsten Preisoptionen für Microsoft Power Automate beginnen bei 15 USD pro Benutzer und Monat. Die Kosten steigen, wenn Sie KI- und RPA-Funktionen hinzufügen möchten. Es gibt auch einen Pro-Flow-Plan, der bei 500 US-Dollar pro Monat für fünf Flows und unbegrenzte Benutzer beginnt.

Einer dieser Pläne ist wahrscheinlich eine kluge Investition, wenn Sie Microsoft Flow ausgiebig für die Führung Ihres Unternehmens verwenden möchten. Es gibt eine kostenlose 90-Tage-Testversion, wenn Sie es zuerst testen möchten. Für Solopreneure und Entwickler gibt es jedoch einen Microsoft Power Apps-Community-Plan, der einen Blick wert sein könnte:

Dieser Plan beinhaltet kostenlosen Zugriff auf Microsoft Flow. Sie benötigen eine Arbeits- oder Studenten-E-Mail, um sich anzumelden – private E-Mail-Adressen wie Gmail-Konten werden abgelehnt. Darüber hinaus sind Sie auf 750 Flow-Runs pro Monat und 2 GB Dateispeicher beschränkt.

Der Community-Plan ist für diejenigen gedacht, die ihre Fähigkeiten bei der Entwicklung von Apps und Flows erweitern möchten. Diese Projekte können dann an andere Benutzer verteilt werden. Sie erhalten jedoch auch Zugriff auf die Power Automate-Plattform für Ihren eigenen Gebrauch.

Wenn Sie ein Microsoft 365-Benutzer sind, kann Power Automate alternativ in Ihrem Plan enthalten sein. Diese Option umfasst nur einige der verfügbaren Connectors und beschränkt Sie auf 2.000 API-Anfragen pro Tag. Für diejenigen, die Microsoft 365 bereits verwenden, um andere Teile ihres Unternehmens zu verwalten, ist dies wahrscheinlich die beste Lösung.

Beachten Sie, dass diese Pläne ziemlich neu sind – Microsoft hat seine Lizenzierungsoptionen im Oktober 2019 geändert. Möglicherweise sehen Sie online Hinweise auf einen kostenlosen Microsoft Flow-Plan für den persönlichen Gebrauch, aber diese Option ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht mehr verfügbar.

Microsoft Flow vs. Zapier vs. IFTTT

Microsoft Flow ist nicht die einzige Automatisierungsplattform auf dem Markt. IFTTT und Zapier gelten als seine beiden Hauptkonkurrenten, also schauen wir uns an, wie sie sich alle stapeln.

IFTTT ist eine einfache Automatisierungsplattform, die leicht zu erlernen ist:

Wenn Sie neu in der Automatisierung sind, sollte es immer noch ziemlich einfach zu erlernen sein, aber es ist nicht in der Lage, komplexe Aufgaben wie Zapier oder Microsoft Flow zu erledigen. Dieses Tool unterstützt nur Single-Action-Workflows, wodurch Sie möglicherweise noch viele Ihrer Verantwortlichkeiten manuell erledigen müssen.

Daher ist IFTTT eine beliebte Lösung für Menschen, die Automatisierungen in ihr Zuhause integrieren möchten. Die Plattform funktioniert gut mit Internet-of-Things-Geräten (IoT), um Ihren Wohnraum zu verbessern und Erinnerungen für persönliche Aufgaben wie das Bezahlen von Rechnungen oder das Entsorgen des Mülls zu setzen. Das heißt nicht, dass es nicht für geschäftliche Zwecke verwendet werden könnte – aber das ist nicht der Punkt, an dem dieses Tool glänzt.

Auf der anderen Seite ermöglicht Ihnen Zapier die Verbindung mehrerer Plattformen, um komplexe Workflows zu erstellen, und verfügt auch über eine riesige Bibliothek von Konnektoren:

Seine stark optimierte Benutzeroberfläche ist trotz seiner Fülle an Optionen für Anfänger benutzerfreundlich. Diese Plattform eignet sich für den Einsatz in fast jedem Unternehmen und wird Ihre Produktivität wahrscheinlich erheblich steigern.

Darüber hinaus lässt sich Zapier besonders gut in G Suite-Produkte integrieren. Wenn Sie bereits die Plattformen von Google verwenden, um wichtige Bereiche Ihres Unternehmens zu verwalten, ist dies möglicherweise die ideale Automatisierungsplattform für Sie.

Im Vergleich zu IFTTT und Zapier hat Microsoft Power Automate in Bezug auf die Einrichtung erweiterter Automatisierungen am meisten zu bieten. Manche halten es dadurch aber auch für deutlich schwieriger zu lernen. Natürlich bietet es auch die nahtlosste Integration mit Microsoft 365-Produkten.

Preislich bieten IFTTT und Zapier beide ziemlich großzügige kostenlose Pläne. Wie wir bereits erklärt haben, ist Microsoft Flow kostenlos nicht mehr verfügbar, außer in Form des Community-Plans, der für einige Kleinunternehmer möglicherweise nicht geeignet ist.

Abschluss

Wenn Sie sich für die Automatisierung einiger Ihrer digitalen Aufgaben entscheiden, können Sie Ihre betriebswirtschaftlichen Verantwortlichkeiten rationalisieren. Microsoft Flow ist eine Lösung, die Sie in Betracht ziehen sollten, da es viele Automatisierungsflussoptionen und Konnektoren bietet, um die Plattformen zu integrieren, die Sie bereits für die Führung Ihres Unternehmens verwenden.

In diesem Artikel haben wir einen Überblick über Microsoft Flow und seine Möglichkeiten gegeben. Wir haben auch eine kurze Tour durch seine neuen Preisoptionen gemacht und es mit seinen größten Konkurrenten Zapier und IFTTT verglichen. Alles in allem sind wir der Meinung, dass dies eine Qualitätslösung für größere und technologieorientierte Unternehmen ist, die die Produktivität verbessern möchten, insbesondere wenn Sie bereits Microsoft 365 verwenden.

Haben Sie Fragen zu Microsoft Flow? Hinterlassen Sie sie für uns im Kommentarbereich unten!

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